Kapittel 10: Behandling av klager
Forskriften § 18 første ledd andre punktum fastslår at Landbruksdirektoratet er klageinstans for statsforvalterens vedtak, mens vedtak fattet av Landbruksdirektoratet kan påklages til Landbruks- og matdepartementet.
Klagesakene skal behandles i henhold til forvaltningsloven kapittel IV, og reglene i kapittel IV og V om saksforberedelse ved enkeltvedtak.
Statsforvalteren skal ta imot alle klager, vurdere og eventuelt omgjøre egne vedtak etter klage, og oversende andre klagesaker til Landbruksdirektoratet.
Mottak av klager
- Statsforvalteren skal ta imot alle klager
Partene forholder seg først og fremst til statsforvalteren i saker om tilskudd til siidaandeler og reinlag. Det er derfor hensiktsmessig at statsforvalteren er partenes kontaktperson i alle klagesaker, også klager på Landbruksdirektoratets vedtak.
Statsforvalteren må ha system og rutiner for å ta imot klager, slik at alle klager blir registrert og behandlet av rett instans.
Vurdering av klager
- Statsforvalteren skal vurdere klager på egne vedtak
Før klagen kan tas til behandling, må statsforvalteren ta stilling til om de formelle vilkårene for å behandle en klage er oppfylt.
Vilkår for å kunne ta klagen til behandling
Følgende vilkår må være oppfylt for at klagen kan realitetsbehandles:
- Vedtaket må være påklaget innen klagefristens utløp
Etter forvaltningsloven § 29 er klagefristen 3 uker. Hvis klagen er sendt inn senere, må statsforvalteren vurdere om klagen likevel skal behandles. Vilkårene for å kunne ta klagen under behandling etter at klagefristen er utløpt går frem av forvaltningsloven § 31. Hvis det er gått mer enn ett år siden vedtaket ble truffet, kan klagen uansett ikke tas til behandling. - Den som klager må ha rettslig klageinteresse
Etter forvaltningsloven § 28 kan enkeltvedtak påklages av en part i saken eller annen med rettslig klageinteresse. Det er ikke et vilkår at vedtaket direkte gjelder eller regulerer vedkommende sine rettigheter, så lenge det faktisk og praktisk får eller kan få klare og umiddelbare virkninger for vedkommende. Statsforvalteren må avklare om vedtaket har gitt eller kan føre til slike virkninger for den som klager.
Hvis vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger, skal den avvises. Dette følger av forvaltningsloven § 33 andre ledd. Slik avvisning er et enkeltvedtak som kan påklages, og klageren skal i vedtaket gjøres oppmerksom på dette. Landbruksdirektoratet er klageinstans for statsforvalteren sitt avvisningsvedtak.
Hvis klagen ikke avvises, skal statsforvalteren ta vedtaket opp til ny vurdering.
Vurderingen
Opplysningene som klageren gir, må vurderes og kontrolleres i tilstrekkelig grad. Statsforvalteren må vurdere om det skal innhentes ytterligere opplysninger og dokumentasjon for å belyse saken. Det er tre mulige utfall av klagebehandlingen:
- Statsforvalteren gir klager fullt medhold
Dette er et nytt vedtak, med ny klagerett. Klageren underrettes om at klagen anses bortfalt i melding om vedtak. - Statsforvalteren gir klager delvis medhold
Dette er et nytt vedtak, med ny klagerett. Klageren spørres om klagen trekkes tilbake i melding om vedtak. Hvis klager ikke positivt opplyser at klagen trekkes, skal saken fortsatt behandles som en klagesak og klargjøres for oversendelse til Landbruksdirektoratet. - Statsforvalteren opprettholder sitt opprinnelige vedtak
Saken oversendes til Landbruksdirektoratet for behandling og avgjørelse.
Statsforvalteren kan ikke endre sitt opprinnelige vedtak til skade for den som har klaget. Et unntak er hvis det opprinnelige vedtaket er ugyldig.
Ugyldige vedtak
Hvis det under klagebehandlingen viser seg at det påklagede vedtaket er ugyldig, kan statsforvalteren ta saken opp til ny behandling og eventuelt omgjøre vedtaket til skade for klageren etter forvaltningsloven § 35. Slik omgjøring er mest aktuelt dersom vedtaket er ugyldig fordi det bygger på feil opplysninger (forvaltningsloven § 35 første ledd bokstav c).
Det påklagede vedtaket kan også omgjøres etter § 35 første ledd bokstavene a og b. Hvis dette er aktuelt, må statsforvalteren være oppmerksom på fristene, og eventuelt sende saken til Landbruksdirektoratet snarest mulig.
