1.5.1. Rapportering

Departementet skal i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen. Omfanget av rapporteringen skal være i henhold til tildelingsbrevet og ha fokus på måloppnåelse og resultater. Rapportering om resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde.

Virksomheten skal informere departementet om vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer eller tildelingsbrev straks virksomheten får kjennskap til slike avvik. Virksomheten skal videre fremme forslag om mulige korrigerende tiltak.

Virksomheten skal utarbeide en særskilt årsrapport til departementet som skal være i henhold til krav i tildelingsbrevet og inneholde annen relevant informasjon av betydning for departementets styring. Departementet skal fastsette frist for når virksomheten skal legge fram årsrapporten. Departementet skal sørge for at gjenpart av årsrapporten sendes til Riksrevisjonen.

Virksomhetens ledelse skal, i samråd med departementet, vurdere behov for å publisere en egen årsmelding.

1.5.2. Departementets overordnede kontroll

Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styring og oppfølging av virksomheten. Behovet for eventuelle tilleggskontroller skal vurderes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet samt virksomhetens interne kontroll.

Departementet skal sikre seg at alle virksomheter har tilfredsstillende intern kontroll slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler.

Departementet skal sikre seg at bruk av særskilte fullmakter ikke fører til en utilsiktet prioritering i forhold til målene.

1.5.3. Evalueringer

Departementet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av departementets ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan ha fokus på innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn.

Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvalitet og omfang av øvrig rapportering. Organisering og innretning av de ulike evalueringene skal departementet drøfte med den underliggende virksomhet som en del av styringsdialogen.

Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.

2.3.1. Planlegging

Virksomhetens ledelse skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart. Planene skal dokumenteres gjennom interne styringsdokumenter. For å dokumentere virkningen av vesentlige forhold i planene, skal det fastsettes styringsparametere som er mest mulig stabile over tid.

2.3.2. Gjennomføring og oppfølging

Virksomheten har ansvar for at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser.

Det må etableres løpende informasjons- og kommunikasjonsrutiner for rapportering og gjennomføring av planer. Den interne styringen skal være innrettet slik at:

Resultatinformasjonen skal benyttes i virksomhetens planlegging for de påfølgende år.

2.5.1. Generelt om transaksjonskontroller

Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. På inntektsområdet er formålet videre å sikre at virksomhetens inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp.

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer kontroll med transaksjonene (transaksjonskontroller). Kontrollene skal dokumenteres med manuelle signaturer eller elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 2.5, kan kontrollene utføres maskinelt.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet. Det forutsettes at virksomheten fører kontroll med at systemløsningene fungerer som forutsatt og at data sikres mot uautoriserte endringer, jf. pkt. 4.3. Tilsvarende gjelder for store innbetalingsstrømmer.

2.5.2. Transaksjonskontroll av utgifter

2.5.3. Transaksjonskontroll av inntekter

Det skal normalt utføres transaksjonskontroller i tilknytning til:

Transaksjonskontrollene for overføring av data eller kontroll av elektroniske signaturer kan være maskinelle (automatiske). Stikkprøvekontroller kan gjennomføres som alternativ til fullstendig kontroll av enkeltkrav, basert på en vurdering av risiko og vesentlighet.

Nærmere krav til systemer og rutiner for inntektstransaksjoner er omtalt i kap. 5.

2.5.4. Aggregerte kontroller

I tillegg til transaksjonskontrollene, skal det utføres kontroller på aggregert nivå, som avstemminger og oppfølging av budsjett.

Ved avvik skal oppfølging omfatte kontroll av enkelttransaksjoner. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert.

2.5.5. Etterkontroll

Virksomhetens ledelse skal etablere rutiner for etterkontroll, eksempelvis ved gjennomføring av nødvendig budsjettoppfølging og kontroll basert på stikkprøver. Etterkontrollen må sammen med transaksjonskontrollene tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet slik at man foretar en avveining mot kostnader ved kontrollene. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert.

3.2.1. Grunnleggende prinsipper

Med utgangspunkt i bevilgningsreglementet fastsatt av Stortinget, gjelder følgende felles prinsipper for budsjettering og regnskapsføring i staten:

3.2.2. Andre prinsipper og standarder

Finansdepartementet utarbeider normert kontoplan for rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, jf. bevilgningsreglementet § 13 sjuende ledd, og fastsetter nærmere retningslinjer for anvendelsen.

Finansdepartementet utarbeider periodisk og årlig bevilgningsregnskap og kapitalregnskap. Finansdepartementet fastsetter standarder og nærmere retningslinjer for rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet.

Departementet kan etter søknad til Finansdepartementet få korrigert uoppklarte differanser og feilposteringer i tidligere års statsregnskap.

Transaksjoner som representerer formuesomplassering og som rapporteres på 90-post til bevilgningsregnskapet, skal aktiveres i kapitalregnskapet. Transaksjonene skal i tillegg fremgå som eiendeler/forpliktelser i virksomhetsregnskapet for oppfølging senere år.

Ved salg skal inntekten føres brutto på en 90-post. Bokført verdi i kapitalregnskapet føres mot konto for forskyvning av balansen, uavhengig om salgsverdien er større eller mindre enn aktivert verdi.

Avskrivning ved tap på fordringer og andre formuesverdier som er aktivert i kapitalregnskapet, kan bare foretas i medhold av Stortingets bevilgningsvedtak eller romertallsvedtak, lov, forskrift, kongelig resolusjon eller kjennelse ved en domstol. Herunder skal tap på lån avskrives ved bevilgning, med mindre annet er bestemt ved Stortingets vedtak.

