5. Vedtak og utbetaling
5.1. Kommunene fatter vedtak om å tildele tilskudd
Tilskudd til avløsning ved sykdom mv utbetales etter fastsatte satser og beregningsregler fastsatt i jordbruksavtalen. Det er en nasjonal tilskuddsramme for ordningen og Landbruksdirektoratet påser at rammene ikke overskrides.
Maksimal dagsats legges inn av Landbruksdirektoratet i Agros. Beløp til utbetaling beregnes av Agros når søknaden behandles. Når søknaden er ferdig behandlet av saksbehandler, settes søknaden til status «til godkjenning» i Agros. Søknadene er da klare for kommunenes endelige godkjenning. Ved endelig godkjenning fatter kommunen vedtak om å utbetale tilskudd.
Etter at søknaden er endelig godkjent, vil Landbruksdirektoratet betale ut tilskuddet.
5.1.1 Tilskuddsbrev
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søkeren i et tilskuddsbrev. I Agros kan saksbehandler se en forhåndsvisning av tilskuddsbrevet som blir sendt til søkeren i Altinn.
Når tilskuddet utbetales, sendes brevet til søkerens innboks i Altinn. Merk at klagefristen først begynner å løpe når søker blir underrettet om vedtakets innhold, som er ved mottak av brevet. Se kap. 7 Klager og omgjøring av vedtak for mer informasjon om klage.
5.2. Utbetaling og kontonummer
Tilskuddet utbetales til kontonummeret som søkeren har registrert via kontonummertjenesten i Altinn. Søkere som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet.
Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto, vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Direktoratet informerer statsforvalter og kommunen om at utbetalingen har feilet. Kommunen kontakter så søkeren for å få rettet opp kontonummeret. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskuddet på nytt når direktoratet har blitt informert om at søkeren har oppdatert kontonummeret i Altinn.
5.3. Krav til kontroll ved endelig godkjenning av søknaden
Når kommunen fatter vedtak om tilskudd, forplikter den staten økonomisk. Det betyr at kommunen har ansvar for å kontrollere grunnlaget for vedtaket. Økonomiregelverket kaller dette å ha budsjettdisponeringsmyndighet.
I punkt 2.5.2.1 i økonomibestemmelsene står det hvilke kontrollkrav inngår i å forplikte staten. Kommunene må ha rutiner som sørger for at disse oppgavene blir gjort, se avsnitt 3.1.2.
5.3.1 Krav til utøvelse av budsjettdisponering
En ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet må godkjenne kommunens vedtak om tilskudd. Det må være skriftlig dokumentert hvem som har fått denne myndigheten.
Kommunen skal ha rutiner for å følge opp hvem som har fått budsjettdisponeringsmyndighet. Det bør også være rutiner som sørger for å endre roller og tilganger når ansatte slutter eller får nye oppgaver. Det er personen – ikke stillingen – som har myndighet til å disponere budsjettet. Kommunen bør derfor sørge for at saksbehandlere kjenner til regelverket og rammene for arbeidet sitt.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet fatter endelig vedtak skal vedkommende etter økonomibestemmelsene
- påse at det er hjemmel for disposisjonen (med disposisjon menes blant annet vedtak om tilskudd) i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen.
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
I praksis betyr dette at den ansatte skal påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskrivene fra Landbruksdirektoratet. Aktuelt regelverk vil først og fremst være forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. og gjeldende jordbruksavtale. Men også annet regelverk knyttet til vedtaket, særlig forvaltningsloven, er relevant.
For tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. utbetales tilskudd etter fastsatte satser dersom vilkårene er oppfylt. Det fordeles ingen budsjettrammer for ordningen til kommunene. Kommunene fatter vedtak. Landbruksdirektoratet tilgjengeliggjør budsjettramme i Agros og påser at budsjettet ikke overskrides.
Saksbehandler i kommunen trenger derfor ikke å kontrollere om en disposisjon er økonomisk forsvarlig, saksbehandler har kun ansvar for kontroll av at vedtaket er i overensstemmelse med lover og regler.
Kommunen er tilskuddsforvalter på vegne av staten og underlagt statlig instruksjon. Kommunens politiske og administrative ledelse har ikke anledning til å påvirke den faglige utøvelsen av tilskuddsforvaltningen.
5.3.2 Attestasjon
Det er krav om at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling. Ved attestering kontrolleres det at utbetalingsbeløpet stemmer med vedtak om tilskudd for å sikre at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Attestasjonskontrollen skjer maskinelt før Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddene.
5.3.3 Arbeidsdeling
For å sikre en forsvarlig arbeidsdeling skal endelig godkjenning gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Ved å sikre at alle trinn i en oppgave ikke kan gjøres av en og samme person, forebygges både bevisste og ubevisste feil.
5.3.4 Godkjenning i Agros – krav til rolle og myndighet
I Agros er det lagt inn en sperre som gjør at den som har satt søknaden som foreløpig godkjent, ikke kan gjøre den endelige godkjenningen. For å godkjenne søknaden endelig (fatte vedtak), må personen ha:
- skrivetilgang til AGROS_SYKAVL_SB, og
- rollen AGROS_SYKAVL_GODKJ.
For å få denne rollen må kommunen bekrefte overfor brukeradministratoren hos statsforvalteren at personen har budsjettdisponeringsmyndighet for tilskuddsordningen avløsning ved sykdom og fødsel.
5.4. Avslå søknad
Søknaden skal avslås hvis søker ikke oppfyller vilkårene for å få utbetalt tilskudd. Det samme gjelder dersom vilkårene er oppfylt, men beløpet til utbetaling blir 0 kroner.
Hvis det er snakk om delvis avslag, skal søknaden likevel foreløpig og endelig godkjennes. Delvis avslag betyr for eksempel at:
- man godkjenner lavere beløp enn det søkeren har oppgitt, eller
- man avslår deler av søknaden helt.
Ved avslag skal det alltid gis en begrunnelse, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Hvor detaljert begrunnelsen må være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen kan skrives inn i feltet merket «Begrunnelse». Hvis saken er komplisert, eller det ikke er nok plass i feltet, kan man bruke et eget brev.
Søknader som saksbehandler har avslått, må godkjennes før vedtaksbrevet sendes til søkerens meldingsboks i Altinn. Begrunnelser og kommentarer er synlige i vedtaksbrevet.
5.5. Avvise søknad
Hvis vilkår for at søknaden skal tas til behandling ikke er oppfylt, skal kommunen avvise søknaden. Det gjelder for eksempel dersom søker trekker søknaden sin, eller at søknadsfristen er oversittet.
Ved avvisning skal det gis en begrunnelse, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Hvor grundig begrunnelsen må være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen kan skrives i feltet «Begrunnelse». Hvis saken er komplisert eller det er behov for å skrive mer enn det er plass til i feltet, kan begrunnelsen gis i et eget brev.
Det er en totrinnsprosess ved avvisning - søknader som saksbehandler har avvist, må godkjennes før vedtaksbrevet sendes til søkerens meldingsboks i Altinn.
Begrunnelser og kommentarer vil være synlige i vedtaksbrevet.
