Rundskriv 2026/16

Tilskudd til klimarådgivning - forvaltningsansvar og saksbehandling

Tilskudd til klimarådgivning bevilges på kap.1150 – til gjennomføring av jordbruksavtalen, post 77. Endelige tilskuddssatser fastsettes i jordbruksavtalen. Ordningen har en nasjonal tilskuddsramme, og Landbruksdirektoratet har ansvar for at bevilgningen forvaltes innenfor fastsatte rammer.

Forvaltningen av tilskuddsordningen skal skje i tråd med Reglement for økonomistyring i staten og tilhørende bestemmelser. Regelverket stiller krav til forsvarlig styring, kontroll og oppfølging, herunder at tilskuddsmidler forvaltes effektivt og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

I tillegg gjelder forvaltningslovens regler for saksbehandlingen. Disse skal sikre at søknader behandles på en forsvarlig måte, og at søkerne ivaretas gjennom krav til blant annet habilitet, utredning, begrunnelse og likebehandling.

Samlet setter dette rammene for hvordan tilskuddsordningen skal forvaltes. Kravene skal bidra til korrekt regelanvendelse, god forvaltningsskikk og tillit til ordningen.

3.1 Grunnleggende krav til saksbehandlingen

Saksbehandler skal vurdere egen habilitet før behandlingen av søknaden påbegynnes. Dersom det foreligger forhold som kan reise spørsmål om habilitet, skal dette avklares i samsvar med reglene i forvaltningsloven §§ 6 til 10 før saken behandles videre.

Saksbehandler hos statsforvalteren skal deretter behandle søknader om tilskudd til klimarådgivning i samsvar med gjeldende regelverk. Dette innebærer at det skal treffes vedtak i tråd med forskrift om tilskudd til klimarådgivning, jordbruksavtalen og de økonomiske rammer som Stortinget har fastsatt.

Alle søknader skal behandles som enkeltvedtak. Saksbehandler skal kontrollere opplysninger fra søker, i tråd med økonomibestemmelsene 6.3.8.2.

Vedtak om tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Innholdet i tilskuddsbrevet skal oppfylle kravene i forvaltningsloven kapittel V og økonomireglementet pkt. 6.3.3.

Klager som statsforvalteren ikke tar til følge, behandles av Landbruksdirektoratet. Se nærmere beskrivelse av klager og omgjøring av vedtak uten klage i kapittel 6.

Som hovedregel skal all saksbehandling være skriftlig. Dette sikrer offentlig innsyn, ryddighet og etterprøvbarhet. Opplysninger som saksbehandler mottar muntlig og som har betydning for saksbehandlingen, skal skrives inn i saken i Agros. Se kap. 4.5 dokumentasjon av kontroll.

3.2 Økonomiregelverket

Økonomiregelverket stiller krav til kontroll som har en ulik tilnærming og formål:

1. Internkontroll: Statsforvalteren skal ha kontroll med egen saksbehandling. Internkontrollen skal tilpasses risiko og vesentlighet, og skal bidra til å sikre at regelverket følges og at saksbehandlingen er forsvarlig.
2. Obligatoriske kontroller: I tillegg skal enkelte kontroller alltid gjennomføres, uavhengig av risikovurdering. Dette gjelder blant annet

• kontroll av opplysninger fra søker, som beskrevet i kapittel 4.2.
• kontroll ved utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, som forklart i punkt 5.5.

Internkontroll er grunnlaget for en trygg og korrekt saksbehandling. De obligatoriske kontrollene kommer i tillegg og er vurdert som særlig viktige for å redusere risikoen for feilutbetaling av statlige midler.

Landbruksdirektoratet har utdypet disse kravene i veilederen «Kontroll med tilskuddsforvaltningen – veileder». Relevant veiledning fremgår særlig av kapittel 3 «Regelverksgrunnlag og styringskrav», kapittel 4 «Internkontroll» og kapittel 5 «Risikovurdering og risikohåndtering».

3.3 Forvaltningsloven

Forvaltningsloven setter de rettslige rammene for statsforvalterens behandling av saker om tilskudd til klimarådgivning.

Forvaltningsloven kapittel I-IV stiller grunnleggende krav til hvordan saker skal behandles. Kapittel IV gjelder saksforberedelsen, mens kapittel V regulerer vedtak. Disse kapitlene gjelder uansett om det er en søknad, en klage, en omgjøringssak eller en tilbakekrevingssak som skal behandles. Kapittel VI har særskilte regler om klage og omgjøring. Samlet skal reglene sikre forsvarlig saksbehandling og riktige avgjørelser, samtidig som de ivaretar likebehandling og tillit til forvaltningen.