For forvaltningsbedriftene skal realinvesteringer på postene 30-49 i bevilgningsregnskapet, som eksempelvis fast eiendom, maskiner og utstyr, aktiveres i kapitalregnskapet.

Finansdepartementet kan fastsette standarder for virksomhetens budsjettering og regnskapsføring.

3.2.3. Nærmere om budsjettering og regnskapsføring i departement og virksomhet

Virksomheten skal følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og eventuelle standarder som Finansdepartementet har fastsatt for budsjettering og regnskapsføring.

Virksomheten kan i samråd med overordnet departement velge å føre virksomhetsregnskapet etter andre prinsipper enn kontantprinsippet, dersom ikke annet følger av standarder for budsjettering og regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet. Prinsippet som i tilfelle velges, skal være dokumentert og konsistent over tid.

Kontoplanen fastsettes av virksomheten slik at rapportering til overordnet myndighet kan skje på en hensiktsmessig måte og gi grunnlag for den interne styringen. Departementet må vurdere behovet for å samordne kontoplaner og føringsprinsipper innenfor sitt område for å få fram konsoliderte og sammenlignbare data.

Kontoplanen skal innrettes slik at kravene til rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet etter kontantprinsippet ivaretas.

Virksomheten skal ved årets slutt utarbeide et samlet årsregnskap, som er virksomhetens avlagte regnskap. Det samlede årsregnskapet skal vise en sammenstilling av posteringene virksomheten har rapportert til statsregnskapet. Dersom virksomheten har flere regnskapsførere som rapporterer til statsregnskapet, skal sammenstillingen vise hvilke deler av posteringene som er rapportert fra den enkelte regnskapsføreren.

3.3.1. Myndighet og ansvar

Virksomheten skal sikre at regnskapsrapporteringen:

Departementet har overordnet ansvar for bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet for departementet og underliggende virksomheter.

3.3.2. Pliktig regnskapsrapportering

Pliktig regnskapsrapportering omfatter rapportering til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, og annen regnskapsrapportering til eksterne parter fastsatt med hjemmel i lov.

3.3.3. Spesielle rapporteringskrav til statsregnskapet

Finansdepartementet kan gi nærmere bestemmelser om tilleggsrapportering til statsregnskapet utover det som er omtalt nedenfor for forvaltningsbedrifter, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og statlige fond.

3.4.1. Myndighet og ansvar

Virksomhetens betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skal skje gjennom statens konsernkontoordning, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank.

Finansdepartementet har inngått avtale med enkelte banker om betalingsformidling og kontohold. Virksomheten skal benytte disse avtalene og velge bank for betalingsformidling og kontohold.

Finansdepartementet fastsetter retningslinjer for virksomhetens tilgang til oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banken.

3.4.2. Innbetalinger

3.4.3. Utbetalinger

3.4.4. Kontoutskrift

Virksomhetens tilgang til opplysninger og annen informasjon om arbeidskontoer i banken og oppgjørskontoer i Norges Bank er regulert i rammeavtale med bank og i retningslinjer for oppgjørskontoer i Norges Bank.

Bevegelsene på kontoutskriftene skal kontrolleres, og eventuelle ikke bokførte bevegelser skal bokføres slik at det muliggjør avstemming i henhold til kap. 4.

4.3.1. Generelt

Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Systemet skal ha funksjonalitet som ivaretar de oppgavene en virksomhet er pålagt i henhold til dette regelverket og andre gjeldende lover og regler, herunder funksjonalitet som muliggjør en forsvarlig økonomistyring.

Et økonomisystem omfatter:

Et hjelpesystem produserer eller påvirker innholdet i bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner.

Økonomisystemet skal gi grunnlag for å:

Fra alle modulene som inngår i økonomisystemet (regnskapssystem, lønnssystem og hjelpesystemer), skal det være mulig å produsere obligatoriske spesifikasjoner, jf. pkt. 4.4.3. Oversiktene skal kunne produseres månedlig, og det skal være toveis kontrollspor mellom dokumentasjonen og spesifikasjonene (sporbarhet).

4.3.2. Funksjonalitet for bokføring og registrering

I økonomisystemet skal det kunne registreres data tilknyttet hver enkelt bokført transaksjon eller regnskapsmessig disposisjon og i faste register, som sikrer hensiktsmessig oppfølging og rapportering av økonomisk informasjon. Det må kunne registreres informasjon som ivaretar krav om rapportering til statsregnskapet, jf. kap. 3.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som tilrettelegger for:

Når økonomisystemet består av flere moduler, skal systemet sikre korrekt overføring mellom modulene og gjenbruk av registrerte data.

Systemfunksjonalitet knyttet til retting av opplysninger er omtalt i pkt. 4.4.6.

4.3.3. Betalingsformidling

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet for betalingsformidling som er i overensstemmelse med krav som stilles i avtalene mellom Finansdepartementet og banker, jf. pkt. 3.4.

4.3.4. Rapporteringsfunksjonalitet

Fra økonomisystemet skal det kunne utarbeides pliktig regnskapsrapportering i overensstemmelse med pkt. 4.3.1 d, obligatoriske spesifikasjoner i overensstemmelse med pkt. 4.4.3, og andre rapporter ut fra behov for styringsinformasjon, budsjettkontroll, analyser m.m. jf. pkt. 4.3.1 a–c.