Sakskostnader ved endring til gunst
Etter forvaltningsloven § 36 kan statsforvalteren tilkjenne vesentlige og nødvendige sakskostnader når det påklagede vedtaket blir endret til gunst for parten. Hva som er nødvendig, må avgjøres ut fra en konkret vurdering, hvor feilens art og vanskegrad spiller en vesentlig rolle. I praksis er det særlig spørsmål om det har vært nødvendig for parten å få advokatbistand for å få rettet opp vedtak som bygger på feil i saksbehandlingen eller annen ugyldighetsgrunn. Utgangspunktet bør i slike saker være at utgifter for advokatbistand ikke kan avvises som unødvendige.
Det er et vilkår for å få rett til dekning av sakskostnader at endringen skyldes forhold som ligger innenfor forvaltningens kontroll, f.eks. ved feil ved saksbehandlingen, avgjørelsesgrunnlaget, lovanvendelsen eller annen ugyldighetsgrunn. I saker hvor endringen skyldes endrede faktiske forhold i tiden etter at statsforvalteren traff sitt opprinnelige vedtak, har parten i utgangspunktet ikke rett til å få dekket sakskostnader.
Sakskostnader kan bare tilkjennes der det foreligger et krav om dette fra parten. Statsforvalteren vil imidlertid i en viss utstrekning ha plikt til å gjøre parten oppmerksom på adgangen til å kreve sakskostnader og til å bistå ham eller henne med å fremsette slikt krav, jf. forvaltningsloven § 11 og § 36 fjerde ledd.
Oversendelse til Landbruksdirektoratet
- Statsforvalteren skal oversende klager som ikke endres og klager på Landbruksdirektoratets vedtak til Landbruksdirektoratet
Etter forvaltningsloven § 33 andre ledd sammenholdt med § 33 fjerde ledd første punktum har statsforvalteren et direkte ansvar for å sørge for at klagesaken blir tilrettelagt. Dette innebærer at statsforvalteren må oversende både klagen og alle relevante dokumenter til Landbruksdirektoratet. I forbindelse med oversendelsen skal statsforvalteren utarbeide et oversendelsesbrev.
Oversendelsesbrevet
Det er viktig for rettssikkerheten til den som klager at det klart fremgår hvordan forvaltningen oppfatter de faktiske forhold. Oversendelsesbrevet skal gi en oversiktlig og strukturert fremstilling av hva saken gjelder, samt angi de faktiske forhold og de rettsreglene som er lagt til grunn for avgjørelsen. Det er viktig at statsforvalteren vurderer de faktiske forhold opp mot de relevante reglene (subsumsjon), og at dette kommer klart fram i oversendelsesbrevet.
Statsforvalteren må presentere og kommentere alle klagerens anførsler. Anførslene bør forklares heller enn å siteres, hvis dette kan bidra til å oppklare eventuelle misforståelser.
Orientering til klager
Statsforvalteren skal i brev til klageren orientere om at klagen er sendt til Landbruksdirektoratet, og opplyse om at det er anledning til å sende merknader direkte til Landbruksdirektoratet.
Klager skal videre ha kopi av oversendelsesbrevet, jf. forvaltningsloven § 33 fjerde ledd andre punktum. Unntak er opplysninger som unntas partsinnsyn etter forvaltningsloven § 19, eller opplysninger som er taushetsbelagte. Ved at oversendelsesbrevet gir opplysninger om hvordan statsforvalteren oppfatter saksforholdet, får vedkommende en mulighet til å imøtegå vurderingene eller peke på feil eller misforståelser før klagen er ferdig behandlet hos Landbruksdirektoratet.
Behandling hos Landbruksdirektoratet
Som klageinstans har Landbruksdirektoratet hovedansvaret for at saken blir tilstrekkelig opplyst. Dersom Landbruksdirektoratet ikke anser det materialet som er oversendt for å være tilstrekkelig, kan direktoratet enten undersøke klagesaken selv, eller pålegge statsforvalteren å gjøre det. Det er Landbruksdirektoratet som vurderer hva som er mest hensiktsmessig i den enkelte sak.
Landbruksdirektoratet kan treffe nytt vedtak i saken eller oppheve statsforvalterens vedtak og sende saken tilbake til helt eller delvis ny behandling. Dette følger av forvaltningsloven § 34 fjerde ledd.
Hvis Landbruksdirektoratet fatter endelig vedtak i klagesaken, sender direktoratet vedtaket direkte til klageren. Kopi av vedtaket sendes statsforvalteren til orientering.