Her omtales noen av de mest sentrale bestemmelsene kort.

Habilitet (§§ 6–10)
Saksbehandlere må være upartiske. Dersom det foreligger forhold som kan svekke tilliten til objektivitet – for eksempel personlige relasjoner eller egeninteresser – skal vedkommende ikke delta i behandlingen av saken.

Dersom en overordnet er inhabil, kan avgjørelse i saken ikke treffes av en direkte underordnet i samme organ. En direkte underordnet kan i utgangspunktet delta i saksforberedelsen, men det må vurderes konkret om også vedkommende er inhabil, særlig dersom tilknytningen til den inhabile overordnede er egnet til å svekke tilliten til upartiskheten. Det samme gjelder for andre ansatte som deltar i saksbehandlingen.

Taushetsplikt (§§ 13 flg.) 
Saksbehandlere har taushetsplikt om personlige og forretningsmessige forhold som de får kjennskap til gjennom arbeidet, med mindre en av unntaksbestemmelsene i §§ 13 a til 13 g kommer til anvendelse.Taushetsbelagte opplysninger skal behandles i samsvar med gjeldende regler om informasjonssikkerhet.

Veiledningsplikt (§ 11)
Statsforvalteren skal gi korrekt og nøktern informasjon om regelverket, søknadsprosessen og klagemuligheter. Veiledningen skal bidra til at søker kan ivareta sine interesser, samtidig som forvaltningens objektivitet opprettholdes. Veiledningsplikten innebærer blant annet å informere om hvilke opplysninger som er nødvendige for å behandle saken, og å gi veiledning dersom søknaden er uklar eller mangelfull. Bestemmelsen bør ses i sammenheng med § 17. Nedtegnelse av opplysninger (§ 11 d)  Opplysninger av betydning for saken som mottas muntlig, skal nedtegnes. Dette gjelder for eksempel opplysninger gitt i dialog med søker. Formålet er å sikre dokumentasjon og etterprøvbarhet i saksbehandlingen.

Utredningsplikt (§ 17)
Saken skal være tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes. I en søknadsbasert ordning er det i utgangspunktet søker som må gi nødvendige opplysninger, men statsforvalteren har et selvstendig ansvar for å påse at saken er forsvarlig opplyst. Ved behov må det innhentes supplerende opplysninger, og søker skal gis anledning til å uttale seg, jf. § 11.

Varsel om vedtak (§ 16)
Forhåndsvarsel skal gis dersom vedtaket kan gå parten imot og parten ikke allerede har hatt anledning til å uttale seg. Ved vanlige søknadsprosesser er det normalt ikke behov for forhåndsvarsel, men behovet må vurderes konkret.

Innsyn (§§ 18–21) 
Søkeren har rett til innsyn i sakens dokumenter. Dette er en forutsetning for kontradiksjon og forsvarlig saksbehandling.

Begrunnelsesplikt (§ 25)
Vedtaket skal forklare hvilke faktiske forhold og rettsregler som ligger til grunn, og – der det er relevant – hvordan skjønnet er utøvd.

Krav til innholdet i melding om vedtak (§ 27)
Søkeren skal få melding om vedtaket så snart som mulig, og som hovedregel skriftlig (vedtaksbrev/tilskuddsbrev). I meldingen skal det – i tillegg til begrunnelsen for vedtaket – opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten til innsyn. Når det er grunn til det, skal det også opplyses om blant annet adgangen til å få tilkjent sakskostnader.

Klage og omgjøring (kapittel VI) 

Kapittel VI inneholder regler om klage og omgjøring. Disse reglene er omtalt nærmere i kapittel 6 i rundskrivet.

Virkningen av saksbehandlingsfeil (§ 41) 
§ 41 sier at et vedtak kan være gyldig selv om det foreligger saksbehandlingsfeil, dersom feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold. Bestemmelsen innebærer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling reduseres. Saksbehandlingsreglene skal følges, og feil som kan ha påvirket vedtakets innhold, kan føre til ugyldighet.

Typiske feil som kan føre til ugyldighet, er blant annet inhabilitet, manglende forhåndsvarsling, utilstrekkelig utredning av saken, brudd på partenes rett til innsyn eller uttalelse, og mangelfull begrunnelse.