4. Saksbehandling
Saksbehandler i kommunene skal behandle søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel etter gjeldende regelverk. Det betyr å treffe vedtak om tilskudd i tråd med forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv., jordbruksavtalen og de økonomiske rammer som Stortinget har fastsatt. Når kommunene treffer vedtak på vegne av staten, skal de følge økonomibestemmelsenes krav til kontroll.
Alle søknader skal behandles som et enkeltvedtak - enten søknaden blir innvilget, avslått eller avvist. Saksbehandler skal kontrollere opplysninger fra søker, i tråd med økonomibestemmelsene 6.3.8.2.
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Se nærmere beskrivelse i kap.5 Vedtak og utbetaling.
Saker om dispensasjon og klager som kommunen ikke tar til følge, skal behandles av statsforvalteren.
Som hovedregel skal all saksbehandling være skriftlig. Dette gjør det mulig med offentlig innsyn, sikrer ryddighet og etterprøvbarhet. Opplysninger som saksbehandler mottar muntlig og som har betydning for saksbehandlingen, skal skrives inn i saken i Agros. Se kap. 4.3 dokumentasjon av kontroll.
4.1. Søknadsbehandling
Saksbehandler skal gå igjennom hver enkelt søknad i tråd med de rutiner kommunen har etablert, etter metodikk som er beskrevet i kapittel 4. Saksbehandler skal vurdere om søker oppfyller vilkårene i forskriften for å tildele tilskudd. Forklaringene til reglene i forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel, finner du i et eget kommentarrundskriv. Kommunen har plikt til å veilede søkeren – også underveis i behandlingen av hver enkelt søknad.
Saksbehandler må gå igjennom søknaden for å se til at den er fullstendig fylt ut og at dokumentasjon som det er krav om følger med.
Saksbehandler skal videre kontrollere opplysningene i søknaden som har betydning for om tilskudd skal gis, og hvor mye som skal gis. Dersom det er nødvendig, skal saksbehandler hente inn mer informasjon. Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres i Agros se nærmere beskrivelse i punkt 4.3.
Fagsystemet beregner tilskuddet automatisk og gir saksbehandler god støtte i søknadsbehandlingen. Likevel har kommunen ansvar for å kontrollere at opplysningene i søknaden, og dokumentasjonen som følger med, er riktige. Når kommunen godkjenner vedtaket om å gi tilskudd, blir pengene automatisk utbetalt av Landbruksdirektoratet.
Statsforvalteren kan i særlige tilfeller innvilge dispensasjon fra enkelte vilkår. Statsforvalteren må i slike tilfeller fatte et særskilt vedtak om dette.
4.1.1 Vurdere kontrollmeldinger i saksbehandlerskjema
De maskinelle kontrollene er et verktøy for å identifisere mulige feil i den enkelte søknad, og gir føringer for hvilke vurderinger saksbehandler må gjøre. Kontrollene slår ut som stopp-, varsel- eller informasjonsmeldinger i søknads- og saksbehandlerskjema. Saksbehandler skal følge opp alle meldinger og vurdere hvilken betydning de har for vedtaket. Hvordan meldingene skal behandles, er forklart i brukerveiledningens kap. 2.9 og 2.10.
Alle de maskinelle kontrollene er beskrevet i brukerveiledningens kap. 2.10.
4.1.2 Utvidet onnetid
Saksbehandler skal vurdere om det er grunnlag for å innvilge utvidet onnetid når jordbearbeiding skjer før 15. april eller etter 30.september, eller når siste innhøsting skjer etter 30. september. Dersom utvidet onnetid innvilges, skal begrunnelsen fremgå av vedtaket. Saksbehandler må beregne tilskuddet manuelt, fordi Agros ikke har funksjon for automatisk beregning ved utvidet onnetid, og korrigere maksimalt beregnet tilskudd i Agros.
4.1.3 Krav til kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere
Kommunen skal kontrollere opplysninger fra søker som har betydning for behandlingen av søknaden. Kontrollen skal være risikobasert. Det innebærer at kommunen skal vurdere risiko både for feil som skyldes tolkning av regelverket, og for uregelmessigheter. Det er ikke nødvendig å kontrollere alle opplysninger i alle saker, men kontrollen skal rettes mot de områdene der risikoen er størst og konsekvensene kan bli alvorlige.
