2. Saksbehandlingssystemet
2.1. Agros
Søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. skal behandles i saksbehandlingssystemet Agros. For å få tilgang til Agros, må saksbehandler ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og saksbehandlingssystemet.
Statsforvalteren administrerer tilgangene på kommunalt og regionalt nivå. Kommunen henvender seg derfor til statsforvalteren ved behov for tilgang til saksbehandlingssystemet.
Veiledning i pålogging til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester finner saksbehandler på Landbruksdirektoratet sine nettsider i «Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester»
Les mer i brukerveiledningene for saksbehandlere i Agros, både den som kun gjelder for tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. og den generelle.
Søknader som ikke leveres gjennom den elektroniske søknadsløsningen
I noen tilfeller er det ikke mulig for søker å søke elektronisk på bakgrunn av begrensninger i Agros eller i Altinn. Spesielt gjelder dette tilfeller der søker er dødsbo eller konkursbo. Søknadsskjema må lastes ned fra Landbruksdirektoratets nettsider.
For dødsbo og konkursbo må skjema være signert av lovlig oppnevnt fullmektig for boet, eller arving i boet.
Når kommunen mottar søknader på papir, må saksbehandler legge disse inn i Agros før videre saksbehandling.
Veiledning for å registrere slike søknader i Agros, finnes i kap. 3.1.4. i Brukerveiledning:AGROS- elektronisk søknad og saksbehandling av tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Versjon 1.8.
2.2. Sikkerhet i Agros
I saksbehandlingssystemet Agros er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har.
Statsforvalteren og kommunene skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no.
Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.
Kommunene har ansvar for å utarbeide egne rutiner for de oppgavene de har ansvaret for knyttet til saksbehandlersystemet. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.
2.2.1 Tilgangskontroller
Tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov. Statsforvalteren administrerer og gir tilganger til Agros. Statsforvalteren fører kontroll med tilganger til saksbehandlingssystemet. I Agros brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet.
Samme person kan ha både rollen som saksbehandler og rollen som godkjenner. Dette kan være aktuelt ved små landbrukskontor, og betyr at personen kan opptre både som saksbehandler og godkjenner i samme ordning. Løsningen har imidlertid en sperre som gjør at det ikke er mulig å saksbehandle og godkjenne samme sak.
Kun ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet kan tildeles godkjennerrolle.
Les mer om dette i Brukerveiledning: AGROS- elektronisk søknad og saksbehandling av tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Versjon 1.8. Kap 1.1.
2.2.2 Behandling av personopplysninger
Kommunene behandler personopplysninger når de mottar søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Statsforvalteren behandler personopplysninger i dispensasjons-, klage- eller omgjøringssaker. Det er organet som behandler den konkrete saken som er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter og forvalter fagsystemet.
Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere en enkeltperson. Personopplysninger skal:
- henføres til rett identifisert person
- være riktige og ajourførte
- ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.
Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer eller fødselsnummer. Behandling av søknad om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. vil i nesten samtlige tilfeller omfatte særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger). Dette er for eksempel helseopplysninger. Merk at eksemplene ikke er uttømmende.
Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som beskriver hvordan direktoratet behandler personopplysninger som ledd i utførelsen av sine lovpålagte oppgaver. Personopplysningene samles i hovedsak inn fra søker, og brukes blant annet ved behandling av søknader og klager, utbetalinger, kontroll og administrasjon. Personvernerklæringen redegjør for registrertes rettigheter etter personvernlovgivningen og for Landbruksdirektoratet rolle som behandlingsansvarlig.
2.2.3 Utlevering av personopplysninger
Kommuner og statsforvalteren kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i Agros. Utlevering regnes som en form for behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentlighetsloven.
2.2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt
Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor kommune og statsforvalteren ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger etter forvaltningslovens bestemmelser, skal ledelsen sikre at alle som gis tilgang til fagsystemet har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.
2.2.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet
Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:
- Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
- Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
- Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.
Ansatte hos kommune og statsforvalteren skal melde brudd på personopplysningssikkerhet i Agros til personvernombud@landbruksdirektoratet.no. Brudd på personopplysningssikkerhet utenfor saksbehandlingssystemet håndteres av kommunen etter egne interne rutiner.