Det skal utarbeides oppstilling som viser eventuelle forskjeller mellom virksomhetsregnskapet og rapportering til overordnet myndighet og Finansdepartementet.

4.3.5. Dokumentasjon av økonomisystemet

Det skal foreligge en systemdokumentasjon som gjør det mulig å sette seg inn i alle deler av økonomisystemets oppbygging og virkemåte. Dette omfatter dokumentasjon av alle funksjoner og registre for datainnsamling, datalagring og behandling av transaksjoner i økonomisystemet, herunder danning av systemgenererte poster, behandling av faste data, oppsettsparametere, tilgangskontroller og tilgangsrettigheter, maskinelle og manuelle avstemminger og generering av obligatoriske spesifikasjoner. Det skal være en oversiktlig og fullstendig beskrivelse av kontrollsporet fram og tilbake fra innsamling av regnskapsdata gjennom alle behandlinger og til rapportering til statsregnskapet.

Brukerdokumentasjonen skal være utformet slik at en regnskapskyndig kan sette seg inn i systemets virkemåte for alle funksjoner og prosesser.

Systemdokumentasjonen og brukerdokumentasjonen skal oppdateres ved endringer av økonomisystemet.

Dokumentasjonen av og obligatoriske spesifikasjoner fra økonomisystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

4.3.6. Sikkerhet i økonomisystemet

Økonomisystemet skal ha et sikkerhetsnivå som er tilpasset virksomhetens aktiviteter og der det tas hensyn til risiko og vesentlighet knyttet til aktiviteten.

Økonomisystemet skal ha tilgangskontroller som sikrer systemets funksjoner og data mot uautorisert endring (dataintegritet). Tilgangskontrollene skal være basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon som er sikret med passord eller lignende, og det skal kunne tildeles tilgangsrettigheter tilpasset brukernes oppgaver. Systemet skal tilfredsstille lovmessige krav til beskyttelse mot innsyn i data.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som for alle vesentlige funksjoner som medfører oppdatering av regnskapsdata eller generering eller importering av filer med elektronisk signatur/segl (eksempelvis betalingsfiler), logger personlig identifikasjon, dato og klokkeslett for handlingen. Loggrutinene skal være utformet slik at det er enkelt å lese og søke i loggdataene. Det skal etableres sikre prosedyrer, herunder logging, knyttet til endring av lagrede data når endringen gjøres uten bruk av applikasjonenes normale funksjoner.

Det skal etableres rutiner for applikasjonsforvaltning og drift av økonomisystemet som sikrer tilfredsstillende tilgjengelighet til systemets funksjoner og data.

Ved anskaffelse av nytt økonomisystem eller vesentlige oppgraderinger i systemer, skal systemet testes og formelt godkjennes av virksomheten før det settes i drift. Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk.

Ved godkjenning eller attestasjon av elektronisk dokumentasjon, skal dokumentasjonen tilknyttes elektronisk signatur som viser hvem som har godkjent eller attestert dokumentasjonen. Det skal være mulig å vise om dokumentasjonsdataene eventuelt er blitt endret etter dette.

Finansdepartementet kan fastsette nærmere bestemmelser om sikkerhet i økonomisystemet.

4.4.1. Generelt

Kravene til bokføring, registrering, dokumentasjon og oppbevaring skal sikre fullstendighet, realitet og nøyaktighet ved utarbeidelse av regnskapsrapportering og grunnlaget for å kunne kontrollere rapportering og bokføring i ettertid.

4.4.2. Bokføring, registrering og ajourhold

Alle opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering som nevnt i pkt. 3.3.2 og obligatoriske spesifikasjoner som nevnt i pkt. 4.4.3, skal bokføres.

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour senest innen fristen for rapportering til statsregnskapet.

Bank- og kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det foreligger særskilte grunner for at det tar lenger tid.

4.4.3. Innholdet i obligatoriske spesifikasjoner

Bokføring og registrering skal være tilrettelagt slik at følgende krav til obligatoriske spesifikasjoner ivaretas:

Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare. Det samme gjelder for poster som er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av bokføringsspesifikasjonen.

Fra avgivende modul listes det:

Fra mottakende modul listes det:

Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Poster i kontospesifikasjonen kan fremkomme som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av kontospesifikasjonen.

Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.

Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.

Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal kunne spesifisere utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak, omsetning som omfattes av reglene om omvendt avgiftsplikt, jf. merverdiavgiftsloven § 11-1 annet ledd, samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven av 19. juni 2009 nr. 58, kap. 3. Utgående avgift skal også kunne spesifiseres pr. transaksjon.

Lønnsoppgavepliktige ytelser skal spesifiseres pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet (konteringssammendrag). Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune.

4.4.4. Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dokumentasjonen skal etter utstedelse være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene.

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert slik at det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

4.4.5. Dokumentasjon av balansen (avstemminger)

For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster. Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.

Bokføring på interimskonti ved ut- eller innbetalinger som ikke er postert på kapittel og post, eller hvor det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- eller innbetaling, skal fremgå av balansen og inngå i den saldo som rapporteres som mellomværende til statsregnskapet.

Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter.

4.4.6. Retting av bokførte opplysninger og andre registrerte opplysninger

Det skal være etablert rutiner og systemfunksjonalitet som sikrer at feil og mangler som oppstår ved bokføring, registreringer og overføringer, blir oppdaget og rettet. Feil skal rettes i det systemet de oppstod, med mindre dette er svært vanskelig å gjennomføre.

Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes. Etter bokføring skal retting skje med ny, dokumentert postering (korreksjon). Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres og det skal på korreksjonsbilaget henvises til opprinnelig bilag med mindre dette er upraktisk.

Retting eller endring av andre registrerte opplysninger (enn de bokførte), som direkte eller indirekte påvirker bokførte opplysninger og andre regnskapsmessige disposisjoner, skal dokumenteres for å kunne kontrollere riktigheten av rettingen eller endringen i ettertid.

4.4.7. Oppbevaring

4.5.1. Myndighet og ansvar

Virksomheten bestemmer hvordan organiseringen av økonomioppgavene legges opp, innenfor rammen av reglement for økonomistyring i staten og foreliggende bestemmelser samt eventuelle instrukser fra overordnet departement (jf. kap. 1).

Følgende oppgaver skal som hovedregel utføres av tilsatte i virksomheten:

4.5.2. Arbeidsdelingsmodeller

Virksomhetsleder har et selvstendig ansvar for økonomioppgavene, uavhengig av om deler av oppgavene utføres av andre.

Følgende tre hovedmodeller for arbeidsdeling mellom virksomheten og andre i eller utenfor staten kan benyttes:

Overordnet departement kan for små virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere betalingsoppdrag på vegne av virksomheten.

Alle modeller skal reguleres i en avtale for blant annet å sikre klare oppgave- og ansvarsforhold, avtalt tjenestekvalitet og tilstrekkelig datasikkerhet. For modell I kan det etter en helhetlig vurdering av kontrollen også avtales at attestasjon (oppgave b) kan utføres av en annen virksomhet.

Arbeidsdelingen mellom virksomheten og tjenesteyter skal være lagt opp på en slik måte at virksomheten har tilstrekkelig innsikt og kompetanse for å ivareta sitt selvstendige ansvar for økonomistyringen, samt grunnlag og dokumentasjon for å utføre de oppgavene som virksomheten selv er pålagt å utføre (jf. ovenfor). Arbeidsdeling som fraviker kravene i reglementet og bestemmelsene, må godkjennes av Finansdepartementet.

5.2.1. Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert. Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem med funksjonalitet slik at virksomheten kan hente ut nødvendig informasjon fra systemet for budsjettkontroll, rapportering m.m., jf. pkt. 4.3.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.2, kan kontrollene utføres maskinelt.

5.2.2. Transaksjonskontroll

For lønn og andre oppgavepliktige ytelser skal transaksjonskontroll i henhold til pkt. 2.5.2 ivaretas ved at:

I tillegg vil det være kontrollaktiviteter knyttet til produksjon av lønnsberegningsforslag.

5.2.3. Budsjettdisponering

5.2.4. Behandling av lønn og oppgavepliktige ytelser

5.3.1. Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Transaksjonskontrollene i henhold til pkt. 2.5.2 ivaretas for anskaffelser normalt i forbindelse med bestilling og fakturabehandling. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.3, kan kontrollene utføres maskinelt.

5.3.2. Annet regel- og avtaleverk på området

Det vises særlig til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med tilhørende forskrifter.

På en del områder har staten inngått rammeavtaler om innkjøp. Virksomheten kan være forpliktet til å bruke slike avtaler.

5.3.3. Budsjettdisponering og bestilling

Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før bestilling gjennomføres, skal den som har budsjettdisponeringsmyndighet:

Effektuering av bestillingen kan foretas av en annen tilsatt i virksomheten.

Det skal dokumenteres hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for en transaksjon, jf. omtale i pkt. 2.5.2.1.

5.3.4. Varemottak

Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling, pakkseddel eller annen relevant dokumentasjon, og for hvilke tiltak som skal settes i verk dersom det er avvik. Omfanget av kontrollrutinene skal være tilpasset anskaffelsens størrelse og kompleksitet.

5.3.5. Fakturabehandling

Virksomheten skal ha rutiner og system for elektronisk fakturabehandling som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

5.3.6. Bokføring og utbetaling

Den enkelte faktura skal bokføres med følgende informasjon:

Virksomhetens systemer og rutiner skal sikre at bokføring skjer på rett leverandør, til rett tid og med korrekt beløp og at utbetaling skjer til rett tid. Ved bokføringen skal det kontrolleres at dokumentasjonen er kontert og attestert og at disposisjonen er foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.

Rutinene og kontrollaktivitetene for utbetaling er beskrevet i pkt. 3.4.3.

5.3.7. Registrering av eiendeler

Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over 30 000 kroner, skal registreres. Virksomheten skal vurdere behovet for å registrere også andre eiendeler og fastsette rutiner for registreringen.

5.3.8. Store anskaffelser

Enkelte anskaffelser er store både ved de samlede utgiftene og den tiden det tar fra bestilling til ferdig leveranse (prosjekter), slik at det kreves egne rutiner og metoder for å sikre kontroll med fremdrift, kvalitet og utgifter.

Ved store anskaffelser der kostnadene påløper over tid, skal det utarbeides et eget regnskap (prosjektregnskap). Det skal jevnlig utarbeides oppstillinger som viser forventede resterende utgifter til ferdigstillelse mot budsjett og bevilgning.

Ved store anskaffelser eller omfattende spesialproduksjoner med lang tilvirkningstid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av delleveransene eller enkeltelementene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetssikringen må tilpasses risikoen forbundet med leveransen eller spesialproduksjonen.