Feil og uregelmessigheter kan oppstå både hos søker og i kommunens saksbehandling. Både søker og saksbehandler kan tolke regelverket feil, særlig der regelverket er komplisert, inneholder skjønnsmessige vurderinger eller åpner for ulike tolkninger. Risikoen for feil er ofte større der vilkår har vært misforstått tidligere, eller der kommunenes rutiner og kompetanse ikke er tilstrekkelige. Uregelmessigheter kan også forekomme både hos søker og i kommunen, for eksempel der opplysninger bevisst gis feil eller ufullstendig, eller der saksbehandlingen ikke gjennomføres i tråd med regelverket. Risikoen er typisk høyere i ordninger der opplysninger er vanskelige å kontrollere, der økonomiske insentiver er sterke, eller der kommunenes internkontroll er svak.
På bakgrunn av en samlet vurdering av disse risikoforholdene skal kommunen fastsette hvilke kontrollpunkter som er mest relevante, og hvem som skal utføre kontrollen. Kontrollarbeidet skal stå i et rimelig forhold til sakstype og omfang og inngå som en del av kommunens internkontroll. En målrettet kontroll bidrar til å forebygge feil, sikre likebehandling og legge til rette for en effektiv og tillitsskapende forvaltning av statlige midler.
Eksempel 1 - Risikovurdering av § 3 Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom
Vilkår: Tilskuddet skal gis til dekking av dokumenterte utgifter til avløsning.
Mulig risiko:
- avløser har næringsinntekt fra foretaket
- det er samboer som har utført avløsningen
- avløsning er utført av noen under 15 år
- faktura for avløsning inneholder utgifter til varer eller materiell
- det er utført oppgaver som ikke regnes som avløsning
Hvordan vurdere risiko:
- kartlegg usikkerhet: Er vilkåret uklart for søker? Har kommunen fått mange spørsmål om dette?
- identifiser konsekvens: Hvis vilkåret tolkes feil, kan tilskudd gis til foretak som ikke oppfyller kravene
- kontrolltiltak:
- kontakt søker ved tvil for å avklare hvordan vilkåret er oppfylt
- be om ytterligere dokumentasjon
Eksempel på dokumentasjon:
- Hent frem tilgjengelig informasjon om avløser
- Innhent timelister
Eksempel 2 - Risikovurdering av vilkår i § 4 – Tilskudd ved sykdom
Vilkår:
Personen det søkes tilskudd for må være under 70 år og sykmeldt fra arbeid i foretaket, eller ha vært til nødvendig behandling, kontroll eller undersøkelse hos sykehus eller offentlig godkjent spesialist.
Risiko for misligheter:
Det er risiko for at søkere leverer falske eller manipulerte sykmeldinger, oppgir behandling som ikke har funnet sted, eller overrapporterer antall dager for å få høyere tilskudd.
Sannsynlighet og konsekvens:
Foretak med tidligere feilopplysninger eller langvarige sykmeldinger uten dokumentasjon har høyere sannsynlighet for misligheter. Konsekvensen kan være store feilutbetalinger (inntil 425 dager) og redusert tillit til ordningen.
Kontrolltiltak:
- krev original sykmelding fra lege med tydelig angivelse av arbeidsforhold i foretaket.
- ved behandling/kontroll: be om bekreftelse fra sykehus eller spesialist (timebekreftelse eller epikrise)
- kryssjekk mot NAV-data der det er mulig
- gjennomfør stikkprøvekontroller hos foretak med høy risiko
Dokumentasjon som bør innhentes:
- legeerklæring med diagnosekode og arbeidsforhold
- bekreftelse fra behandlingssted med dato og type behandling
Eksempel 3 - Vurdere risiko for uregelmessigheter
Med utgangspunkt i kommunens kunnskap og erfaringer med søkerne, lokale forhold eller tips fra publikum, bør følgende vurderes:
- Er det risiko for at enkelte søkere vil begå bevisste handlinger for å oppnå urettmessig tilskudd? For eksempel feilaktige, falske opplysninger om avløser eller næringsinntekt eller unnlater å melde om endringer.
- Er det risiko for at det foregår et samarbeid mellom søker og andre for å gi eller underbygge uriktige opplysninger? For eksempel at saksbehandler har en personlig relasjon til søker og gir urettmessig fordel eller at avløser og søker samarbeider om å utarbeide dokumentasjon på kostnader som ikke er reelle.
