Tilskudd til drenering av jordbruksjord – forvaltningsansvar og saksbehandling

Kommunen skal fatte vedtak i ordningen

Kommunen er det forvaltningsorganet som er nærmest søker og som må bidra til å veilede søker, jf. forvaltningsloven § 11. I den forbindelse bør kommunen gjøre søkeren oppmerksom på forhold som kan medføre at tiltaket kan komme i konflikt med annet regelverk som for eksempel:

• hvis tiltaket krever dispensasjon fra plan- og bygningsloven
• kommer i konflikt med bestemmelsene i kulturminneloven
• tiltaket er meldepliktig etter naturmangfoldloven
• tiltaket berører vassdrag etter vannressursloven
• tiltak som gjelder forurensningsforskriften kapittel 4

Kommunen har ansvar for at saken er så godt opplyst som mulig når vedtak fattes, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd. Dette innebærer at kommunen, hvis det er grunn til det, må vurdere om tiltaket kan komme i konflikt med regelverket nevnt over. Ved at kommunen forvalter både søknader etter SMIL-ordningen og tilskudd til drenering, kan det bidra til økt måloppnåelse ved å se virkemidlene i sammenheng.

Vedtaksbrev

I «Reglement for økonomistyring i staten» er det gitt bestemmelser om forvaltning av tilskuddsordninger. Kommunen skal bekrefte tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad med et vedtaksbrev, som sendes gjennom Agros. Dette er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b.

Vedtaksbrevet skal inneholde

• formål og hva slags tiltak tilskuddet skal benyttes til
• tilskuddsbeløp
• utbetalingsordning
• frist for gjennomføre og rapportere fra tiltaket og eventuelle andre vilkår som settes for bruken av midlene
• vilkår om å melde oppstart av dreneringsarbeidet til kommunen, slik at kommunen kan føre tilsyn med arbeidet
• henvisning til kulturminnelovens bestemmelser om stans av arbeidet ved funn av kulturminner
• krav til rapportering og dokumentasjon på gjennomføring av tiltak, jf. § 5, 3. ledd. Tilskudd blir ikke utbetalt før arbeidet er dokumentert gjennomført. Kart er en del av denne dokumentasjonen
• krav til tilskuddsmottakeren om å legge ved et grøftekart, som viser faktisk plassering av grøfter og andre dreneringstiltak, til kommunen, etter at arbeidet er avsluttet
• vilkår om å sende melding om avsluttet grøfting til kommunen før jordarbeiding igangsettes, for at kommunen skal kunne kontrollere tiltaket
• kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til § 8 i forskriften
• mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet, med henvisning til §§ 9-11 i forskriften
• opplysning om klageadgang, med henvisning til § 12 i forskriften

I vedtaksbrevet bør kommunen gjøre søkeren oppmerksom på at innvilgning av tilskudd ikke innebærer at tiltaket er godkjent med hensyn til annet regelverk. Før gjennomføring av tiltaket må derfor søker gjøre seg kjent med aktuelle bestemmelser i andre lover og forskrifter, for eksempel plan- og bygningsloven, kulturminneloven, naturmangfoldloven, vannressursloven og forurensningsforskriften.

Agros benytter en brevmal som sørger for at de fleste av disse punktene blir ivaretatt. Kommunen er imidlertid ansvarlig for helheten i vedtaksbrevet og at forhold knyttet til det aktuelle tiltaket er tilstrekkelig beskrevet.

Frist for å gjennomføre og rapportere fra tiltaket

Frist for å gjennomføre og rapportere fra tiltaket er tre år fra søknaden ble innvilget, med mindre kommunen fastsetter en kortere frist. For mindre og enklere tiltak kan det være hensiktsmessig at kommunen fastsetter en kortere frist. Om tiltaket ikke er gjennomført innen den fastsatte fristen, faller tilskuddet bort. Saken vil da bli avsluttet etter 60 dager og tilskuddet vil bli inndratt. Tilskuddsmottakeren vil få et varsel når fristen nærmer seg.

Hvis bare deler av tiltaket er gjennomført innen fristen, kan kommunen godkjenne tilskudd for det arealet som er ferdig drenert innen fristen. Fristen kan ikke forlenges. Forskriften inneholder ikke adgang til å søke om dispensasjon. Hvis tilskuddsmottaker ønsker tilskudd for å fullføre dreneringen på det resterende arealet, må han/hun sende inn ny søknad.

Nytt vedtak når kommunen ikke godkjenner hele eller deler av tiltaket

I de tilfellene at kommunen ikke godkjenner hele eller deler av tiltaket, skal kommunen skrive nytt vedtak med klageadgang. Dette kan for eksempel være aktuelt når kommunen ved stedlig kontroll, påviser at drenert areal ikke er i samsvar med innvilget søknad eller at tiltaket ikke er tilfredsstillende utført. Kommunen må i slike tilfeller sende ut forhåndsvarsel i tråd med forvaltningsloven § 16 der søker gis mulighet til å komme med en uttalelse innen en nærmere fastsatt frist. 