Det skal foretas en ekstern kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsopplegg for alle statlige investeringer over 500 mill. kroner i samlet kostnadsoverslag før prosjektene fremmes for Stortinget. Finansdepartementet har inngått rammeavtale med leverandører av slike tjenester som er obligatorisk å benytte. Det er ansvarlig fagdepartement og Finansdepartementet som i fellesskap foretar avrop på rammeavtalen.

5.4.1. Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktige beløp. Videre skal systemene og rutinene sikre at innbetalingene kan skje innen betalingsfristen og at utestående krav følges opp på en forsvarlig måte. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.4, kan kontrollene utføres maskinelt.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal innrette sin bokføring på en slik måte at kravene til innbetaling og rapportering av avgiften blir ivaretatt.

5.4.2. Behandling av krav der betaling skal skje i etterhånd

5.4.3. Stille innkrevingen i bero

Dersom det etter en grundig vurdering blir klart at det for tiden ikke er mulig å inndrive kravet, kan innkrevingen stilles i bero. Det samme gjelder dersom kostnadene ved fortsatt innkreving overstiger forventet innbetaling. Innkrevingen skal gjenopptas dersom det senere blir grunnlag for det.

Dersom det er lite sannsynlig at et krav vil bli gjort opp, dvs. at det foreligger et forventet tap, skal kravet føres ut av reskontro og regnskapet. Det skal dokumenteres hva som har vært gjort for å få kravet innfridd. Kravet vil fortsatt bestå overfor debitor og kan gjøres gjeldende igjen på et senere tidspunkt dersom mulighetene for å kunne oppnå dekning endrer seg. Så lenge et krav fortsatt kan gjøres gjeldende overfor debitor, skal virksomheten ha oversikt over kravet, selv om det er ført ut av reskontro og kostnadsført i regnskapet. Virksomheten kan benytte reskontrofunksjonalitet til å holde slik oversikt.

Hvis kravet på et senere tidspunkt blir gjort opp, skal det innbetalte beløpet inntektsføres i virksomhetsregnskapet.

I tilfeller der innkrevingen er stilt i bero, skal de fremtidige innkrevingsmulighetene nøye vurderes før utløpet av foreldelsesfristen for kravet, jf. lov 18. mai 1979 nr. 18 om foreldelse av fordringer. Dersom det fortsatt er muligheter for dekning av kravet i fremtiden, skal foreldelsesfristen avbrytes. I motsatt fall kan virksomheten la kravet bli foreldet. Virksomheten skal gi retningslinjer om hvem som kan beslutte å unnlate å avbryte en foreldelsesfrist og vilkårene for dette, herunder eventuelle beløpsgrenser for fullmakten.

For oppfølging av krav som har oppstått gjennom skatter, avgifter, bidrag, utlån og lignende, kan det være gitt egne regler i særlov, forskrift, avgiftsvedtak mv.

5.4.4. Ettergivelse av krav

Når et krav er ettergitt, er det ikke lenger rettslig bindende overfor debitor. Ettergivelse av statlige krav krever som utgangspunkt hjemmel i stortingsvedtak. Dersom det ikke er gitt en generell hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal spørsmålet om ettergivelse forelegges Stortinget som egen sak. I mindre saker kan også Kongen og Finansdepartementet samtykke i at krav ettergis. Alle saker om ettergivelse, der det ikke foreligger hjemmel til dette i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Finansdepartementet.

5.4.5. Regnskapsmessig behandling av opphørte krav

Et krav kan opphøre slik at det ikke lenger er rettslig adgang til å gjøre det gjeldende. Dette gjelder for eksempel krav som er foreldet, ettergitt eller hvor ansvarssubjektet er falt bort. Slike krav skal føres ut av reskontro og regnskapet, dersom dette ikke allerede er gjort.

5.4.6. Kontantsalg og kontante innbetalinger av krav

Virksomheten kan opprette kasse for kontantsalg eller betaling av utstedte krav ved kontorstedet. Ved opprettelse av kasse, skal det etableres rutiner for registrering og bokføring av betalingene, sikker oppbevaring og transport av kontanter og sjekker, samt oppgjør av kassen.

Registrering av betalingene skal skje på et kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Betaler skal gis kvittering. Dersom virksomheten mottar betalinger sporadisk, kan dokumentasjonen skje ved forhåndsnummererte bilag. Registrerte betalinger skal som hovedregel bokføres i virksomhetens økonomisystem daglig, jf. omtale i pkt. 4.4.2. Ved betaling av utstedte krav, skal beløpene registreres og bokføres slik at det er fullstendighet mellom krav og betaling.

Kontanter og sjekker skal som hovedregel settes inn på virksomhetens arbeidskonto daglig. Dersom de kontante betalingene er av et begrenset omfang og det er muligheter for forsvarlig oppbevaring, kan kontantene og sjekkene settes inn på arbeidskontoen sjeldnere enn daglig.

Kassen skal som hovedregel gjøres opp daglig. Dersom omfang eller andre hensyn tilsier det, kan kassen gjøres opp sjeldnere. Oppgjøret av kassen skal minst vise sum inntekter, avstemt mot mottatte kontanter, sjekker og betalinger via betalingsterminal. Dokumentasjon av registrerte opplysninger i kassen sammenholdt med kasseoppgjøret, skal signeres og dateres. Eventuelle kassedifferanser skal forklares.