- Er det risiko for at saksbehandler unnlater å kontrollere dokumentasjon, eller aksepterer dårlig eller mangelfull dokumentasjon? For eksempel feiltolker regelverket, og godkjenner søknader som ikke skulle vært godkjent.
4.1.4 Fremgangsmåte ved innhenting av opplysninger fra søker
Det er søkers ansvar å kunne dokumentere og legge frem opplysninger som bekrefter det som er oppgitt i søknaden. Saksbehandler har likevel et ansvar for å utrede saken. Formålet med å innhente ytterligere opplysninger er å bekrefte eller avkrefte opplysningene som søkeren har gitt, slik at tilskuddsutmålingen blir i tråd med de faktiske forhold.
Saksbehandler kan be søker om alle opplysninger som anses å være nødvendig for å behandle søknaden. Adgang til å innhente opplysninger fra søkeren utover det som kommer fram av søknadsskjemaet følger av forskriftens § 10.
4.1.5 Metoder for å kontrollere søkers opplysninger
Ved behandling av søknad skal saksbehandler vurdere om søkers opplysninger kan legges til grunn for at vilkår om tilskudd er oppfylt. Følgende metoder kan brukes:
- be om redegjørelse fra søker om forhold av betydning for søknaden
- be om dokumentasjon fra søker for å bekrefte opplysninger i søknaden
- innhente offentlig tilgjengelig informasjon
Normalt vil det være mest hensiktsmessig med en kombinasjon av to eller flere av metodene. Hvor grundig et forhold skal utredes og kontrolleres, må være innenfor rammen av akseptabel tids- og ressursbruk.
4.1.6 Vurdere opplysninger fra søker
Saksbehandler må vurdere om dokumentasjonen som legges fram er relevant og pålitelig, og om den sannsynliggjør opplysningene i søknaden. Aktuelle momenter i vurderingen:
- Sannsynliggjør dokumentasjonen at vilkårene for tilskuddet er oppfylt?
- Sannsynliggjør dokumentasjonen at opplysningene i søknaden er riktige?
- Er det behov for ytterligere dokumentasjon?
- Er dokumentasjonen pålitelig?
I utgangspunktet er dokumentasjon utarbeidet av andre enn søker mer pålitelig enn dokumentasjon som er produsert av søkeren selv. Når saksbehandler vurderer dokumentasjonen og opplysningene i søknaden, må også søkers forklaring tas med.
4.2. Tips til kontroller
4.2.1 Kontroll av inntekter til fradrag
I saksbehandlingssystemet finnes funksjonen «Vis jordbrukerens inntekter». Denne gir en samlet oversikt over inntekter som Nav, arbeidsgivere og andre har rapportert til Skatteetaten, og som er utbetalt i søknadsperioden. Saksbehandler skal alltid bruke denne oversikten for å kontrollere at alle relevante inntekter er tatt med i søknaden. Dersom noe er uklart eller mangler, kan saksbehandler be søkeren om dokumentasjon som underlag for en grundigere vurdering.
Se mer om hvordan dette gjøres i Agros i brukerveiledningen punkt 3.4 under «Saksbehandler skal kontrollere inntektsopplysningene» og reglene som er omtalt i kommentarer til regelverket.
Hvis jordbrukeren har vært sykmeldt i mer enn 16 dager, men ikke har fått sykepenger fra Nav, må det dokumenteres hvorfor Nav ikke har betalt ut sykepenger. Eksempler på årsaker kan være:
- Nav godkjenner ikke sykmeldingen fordi legen har mistet retten til å sykmelde
- sykmeldingen er mangelfullt utfylt
- sykmeldingen er etterdatert
- Navs rådgivende lege er uenig i sykmeldingsgraden
Kommunen kan i de fleste tilfeller støtte seg på det Nav har godkjent, men må likevel gjøre en egen vurdering av opplysningene i saken.
Noen ganger gis det ikke sykepenger fordi jordbrukeren ikke har hatt tilstrekkelig pensjonsgivende inntekt til å ha krav på sykepenger. I slike saker må det dokumenteres med avslagsvedtak fra Nav at søker ikke er berettiget sykepenger, søker kan likevel ha rett til tilskudd avløsning ved sykdom og fødsel mv.
