5. Vedtak og utbetalinger
5.1 Generelt om vurdering og begrunnelse av vedtak
Når saken er tilstrekkelig opplyst og nødvendige kontroller er gjennomført (se kapittel 4), skal saksbehandler vurdere om vilkårene i forskriften er oppfylt, og avgjøre saken. Statsforvalteren kan fatte vedtak i form av innvilgelse, avslag eller avvisning
Dersom vilkårene for tilskudd ikke er oppfylt, skal saksbehandler vurdere om det foreligger opplysninger i saken som gir grunnlag for å ta stilling til dispensasjon fra §§ 2 eller 5 i forskriften. Det er ikke et krav at søker fremmer en egen søknad om dispensasjon. Dersom opplysningene i saken tilsier at dispensasjon kan være aktuelt, skal statsforvalteren ta stilling til spørsmålet som en del av behandlingen av søknaden, jf. forvaltningsloven § 17. Ordningen er samtidig søknadsbasert, og det er i utgangspunktet søker som må sannsynliggjøre de forholdene som kan gi grunnlag for dispensasjon. Saksbehandler skal ved behov gi veiledning og følge opp uklare opplysninger, men er ikke forpliktet til å innhente opplysninger utover det som er nødvendig for å ta stilling til spørsmålet om dispensasjon.
Vurdering av dispensasjon
Etter § 8 kan statsforvalteren i særlige tilfeller dispensere fra §§ 2 og 5. Vurderingen skal være konkret og basert på opplysningene i den enkelte saken.
Ved vurderingen skal statsforvalteren identifisere hvilke forhold som påberopes eller fremgår av saken som grunnlag for dispensasjon, og foreta en samlet vurdering av disse. Det skal fremgå hvilke forhold som er tillagt vekt og hvorfor disse etter statsforvalterens vurdering gir eller ikke gir grunnlag for dispensasjon.
Vurderingen skal dokumenteres slik at det i ettertid er mulig å forstå hvilke forhold som har vært avgjørende for utfallet. Dette er nødvendig for å sikre etterprøvbarhet, kontroll og likebehandling, og for å oppfylle kravene til dokumentasjon og internkontroll i økonomiregelverket.
Begrunnelse av vedtak
Vedtak skal begrunnes i samsvar med forvaltningsloven §§ 24 og 25. Begrunnelsen skal redegjøre for:
- de faktiske forholdene som er lagt til grunn
- hvilke regler som er anvendt
- hvordan reglene er vurdert i den konkrete saken
- eventuelle vurderinger av dispensasjon etter § 8
Dersom dispensasjon har vært vurdert, skal begrunnelsen også redegjøre for vurderingen etter § 8. Det skal fremgå hvilke forhold som er anført eller lagt til grunn som grunnlag for dispensasjon, og hvorfor disse forholdene etter statsforvalterens vurdering gir eller ikke gir grunnlag for å anse saken som et særlig tilfelle.
Begrunnelsen er en sentral del av vedtaket. Den skal gjøre det mulig for søker å forstå resultatet og vurdere om det er grunnlag for å klage. Mangelfull begrunnelse er en vanlig saksbehandlingsfeil og kan føre til klage, omgjøring eller ugyldighet. Det er nødvendig at saksbehandler bruker tilstrekkelig tid på å utforme begrunnelsen.
Begrunnelsen skal ikke bare gjøre vedtaket forståelig for søker. Den skal også dokumentere de vurderingene som er gjort i saken. Dette er viktig for at statsforvalteren i ettertid skal kunne vise hvordan søknaden er behandlet og kontrollere at vedtaket er fattet i samsvar med regelverket, i tråd med kravene til dokumentasjon og etterprøvbarhet i økonomiregelverket.
5.2 Vedtak om å tildele tilskudd (innvilgelse)
Når saksbehandler finner at vilkårene i forskriften er oppfylt, må riktig tilskuddsbeløp etter rådgivningskategori legges inn manuelt i Agros. Satsene i gjeldende jordbruksavtale skal benyttes.
Etter forvaltningsloven § 24 skal enkeltvedtak som hovedregel begrunnes. Ved innvilgelse av en søknad kan forvaltningen likevel unnlate å gi begrunnelse samtidig med vedtaket, dersom det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd, jf. § 24 andre ledd. I slike tilfeller har parten rett til å kreve begrunnelse i ettertid, jf. § 27 tredje ledd.
