4. Søknadsbehandling
Saksbehandler skal sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes, jf. forvaltningsloven § 17. Behandlingen skal skje i samsvar med etablerte saksbehandlingsrutiner, jf. punkt 3.1. Gjennom veiledning etter forvaltningsloven § 11 skal søker gis nødvendig bistand til å fremlegge relevante og korrekte opplysninger.
I en søknadsbasert ordning er det i utgangspunktet søker som har ansvar for å gi de nødvendige opplysningene. Søknadsskjemaet er det sentrale grunnlaget for innhentingen av opplysninger.
Saksbehandler skal gjennomgå søknaden og kontrollere at den er fullstendig og inneholder de opplysningene som er nødvendige for å vurdere om vilkårene for tilskudd er oppfylt. Gjennomgangen skal også avdekke om det er behov for ytterligere opplysninger for å kunne ta stilling til spørsmål som kan få betydning for avgjørelsen av saken, herunder eventuelle spørsmål om dispensasjon etter forskriften § 8.
Når saken er tilstrekkelig opplyst, kan den avgjøres på grunnlag av de opplysningene som foreligger. Nærmere retningslinjer for vurdering av om det skal gis dispensasjon, fremgår av kapittel 5.
Dersom tilskuddsrammen er brukt opp, skal søknaden behandles i tråd med punkt 4.6.
4.1 Vurdere meldinger i saksbehandlerskjema
I søknads- og saksbehandlerskjemaet finnes det innebygde valideringer som kan utløse meldinger. Disse vises som stopp-, varsel- eller informasjonsmeldinger. Slike meldinger kan indikere manglende eller ufullstendig utfylling.
Varselmeldinger kan blant annet oppstå dersom søker ikke har fylt ut nødvendig informasjon eller har valgt svaralternativer som krever tilleggsinformasjon.
Saksbehandler skal følge opp alle meldinger i saksbehandlerskjemaet og vurdere hvilken betydning de har for vedtaket, herunder om opplysningene er tilstrekkelige og konsistente.
4.2 Krav til kontroll av informasjon fra søkere
Meldingene omtalt i punkt 4.1 erstatter ikke saksbehandlers plikt til å gjennomføre nødvendige kontroller av opplysningene i søknaden. I tillegg til å følge opp meldinger og valideringer i systemet, skal saksbehandler gjennomføre nødvendige kontroller av opplysninger fra søkeren.
Kontrollinnsatsen skal rettes mot søknadsopplysningene som statsforvalteren vurderer det er størst risiko for feil ved. Kontrolltiltakene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen – både for statsforvalteren og søker. Dette sikrer effektiv og hensiktsmessig kontroll av opplysningene som vedtaket skal bygge på.
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte, se punkt. 4.5.
Kontrollen skal baseres på en vurdering av risiko for feil ved søknadsopplysningene. Feil kan oppstå som følge av problemer med tolkning av tilskuddsvilkår, eller som følge av uregelmessigheter.
4.3 Kontroll av treårsregelen
Saksbehandler skal kontrollere om foretaket har mottatt tilskudd til klimarådgivning i løpet av de siste tre årene, jf. forskriften § 2 tredje ledd. Tilskudd kan som hovedregel ikke gis dersom det har gått mindre enn tre år siden foretaket sist fikk innvilget tilskudd til klimarådgivning.
Ved kontrollen skal det ses bort fra tilskudd til klimarådgivning som er innvilget gjennom regionale miljøtilskudd (RMP). Den nasjonale tilskuddsordningen erstatter tidligere RMP-ordninger for klimarådgivning, og tidligere RMP-tilskudd utløser derfor ikke karantetid etter forskriften § 2 tredje ledd.
Nærmere omtale av treårsregelen fremgår av kommentarene til forskriften § 2.
4.4 Hvis kontroller avdekker feil eller mangler
Dersom kontrollen viser at opplysningene i søknaden er feil eller mangelfulle, skal saksbehandler – i tråd med veiledningsplikten og kravet til forsvarlig opplysning av saken, jf. forvaltningsloven §§ 11 og 17 – kontakte søker når det er behov for avklaring før vedtak treffes.
Saksbehandler kan rette åpenbare og kurante feil. Endringer som innebærer realitetsendringer i søknaden, kan ikke foretas uten at dette er avklart med søker.
4.5 Dokumentasjon av saksbehandlingen
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres. I tillegg skal saksbehandler dokumentere opplysninger, avklaringer og andre saksbehandlingsskritt som har betydning for vedtaket. Formålet er å kunne vise i ettertid hvilket grunnlag vedtaket bygger på.
- kommunikasjon med søker – hvis opplysningene innhentes muntlig, skal det nedtegnes på saken i Agros under «dialog» (fvl § 11 d andre ledd)
- kontroll av opplysninger gitt i søknaden (økonomireglementet pkt. 6.3.8.2 - gjennomførte kontrolltiltak skal kunne dokumenteres)
Saksbehandler kan bruke funksjonene «dialog» og «notat» i Agros til å notere avklaringer eller andre spesielle forhold i saken. Dette kan være nyttig for å forstå vedtaket senere, særlig i saker som skiller seg ut.
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres. Saksbehandler kan laste opp vedlegg i seksjon «Dokumenter» i Agros, se «Agros-saksbehandling» pkt. 17. Det som legges inn under «dialog» eller «notat» blir bare lagret på saken i Agros.
4.6 Saksbehandling ved manglende budsjettmessig dekning
Statsforvalteren skal løpende holde seg orientert om budsjettsituasjonen og tilgjengelige midler i Agros. Når den tilgjengelige rammen for inneværende budsjettår er fullt disponert, kan det ikke innvilges nye søknader om tilskudd.
Søknader som oppfyller vilkårene for tilskudd, men som ikke kan innvilges på grunn av manglende budsjettmessig dekning, skal ikke avslås. I slike tilfeller skal søknaden settes på vent og videreføres til neste budsjettperiode.
Søker skal skriftlig informeres om:
- at det på behandlingstidspunktet ikke er budsjettmessig dekning,
- at søknaden videreføres til behandling i neste budsjettperiode,
- at videre behandling forutsetter at det gis bevilgning til ordningen for påfølgende år.
Videreføring av søknaden innebærer ikke et tilsagn om tilskudd og gir ikke rettskrav på midler. Statsforvalteren kan ikke gi løfter eller tilsagn om støtte med forbehold om framtidige bevilgninger.
Dersom det ikke innvilges budsjettmidler til ordningen for påfølgende år, kan søknaden ikke innvilges og det må fattes et avslagsvedtak.
En søknad som videreføres til neste budsjettperiode, behandles innenfor de vilkår, satser og prioriteringer som gjelder på behandlingstidspunktet.
