5 Kontrollplan
Melding om reindrift er en egenmelding over status i siidaandelen siste reindriftsår. Statsforvalter skal ikke godkjenne opplysningene som leveres i meldingen. Det er siidaandelsleders ansvar at disse opplysningene er korrekte. Statsforvalteren har likevel et ansvar for å sikre opplysningenes riktighet, derfor skal statsforvalteren utarbeide kontrollplan for ordningen.
5.1 Kontrollplan
Statsforvalter skal før hver innlevering av Melding om reindrift, utarbeide en plan for kontroll av opplysninger i meldingen, heretter kalt kontrollplan. Formålet med kontrollplanen er å sikre at kontrollinnsatsen rettes mot opplysningene som statsforvalter vurderer det er størst risiko for feil ved. Planen skal beskrive hvilke kontrolltiltak som skal gjennomføres. Kontrolltiltakene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen – både for statsforvalter og siidaandelsleder. Dette sikrer effektiv og hensiktsmessig kontroll.
Kontrollplanen skal baseres på en vurdering av risiko for feil ved opplysningene. Feil kan oppstå som følge av problemer med tolkning av hvilke opplysninger som skal gis i meldingen, eller som følge av uregelmessigheter.
5.1.1 Vurdere risiko for uregelmessigheter
Med utgangspunkt i statsforvalters kunnskap og erfaringer, lokale forhold eller tips, bør følgende vurderes:
- Er det vilkår som kan være vanskelige å skjønne og/eller som skaper usikkerhet hos siidaandelsleder?
- Er det risiko for at enkelte vil oppgi bevist uriktige opplysninger for å oppnå en fordel?
- Er det risiko for at det foregår et samarbeid mellom enkelte for å gi eller underbygge uriktige opplysninger?
- For hvilke typer opplysninger er det risiko for at bevisste feil ikke avdekkes ved de maskinelle kontrollene?
Eksempler på bevisste handlinger er å føre opp et lavere antall dyr i siidaandelen med tanke på å komme inn under reintallskrav, eller å føre inn et høyere antall dyr for å påvirke en eventuell reintallsreduksjon (posisjonering).
Rundskriv kommentarer til regelverk, gir nærmere veiledning om tolkningen av vilkår.
5.1.2 Risikoindikatorer
Momenter som kan indikere risiko, såkalt risikoindikatorer, kan være:
- vesentlig økning i reintall sammenlignet med forrige års melding,
- unormalt høy kalveprosent,
- stor variasjon i kalveprosent mellom år,
- unormalt høyt antall dyr slaktet av flokk,
- unormalt lav slaktevekt,
- siidaandelen har pålegg om reduksjon eller fastsatt reintall,
- store korreksjoner enkeltår,
- korreksjoner over flere år,
- livdyroverføring av stort antall rein,
- meldinger fra store siidaandeler der flere reineiere har et stort antall rein,
- reinbeitedistrikt siidaandelen tilhører er over eller tett på øvre fastsatt reintall for distriktet.
Statsforvalteren må identifisere mulige risikoindikatorer i eget reinbeiteområde.
5.1.3 Rapporter og søk som hjelpemiddel
I Landbruksdirektoratets tjenesteportal under menyvalg «Rapporter», kan statsforvalteren hente ut rapporter. Mer informasjon om bruk av rapportfunksjonen er beskrevet i seksjonen Rapporter i brukerveiledning for Reindrift forvaltning.
Statsforvalteren kan benytte rapportene som verktøy i utarbeidelsen av kontrollplanen og ved utplukk av meldinger til kontroll. Det vil være hensiktsmessig å se på informasjon både fra inneværende reindriftsår og fra tidligere reindriftsår.
Rapporten Reindrift MOR inneholder informasjon fra melding om reindrift, kombinert med noe informasjon fra slaktebasen. Dette er den primære rapporten til bruk ved behandling av melding om reindrift. Andre rapporter som kan være relevant:
- Rapporten Reindrift SOT inneholder informasjon fra søknad og behandling
- Rapporten Reindrift slaktebasen inneholder informasjon fra slaktebasen
- Rapporten Reindrift demografi viser informasjon om aldersfordeling, kjønnsfordeling etc.
5.1.4 Risikovurdering av opplysninger fra søker
Melding om reindrift er i stor grad basert på opplysninger som søkeren gir uten å samtidig dokumentere dem. Forhåndsutfylling og maskinelle kontroller reduserer risikoen for feil ved enkelte opplysninger fra siidaandelsleder. Risikoen for feil reduseres ytterligere ved at opplysninger, som ikke er omfattet av maskinelle kontroller, blir kontrollert av saksbehandler i samsvar med kontrollplanen.
Å kartlegge risiko i forbindelse med melding om reindrift, vil si å vurdere sannsynlighet for at feil oppstår, og så vurdere hvilke konsekvenser det vil ha. Uten å ha kjennskap til risikoen som foreligger er det vanskelig å etablere effektive kontroller og tiltak som reduserer risiko godt nok.
Det må vurderes hvilke opplysninger i meldingen som har høyest sannsynlighet for feil. Relevante konsekvenser av feil kan for eksempel være
- forskjellsbehandling av reindriftsutøvere,
- ulik behandling ved reintallsreduksjoner
- utbetaling av uriktig tilskudd,
- omdømmetap for forvaltningen.
5.1.5 Fastsette kontroller som skal gjøres
Ut fra en vurdering av det samlede risikonivået og hva som er de vesentligste risikoindikatorer, skal statsforvalteren fastsette hva som skal kontrolleres. Vurderingene skal beskrives i kontrollplanen på en slik måte at det er klart hva som skal kontrolleres. Det bør også komme frem konkret hvordan saksbehandler skal gå fram for å plukke ut meldinger som inneholder opplysninger som skal kontrolleres.
5.2 Bruk av kontrollplanen
Når saksbehandler starter vurdering av opplysningene i melding om reindrift, vil kontrollplanen gi retningslinjer for hvilke opplysninger som skal kontrolleres.
Gjennomførte kontroller skal dokumenteres i statsforvalters saksbehandlingssystem.
Når opplysninger i meldingen benyttes som grunnlag for tilskudd eller reintallsoppfølging, må forvaltningen gjøre en selvstendig vurdering av opplysningenes riktighet. Forvaltningen skal legge til grunn de opplysningene som mest sannsynlig er riktig. I de fleste tilfeller har ikke forvaltningen grunn til å tro at opplysningen i meldingen ikke er riktig, og disse vil da legges til grunn i behandlingen. Dersom det likevel er åpenbart at siidaandelsleder har innlevert feil opplysninger eller manglende opplysninger med vinningsformål, så kan dette føre til avkortning i tilskudd og /eller krav om tilbakebetaling. Bedragerianmeldelse kan også være et alternativ i de mest alvorlige tilfellene (se kommentar til tilskudd).