Av hensyn til sporbarhet, internkontroll og etterprøvbarhet bør vedtak som hovedregel likevel inneholde en kort begrunnelse. Begrunnelsen bør kort redegjøre for de faktiske forholdene som er lagt til grunn og eventuelle sentrale vurderinger. Omfanget av begrunnelsen må tilpasses den enkelte sak, men den skal være tilstrekkelig til at søker kan forstå hva vedtaket bygger på.
Vedtaket skal også inneholde opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Søker skal videre gjøres oppmerksom på retten til innsyn i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 og 19.
I tillegg kommer kravene til vedtakets innhold som følger av økonomiregelverket punkt 6.3.3 om tilskuddsbrev. Kravene etter forvaltningsloven og økonomiregelverket ivaretas i hovedsak gjennom brevmalen i Agros.
Tilskuddsbrevet skal signeres av en ansatt hos statsforvalteren med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) se mer om vedtaksmyndighet og kontrollkrav punkt 5.5.
Når søknaden er ferdig behandlet, vedtaksbrevet utformet og riktig sats er registrert i Agros, settes søknaden til status «til godkjenning» i Agros. Søknadene er da klare for statsforvalterens endelige godkjenning, se punkt 5.5.
Etter at søknaden er endelig godkjent er vedtaket truffet og skal meddeles søkeren, jf. forvaltningsloven § 27. Vedtakene sendes til søkerens innboks i Altinn. Klagefristen begynner å løpe fra det tidspunktet søker mottar vedtaket. Deretter vil Landbruksdirektoratet betale ut tilskuddet.
Forslag til begrunnelse som kan klippes inn i Agros
1. Alle vilkår oppfylt
Statsforvalteren legger til grunn at foretaket oppfyller vilkårene etter forskriften § 2, herunder at foretaket oppfyller vilkårene for produksjonstilskudd, har mottatt klimarådgivning til egen jordbruksproduksjon og har fått utarbeidet tiltaksplan.
Vilkårene for tilskudd er oppfylt. Søknaden innvilges.
Tilskuddet er beregnet og fastsatt for [rådgivingskategori] i samsvar med satsene i gjeldende jordbruksavtale.
2. Innvilgelse etter dispensasjon
Vilkåret i § [2/5] er ikke oppfylt fordi [konkret beskrivelse av forholdet].
Statsforvalteren har vurdert om det er grunnlag for dispensasjon etter § 8. Ved vurderingen er det lagt særlig vekt på at [konkret begrunnelse]. Etter en samlet vurdering finner Statsforvalteren at de konkrete forholdene i saken innebærer at det foreligger et særlig tilfelle etter § 8.
Det gis derfor dispensasjon fra § [2/5]. De øvrige vilkårene for tilskudd er oppfylt, og søknaden innvilges.
Tilskuddet er beregnet og fastsatt for [rådgivingskategori] i samsvar med satsene i gjeldende jordbruksavtale.
5.3 Avslå søknad
Hvis søker ikke oppfyller vilkårene i forskriften § 2, skal søknaden avslås, med mindre det gis dispensasjon etter § 8.
Før avslag treffes, må saksbehandler påse at saken er tilstrekkelig opplyst, og at søker har fått mulighet til å gi de opplysningene som er nødvendige for vurderingen, jf. forvaltningsloven §§ 11 og 17.
Dersom opplysningene i saken gir grunnlag for å vurdere dispensasjon etter § 8, skal dette vurderes i samsvar med de generelle retningslinjene for dispensasjonsvurderinger i punkt 5.1 før det treffes vedtak om avslag.
Avslaget skal begrunnes, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Begrunnelsen skal redegjøre for de faktiske forholdene som er lagt til grunn, hvilke bestemmelser som er anvendt, og hvordan disse er vurdert i saken. Det skal fremgå klart hvilke vilkår som ikke anses oppfylt.
Dersom dispensasjon etter § 8 har vært vurdert, skal begrunnelsen også redegjøre for denne vurderingen. Det skal fremgå hvilke forhold som er vurdert som grunnlag for dispensasjon, og hvorfor statsforvalteren har kommet til at det ikke foreligger grunnlag for å gi dispensasjon.
Vedtaket skal også inneholde opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Søker skal videre gjøres oppmerksom på retten til innsyn i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 og 19.
Disse opplysningene er viktige for at søker skal kunne ivareta sine rettigheter og vurdere om det er grunnlag for å påklage vedtaket.
Hvor detaljert begrunnelsen må være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen må imidlertid være tilstrekkelig til at søker kan forstå hvorfor søknaden er avslått og ivareta sine interesser, herunder vurdere om det er grunnlag for å klage på vedtaket.
