2. Kommunens saksforberedelse
Kommunene har ikke vedtaksmyndighet, men skal gjøre en vurdering og kontroll av meldte saker om skade.
2.1 Melding om skade
For å kunne søke om tilskudd ved produksjonssvikt, må søker melde fra til kommunen så snart skade har oppstått, eller dersom det er fare for at skade vil oppstå. Dette er et vilkår for å kunne motta tilskudd. Se nærmere omtale av § 2 punkt 4 i kommentarrundskrivet.
Det er viktig å merke seg at melding om skade ikke er det samme som en søknad om tilskudd.
Kommunen skal ha oversikt over alle meldinger om produksjonssvikt. Dersom meldingen ikke er sendt inn digitalt i Agros, for eksempel hvis søker har levert på papir, sendt e-post eller meldt fra per telefon, skal kommunen selv registrere meldingen i Agros slik at den blir tatt med i oversikten.
2.2 Stedlig kontroll
Kommunene skal gjennomføre stedlig kontroll hos minimum 10 % av alle produsenter det er mottatt melding fra innenfor planteproduksjon og minimum 50 % av alle produsenter det er mottatt melding fra innenfor honningproduksjon.
Kontrollen bør være risikobasert, noe som betyr at kommunene ikke skal velge produsenter tilfeldig for kontroll. I stedet skal de prioritere å kontrollere produsenter etter en vurdering av risiko. Vurderingstemaet er om det faktisk foreligger klimabetinget skade og i hvilken grad denne er grunnen til produksjonssvikten. Nedenfor er noen eksempler på typer produsenter som kan ha en høyere risiko og bør derfor prioriteres i kontrollarbeidet (listen er ikke uttømmende):
- nye produsenter uten erfaring
- produsenter som driver i områder hvor det ikke har vært dokumentert klimatisk betinget skadeårsaker
- produsenter med produksjonsomfang eller -type som kan medføre høy utbetaling.
- produsenter der deler av avlingen står uhøstet
- produsenter som har søkt om tilskudd ved produksjonssvikt gjentatte ganger i løpet av kort tid
- produsenter som dyrker vekster som er relativt lite dyrket i området
Fremgangsmåte for stedlig kontroll er beskrevet i kap. 5.3.4.1. Det er utarbeidet følgende skjema som bør benyttes ved stedlig kontroll,
- Hjelpeskjema for kontroll ved produksjonssvikt – planteproduksjon
- Hjelpeskjema for kontroll ved produksjonssvikt – honningproduksjon
Dokumentasjon av stedlig kontroll som er gjennomført må lastes opp i Agros på den aktuelle saken.
Dersom kommunen ikke har kapasitet til å gjennomføre stedlig kontroll av arealer eller honningproduksjon for å vurdere skadeårsak, kan den inngå avtale med et fagmiljø f.eks. Norsk landbruksrådgivning, om at de gjør kontrollen. Det er viktig at avtalen presiserer hva som skal kontrolleres, og hvilke krav som gjelder for å få erstatning. Det vil fortsatt være kommunene som har ansvar for oppgaven og de endelige vurderingene.
Følgende mal for avtaletekst skal benyttes for å sikre at tjenesten utføres i tråd med kravene,
2.3 Søknad om tilskudd
Kommunen mottar søknaden og kontrollerer at den er fullstendig utfylt og at dokumentasjon av avlingsmengde m.m. som er tilgjengelig på søknadstidspunktet, er vedlagt.
Kommunene skal vurdere;
- årsaken til produksjonssvikt, og i tilfeller der det er flere årsaker, forslag til en prosentvis fordeling mellom klimaårsak og andre årsaker
- om tapsbegrensingsplikten er oppfylt, eks ved høsting av de arealene som har latt seg høste
- om søkeren har oppfylt plikten til å forebygge, dvs vurdere om drifta generelt og i skadeåret er lagt opp slik at det ikke på grunn av driftsopplegget kan oppstå produksjonssvikt
Kommunenes vurderinger skal følge med søknaden for behandling hos statsforvalter. Sammen med vurderingene skal kommunene kommentere på om meldefristen er overholdt. Dersom søker har dokumentert at svikten skyldes klima, vil det ikke være behov for å vurdere om melding er gitt i rett tid.
Kommunen kontrollerer at søkeren har rett til produksjonstilskudd for arealene det er søkt tilskudd for.
2.4 Veiledningsplikt
Kommunen har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11. Formålet med veiledning fra forvaltningen er å gjøre søkerne i stand til å ivareta sine egne interesser som søkere av tilskudd ved produksjonssvikt i plante- og honningproduksjon. Omfanget av veiledningsplikten må tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet.
Kommunene må kunne veilede om
- Rettsreglene som gjelder for søknad om og tildeling av tilskudd. For å kunne ivareta sin veiledningsplikt må kommunen holde seg oppdatert på regelverket og tolkningen av dette. Kommunen må informere om muligheten for dispensasjon der det er aktuelt.
- Hvordan melding om skade og søknad om tilskudd skal leveres. Dette omfatter informasjon om gjeldende søknadsfrister og henvisning til fastsatt søknadsskjema.
- Muligheten til å klage på vedtaket og fremgangsmåten ved klage
Det er viktig at kommunen gir korrekt veiledning. Statsforvalteren bistår kommunen med forståelsen av regelverket for tilskuddet og bruk av søknadssystemet.
2.5 Habilitet
En person er inhabil eller «ugild» som det står i forvaltningsloven § 6, når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til personens upartiskhet til å forberede eller å treffe avgjørelse i saken. Den som er inhabil kan verken forberede, saksbehandle eller avgjøre saken.
Det kan godt være at en tjenestemann tar en avgjørelse helt upartisk, men det avgjørende for habiliteten er tilliten utad. Det er med andre ord ikke nok at tilsatte i offentlig tjeneste handler upartisk. Befolkningen skal også ha tillit til at de gjør det. Habilitetsreglene bidrar på denne måten til å opprettholde forvaltningens legitimitet i befolkningen.
Når kommunen gir uttalelse til søknad ved produksjonssvikt, er de med på å forberede en sak som vil ende opp med et vedtak om å enten tildele, eller avslå en søknad om tilskudd. Kommunene må derfor være oppmerksomme på forvaltningslovens regler for habilitet.
2.6 Klage
Klage på vedtak om tilskudd ved produksjonssvikt skal sendes kommunen. Kommunen skal uttale seg om klagen og videresende den til statsforvalteren.
Klage på avgjørelse om stedlig kontroll
Det er ikke truffet et enkeltvedtak på det tidspunktet og søkers klageadgang følger av forvaltningslovens § 15. Klagen, som kan være muntlig, må fremsettes straks hvis vedkommende er til stede, ellers innen 3 dager.