I noen saker får ikke jordbrukeren sykepenger fordi den pensjonsgivende inntekten er for lav. Det kan likevel gis tilskudd. Det må da dokumenteres at den lave inntekten er årsaken til at sykepenger ikke blir utbetalt. Dokumentasjonen kan for eksempel være et avslagsvedtak eller en uttalelse fra Nav.
4.2.2 Kontroll av utgifter til avløsning
Saksbehandler skal alltid åpne vedlegg som dokumenterer utgifter til avløser. Hvis avløseren er ansatt hos søker, skal saksbehandler også klikke på «Vis lønn til egen ansatt». Fakturaen skal vise tydelig hva som er betaling for arbeid og hva som gjelder materiell.
Hvis avløsningen er gjort av en landbruksvikar eller en avløser som er lønnet gjennom et avløserlag, kan utgiftene dokumenteres med et kontoutdrag fra avløserlaget til søker. Avløserlaget oppgir i varierende grad når sykdomsavløsningen fant sted. Hvis kontoutdraget ikke gir god nok informasjon, kan kommunen kreve at avløserlaget eller søker legger ved en egenerklæring.
Denne skal si noe om når avløsningen skjedde og hvilke oppgaver avløseren hadde.
Saksbehandler skal informere søkeren om klagerett dersom det blir gitt pålegg om å legge fram slik dokumentasjon, jf. forvaltningsloven § 14.
4.2.3 Kontroll av dokumentasjon av avløsningsårsak
Saksbehandler skal alltid åpne vedlegg som dokumenterer avløsningsårsaken. Forskriften åpner for tilskudd ved ulike avløsningsårsaker, og kravet til dokumentasjon vil derfor variere fra sak til sak. Det er eksempelvis behov for ulik dokumentasjon når søker avløses i forbindelse med fødsel sammenlignet med avløsning i forbindelse med egen eller barns sykdom. Saksbehandler skal videre kontrollere at innholdet i dokumentasjonen samsvarer med opplysningene i søknaden, eksempelvis at datoene i en legeerklæring samsvarer med datoene i søknaden.
Se brukerveiledning og kommentarrundskriv 2026/6.
4.3. Dokumentasjon av kontroll
Saksbehandler skal dokumentere gjennomførte kontrolltiltak som har fått betydning for tildeling og beregning av tilskudd. Formålet er å kunne vise i ettertid hvilken kontroll som er gjennomført. Det er god praksis er å dokumentere:
- kommunikasjon med søker – hvis opplysningene innhentes muntlig, skal det nedtegnes på saken
- kontroll av opplysninger gitt i søknaden (dokumentkontroll)
Se nærmere Agros brukerveiledning kap. 3.8 «Dialog og notat» for hvordan kontroll og dialog med bruker lagres i saksbehandlingssystemet.
4.4. Hvis kontroller avdekker at opplysninger er feil
Hvis kontrollen viser at opplysninger i søknaden er feil, eller mangelfulle skal saksbehandler ta kontakt med søker for å oppklare, og få lagt inn rett opplysninger.
Saksbehandler kan rette enkelte feil, men ikke alle. Hvis søker for eksempel har oppgitt feil person som «avløst», må søknaden avvises og søker må sende inn en ny søknad. Saksbehandler kan heller ikke utvide omsøkt periode.
Ved retting av opplysninger
Når en saksbehandler retter opplysninger i en søknad, må det skrives en begrunnelse for endringen. Denne begrunnelsen blir vist som en fotnote til opplysningen som er lagt til grunn for vedtaket om tilskudd. Begrunnelsen for endringen må også beskrives i selve vedtaksbrevet.
Saksbehandler bør bruke funksjonene «dialog» og «notat» til å notere avklaringer eller andre spesielle forhold i saken. Dette kan være nyttig for å forstå vedtaket senere, særlig i saker som skiller seg ut.
Feil opplysninger fra søker
Hvis en søker har gitt feil opplysninger, og dette kunne ført til at det blir utbetalt for mye tilskudd, skal saksbehandler vurdere om tilskuddet skal reduseres (avkortes).
