7. Vedtak og utbetalinger
Når søknaden er behandlet, jf. kap. 6, skal det fattes vedtak. Vedtaket kan enten være å utbetale tilskudd, eller å avvise eller avslå søknaden.
Fatte vedtak om å innvilge tilskudd - endelig godkjenning av søknaden
Landbruks- og matdepartementet fastsetter endelige satser i tråd med godkjente dyretall, arealtall etc. på landsbasis. Etter at endelige satser er lagt inn i eStil PT av Landbruksdirektoratet, er søknadene klare for endelig godkjenning av kommunen.
Kommunen fatter vedtak om å innvilge tilskudd når søknaden blir endelig godkjent. Det gjøres under menypunktet «Søknader» - «Vedtak - endelig godkjenning». Siden over saker som kan endelig godkjennes består av to arkfaner. Arkfanen “Ordinære søknader” gjelder vedtak om produksjonstilskudd. Arkfanen “Tilleggsutbetalinger” gjelder vedtak om ekstrautbetaling. Ved godkjenning av produksjonstilskudd og avløsertilskudd skal saksbehandler kun godkjenne sakene i den første arkfanen. Saksbehandler med budsjettdisponeringsmyndighet må huke av sakene som skal endelig godkjennes og klikke på knappen “Fatt vedtak (endelig godkjenning)”. Saksbehandler kan markere 50 saker samtidig ved å klikke på den øverste avhukingsboksen. Når søknaden er endelig godkjent, kan Landbruksdirektoratet betale ut tilskuddet. For at tilskuddet skal utbetales ved hovedutbetalingen, må søknaden være endelig godkjent innen fristen som står i tidsplanen i Viktige datoer.
Ved hovedutbetalingen sendes vedtaksbrevet til foretakets innboks i Altinn på datoen for hovedutbetalingen. Merk at klagefristen først begynner å løpe når søker blir underrettet om vedtakets innhold, som er ved mottak av vedtaksbrev. Se Klager og omgjøring av vedtak uten klage for mer informasjon.
Krav til den som endelig godkjenner søknad - budsjettdisponeringsmyndighet
Den endelige godkjenningen av søknaden gjøres av en ansatt i kommunen som har budsjettdisponeringsmyndighet. Med dette menes den ansatte som kommunen har delegert myndighet til å fatte vedtak om produksjons- og avløsertilskudd i jordbruket på vegne av kommunen.
Endelig godkjenning skal gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Dette følger av at virksomheten skal ha en forsvarlig arbeidsdeling (funksjonsdeling), jf. bestemmelsene i økonomireglementets pkt. 2.4 om internkontroll. Arbeidsdeling har man når alle aktiviteter i en rutine ikke kan utføres av en og samme person. Hensikten med arbeidsdeling er å forebygge og avdekke bevisste og ubevisste feil.
I tråd med bestemmelsene i økonomireglementet, er det i eStil PT begrenset slik at endelig godkjenning ikke kan gjøres av samme person som har satt søknaden til foreløpig godkjent.
Oppgavene som følger med budsjettdisponeringsmyndighet fremgår av økonomireglementet punkt 2.5.2.1:
2.5.2.1 Budsjettdisponeringsmyndighet
Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre.
Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende
- påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
Kilde: Bestemmelser om økonomistyring i staten.
Det følger av tredje ledd punkt a) at en ansatt i kommunen med budsjettdisponeringsmyndighet, som endelig godkjenner søknader om produksjons- og avløsertilskudd, skal påse at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Aktuelt regelverk vil først og fremst være regelverket for produksjonstilskudd og avløsertilskudd (forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket og gjeldende jordbruksavtale). Men også annet regelverk knyttet til vedtaket (f.eks. forvaltningsloven) kan være relevant. Oppfyllelse av kravet i tredje ledd punkt a) må bygge på en konkret vurdering av blant annet etterlevelse av internkontrollen som er etablert for å sikre at saksbehandling skjer i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.
Av punkt b) framgår det at det skal påses at det er budsjettmessig dekning for disposisjonen. I forvaltningen av produksjons- og avløsertilskudd gjør Landbruksdirektoratet denne kontrollen i forkant av at LMD fastsetter endelige satser. Punkt c) om at disposisjonen er økonomisk forsvarlig er mindre aktuell, fordi produksjons- og avløsertilskudd er regelstyrte ordninger.
Økonomireglementet har også krav om at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Attestering betyr kontroll av at utbetalingsbeløp er i henhold til vedtak. I eStil PT skjer attestasjonskontrollen maskinelt i fagsystemet.
