Rundskriv 2023/4

Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel – forvaltningsansvar og saksbehandling

Saksbehandler kontrollerer, vurderer og begrunner

Saksbehandler i kommunen kontrollerer opplysningene og dokumentasjonen i saken og vurderer om søknaden skal innvilges, avslås eller avvises. 

Hvis det er behov for dispensasjon for at det skal kunne gis tilskudd, må saksbehandler avvente statsforvalterens behandling av dispensasjonssaken, med mindre det er åpenbart at søknaden uansett vil bli avslått eller at inntektene til den avløste er så høye at det ikke blir noe tilskudd til utbetaling selv om det skulle bli gitt dispensasjon. Saksbehandler må registrere utfallet av dispensasjonssøknaden og laste opp et eventuelt dispensasjonsvedtak på saken.

Saksbehandler skal deretter skrive en nærmere begrunnelse for vedtaket. Begrunnelsesfeltet er obligatorisk å fylle ut der søknaden blir avvist eller avslått. Også i saker der saksbehandler gjør endringer i søknadsopplysningene som har betydning for hvor mye tilskudd som kommer til utbetaling eller hvis det gjøres avkorting i tilskuddet, skal saksbehandler utdype dette i begrunnelsen for vedtaket. Begrunnelsen skal tjene som forklaring for søker og skal gjøre det enklere for søker å vurdere om han bør klage på vedtaket eller ikke. 

Saksbehandler sender deretter saken videre til godkjenner. Vanligvis vil dette være saksbehandlers nærmeste leder. 

Anbefalt oppbygning av avslagsvedtak 

• Først bør man gi en beskrivelse av de faktiske forhold vedtaket bygger på. Det er viktig å vise hvilke opplysninger saksbehandler bygger vedtaket på, slik at den som mottar avslaget kan klage dersom opplysningene ikke stemmer. Saksbehandler bør beskrive driften i jordbruksforetaket, som for eksempel hva slags og hvor mange dyr det er på gården, hvor stort overskuddet har vært og om driften er egnet til å gi overskudd over tid. 
• Gjengi med egne ord innholdet i reglene som har betydning for saken. Hvis avslaget for eksempel gjelder manglende forutgående inntekt etter § 3. andre ledd i forskriften om sykdomsavløsning, kan saksbehandler supplere med det som står i rundskrivet. Bruk egne ord.
  Eksempel: I § 3. andre ledd, 3. punktum i sykdomsavløsningsforskriften står det at nye innehavere av jordbruksforetaket som enda ikke har fått skatteoppgjør for de to første årene etter oppstart, likevel oppfyller inntektskravet dersom driften i foretaket er «egna til» å gi positiv næringsinntekt over tid. Ifølge rundskrivet vil jordbruksforetak som har en drift som kvalifiserer for en av dagsatsene i tabell 9.3 i jordbruksavtalen vanligvis oppfyller dette vilkåret. 
• Til slutt må faktum vurderes opp mot rettsregelen. Saksbehandler må få frem argumenter som leder frem til konklusjonen.
  Eksempel: Utfra gårdens omfang og inntekt i forrige ligningsår, mener vi at den ikke er egnet til å gi positiv næringsinntekt over tid. Inntektsvilkåret i § 3.2 annet ledd i forskrift til sykdomsavløsning er derfor ikke oppfylt. 

Godkjenner fatter vedtaket 

Det er godkjenner som har det formelle ansvaret for at vedtaket er i tråd med regelverket. Godkjenner må ha budsjettdisponeringsmyndighet.

Budsjettdisponeringsmyndigheten er regulert i Økonomiregelverket for Staten i kapittel 2.5.2.1. Budsjettdisponeringsmyndigheten er også beskrevet i oppdragsbrevet fra Statsforvalteren til kommunene under punktene «kontroll» og «budsjettdisponering». 

Her står det at virksomhetslederen har budsjettdisponeringskompetanse og kan delegere denne videre og at delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan gis videre. Delegeringen skal være skriftlig og kommunen skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. 

Det stilles krav til hvordan den ansatte skal gå frem ved budsjettdisponering, som utbetaling av tilskudd: 
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende 

1. påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler 
2. påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
3. påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig 

Spørsmålet blir derfor om saksbehandleren som har fått tildelt BDM i kommunen, særlig på lavere nivå, er i stand til å oppfylle kravene i økonomireglementet som oppdragsbrevet fra Statsforvalteren bygger på. Det blir et skjønnsspørsmål og må vurderes utfra risiko for at feil oppstår og vesentligheten av eventuelle feil. 

Godkjenner kan ikke selv gjøre endringer dersom hun mener noe er feil eller mangelfullt ved vedtaket. Dersom dette er tilfellet må godkjenner returnere saken til saksbehandler som kan rette opp og deretter sende saken til godkjenning på nytt. 

Hvis godkjenner mener vedtaket er korrekt og godt nok begrunnet kan hun godkjenne vedtaket i Agros. Da blir vedtaksbrevet sendt til søkers innboks i Altinn, melding om brevet blir sendt til kontaktpersonens mobilnummer eller e-postadresse som er oppgitt i søknaden og utbetaling av eventuelt tilskuddsbeløp blir iverksatt. 

For å sikre samsvar mellom vedtak og regnskapet for tilskuddsordningen vil det ikke være mulig å godkjenne vedtak fra medio desember til en av de første dagene i januar. Landbruksdirektoratet gir nærmere informasjon hvert år om hvilken dato som er siste mulighet til å godkjenne vedtak.