5.4.7. Erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer

Virksomheten skal registrere verdipapirer. Virksomheten skal utarbeide egne rutiner for erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer, herunder kontroll med at oppgaver mottatt fra Verdipapirsentralen er i overensstemmelse med de transaksjoner som er utført og for øvrig at virksomheten har sikret hjemmel for verdipapirene.

Verdipapirer skal forvaltes i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Fysiske verdipapirer skal oppbevares i det enkelte departement eller i Norges Bank etter avtale. Departementet kan delegere oppgaven til underliggende virksomhet.

Forsendelse av fysiske verdipapirer med post skal foretas rekommandert. Annen forsendelse skal foretas på en forsvarlig måte og mot kvittering fra mottaker.

5.4.8. Mottak av verdipost

Virksomheten skal ha rutiner som sikrer en forsvarlig behandling av verdipost. Rutinene skal sikre at all verdipost straks registreres i en verdiprotokoll og at mottatte beløp snarest settes inn på arbeidskonto i bank og bokføres.

6.2.1. Utforming av en tilskuddsordning og presentasjon for Stortinget

6.2.2. Etablering av en forvaltningsorganisasjon

Departementet skal påse at forvaltning av tilskuddsordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

6.3.1. Generelt

Tilskuddsforvalter skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelings- eller oppdragsbrev og i eventuelt særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

6.3.2. Kunngjøring og søknadsbehandling

Kunngjøring skal foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som tilskuddsbevilgningen tar sikte på. Kunngjøring er ikke nødvendig når tilskuddsbevilgningen tar sikte på en eller noen få navngitt(e) mottaker(e) i tråd med pkt. 6.4.2.

Behandlingen av søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om tilskuddsordningen.

6.3.3. Tilskuddsbrev

Tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad skal bekreftes med et tilskuddsbrev. Tilskuddsbrev skal sendes hver enkelt mottaker, eller til en instans som er legitimert til å formidle opplysninger om tilsagn videre.

Tilskuddsbrevet med eventuelle vedlegg skal beskrive:

Tilskuddsbrev skal hos statlige tilskuddsforvaltere normalt undertegnes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle tilskuddsbevilgningen, jf. pkt. 2.5. Når budsjettdisponeringsmyndigheten tilligger et kollegialt styre, råd eller tilsvarende, eller det gjelder masseutsending av tilskuddsbrev, kan vedtaket meddeles av bemyndiget medarbeider.

Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overensstemmelse med vedtaket om tilskuddet (tilskuddsbrevet), og at tilskuddsmottaker har sendt inn dokumentasjon eller aksept av vilkår dersom det er stilt krav om det.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1. Dette innebærer også at tilskuddsbrev kan sendes ut uten underskrift.

For tilskuddsordninger der det inngås avtale med den enkelte tilskuddsmottaker eksempelvis på grunnlag av anbudskonkurranse, kan hele eller deler av innholdet i et tilskuddsbrev omtalt ovenfor, i stedet tas inn i avtalen.

6.3.4. Registrering av tilsagn m.m.

Tilsagn om tilskuddsbeløp skal registreres slik at tilskuddsforvalter har oversikt over inngåtte forpliktelser.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i kap. 4. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt.

6.3.5. Utbetaling og eventuell tilbakebetaling

Tilskuddsbeløp skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene i henhold til stortingsvedtak av 8.11.1984:

For investeringstiltak som det tar tid å gjennomføre, kan utbetaling skje i flere deler etter hvert som det mottas rapport om fremdriften.

Tilskuddsforvalter skal etablere innkrevingsrutiner som sikrer tilbakebetaling, dersom en sluttavregning medfører at mottakeren skal tilbakebetale for mye utbetalt beløp. Der det er utbetalt for mye i fast årlig tildeling under en tilskuddsordning som videreføres i etterfølgende år, kan tildelingen for etterfølgende år reduseres med et beløp tilsvarende det som er for mye utbetalt.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om systemer og rutiner ved utbetaling omtalt i kap. 3. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

6.3.6. Informasjon om måloppnåelse

Tilskuddsforvalter skal innhente rapporter fra tilskuddsmottakere som gjør det mulig å vurdere graden av måloppnåelse. Kriteriene for måloppnåelse skal være i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Kriteriene skal være så konkret og presist utformet at det kan foretas oppfølging uten uforholdsmessig store kostnader. Tilskuddsmottakere må pålegges å sende inn rapport i henhold til disse kriteriene. Kravene til rapportering skal ikke gis større omfang enn det som er rimelig i forhold til den nytten tilskuddsmottaker har av tilskuddet. Det skal også tas hensyn til de praktiske mulighetene som hver enkelt mottaker har for å fremskaffe informasjon.

Rapportering fra tilskuddsmottaker kan erstattes eller suppleres med informasjon fra andre kilder hvis disse gir relevant og tilfredsstillende informasjon.

6.3.7. Rapportering til departementet

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i tildelingsbrevet eller i særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

Øvrige tilskuddsforvaltere skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i oppdragsbrevet eller i særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

6.3.8. Oppfølging og kontroll

6.4.1. Tilskudd til kommuner og fylkeskommuner

For forvaltning av rammetilskudd under statsbudsjettets kap. 571 og kap. 572 gjelder kravene og forutsetningene som fastsettes i de årlige budsjettproposisjonene og i de årlige kommuneproposisjonene, i stedet for de generelle bestemmelsene i dette kapitlet. Bestemmelsene om intern styring i virksomheten i kap. 2 og om betalingsformidling i kap. 3, gjelder imidlertid også her.