Rolle (brukeradministrasjon) for endelig godkjenning
Den som skal gjøre den endelige godkjenningen av søknaden (fatte vedtak) må, i tillegg til å ha skrivetilgang til eStil PT (PT_SB), ha rollen PT_VEDTAK. For å kunne tildeles denne rollen, må kommunen bekrefte til brukeradministrator hos statsforvalteren at den ansatte har budsjettdisponeringsmyndighet for produksjons- og avløsertilskudd.
Endelig godkjenning og utbetaling etter hovedutbetaling
Søknader som ikke er ferdig behandlet innen fristen for å bli med i hovedutbetalingen, kan endelig godkjennes så fort de er ferdig behandlet.
Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskudd hver onsdag ut mars. Fra og med april, vil tilskuddet utbetales onsdag i partallsuker.
Søknaden må være endelig godkjent senest fredag uken før utbetaling for å være sikker på at tilskuddet blir utbetalt påfølgende uke.
Ved utbetalinger i etterkant av hovedutbetalingen, sendes vedtaksbrevet til foretakets innboks i Altinn idet Landbruksdirektoratet starter utbetalingsjobben i eStil PT, som skjer mandag eller tirsdag før utbetaling.
Der foretaket ikke har oppdatert kontonummeret som tilskuddet skal utbetales til
Tilskuddet utbetales til kontonummeret som foretaket har registrert hos Landbruksdirektoratet. Foretak som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet. Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskuddet på nytt når returen er mottatt og vi har blitt informert om at foretaket har oppdatert kontonummeret i Altinn.
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak i første instans
I tilfeller hvor det er statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet som saksbehandler søknad og fatter vedtak i førsteinstans, brukes ikke de vanlige brevmalene for vedtak om tilskudd /avslag / avvisning.
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak som resulterer i utbetaling av tilskudd, vil vedtaksbrevet være basert på en forenklet brevmal, hvor det kun er tilskuddsberegningen som er med i brevet samt teksten som saksbehandler har lagt inn i feltet «Begrunnelse for vedtak» i seksjonen «Behandling». Årsaken til at mye av standardteksten er tatt bort, er at den ofte ikke vil være korrekt i disse tilfellene, da standardtekstene er basert på at det er kommunen som fatter vedtak. Standardtekstene om avsender og klageadgang/ hvem klage skal sendes til er derfor ikke med i denne forenklede brevmalen.
Saksbehandler må legge inn informasjon om avsender, om klageadgang og om klagefrist i feltet «Begrunnelse for vedtak», slik at det blir med i brevet som sendes til foretaket. I enkelte tilfeller hvor statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak som førsteinstans, vil det være behov for å skrive et mer utfyllende vedtak enn det standardbrevet gir mulighet for. Dette gjøres da i eget brev utenfor systemet, og i feltet «Begrunnelse for vedtak» legger saksbehandler inn henvisning til dato og referanse til vedtaksbrevet.
Saksbehandler kan se hvordan brevet vil se ut ved å gå til «Forhåndsvisning av vedtaksbrev» i seksjonen «Behandling» og deretter velge «Vedtaksbrev - forenklet brevmal».
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak om avslag eller avvisning av søknaden i førsteinstans, registreres resultatet av saksbehandlingen i eStil PT, men det produseres ikke et vedtaksbrev. I slike tilfeller må vedtak med begrunnelse skrives utenfor eStil PT og sendes til foretaket.
Det er ikke mulig å stoppe en endelig godkjent søknad fra utbetaling etter fristen for endelig godkjenning
Etter at fristen for å endelig godkjenne søknaden har gått ut, vil det ikke være mulig for saksbehandler å endelig godkjenne nye søknader eller å gjenåpne søknader som var endelig godkjent. Frysing av funksjonen for endelig godkjenning og gjenåpning varer fram til utbetaling er gjennomført av Landbruksdirektoratet.
Fristen for endelig godkjenning og perioden hvor endelig godkjenning og gjenåpning fryses ved hovedutbetaling fremgår av tabellen i Viktige datoer. Ved utbetalinger etter hovedutbetaling vil endelig godkjenning og gjenåpning fryses mandag og tirsdag hver uke med utbetaling (hver uke ut mars, og hver partallsuke fra april).
Dersom det oppdages feil i endelig godkjente søknader i denne perioden må vedtaket omgjøres etter at tilskuddet er utbetalt, i tråd med veiledningen i Klager og omgjøring av vedtak uten klage.
Etter at søknaden er endelig godkjent, men før fristen for endelig godkjenning har gått ut, kan den instansen som har fattet vedtak ved å endelig godkjenne søknaden, omgjøre sitt eget vedtak i medhold av forvaltningsloven § 35 første ledd bokstav b. Tilsvarende kan overordnet organ gjøre om på underinstansen sitt vedtak jf. § 35 første ledd bokstav b jf. § 35 andre ledd.
