1. Ansvar og roller i tilskuddsforvaltningen
Tilskuddsordningene skal forvaltes i tråd med reglene i forskrift, jordbruksavtalen og de økonomiske rammene Stortinget har fastsatt. Landbruks- og matdepartementet følger opp Stortingets vedtak i det årlige tildelingsbrevet til statsforvalteren og Landbruksdirektoratet.
Tilskudd skal forvaltes på en effektiv og korrekt måte. Økonomireglementet, som består av Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten, skal sikre dette. Kommunene er ikke en del av staten, men når de forvalter statlige midler, gjelder disse reglene for oppgavene de utfører på vegne av staten.
Selv om kommunen utfører selve forvaltningsoppgaven, ligger instruksjonsmyndigheten og ansvaret for å gjennomføre budsjettvedtaket fortsatt hos departementet. Kommunens politiske og administrative ledelse kan derfor ikke instruere eller påvirke den faglige forvaltningen av tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv.
Forvaltningen av ordningen er delegert og skjer på tre nivåer: kommunene, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet. Nedenfor finner du en oversikt over hovedoppgavene på hvert nivå.
Kommunen
Kommunen er vedtaksmyndighet for tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Dette innebærer i grove trekk at kommunen har ansvar for å:
- informere og veilede om regelverk og søknadsprosessen
- saksbehandle søknader og fatte vedtak om tilskudd
- etablere kontroll med saksbehandlingen i tråd med rammer og krav
- forberede eventuell klage til statsforvalteren
I tillegg har kommunen anledning til å gi utvidet onnetid.
Oversikten er ikke utfyllende. For en mer detaljert beskrivelse av kommunens oppgaver, må dette dokumentet gjennomgås i sin helhet.
Statsforvalteren
Statsforvalteren er nivået over kommunen i forvaltningen av tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv., og har ansvaret for å:
- veilede kommunene om regelverket for sykdomsavløsning og om bruk av fagsystemet Agros.
- administrere brukertilganger til saksbehandlingssystemet Agros
- følge opp at kommunen gjennomfører sin forvaltning i tråd med gjeldende regelverk, frister mv.
- gjennomføre kontroll med at kommunene utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til etablert intern kontroll
- behandle klager på vedtak fattet av kommunen
- behandle saker om dispensasjon fra regelverket
Årlige tildelingsbrev fastsetter de overordnede mål, og følger opp Stortingets vedtak og forutsetninger for årets bevilgninger. I «Hovedinstruks» gis det en oversikt over de overordnede ansvarsområder for statsforvalter knyttet til tilskuddsforvaltningen generelt og forvaltningen av tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. spesielt. To oppgaver nevnes spesielt:
Statsforvalter skal være kompetansesenter for kommunene
Statsforvalteren skal være et kompetansesenter for kommunene på landbruks- og matområdet. Når det gjelder tilskudd til avløsning ved sykdom, fødsel mv., betyr det at statsforvalteren skal sette i gang tiltak som bidrar til at kommunene får den kompetansen de trenger for å forvalte ordningen riktig. Dette gjelder både landbruksfaglige spørsmål, regler for saksbehandling og bruk av fagsystemet Agros.
Landbruksdirektoratet rundskriv og veiledningsmateriell skal ligge til grunn for veiledningen. Av hensyn til likebehandling av søkere over hele landet, skal ikke statsforvalteren utarbeide egne rundskriv til kommunene. Behov for endringer i Landbruksdirektoratet rundskriv og veiledningsmateriell meldes fortløpende inn til direktoratet.
God veiledning av kommunene skal bidra til å ivareta kontroll med kommunenes forvaltning av tilskuddsordningen.
Statsforvalter skal ivareta kontroll med kommunene
Statsforvalteren skal kontrollere at kommunene forvalter tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. på en forsvarlig måte, og i henhold til etablert intern kontroll.
«Forsvarlig måte» betyr at oppgavene skal utføres i tråd med gjeldende regelverk og instrukser, med tilstrekkelig internkontroll, dokumentasjon og kompetanse, slik at statlige midler forvaltes korrekt og risikoen for feil eller misligheter reduseres til et akseptabelt nivå.
Statsforvalteren må gjennom styring, dialog og kontrolltiltak påse at den delegerte myndigheten faktisk utøves forsvarlig. Dette innebærer blant annet å:
- fastsette tydelige rammer for delegasjonen,
- følge opp gjennom dialog,
- gjennomføre risikobaserte kontroller der det er nødvendig.
Forsvarlighetskravet er dermed ikke et absolutt feilfrihetskrav, men et krav om god praksis tilpasset risiko. Det bygger på tradisjonelle forvaltningsprinsipper, samtidig som det gir rom for risikobasert kontroll og læring.
Statsforvalteren skal i dialog med kommunene ha som mål å sikre at:
- midlene blir utbetalt i samsvar med regelverket
- kommunene praktiserer ordningen likt
- kommunen har tilstrekkelig kompetanse om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv.
Mer informasjon finnes i Landbruksdirektoratets veileder om kontroll med tilskuddsforvaltningen.
Landbruksdirektoratet
Landbruksdirektoratet administrerer tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Det betyr at Landbruksdirektoratet har ansvar for:
- regelverksforvaltning og -utvikling
- utarbeidelse av veilednings- og søknadsmateriell til søkere
- drift, vedlikehold og videreutvikling av saksbehandlingssystemet, Agros
- utarbeidelse av utfyllende kommentarer til regelverket
- utarbeidelse av instruks og retningslinjer for saksbehandling
- å behandle klager på vedtak fattet av statsforvalter
- å gjennomføre selve utbetalingen av tilskuddsmidlene
- å føre regnskap og rapportere opplysningene til statsregnskapet for disponeringen av tilskuddsmidlene
- å gjennomføre evaluering av tilskuddet