For øremerkede tilskudd til kommuner og fylkeskommuner gjelder i utgangspunktet de vanlige bestemmelsene i kap. 6, herunder pkt. 6.2.1. For øremerkede tilskudd som utgjør mindre enn 100 000 kroner for tilskuddsmottakeren (kommunen eller fylkeskommunen), skal imidlertid krav til rapportering fra mottakeren som hovedregel frafalles (jf. pkt. 6.3.6).

Videre er det for øremerkede tilskudd aktuelt med avvik fra normalprosedyren på følgende punkter, jf. at både kommuner og fylkeskommuner er klart avgrensede målgrupper:

6.4.2. Andre avvik fra normalprosedyren

Den prosedyren som er beskrevet ovenfor i kap. 6 er fastsatt for en normalsituasjon der en tilskuddsbevilgning skal fordeles på en rekke søkere. Det vil forekomme tilfeller der enkelte av punktene ikke er aktuelle ut fra tilskuddsbevilgningens karakter:

7.2.1. Utforming av en stønadsordning og presentasjon for Stortinget

7.2.2. Etablering av en forvaltningsorganisasjon

Departementet skal påse at forvaltning av stønadsordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

7.3.1. Generelt

Stønadsforvalter skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelings- eller oppdragsbrev, i eventuell lov og forskrift for stønadsordningen og i eventuelt særskilt regelverk for stønadsordningen.

7.3.2. Kunngjøring og søknadsbehandling

For stønadsordninger der utløsning av stønad er avhengig av at det sendes inn krav eller søknad, skal kunngjøring foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som stønadsordningen tar sikte på.

For ordninger der stønad utløses av stønadsforvalter uten at det sendes inn krav eller søknad, skal det med jevne mellomrom gis informasjon overfor målgruppen om de ordningene som eksisterer.

Behandlingen av eventuelle søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om stønadsordningen.

7.3.3. Stønadsbrev

For stønadsordninger der det kreves søknad, skal innvilget søknad bekreftes med et stønadsbrev. Stønadsbrev kan utformes som standardbrev.

Stønadsbrevet med eventuelle vedlegg skal beskrive:

Stønadsbrev skal hos statlige stønadsforvaltere normalt undertegnes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle stønadsbevilgningen, jf. pkt. 2.5. Når budsjettdisponeringsmyndigheten tilligger et kollegialt styre, råd eller tilsvarende, eller det gjelder masseutsending av stønadsbrev, kan vedtaket meddeles av bemyndiget medarbeider.

Alle stønadsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overensstemmelse med lov, forskrift eller eventuelt stønadsbrev og at eventuelt krav om dokumentasjon er oppfylt.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1. Dette innebærer også at stønadsbrev kan sendes ut uten underskrift.

For stønadsordninger der det ikke kreves søknad, er de 3 første strekpunktene omtalt ovenfor aktuelle å ta med i et informasjonsbrev.

7.3.4. Registrering av tilsagn m.m.

Tilsagn om stønadsbeløp skal registreres slik at stønadsforvalter har oversikt over inngåtte forpliktelser.

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i kap. 4. Øvrige stønadsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt.

7.3.5. Utbetaling

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om systemer og rutiner ved utbetaling omtalt i kap. 3. Øvrige stønadsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

7.3.6. Eventuell innberetningsplikt

For utbetalinger som skal innberettes til likningsmyndighetene som skattepliktige, skal det være etablert systemer og rutiner som sikrer korrekt behandling.

7.3.7. Rapportering fra mottaker

Normalt kreves det ikke tilbakerapportering fra personlige stønadsmottakere. I de tilfellene hvor det stilles visse betingelser for tildeling av stønad, er det aktuelt å kreve en kort rapport eventuelt med dokumentasjon for at betingelsene er oppfylt.

7.3.8. Rapportering til departementet

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i tildelingsbrevet eller i særskilt regelverk for stønadsordningen.

Øvrige stønadsforvaltere skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i oppdragsbrevet eller i særskilt regelverk for stønadsordningen.

7.3.9. Oppfølging og kontroll

8.2.1. Utforming av en garantiordning og presentasjon for Stortinget

8.2.2. Hovedvilkår for statsgaranti

Hovedvilkårene i en garantiordning skal normalt ha følgende innhold, i henhold til Stortingets behandling i 1982 og 1985:

En pro rata-fordeling innebærer at det vil være en tapsfordeling i samsvar med den fastsatte pro rata-fordeling, som normalt vil fordeles mellom partene i forhold til den maksimale risiko den enkelte part har påtatt seg. Dette medfører at alle sikkerheter som er stilt for lånet må stilles til gode for alle som deltar i den aktuelle pro rata-fordelingen og i samme forhold. Ingen av deltakerne kan ha tilgang på særskilte sikkerheter som de andre ikke har tilgang til. Staten skal sikres likeverdig adgang til eventuelle fremtidige sidesikkerheter som låntaker eventuelt stiller overfor medgarantistene i den perioden garantien løper.

I forslaget til garantifullmakt må det redegjøres for hvilken type garantiprovisjon som skal betales. Garantiprovisjon betales normalt som en engangspremie, som et resultat av en neddiskontering av en løpende premie, basert på en vurdering av tapsrisiko. Administrasjonsgebyr fastsettes normalt som et engangsbeløp etter en skjønnsmessig beregning av garantiforvalters administrative utgifter.

