Til hovedinnhold

Regionalt miljøtilskudd i jordbruket (RMP) – forvaltningsansvar og saksbehandling

4. Risiko basert kontroll

Om risikobasert kontroll  

Risikobasert kontroll er en del av saksbehandlingsprosessen. Under en risikobasert kontroll vil enkelte søknader eller enkelte opplysninger i søknaden bli gjenstand for en utvidet gjennomgang.  

Alle foretak som søker om regionalt miljøtilskudd kan bli valgt ut for kontroll, og kontrollen skal slik ha en preventiv effekt og forebygge feil i samtlige søknader som innleveres. Foretak kan velges ut til risikobasert kontroll på grunnlag av forhold som oppdages ved gjennomgang av søknaden, eller på grunn av helt andre utplukkskriterier, som for eksempel størrelsen på utbetalingen eller en spesifikk tilskuddsordning.  

For regionale miljøtilskudd skal kontrollene i hovedsak være stedlige. I tilfeller der stedlig undersøkelse ikke vil gi tilstrekkelig kontroll, for eksempel ved sein søknadsfrist, kan stedlig kontroll suppleres/erstattes av dokumentkontroll.  

Minst 5 prosent av søknadene som landbrukskontoret behandler per søknadsomgang skal det være gjennomført stedlig kontroll av (eventuelt dokumentkontroll) før saksbehandlingsfristen i fylket. Når et felles landbrukskontor behandler søknader fra flere kommuner, skal søknadsmassen risiko vurderes samlet, og det skal gjennomføres kontroll av 5 prosent av den totale søknadsmassen. 

Utplukk til stedlig kontroll 

Det skal gjennomføres risikobasert kontroll av opplysninger i søknader om tilskudd, jf. reglement for økonomistyring i staten. Adgangen til å utføre stedlig kontroll følger av de fylkesvise RMP-forskriftene. Kontroll kan utføres i hele saksbehandlingsperioden. Gjennomføringen av stedlig kontroll skal følge reglene i forvaltningsloven § 14 og § 15. Kommunen er også bundet av utrednings- og informasjonsplikten i forvaltningsloven § 17 og skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak fattes.  

Kommunen skal plukke ut søknader til kontroll på bakgrunn av en risikovurdering. Risiko er kombinasjonen av konsekvens og sannsynlighet.  

Risiko = sannsynlighet x konsekvens  

Risikobasert utplukk innebærer at kommunen må vurdere sannsynligheten for at det kan være feil i opplysninger i søknaden, og mulige konsekvenser de kan få. Relevante konsekvenser er for eksempel feil utbetaling av tilskudd, ulik behandling av like tilfeller og omdømmetap som følge av mangel på kontroll.  

Kommunene skal plukke ut de tilfellene hvor risikoen blir vurdert som høyest til kontroll. Saksbehandler kan legge vekt på sin lokalkunnskap, tips og erfaringer fra tidligere søknadsomganger i risikovurderingen.  

Kommunene skal dokumentere de vurderinger og prioriteringer som ligger til grunn for utvalget av søknader til kontroll. Slik dokumentasjon kan for eksempel være interne arbeidsdokument eller risikoverktøy.  

Merk! 

Søknader som skal til stedlig kontroll må velges ut til kontroll før de godkjennes, dvs. når de har status «mottatt» eller «under behandling». Hvis saksbehandler oppdager noe som gjør at en søknad som er godkjent må velges ut til stedlig kontroll, må denne gjenåpnes (settes tilbake til «under behandling») før den kan markeres til stedlig kontroll i eStil-RMP. Når søknaden er markert, vil søknadsskjemaet i eStil-RMP bli endret til å få en egen kolonne med felter for å fylle inn kontrollverdier. Det er ikke mulig å fjerne denne markeringen etter at den er satt.  

Dersom det er avvik mellom opplysningene søker har gitt i søknaden og resultatet av stedlig kontroll, som kunne ha ført til en urettmessig utbetaling av tilskudd, skal kommunen alltid vurdere om det er grunnlag for avkortning. Se mer om dette i kapittel "6. Vedtak og utbetaling” under mellom- overskriften “Avkortning”. Dersom kontrollen har avdekket forhold som kan indikere brudd på annet regelverk, som skatteunndragelse eller brudd på arbeidsmiljøloven, bør ansvarlig myndighet varsles. 

Varsel og kontroll 

Hovedregelen er at kommunen skal varsle foretaket før kontroll. Dersom det er mistanke om at foretaket vil endre kontrollgrunnlaget når det varsles om kontroll, kan kontrollen skje ved uanmeldt oppmøte. Ved uanmeldte kontroller gis informasjonen i varselet samtidig med kontrollen. Varselet kan gis muntlig.  

Det som skal fremgå av varselet er 

  • hjemmel for kontroll  
  • at formålet med kontrollen er å sikre rett utbetaling av tilskudd  
  • informasjon om hva som skal kontrolleres  
  • hvilken dokumentasjon foretaket skal legge frem under kontrollen  
  • informasjon om søkers plikter, herunder at innehaver eller en person som forplikter foretaket skal være til stede, og foretakets plikt til å samarbeide og fremlegge dokumentasjon for saksbehandler  
  • informasjon om at utbetaling av tilskudd kan blir utsatt og at tilskuddet kan avkortes eller avslås dersom søker motsetter seg kontroll  
  • informasjon om søkers rettigheter, herunder retten til å klage på beslutningen om at det skal foretas kontroll og retten til å ha et vitne til stede under kontrollen  
  • forslag til tidspunkt for kontrollen der endelig tidspunkt fastsettes etter avtale med foretaket (gjelder ikke ved et muntlig varsel på uanmeldt kontroll). 

