6. Saksbehandling og kontroll
Kommuner og søkere om midler til Svalbard skal sende inn søknad om stimuleringstilskudd via Altinn. Statsforvalteren kan tilby papirsøknad til søkere som har utfordringer med digital innsending. Saksbehandleren må da registrere søknaden i Agros før videre behandling.
En avgjørelse om å tildele stimuleringstilskudd er et enkeltvedtak. Et enkeltvedtak er en avgjørelse fra en offentlig myndighet som bestemmer rettigheter eller plikter for en enkeltperson eller et privat rettssubjekt. Selv om kommunene er offentlige organer, blir de i denne sammenhengen likestilte med private søkere fordi de konkurrerer om tilskudd.
Enkeltvedtak må følge forvaltningslovens regler, for eksempel om begrunnelse, klageadgang og mulighet for innsyn. Det samme gjelder forvaltningslovens alminnelige regler om saksbehandling og regler om habilitet.
Statsforvalteren behandler alle søknadene i Agros. Veiledning for pålogging til Agros finnes på direktoratets nettsider Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester.
Landbruksdirektoratet har utarbeidet en egen brukerveiledning for statsforvalterens behandling av søknader i Agros; Brukerveiledning Stimuleringstilskudd til veterinærdekning, som finnes i Agros under Dokumenter.
6.1 Saksbehandling
Statsforvalteren skal tidligst mulig i tilskuddsåret, og seinest innen 1. juni, ha behandlet alle søknader om stimuleringstilskudd. Det betyr at det innen dette tidspunktet skal være fattet vedtak i Agros i alle saker der søker skal få tilskudd. Statsforvalteren kan ikke holde igjen deler av rammen med tanke på behov som skulle oppstå etter søknadsfristens utløp. Landbruksdirektoratet vil omfordele eventuelle midler som er ubrukte per 1. juni, til regioner som har behov for større tilskuddsramme.
Statsforvalteren behandler søknadene samlet, og bestemmer hvilke søkere og tiltak som skal prioriteres for tildeling av midler. Saksbehandlingen og prioriteringen av søknadene skal følge økonomiregelverket, kapittel 6.3.8.2, som handler om kontroll av informasjon fra søkerne. Statsforvalteren skal dokumentere både vurderingene og kontrollen som gjøres. Begrunnelsen i vedtaksbrevet skal vise hvilke prioriteringer og vurderinger statsforvalteren har gjort. Denne begrunnelsen må oppfylle både kravet til begrunnelse i forvaltningsloven og kravet til dokumentasjon i økonomiregelverket.
6.2 Prioritering av søknader
De viktigste kriteriene for prioritering av søknader er omtalt i kapittelet om hva stimuleringstilskudd kan brukes til. Ett av disse kriteriene er at kommuner med dårlig næringsgrunnlag for veterinærer skal prioriteres. Som et mål for næringsgrunnlaget i de aktuelle kommunene som søker, kan statsforvalteren benytte hjelpemiddelet som Landbruksdirektoratet har utarbeidet til dette formålet. Hjelpemiddelet er et regneark med antall dyr per kommune, vektet etter antatt arbeidsbelastning for veterinær for ulike dyreslag. Tallene for småfe, gris, mjølkeku, øvrig storfe og hest er hentet fra søknad om produksjonstilskudd.
Tallene for katter og hunder er beregnet med utgangspunkt i folketall per kommune, hentet fra Statistisk sentralbyrå, og det totale antallet chipmerka katter og hunder i Norge, hentet fra DyreID.
I hjelpemiddelet har vi lagt til grunn at 1 melkeku vil gi veterinærene like mye inntekter fra markedet som 6,5 øvrige storfe, 11,7 hester, 28,4 griser og 36 småfe, 0,84 chipmerka hunder og 0,84 chipmerka katter. Vektingen er gjort på bakgrunn av innrapporterte behandlinger av syke og friske produksjonsdyr til Mattilsynet for første halvår 2014. Beregningene finner dere nederst i regnearket. I de gule kolonnene i det vedlagte regnearket har vi summert opp antall vektede produksjonsdyr og smådyr per kommune, samt summen av disse. Landbruksdirektoratet antar at det er de kommunene med lavest antall vektede dyr totalt som vil ha størst utfordringer med å ha en tilfredsstillende tilgang på tjenester fra dyrehelsepersonell.
Landbruksdirektoratet påpeker at dette er et hjelpemiddel. Det finnes også andre variabler som kan avgjøre om en kommune er næringssvak eller ikke, f.eks. reiseavstander og infrastruktur. Statsforvalterens tildeling av stimuleringsmidler bør derfor basere seg på en helhetsvurdering av tiltak og forhold som kan tyde på at det er behov for midler til å opprettholde en tilfredsstillende tilgang på tjenester fra dyrehelsepersonell.
6.3 Kontroll av rapportering fra kommuner som mottar stimuleringstilskudd
Statsforvalter skal følge opp og kontrollere de rapporteringskrav som er satt til kommunene for bruken av tilskuddet. Dette kan være å kontrollere at formelle krav til rapportering er oppfylt, at informasjonen viser hva tilskuddsmidlene er brukt til, og at bruken er i henhold til vilkårene.
Mulige reaksjoner skal fremgå tydelig av tilskuddsbrevet. Statsforvalter bør ha rutiner for hvordan brudd på vilkår håndteres.
For tilskudd til stimuleringstilskudd vil det være to forhold som må følges opp,
- om midlene er brukt til det formål som fremgår av tilskuddsbrevet
- om det gjenstår ubrukte midler som skal kreves tilbake
Økonomibestemmelsene stiller krav om at kontrollen skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene. Hvor mye man skal kontrollere, må stå i forhold til risiko for feil bruk av midlene. Kontrollen skal ikke være unødvendig omfattende dersom risiko for feil er lav. Nytten av kontrollen er å bidra til at midlene brukes i tråd med vedtaket og formålet med tilskuddsordningen. Kostnadene med kontrollen må allikevel stå i forhold til hva kontrollen faktisk bidrar til. Målet er å finne en balanse der kontrollen er tilstrekkelig for å avdekke eventuelle feil eller misbruk, men ikke så omfattende at den blir unødvendig dyr eller tidkrevende.
Kontroll med rapporteringen skal dokumentere på en hensiktsmessig måte. Denne kontrollen kan dokumenteres i Agros i feltet Notater, under Dialog og notat.