Å avvise/ avslå en søknad
«Avslå søknad» og «Avvis søknad» skal bare brukes, der kommunene finner at ingen deler av søknaden gir grunnlag for tilskudd.
Hvis det gis delvis avslag, skal søknaden foreløpig og endelig godkjennes. Det gis delvis avslag der man
- godkjenner lavere verdi(er) enn søker har lagt inn, eller
- avslår deler av søknaden helt
Vedtak om avslag eller avvisning fattes idet man trykker på knappene for
- «Avslå søknad», eller
- «Avvis søknad»
Merk!
Hvis du trykker «Avslå søknad» eller «Avvis søknad», sendes vedtaksbrevet umiddelbart til foretakenes meldingsboks i Altinn.
I fagsystemet er det ingen funksjon for to-trinns-godkjenning av vedtak om avslag- og avvisning. Vedtaksinstansen må ha rutiner for å sikre at vedtak om avslag eller avvisning er fattet av en ansatt med vedtaksmyndighet.
I tilfeller der søknaden avslås fordi foretaket er slettet i Enhetsregisteret, må vedtaksinstansen selv sende vedtaket til foretaket. Søknader skal ikke avslås eller avvises før del 2 er levert.
I klage- og omgjøringssaker, hvor det har vært utbetalt tilskudd tidligere, og endelig vedtak resulterer i avslag eller avvisning, skal ikke knappene «Avslå søknad» eller «Avvis søknad» brukes. Se Klager og omgjøring av vedtak uten klage - Registrering av nye tall etter klage og omgjøring i eStil PT for omtale av hvordan man skal gå fram i disse tilfellene.
Avslå søknad
Søknaden skal avslås, hvis foretaket ikke oppfyller vilkårene for å få utbetalt tilskudd.
Hvis en søknad har fått beregnet 0 kroner i bruttotilskudd, det vil si tilskudd før bunnfradrag og avkorting trekkes, skal man velge «avslå søknad». Hvis en slik søknad endelig godkjennes, vil den ikke gå til utbetaling, og søker vil ikke få et vedtaksbrev. Søknader med et bruttotilskudd på 0 kroner er ofte tomme søknader, eller søknader der søker ikke har oppgitt produksjoner som gir rett på tilskudd. I slike tilfeller skal søknaden avslås.
Merk!
Søknaden skal endelig godkjennes i de tilfellene der bruttotilskuddet (tilskudd før bunnfradrag og avkortinger) er større enn 0, men der bunnfradraget eller avkortinger gjør at utbetalingen til foretaket blir 0. I slike tilfeller vil eStil PT trekke bunnfradrag/avkorting, og summen vil bli tilbakeført til tilskuddsordningene.
Avvise søknad
Hvis vilkår for at søknaden skal tas til behandling ikke er til stede, avviser kommunen søknaden. Det gjelder for eksempel dersom søker trekker søknaden sin.
Avvisning og avslag må begrunnes
Ved avvisning og avslag skal vedtaket begrunnes, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Kravet til hvor omfattende begrunnelsen skal være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen kan skrives inn i feltet merket «Begrunnelse for vedtak». I kompliserte saker eller der det er behov for å skrive mer enn det er plass til i dette feltet, kan begrunnelsen skrives i et eget brev.
Begrunnelser og kommentarer som er synlige i vedtaksbrevet, må skrives på målformen som søker har oppgitt. Målform er synlig under seksjonen «Grunnopplysninger».
Politianmeldelse
Hvis søker har gitt feil opplysninger til myndighetene for å få utbetalt tilskudd foretaket ikke har krav på, kan handlingen rammes av bedrageribestemmelsene i straffeloven, lov av 20. mai 2005 nr. 28 om straff (straffeloven), § 371 (bedrageri) og § 372 (grovt bedrageri).
Hvis ikke søker lykkes i å få utbetalt tilskuddet, kan handlingen likevel straffes som forsøk, jf. straffeloven § 16. Også andre straffebud vil kunne være aktuelle. Vi gjør oppmerksom på at også medvirkning fra forvaltningens side på dette området kan være straffbart, jf. straffeloven § 15.
Kommunen og statsforvalteren skal i disse tilfellene vurdere å politianmelde foretaket.
Landbruksdirektoratets retningslinjer for anmeldelse kan benyttes. Vurderingen av om et straffbart forhold skal anmeldes, vil ikke nødvendigvis avhenge av beløpets størrelse alene. Det må i tillegg vurderes hvor grov saken er, herunder om foretaket er sterkt å klandre, og om det dreier seg om gjentatte forhold mm. Statsforvalteren har mottatt Landbruksdirektoratets retningslinjer for anmeldelse, og har også tilgang til dokumentet på FM-nett. Kommunen kan ta kontakt med statsforvalteren for å få utlevert disse.