Garantien skal normalt ikke gjøres gjeldende før garantiprovisjon og administrasjonsgebyr er betalt.

Dersom garantien knytter seg til lån tatt opp i utenlandsk valuta, bør statens ansvar settes til en fast andel av fordringen dersom kursen på den utenlandske valutaen synker i forhold til valutakursen på det tidspunktet garantien gis, og begrenses oppad til et gitt kronebeløp dersom kursen stiger.

Stortinget skal godkjenne hovedvilkårene for den enkelte garantiordningen, normalt som premiss for selve garantivedtaket, jf. pkt. 8.2.1.3. Dersom regjeringen mener at det er nødvendig med avvik fra de ovennevnte normalvilkårene, må nødvendige unntak innarbeides og begrunnes når saken forelegges Stortinget.

8.2.3. Eventuelt unntak fra normalvilkåret om selvfinansiering

Eventuelt unntak fra normalvilkåret om selvfinansiering må godkjennes ved uttrykkelig stortingsvedtak. Når staten aksepterer å dekke en differanse mellom forventet tap og det som kan dekkes av oppsamlet garantiprovisjon, skal støtten bevilges på egne utgiftsposter (tilskuddsposter) i statsbudsjettet. Det vises til nærmere omtale i Veiledning i statlig budsjettarbeid.

8.2.4. Fastsetting av spesifiserte standardvilkår

I tillegg til hovedvilkårene i pkt. 8.2.2, skal det spesifiseres standardvilkår i reglene for den enkelte ordningen. Dersom departementet ikke selv er garantiforvalter, kan det delegere til garantiforvalter å fastsette standardvilkår. I reglene skal det også angis hva slags tilleggsvilkår det kan være aktuelt å stille overfor enkelte låntakere.

8.2.5. Etablering av en forvaltningsorganisasjon

Departementet skal påse at forvaltning av garantiordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

Departementet kan være garantiforvalter selv eller det kan delegere forvaltningen til et underliggende forvaltningsorgan. Departementet kan delegere myndighet til å fastsette nærmere regler om hvordan en ordning skal forvaltes og til å behandle søknader og gi garantierklæringer m.m.

8.3.1. Generelt

Garantiforvalteren skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelingsbrev og i øvrig regelverk for garantiordningen.

8.3.2. Kunngjøring og søknadsbehandling

Kunngjøring skal foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som garantiordningen tar sikte på.

Behandlingen av søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om garantiordningen.

Alle dokumenter skal oppbevares så lenge garantien gjelder.

8.3.3. Garantierklæring/inngåelse av avtale

Vilkår som settes for garantien skal fortrinnsvis nedfelles i en avtale som undertegnes av garantiforvalter, låntaker(e) og långiver(e). Det skal settes en frist for å benytte tilsagn om garanti, hvoretter ubenyttet del av tilsagnet faller bort.

Garantierklæringen/avtalen skal inneholde:

Det skal vurderes om det er grunn til å presisere at statens rett til regress reguleres av forutsetningene for stortingsvedtaket og av garantivilkårene, og ikke påvirkes av om det eventuelt gis bevilgninger til å dekke et eventuelt tap.

En garantierklæring/avtale skal undertegnes på vegne av garantiforvalter av en medarbeider som er spesielt bemyndiget til å undertegne slike.

8.3.4. Registrering av tilsagn/garantiansvar

Tilsagn skal registreres slik at garantiforvalter har oversikt over disse. Garantiforvalter skal ha systemer og rutiner som sikrer oversikt med hvordan garantirammen er utnyttet og at den ikke overskrides. Det må kunne utarbeides periodiske rapporter om i hvilken grad utstedte garantitilsagn er benyttet, og om alle senere endringer i form av nedtrapping eller bortfall.

8.3.5. Rapportering fra avtalepartene

Garantiforvalter skal følge opp hvordan et garantitilsagn benyttes og utviklingen i det underliggende avtaleforholdet mellom långiver og låntaker. Hvor store ressurser som brukes på oppfølgingen, må tilpasses hvilken risiko som garantitilsagnet innebærer.

Garantiforvalter skal løpende sette seg inn i den informasjonen avtalepartene sender inn og etterlyse informasjon som ikke kommer til rett tid. Det skal foretas en kontroll som er tilpasset den enkelte avtalesituasjon og som har et rimelig omfang i forhold til den nytte kontrollen gir.

Dersom mislighold inntrer, skal garantiforvalter umiddelbart ta nødvendige skritt for å minimere statens tap, herunder vurdere oppsigelse av garantien eller inngåelse av ny avtale om partenes adgang til å avhjelpe manglene.

8.3.6. Rapportering til departementet

Dersom garantiforvalter ikke er et departement, må vedkommende rapportere til overordnet departement i tråd med kravene som er fastsatt i tildelingsbrevet eller regelverk for garantiordningen. Omfang, innhold og hyppighet av slik rapportering bestemmes av departementet i samråd med garantiforvalter, jf. pkt. 1.5.

Ved eventuelle vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer for garantiordningen og forutsetninger i tildelingsbrevet, skal garantiforvalter, straks vedkommende har fått kjennskap til avviket, informere departementet.

8.3.7. Intern kontroll hos garantiforvalter

For å sikre en kvalitativt god forvaltning av garantiordninger i tråd med fastsatte mål og regelverk for ordningen, skal garantiforvalter etablere intern kontroll, jf. omtale i pkt. 2.4.