Særlig ved avslag er det viktig med en konkret og individuell begrunnelse. En god begrunnelse gjør det lettere for søker å forstå vedtaket og grunnlaget for dette. Dette kan bidra til å redusere antallet klager og oppfølgingshenvendelser, og dermed gi en mer effektiv saksbehandling. Å bruke tilstrekkelig tid på begrunnelsen er derfor både viktig for å oppfylle kravene i forvaltningsloven og for å sikre nødvendig dokumentasjon, etterprøvbarhet og kontroll i samsvar med økonomiregelverket.
Når søknaden er ferdig behandlet og avslagsbrevet utformet, settes søknaden til status «til godkjenning» i Agros. Søknadene er da klare for statsforvalterens endelige godkjenning, se punkt 5.5.
Etter at søknaden er endelig godkjent, er vedtaket truffet og skal meddeles søkeren, jf. forvaltningsloven § 27. Vedtaket sendes til søkerens innboks i Altinn. Klagefristen begynner å løpe fra det tidspunktet søkeren mottar vedtaket.
Forslag til begrunnelse som kan klippes inn i Agros
1. Avslag når vilkårene ikke er oppfylt
Søknaden er vurdert
Det er lagt til grunn at [konkret faktum]. Vilkåret i § 2 om [kort beskrivelse av vilkåret] er derfor ikke oppfylt.
Søknaden avslås.
2. Avslag etter vurdering av dispensasjon
Søknaden er vurdert etter forskrift om tilskudd til klimarådgivning § [2/5]. Det er også vurdert om det er grunnlag for dispensasjon etter § 8.
Opplysningene i søknaden [og øvrige opplysninger som er innhentet under saksbehandlingen] er lagt til grunn for vurderingen.
Vilkåret i § [2/5] om [vilkår] er ikke oppfylt fordi [konkret faktumbeskrivelse].
Statsforvalteren har vurdert om det er grunnlag for dispensasjon etter § 8. Ved vurderingen er det lagt vekt på [relevante opplysninger i saken].
Statsforvalteren vurderer at de forholdene som er anført eller fremgår av saken ikke innebærer at det foreligger et særlig tilfelle etter § 8. Det er lagt særlig vekt på at [konkret begrunnelse].
Det gis derfor ikke dispensasjon.
Siden vilkåret i § [2/5] ikke er oppfylt og det ikke gis dispensasjon, avslås søknaden.
5.4 Avvise søknad
Hvis søknaden er sendt inn etter fristen i forskriften § 5, og det ikke gis dispensasjon etter § 8, skal søknaden avvises.
Etter § 5 andre ledd skal søknader som sendes inn mer enn ett år etter mottatt klimarådgivning avvises. Avvisning kan – unntaksvis - også være aktuelt i andre tilfeller hvor søknaden ikke kan tas under realitetsbehandling.
Før vedtak treffes, skal statsforvalteren vurdere om det foreligger grunnlag for dispensasjon etter § 8. Vurderingen skal skje på grunnlag av opplysningene i saken, i samsvar med de generelle retningslinjene for dispensasjonsvurderinger i punkt 5.1. Dersom det foreligger opplysninger som kan tilsi at saken utgjør et særlig tilfelle, skal disse vurderes før det treffes vedtak om avvisning.
Dersom statsforvalteren kommer til at det ikke er grunnlag for dispensasjon, skal det fremgå av begrunnelsen hvilke forhold som er vurdert og hvorfor saken ikke anses å utgjøre et særlig tilfelle etter § 8.
Ved avvisning skal det gis en begrunnelse i samsvar med forvaltningsloven §§ 24 og 25. Begrunnelsen vil normalt være kort dersom avvisningen bygger på et klart og objektivt forhold. Dersom dispensasjon etter § 8 har vært vurdert, skal begrunnelsen også redegjøre for denne vurderingen. Det skal fremgå hvilke faktiske forhold som er lagt til grunn, hvorfor søknaden omfattes av avvisningsregelen, og hvorfor det eventuelt ikke er gitt dispensasjon.
Vedtaket skal også inneholde opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Søker skal videre gjøres oppmerksom på retten til innsyn i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 og 19.
Disse opplysningene er viktige for at søker skal kunne ivareta sine rettigheter og vurdere om det er grunnlag for å påklage vedtaket.
En klar og konkret begrunnelse gjør det lettere for søker å forstå vedtaket og grunnlaget for dette. Dette kan bidra til å redusere unødige klager og oppfølgingshenvendelser, og dermed gi en mer effektiv saksbehandling.
Når søknaden er ferdig behandlet og avvisningsbrevet utformet, settes søknaden til status «til godkjenning» i Agros. Søknadene er da klare for statsforvalterens endelige godkjenning, se punkt 5.2.