2.3. Maskinelle kontroller
I saksbehandlersystemet Agros kjøres en rekke maskinelle kontroller av søknadsopplysningene. De maskinelle kontrollene er en rekke logiske kontroller og kontroller som sammenligner opplysningene i den enkelte søknad med:
- andre opplysninger i eller om samme søknad
- opplysninger som er gitt i tidligere søknader
- opplysninger fra andre systemer eller registre (som for eksempel data fra Skatteetaten)
Agros sammenligner opplysningene i søknaden med informasjon fra andre kilder. Dette kalles kontrollgrunnlag. Hvis noe ikke stemmer, får søker og/eller saksbehandler beskjed om at det kan være feil eller mangler i søknaden.
Kontrollene vil utløse en stopp-, varsel- eller informasjonsmelding. Meldingene vil slå ut for søker når søknaden fylles ut. Disse meldingene kan ses på som en del av veiledningen til søker, men vil også være med på å redusere risiko for feil i søknaden.
Når søknad er sendt, vil saksbehandler få tilsvarende meldinger i saksbehandlingen av søknaden. For saksbehandler skal kontrollene gi saksbehandlingsstøtte og informasjon til bruk i vurdering av søknaden.
Ikke alle opplysninger i søknaden blir kontrollert automatisk. Kommunen må derfor sørge for manuelle kontroller som en del av saksbehandlingen. For eksempel må saksbehandler kontrollere at inntektene søkeren har oppgitt til fradrag, herunder lønns- og trygdeinntekter som skal redusere tilskuddet, stemmer med inntekter som er rapportert til Skatteetaten.
Kommunen må etablere egne saksbehandlingsrutiner som sikrer en forsvarlig og korrekt behandling av søknadene. Maskinelle kontrollene er bare ett hjelpemiddel. Saksbehandler skal vurdere dokumentasjonen og avklare uklare forhold, for å sikre at vilkårene for tilskudd er oppfylt.
En oversikt over hvilke kontroller som kjøres maskinelt og meldinger disse genererer finnes i “Oversikten over de maskinelle kontrollene”
2.4. Maskinell beregning av tilskuddsbeløpet
Agros beregner automatisk tilskuddsbeløpet på bakgrunn av opplysningene i søknaden. Beregningen tar utgangspunkt i antall dager i søknadsperioden og maksimalt tilskudd per dag. Maksimalt tilskudd per dag er laveste beløp av:
- foretakets maksimale dagsats
- den høyeste dagsatsen i jordbruksavtalens tabell 9.3 fratrukket eventuelle inntekter i perioden
Søkers maksimale dagsats blir beregnet med utgangspunkt i søkers produksjonsomfang og driftsform, i tråd med beregningsreglene i jordbruksavtalens punkt 9.2. Søkers produksjonsdata multipliseres med faktorer i tabell 9.2 og resultatet plasseres i intervallene i tabell 9.3 som gir foretakets maksimale dagsats.
Dersom kommunen har innvilget utvidet onnetid, må saksbehandler manuelt korrigere beregningen av maksimalt tilskudd i eget felt i systemet, for å innvilge tilskudd også for dager utenfor vanlig onnetid.
Systemet sikrer at utbetalt tilskudd aldri er større enn de dokumenterte utgiftene til avløsning.
2.5 Arkivering
Saksbehandlersystemet Agros tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. Kommunen må derfor sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
Agros er integrert mot SvarUt fra KS, slik at Agros sender kvittering på søknader og vedtaksbrev elektronisk til kommunenes arkiv gjennom SvarUt. Det samme gjelder dokumentasjon som saksbehandler laster opp på saken og dokumentasjon som søker ettersender via Altinn.
Informasjon som blir registrert under dialog og notat lagres kun i Agros, dersom det skal arkiveres må det håndteres utenfor Agros.
Kommuner som ikke har tatt i bruk SvarInn, får dokumentene sendt til kommunenes postboks i Altinn. Disse kommunene må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunenes arkivsystem.
Kommunen er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i kommunenes arkivsystem.
