Til hovedmeny (Alt + m + enter)Til innhold (Alt + c + enter)
Skriv ut

Personvernerklæring

Erklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger om deg (personopplysningsloven av 2000 § 19) og generell informasjon om hvordan Landbruksdirektoratet behandler personopplysninger (personopplysningsloven av 2000 § 18 første ledd).

Erklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger om deg (personopplysningsloven av 2000 § 19) og generell informasjon om hvordan Landbruksdirektoratet behandler personopplysninger (personopplysningsloven av 2000 § 18 første ledd).

  • Dine rettigheter

    Innsyn
    Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem. Du har rett til innsyn i egne opplysninger.

    Retting
    Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og fullstendige slik vi kan behandle dine henvendelser for eksempel søknad eller en klage. Du kan kreve at vi retter og sletter opplysninger om deg hvis de er mangelfulle eller unødvendige.

    Sletting
    Vi behandler og lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for det tiltenkte formålet eller for det som kreves i henhold til inngåtte avtaler og ikke utover lovens rammer. Hvis du ønsker at dine personopplysninger hos oss blir slettet kan du ta kontakt med personvernombudet som vil behandle din henvendelse.

    Direkte markedsføring
    Du har rett til å nekte at dine personopplysninger blir brukt til direkte markedsføring.

    Saksbehandlingstid
    Dine henvendelser til oss angående personopplysninger skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

  • Slik behandler Landbruksdirektoratet personopplysninger

    Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern. Alle dine personopplysninger skal være trygge hos oss. Det inkluderer alt som kan knyttes direkte til deg som person, blant annet fødselsnummer, kontaktinformasjon og opplysninger om hvilken tilskudd og utbetalinger du har fått.

    Innsamling av personopplysninger
    Landbruksdirektoratet behandler personopplysninger for å oppfylle direktoratets lovpålagte oppgaver. Behandlingen er først og fremst i forbindelse med administrasjon av brukere, behandling av søknader og klager, utbetalinger og fakturering. I tillegg behandler vi personopplysninger for å forebygge og avdekke straffbare handlinger.

    Når du kontakter oss på telefon eller på e-post innebærer det at du samtykker til at vi lagrer kontaktopplysningene dine for å kunne kontakte deg i forbindelse med din henvendelse.

    Vi informerer deg når vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, hvis varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller hvis vi vet at du allerede er kjent med at vi innhenter disse opplysningene.

    Saksbehandling og arkiv
    Landbruksdirektoratet bruker WebSak Fokus arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk lagring av dokumenter. WebSak Fokus er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK-5).

    Arkivleder er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Avdelingsdirektør følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

    Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i noen tilfeller inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

    Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Landbruksdirektoratet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

    Arkivloven gir regler om hvordan arkivet skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon. Arkivverket oppbevarer Landbruksdirektoratet historiske arkiv. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale.

    Innsyn og offentlighet
    Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til rette klageorgan som for eksempel Landbruks- og matdepartementet.

    Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Landbruksdirektoratet praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet hos oss. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

    Landbruksdirektoratet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

    I offentlighetsforskriften § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.

    Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.

    E-post og telefon
    Vi benytter e-post og telefon daglig for å oppfylle Landbruksdirektoratets lovpålagte oppgaver. Avdelingsdirektøren i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

    Landbruksdirektoratets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

    Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

    Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

    Besøk i våre lokaler og deltakelse i arrangementer
    Om du besøker vårt lokale registrerer vi navnet ditt, hvor du kommer fra og hvem du skal besøke. Liste over besøkende blir slettet regelmessig.

    Navn, e-postadresse og telefonnummer kan også samles inn i forbindelse med deltakelse på arrangement i vår regi. Behandling av personopplysningene er kun i forbindelse med arrangementet, under omstendighetene bestilling av mat, hotell og transport, samt fakturering.

  • Utlevering av personopplysninger

    Tilgang og overføring internt i Landbruksdirektoratet
    Internt i Landbruksdirektoratet lagrer vi personopplysninger i flere fagsystemer som er tilgjengelig for alle kontorer i Landbruksdirektoratet. Formålet med dette er gjennomføring av saksbehandling og å gi brukerne våre best mulig service.

    Følgende personopplysninger kan bli lagret om deg:

    • navn
    • fødselsnummer
    • adresse  
    • telefonnummer
    • e-post adresse
    • kontonummer

    Registrering av andre personopplysninger, krever samtykke fra deg. Saker av sensitiv karakter har tilgangsstyring slik at kun relevante personer har tilgang.