Etter at søknaden er endelig godkjent, er vedtaket truffet og skal meddeles søkeren, jf. forvaltningsloven § 27. Vedtaket sendes til søkerens innboks i Altinn. Klagefristen begynner å løpe fra det tidspunktet søkeren mottar vedtaket.
Forslag til begrunnelse som kan klippes inn i Agros
Søknaden er vurdert etter forskrift om tilskudd til klimarådgivning § 5.
Det er lagt til grunn at søknaden er sendt inn mer enn ett år etter mottatt klimarådgivning.
Etter § 5 andre ledd skal søknader som er sendt inn mer enn ett år etter mottatt klimarådgivning avvises.
Statsforvalteren har vurdert om det er grunnlag for dispensasjon etter § 8. Det er ikke lagt til grunn opplysninger som tilsier at saken utgjør et særlig tilfelle som kan begrunne dispensasjon fra § 5.
Søknaden avvises.
5.5 Vedtaksmyndighet og kontrollkrav
For at et vedtak skal være gyldig, må det være truffet av en person som har nødvendig myndighet (kompetanse) til å fatte vedtak på vegne av statsforvalteren. Slik myndighet må være tildelt gjennom intern delegering.
Statsforvalteren fatter vedtakene om tilskudd og har ansvar for å følge opp de økonomiske forpliktelsene vedtaket fører med seg. I økonomiregelverket kalles dette budsjettdisponeringsmyndighet.
Økonomibestemmelsenes punkt 2.5.2.1 beskriver kontrollkravene som inngår i å forplikte staten. Statsforvalteren må ha rutiner som sikrer at disse oppgavene blir gjort. Den som godkjenner vedtaket bekrefter ved godkjenningen at kontrollkravene er ivaretatt, og har dermed et spesielt ansvar for rutinene og etterlevelsen av disse, se avsnitt 3.1.
Den som har budsjettdisponeringsmyndighet må påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskrivene fra Landbruksdirektoratet. Aktuelt regelverk vil først og fremst være forskrift om tilskudd til klimarådgivning og gjeldende jordbruksavtale (satser). Men også annet regelverk knyttet til vedtaket, særlig forvaltningsloven, er relevant.
Saksbehandlingssystemet ivaretar kontrollen med budsjettmessig dekning, jf. punkt. 2.4.
Dersom vilkårene er oppfylt, men det ikke er budsjettmessig dekning for utbetaling, skal statsforvalteren avvente avgjørelsen, se saksbehandlingsrutinen ved manglende budsjettmessig dekning punkt 4.6.
Arbeidsdeling
For å sikre en forsvarlig arbeidsdeling skal endelig godkjenning gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Ved å sikre at alle trinn i en oppgave ikke kan gjøres av en og samme person, forebygges både bevisste og ubevisste feil.
I Agros er det lagt inn en sperre som gjør at den som har sendt søknaden til godkjenning, ikke kan gjøre den endelige godkjenningen. Den som skal godkjenne søknaden (fatte vedtak), må ha budsjettdisponeringsmyndighet, og må ha rollen AGROS_KLIMAR_GODKJ.
5.6 Attestasjon før utbetaling
Det er krav i økonomireglementet pkt. 2.5.2.2. at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling. Ved attestering kontrolleres det at utbetalingsbeløpet stemmer med vedtaket.
Attestasjonskontrollen for denne ordningen skjer maskinelt i systemet før Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddene.
5.7 Utbetaling og kontonummer
Tilskuddet utbetales til kontonummeret som søkeren har registrert via kontonummertjenesten i Altinn. Søkere som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet.
Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto, vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Direktoratet informerer statsforvalteren om at utbetalingen har feilet. Statsforvalteren må deretter kontakte søkeren for å få rettet opp kontonummeret, og samtidig be søkeren gi tilbakemelding når oppdateringen er gjennomført i Altinn.
Når Statsforvalteren har fått en slik tilbakemelding skal statsforvalteren informere Landbruksdirektoratet om at kontonummeret er korrigert.
Tilskuddet blir utbetalt på nytt når Landbruksdirektoratet har fått melding om at søkeren har oppdatert kontonummeret i Altinn.
5.8 Utbetaling til dødsbo og konkursbo
Hvis innehaver av et enkeltpersonsforetak (ENK) dør etter å ha søkt om og fått innvilget tilskudd, kan tilskuddet utbetales til foretakets dødsbo. Ved konkurs kan tilskuddet utbetales til konkursboet.
