3. Overordnet prosess
Statsforvalteren sender påminnelse
I forkant av prosessen vil reinbeitedistriktet motta informasjon fra statsforvalteren, om ajourhold av reindriftskartet. Denne informasjonen sendes i januar/februar hvert år.
Steg 1. Utnevne ansvarlig
Reinbeitedistriktet (styret) utnevner en ajourholdsansvarlig (eller beholder eksisterende), og videreformidler veiledningsmateriell mottatt fra statsforvalteren. Om nødvendig tilbyr statsforvalteren opplæring i bruk av ajourholdsløsningen.
Steg 2. Be om brukertilgang
Ajourholdsansvarlig i reinbeitedistriktet setter seg inn i mottatt materiell, og ber kontaktpunktet hos statsforvalteren etablere brukertilgang, hvis dette ikke allerede er etablert.
Steg 3. Involvere distriktet
Ajourholdsansvarlig går igjennom kartet og endinger som skal gjøres med distriktet, på for eksempel årsmøte eller annet egnet møte. Bruk gjerne manuskart (skisse kart som forberedelse til registrering), i samarbeid med distriktsstyret.
Steg 4. Oppdatere reindriftsdata
Ajourholdsansvarlig oppdaterer kartdata for sitt distrikt i ajourholdstjenesten.
For hvert kartobjekt det gjøres endringer i, genereres det en ny oppføring i en endringslogg. Endringsloggen er tilgjengelig for statsforvalteren, og benyttes i kvalitetssikringsarbeidet.
Steg 5. Statsforvalteren kvalitetssikrer
Statsforvalteren går igjennom og kvalitetssikrer endringsloggen i ajourholdstjenesten.
Steg 6. Statsforvalteren publiserer
Statsforvalteren publiserer kartdataene.
Perioder for ajourhold og kvalitetssikring
Ajourholdsløsningen må skille reinbeitedistriktenes ajourhold og statsforvalterens kvalitetssikring i tid. Dette betyr at ajourholdsløsningen først vil være åpen for distriktenes ajourhold i en periode. Deretter åpnes løsningen for statsforvalterens kvalitetssikring. Statsforvalteren kan ikke kvalitetssikre i distriktenes periode for ajourhold, og distriktene kan ikke ajourholde i statsforvalterens periode for kvalitetssikring.
Perioden er nå satt til slik at distriktets periode for ajourhold blir to måneder og statsforvalters periode for kvalitetsikring blir en måned. Periodene kan endres etter at gjennomført pilotprosjekt er evaluert sommer/høst 2021.
Distriktsstyret og ajourholdsansvarlig
Det er reinbeitedistriktet ved distriktsstyret som står ansvarlig for arealbrukskartet i sitt distrikt. Distriktsstyret må utnevne en ajourholdsansvarlig som får ansvar for den praktiske gjennomføringen med oppdatering av kart i ajourholdsløsningen. Ajourholdsløsningen inneholder ikke funksjonalitet for at distriktsstyret kan godkjenne det som tegnes inn. Den ajourholdsansvarlige, i samarbeid med styret, må derfor selv sørge for nødvendige interne prosesser, slik at distriktsstyret står bak alle oppdateringer.