Til hovedmeny (Alt + m + enter)Til innhold (Alt + c + enter)
Skriv ut

Agros og arkivet - overordnet saksgang i kommunen

Informasjon til kommunene i forbindelse med nytt søknads- og saksbehandlingssystem fra Landbruksdirektoratet - Agros

 

Fra 15.august 2018 får saksbehandlerne i kommunenes landbruksavdelinger tilgang på et nytt søknads- og saksbehandlingssystem, som blant annet skal håndtere følgende ordningene med kommunen som vedtaksmyndighet:

  • Tilskudd til avløsning ved sykdom, fødsel m.v – fra 15.august 2018
  • SMIL – fra 1.januar 2019
  • Tilskudd til drenering – fra 1. januar 2019

Det nye systemet bygger på de samme prinsippene og den samme tekniske løsningen for arkivering som Produksjonstilskudd (PT)-systemet som kommunene fikk tilgang på fra februar 2017. Saksgangen er imidlertid til dels ulik mellom ordningene, noe som også påvirker stegene knyttet til arkivering. Vi ønsker derfor å informere mer konkret om hvordan vi planlegger at søknads- og saksbehandling av ordninger på Agros-plattformen skal samspille med kommunenes saks- og arkivsystemer.

Det aller viktigste poenget er at all saksbehandling og all utsending av brev skjer fra Agros. Kommunens saks- og arkivsystem skal ikke lenger benyttes for å sende ut vedtaks- og utbetalingsbrev til søker.

 

Oversikt over arbeidssteg i Agros som påvirker arkivering

Arbeidssteg

Samhandling med arkiv

Andre kommentarer

1. Søkeren logger seg inn i elektronisk søknadsskjema via Altinn, og oppretter søknad

 

 

2.Søkeren fyller ut søknadsopplysninger, enten komplett med en gang eller med ut- og innlogginger. Søker laster opp eventuelle vedlegg til søknaden.

 

Søknad lagres i Agros database, men er ikke tilgjengelig for saksbehandler ennå

3. Søkeren bekrefter opplysningene og velger funksjonen for å sende inn

Løsningen sender en pdf-kopi av søknaden til kommunens arkiv ved hjelp av SvarUt. Eventuelle vedlegg følger med i samme forsendelse.

Løsningen sender pdf-kopi også til søkers innboks i Altinn.

4. Kommunens dokumentsenter mottar søknads-pdf’en i SvarInn, eller i Altinn hvis kommunen ikke har SvarInn installert

 

Dette vil se ulikt ut i de ulike arkivsystemene

5. Kommunens dokumentsenter oppretter og fordeler sak.

For Tilskudd til avløsning ved sykdom, fødsel m.v. skal dokumentene unntas offentligheten. Vi undersøker for tiden mulighetene for å automatisere dette.

Vi mener denne journalposten bør merkes som Inngående, med søkeren som avsender.

 

6. Gjennom fordelingen blir saksbehandler oppmerksom på saken og logger seg på Agros

 

Dette er foreløpig slik vi tenker saksbehandler blir varslet om saker i Agros

7. Saksbehandler behandler saken i henhold til regelverk og brukerveiledning, registrerer saksnummer fra arkiv på saken, forhåndsviser vedtaksbrevet og sender vedtaket til godkjenning – alt i Agros

 

.

8. Godkjenner/leder går inn i Agros, vurderer og godkjenner vedtaket.

Løsningen produserer vedtaksbrevet automatisk, og sender dette til kommunens arkiv ved hjelp av SvarUt.

 

Med SvarInn installert blir vedtaksbrevet automatisk journalført på saksnummeret som ble angitt i Agros (se punkt 7). Uten SvarInn må brevet hentes fra kommunens innboks i Altinn og legges manuelt på riktig sak.

Løsningen sender pdf også til søkers innboks i Altinn.

9. For prosjekttilskudd (SMIL, Drenering) kan saksbehandler på et senere tidspunktet utføre funksjoner som medfører utsending av utbetalingsbrev og avslutningsbrev. Fristvarsler for prosjekttilskudd sendes automatisk fra løsningen.

Brev i forbindelse med omgjøring etter klage e.l. kan også forekomme.

Med SvarInn installert og arkiv-saksnummer registrert på saken legges sike dokumenter automatisk inn på riktig sak.

 

Uten SvarInn må brevet hentes fra kommunens innboks i Altinn og legges manuelt på riktig sak.

 

 

 

 

Mer om SvarUt og SvarInn

Kommunenes Sentralforbund har utviklet og drifter arkivintegrasjonsløsningen SvarUt, først og fremst for å lette offentlig sektors (spesielt kommunenes og fylkeskommunenes) kommunikasjon med innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. Landbruksdirektoratet utvikler og drifter fagsystemer for landbruksforvaltningen, og løsningene benytter SvarUt til å sende arkivverdige dokumenter til enheten med vedtaksmyndighet og arkivansvar.

Dokumentsenteret i mottakende enhet (kommunen) kan hente inn forsendelsene på to ulike måter:


1. Dersom kommunen har installert mottakskomponenten SvarInn i sitt arkivsystemet, vil forsendelsene hentes inn i arkivsystemet automatisk. 

SvarUt/SvarInn har ikke funksjonalitet for å opprette ny sak i arkivsystemet når ny søknad mottas. Dokumentsenteret i kommunene må opprette en sak, flytte journalposten fra samlesak, og fordele saken i henhold til interne rutiner.

Når saksbehandler får en slik sak fordelt til seg, må han/hun ta opp saken i Agros og registrere saksreferansen på saken. Alle senere forsendelser til SvarUt på denne Agros-saken vil da være merket med dette arkiv-saksnummeret, og forsendelsen vil automatisk legge seg på riktig sak. Hvis ikke arkiv-saksnummeret ligger på saken må også senere forsendelser flyttes manuelt fra samlesak til korrekt sak.


2. Dersom en forsendelse ikke blir hentet automatisk av SvarInn (eller hentet manuelt), blir den automatisk sendt til kommunens innboks i Altinn – og dokumentsenteret må manuelt laste ned forsendelsen fra Altinn og lagre i saks- og arkivsystemet. Deretter er prosessen tilnærmet lik som beskrevet under punkt 1 over:

Dokumentsenteret må opprette ny sak for innkommet søknad, og fordele saken i henhold til interne rutiner. Når saksbehandler får en slik sak fordelt til seg, må han/hun ta opp saken i Agros og registrere saksreferansen på saken. Alle senere dokumenter til SvarUt på samme Agros-sak vil da inneholde et arkiv-saksnummer i selve brevet, slik at dokumentsenteret enkelt kan finne riktig sak å legge dokumentene på når de flytter dem fra innboks i Altinn til arkivet.


Agros sender følgende dokumenter via SvarUt:

  • Kvittering på innsendt søknad, samt vedlegg som søkeren lastet opp sammen med søknaden
  • Vedtaksbrev, for tilsagn, avslag og avvisning, samt ved omgjøring av tidligere vedtak
  • Utbetalingsbrev (for prosjekttilskudd, dvs. SMIL og Drenering)
  • Brev ved manuell avslutning av sak (for prosjekttilskudd)
  • Varsel om lukking av sak ved utgående prosjektfirst (for prosjekttilskudd)

 

Dokumenter som lastes opp av saksbehandler blir ikke sendt til arkivet via SvarUt, siden disse dokumentene antas arkivert utenfor løsningen dersom de er arkivverdige.

Vi håper denne veiledning er til nytte, og vi svarer veldig gjerne på spørsmål, vennligst benytt epost-adressen support@landbruksdirektoratet.no.