Søker kan klage på beslutningen om å gjennomføre kontrollen. Klagen må fremsettes senest når kontrollen skal gjøres. Reglene for klage følger av forvaltningsloven § 15 fjerde ledd. Ved uanmeldt kontroll anbefales det å avklare dette med statsforvalteren på forhånd. Dette for at statsforvalteren skal kunne behandle eventuell klage umiddelbart slik at unødvendig venting medfører at kontrollen ikke kan gjennomføres slik som planlagt. 

Dokumentasjon og stedlig kontroll 

Kommunen skal dokumentere resultatene av stedlig kontroll. Opplysningene som er notert under kontrollen bør inneholde 

  • tydelige observasjoner som gjør det enklere i saksbehandling senere, samt ved eventuelle klagesaker   
  • navn på de personer som er til stede 
  • undersøkelsens gjenstand, formål og lovhjemmel 

Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, skal signere på kontrolldokumentasjonen for å bekrefte at stedlig kontroll er gjennomført, og at han/hun er enig i opplysningene som er notert under kontrollen. Kontrolldokumentasjonen skal også signeres av kommunens representant.  

Om dokumentasjon kontroll 

Med dokumentkontroll menes bruk av skriftlige kilder til å etterprøve opplysningene i den innleverte søknaden om tilskudd. Dokumentasjonen må gi den nødvendige informasjon som etterspørres. Dersom dokumentasjonen ikke gir de nødvendige opplysninger kan foretaket pålegges å legge frem alternativ dokumentasjon eller åpne for annen kontroll.  

Ved bruk av dokumenter som kontrollgrunnlag må saksbehandler sette visse krav til dokumentasjonen som legges frem. Dokumentasjonen som legges fram må være troverdig. Dersom dokumentasjonen ikke er troverdig, kan ikke foretaket bevise at de er berettiget tilskudd.  

Det kan være en indikasjon på at dokumentasjonen ikke er troverdig at den ikke er i samsvar med annet regelverk. For eksempel kan det legges vekt på om kravene til dokumentasjon etter bokføringslovens regler er fulgt, der foretaket legger frem faktura eller bilag som dokumentasjon.  

Formålet med disse undersøkelsene er ikke å konstatere brudd på et regelverk som forvaltes av en annen særlovsmyndighet, men å vurdere om opplysningene oppgitt i søknaden er troverdige.  

Innenfor tilskuddsforvaltning kan derfor ikke brudd på formkrav i andre regelverk i seg selv legges til grunn for avslag av tilskudd. Dersom foretaket heller ikke på annen måte kan sannsynliggjøre at opplysningene i søknaden er riktige, kan tilskuddet avslås. Dersom det i denne prosessen oppdages noe som kan være i strid med et regelverk som en annen myndighet forvalter, som for eksempel Mattilsynet eller Skatteetaten, bør det vurderes om denne myndigheten skal varsles om forholdet. 

Dersom kommunen trenger å innhente dokumentasjon som ikke finnes i offentlige registre, skal kommunen be om å få denne informasjonen direkte fra foretaket. Dette gjelder selv om foretaket selv må hente inn dokumentasjonen fra andre parter. Søkers opplysningsplikt og hjemlene for kontroll retter seg mot det foretak som søker tilskudd. Tilsvarende gjelder retten til å avkorte tilskuddet når foretaket ikke overholder de frister som kommunen, fylkesmannen eller Landbruksdirektoratet har satt for å kunne utføre sine kontrolloppgaver. Tilsvarende gjelder retten til å avslå tilskuddet der foretaket ikke overholder sin opplysningsplikt eller åpner for/bidrar til at forvaltningen kan gjennomføre sine kontrolloppgaver.  

Virkningen av å motsette seg kontroll 

I de regionale forskriftene står det:  

«Tilskuddet kan også avkortes dersom foretaket har oversittet de frister som kommunen, fylkesmannen eller Landbruksdirektoratet har satt for å kunne utføre sine kontrolloppgaver i medhold av [§ opplysningsplikt og kontroll]».  

Dersom søker motsetter seg kontroll, bør kommunen utsette vedtak om tilskudd inntil saken er tilstrekkelig opplyst, eventuelt til kontrollen er gjennomført. Dersom det ikke er gjennomført kontroll som tenkt før hovedutbetalingen, og dette skyldes foretaket som skal kontrolleres, kan tilskuddet avkortes eller avslås. 

Foretak som motsetter seg kontroll og unnlater å etterkomme forvaltningens krav om utlevering av relevante opplysninger, oppfyller ikke opplysningsplikten som er fastsatt i de regionale forskriftene. Konsekvensen av brudd på opplysningsplikten er at forvaltningen ikke har tilstrekkelig informasjon til å vurdere om foretaket oppfyller vilkårene for tilskudd. 

Fant du det du lette etter?