4.5. Avkorting
Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. inneholder bestemmelser om avkorting i forskriftens §§ 11 og 12. Avkorting vil si at det gjøres en reduksjon i tilskuddet som søker oppfyller vilkårene for å motta. For nærmere omtale av reglene om avkorting, se kommentarene til de enkelte bestemmelsene i kommentarrundskrivet.
Før en avgjørelse om avkorting treffes, skal søker varsles skriftlig og gis mulighet til å uttale seg, jf. forvaltningsloven § 16. Varslet skal inneholde opplysninger om hvilke forhold som kan føre til avkorting, og gi frist for å komme med kommentarer eller dokumentasjon.
Saksbehandler kan i tillegg kontakte søker for å avklare spørsmål eller innhente supplerende opplysninger, men dette erstatter ikke kravet om formelt skriftlig varsel. Dette sikrer at søkeren får reell mulighet til å ivareta sine rettigheter, og bidrar til tillit til kommunens saksbehandling.
Saksbehandler må dokumentere dialogen med søkeren, se punkt 4.3.
Saksbehandler skal vurdere å avkorte tilskuddet dersom:
- det er konstatert at søker uaktsomt eller forsettlig driver eller har drevet virksomheten i strid med annet regelverk for jordbruksvirksomhet, jf. § 11
- søker uaktsomt eller forsettlig har gitt feilopplysninger som har vært egnet til å danne grunnlag for en urettmessig utbetaling av tilskudd for seg selv eller andre, jf. § 12 første setning
- søker ikke overholder frister som settes for utførelse av kontrolloppgaver i medhold av § 10, jf. § 12
Avkortning gjennomføres ved at tilskuddet først beregnes på grunnlag av de faktiske, korrekte opplysningene i saken. Deretter gjøres det fradrag for avkortingsbeløpet før eventuelt resterende tilskudd kommer til utbetaling.
- Vedtak om brudd på annet regelverk for jordbruksvirksomhet vil i noen tilfeller være fattet av annen forvaltningsmyndighet. Hvis kommunen ikke selv har fattet vedtaket, skal kommunen forholde seg til den andre myndighetens vedtak, kontroll og oppfølgingsarbeid. Saksbehandler bør ha lav terskel for å ta kontakt med aktuell myndighet for mer informasjon om vedtaket.
For nærmere omtale av reglene om avkortingens størrelse, se kommentarene til de enkelte bestemmelsene i kommentarer til regelverk.
4.5.1 Registrering av avkorting i Agros
Når saksbehandler skal avkorte tilskuddet, må saksbehandler legge inn avkortingsbeløpet man har kommet frem til i Agros. Se brukerveiledning for saksbehandling av sykdomsavløsning i Agros under «Utgifter til avløsning og Tilskudd til utbetaling» for informasjon om hvordan registrere og begrunne avkorting i Agros.
Når saksbehandler registrerer avkorting i saksbehandlerskjema, må saksbehandler skrive inn begrunnelse. Begrunnelsen vil være synlig i tilskuddsbrevet.
4.6. Politianmeldelse
Hvis tilskuddsmottaker har gitt feil opplysninger til myndighetene for å få utbetalt tilskudd og dermed ikke oppfyller vilkårene for tilskuddet, kan handlingen rammes av bedrageribestemmelsene i straffeloven, lov av 20. mai 2005 nr. 28 om straff (straffeloven), § 371 (bedrageri) og § 372 (grovt bedrageri).
Hvis ikke søker lykkes i å få utbetalt tilskuddet, kan handlingen likevel straffes som forsøk, jf. straffeloven § 16. Også andre straffebrudd vil kunne være aktuelle. Vi gjør oppmerksom på at også medvirkning fra forvaltningens side på dette området kan være straffbart, jf. straffeloven § 15.
Kommunen og statsforvalteren skal i disse tilfellene vurdere å politianmelde søkeren.
Vurderingen av om et straffbart forhold skal anmeldes, vil ikke nødvendigvis avhenge av beløpets størrelse alene. Det må i tillegg vurderes hvor grov saken er, herunder om søkeren er sterkt å klandre og om det dreier seg om gjentatte forhold mm. Landbruksdirektoratets retningslinjer for anmeldelse kan benyttes. Statsforvalteren har mottatt retningslinjene, og har også tilgang til dokumentet på SF-nett. Kommunen kan ta kontakt med statsforvalteren for å få utlevert disse.