    Overføring av personopplysninger innen landbruksforvaltningen
    Kommuner og fylkesmenn behandler saker og personopplysninger i flere forskjellige fagsystemer som blir driftet av Landbruksdirektoratet. Personopplysninger blir overført mellom instanser i forbindelse med behandling av saker.

    Ekstern utlevering av personopplysninger
    Det kan forekomme at vi utleverer personopplysninger som navn og adresse til andre offentlige etater og instanser etter henvendelse. For eksempel kan politiet be om liste over bønder i et område hvor det har blitt funnet dødt eller skadet beitedyr. I utgangspunktet er slik utlevering av personopplysninger hjemlet i respektive lov. En kan få utlevert lister som inneholder personopplysninger som navn og adresse med hjemmel i offentlighetsloven § 3 og § 9.

    Sensitive personopplysninger
    Det er strenge krav til behandling av sensitive personopplysninger.
    I utgangspunktet har Landbruksdirektoratet ikke behov for å behandle sensitive personopplysninger. Hvis du likevel deler sensitive opplysninger som berører for eksempel din helse blir de tatt vare på i følge lovens krav med hensyn til sikkerhet.

    Behandlingsansvarlig
    Landbruksdirektoratet, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der oppgavene er delegert, kommer det frem under hvert punkt. Det er kun oppgavene som er delegert, ansvaret ligger hos direktøren.

    Databehandler
    Landbruksdirektoratet har inngått avtaler med leverandører om databehandling. Egne databehandleravtaler regulerer alle personopplysninger som deles med våre leverandører. Våre leverandører kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til.

    Landbruksdirektoratet benytter også leverandører som drifter IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger utenfor EU/EØS, inngår Landbruksdirektoratet EUs standardkontrakter med databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene meldes til Datatilsynet.

    Ved mistanke om lovbrudd og straffbare handlinger
    Landbruksdirektoratet kan behandle personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysninger kan bli innhentet fra og utlevert til banker, finansinstitusjoner, politiet, Tolletaten, Mattilsynet og andre offentlige myndigheter. Landbruksdirektoratet vil rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Økokrim eller lokal politimyndighet.

  • Personvernombud

    Landbruksdirektoratet sitt personvernombud skal blant annet være en hjelp for deg som bruker.  Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet på personvernombud@landbruksdirektoratet.no.

  • Informasjonskapsler (cookies)

    Landbruksdirektoratet benytter informasjonskapsler (cookies) på våre hjemmesider. Informasjonskapsler er små filer som lagrer informasjon om hvordan du bruker en internettside. Informasjonen lagres i den nettleseren du bruker, altså hos deg. Formålet med lagring av informasjonskapslene er analyse av bruksmønstre for å forbedre nettstedets funksjonalitet.

    Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, men du kan når som helst avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler.

    Benytter du nettsidene våre uten å skru av funksjonen for informasjonskapsler i nettleseren din, aksepterer du Landbruksdirektoratet bruk av informasjonskapsler.

    Slik unngår du informasjonskapsler
    Om du ikke vil tillate lagring av informasjonskapsler på din datamaskin, må du slå av funksjonen i nettleseren. Vær oppmerksom på at dette vil føre til at du mister funksjonalitet på landbruksdirektoratet.no og andre nettsteder.

    Du kan slette informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting av informasjonskapsler i din nettleser. Mer informasjon finner du her: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

  • Nettstatistikk

    Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Informasjonen brukes til å analyser bruksmønstre og for å forbedre nettstedets funksjonalitet

    Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

    • hvor mange som besøker ulike sider
    • hvor lenge besøket varer
    • teknisk informasjon om din nettleser og ditt operativsystem

    Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Vi oppbevarer informasjon om ditt besøk i 14 måneder, informasjonen blir slettet etter det.

    Informasjonen fra Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

  • Søk

    Landbruksdirektoratet lagrer informasjon om hvilke søkeord du benytter i søkeverktøyet. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om deg, slik som din IP-adresse. 

  • Nyhetsbrev

    Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss når vi publiserer ny informasjon på landbruksdirektoratet.no. For at vi skal sende e-post til riktig abonnent, må du registrere navn og e-postadresse. Disse opplysningene lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

  • Endringer i erklæringen

    Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldene fra tidspunktet de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “Oppdatert” øverst på denne siden.