Utbetaling av tilskudd

Tilskuddsmottaker skal be kommunen om å få utbetalt tilskuddet innen fastsatt frist for å gjennomføre og rapportere fra tiltaket. Kommunen må påse at tilskuddsmottaker har lagt ved påkrevd dokumentasjon:

• rapporteringsskjema fra Landbruksdirektoratet
• grøftekart i samsvar med krav til grøftekart

Annen aktuell tilleggsdokumentasjon fra tilskuddsmottaker er:

• faktura fra entreprenør eller andre aktører, som viser hva som er gjort
• kvitteringer for innkjøp av rør og annet materiell

Et godt grøftekart vil forenkle arbeidet med å kontrollere, dokumentere og vedlikeholde grøftene i ettertid. Kommunen skal påse at:

• kartet viser målestokk og er mellom 1:1 000 og 1:5 000
• kartet viser grøftene med merking av antall meter og rørdimensjoner for sugegrøfter og samlegrøfter
• kartet viser åpne grøfter med merking av antall meter
• at søker har merket av og angitt koordinater for utløp og kummer i kartet

Kommunen skal utbetale innvilget tilskudd når tiltaket er utført og påkrevd dokumentasjon for tiltaket er godkjent. Det er ikke anledning til å utbetale hele eller deler av tilskuddet på forskudd. For arealer som er dokumentert ferdig drenert, kan kommunen imidlertid utbetale tilskudd, selv om det ligger resterende arealer i søknaden som ikke er ferdig drenert.

Retting av feilutbetalinger

Ved retting av feil i utbetalt tilskudd, enten ved etterbetaling eller ved krav om tilbakebetaling fra tilskudds­mottaker, må kommunen eller Statsforvalteren vurdere om det er nødvendig å gjøre om det opprinnelige vedtaket, jf. forvaltningsloven § 35.

Etterbetaling er først og fremst aktuelt hvis forvaltingen har utbetalt for lite tilskudd og årsaken til feilutbetalingen skyldes forhold hos forvaltningen. Hvis tiltakshaver har fått utbetalt for lite tilskudd på bakgrunn av feil oppgitte opplysninger i søknaden, vil mottaker som hovedregel ikke ha krav på etterbetaling. Dette gjelder selv om mottaker ville ha mottatt et høyere tilskuddsbeløp, om søker hadde gitt riktige opplysninger i søknaden.

Hvis mottaker har fått utbetalt for mye tilskudd, skal kommunen eller Statsforvalteren som hovedregel kreve at mottaker betaler tilskuddet tilbake. Dette gjelder uavhengig av om feilen skyldes forhold hos forvaltningen eller mottaker, og selv om mottaker har innrettet seg i god tro. Hvis utbetalingen er i tråd med det opprinnelige vedtaket om å gi tilskudd, må forvaltningen først omgjøre dette, jf. forvaltningsloven § 35. Før forvaltningen kan fatte vedtak etter denne bestemmelsen, skal tilskuddsmottaker varsles og gis anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist, jf. forvaltningsloven § 16. Agros skal benyttes for å sende vedtaksbrev og faktura ved krav om tilbakebetaling.

Om mottaker har fått utbetalt for mye tilskudd, skal kommunen fatte nytt vedtak med riktig tilskuddsbeløp. Agros vil da kreve tilbakebetalt differansen mellom det som er utbetalt og nytt tilskuddsbeløp. Systemet genererer en faktura som blir sendt søkeren. Det eneste kommunen trenger å gjøre er å fatte nytt vedtak. Resten gjøres av systemet.

Avkorting

Forvaltingen skal stille strenge krav til foretakets aktsomhet. Kommunen skal – som et klart utgangspunkt – avkorte tilskuddet når foretaket har opptrådt klanderverdig. I vektleggingen av forholdsmessigheten mellom berettiget tilskudd og avkortingens eventuelle størrelse, må kommunen vurdere

• graden av skyld
• overtredelsens størrelse og alvorlighet
• overtredelsens varighet

Motregning

Hvis foretaket for eksempel er ilagt tvangsmulkt for brudd på annet regelverk fra foretakets jordbruksvirksomhet, kan denne inndrives gjennom motregning i tilskudd til drenering. Kommunen må kontrollere at tilknytningen mellom kravene er nær nok, altså om statens krav på foretaket «utspringer fra foretakets jordbruksvirksomhet».

Kommunen skal melde alle motregninger til Landbruksdirektoratet, som registrerer disse.

Renter ved feilutbetaling 

Forvaltningen kan kreve renter tilsvarende den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrenten. Når foretaket har vært i god tro om feilutbetalingen, skal ikke forvaltingen legge til renter på tilbakebetalingskravet. I de tilfellene hvor mottakeren burde ha forstått at tilskuddet måtte betales tilbake, skal mottakeren betale renter fra da vedkommende mottok tilbakebetalingskravet. Der mottakeren har vist grov uaktsomhet eller forsett, kan forvaltingen kreve renter fra utbetalingstidspunktet for det urettmessige tilskuddet.