Rundskriv 2024/9

Forskrift om tilskudd til siidaandeler og reinlag - forvaltningsansvar og saksbehandling

Statsforvalteren skal behandle søknader om tilskudd til siidaandeler og reinlag i henhold til økonomiregelverket i staten, forvaltningsloven, tilskuddsregelverket og annet relevant regelverk. Statsforvalteren må etablere en internkontroll som sikrer at oppgavene ivaretas og at regelverket blir fulgt når søknader om tilskudd til siidaandeler og reinlag skal behandles. Les mer om dette i veilederen «Kontroll med tilskuddsforvaltningen 2024».

3.1 Økonomiregelverkets krav om kontroll

Økonomiregelverkets krav om å etablere internkontroll handler om å sikre en korrekt og effektiv saksbehandling. Statsforvalter skal etablere rutiner og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler. Det kan for eksempel være å etablere rutiner som sikrer at krav til habilitet vurderes i den enkelte sak, eller hvordan vilkår for tilskudd skal vurderes. Disse rutinene må statsforvalter ha vurdert og etablert før arbeidet med å behandle søknaden starter. Det er ledelsen som har ansvaret for å påse at internkontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. 

Internkontroll handler om 

• risikovurderinger, i motsetning til tilfeldige og unødvendige kontrollaktiviteter 
• formalisering, herunder dokumentasjonsrutiner – i motsetning til sedvane og andre udokumenterte rutiner. En formalisering vil gjøre internkontrollen mindre personavhengig, og dermed mindre sårbar for utskifting av saksbehandlere.
• systematisering, herunder rutiner for oppfølging av etterlevelse og vedlikehold av kontrollsystemet – i motsetning til engangs- og ad hoc-kontrollaktiviteter.

God praksis for en helhetlig risikovurdering vil være at mislighetsvurdering inngår i risikovurderingene. Mislighet er en bevisst handling av ansatt hos statsforvalter, alene eller i samarbeid med andre, som opptrer uredelig for å oppnå en urettmessig fordel.

Formålet med krav til kontroll med saksbehandlingen er todelt. Kravene er satt for å bidra til en effektiv og hensiktsmessig forvaltning. Samtidig vil det styrke tilliten til ordningene. Statsforvalters etterlevelse av kravene bidrar til å opprettholde legitimiteten av ordningene. Kravet til internkontroll innebærer også at statsforvalter gis rom for å gjøre tilpasninger med bakgrunn i vurdering av risiko og vesentlighet tilpasset den enkeltes embetets egenart. 

Økonomiregelverket kapittel 6 regulerer tilskuddsforvaltningen. Med tilskuddsforvaltning menes hele prosessen fra utlysning av tilskuddene til søknadsbehandling og utbetaling. Dette innebærer også oppfølging og kontroll.

3.2 Kontroll av opplysninger fra søker

De sentrale bestemmelsene om vurdering og kontroll av informasjon fra søker (tilskuddsmottaker) finner vi i økonomiregelverket pkt. 6.3.8.2 og forvaltningsloven § 17. Økonomiregelverket fastslår at informasjon fra søker som har betydning for søknadsbehandlingen skal kontrolleres. 

Utredningsplikten etter forvaltningsloven § 17 innebærer at opplysningene må vurderes før det treffes en beslutning. Begge bestemmelsene forutsetter at kontrollene skal ha et rimelig omfang i forhold til kost/nytte.  

Statsforvalteren skal kartlegge henholdsvis risiko for at det oppstår feil på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene, og risiko for uregelmessigheter (feilopplysninger fra søker).

Kartleggingen av risiko skal gi føringer for hva som eventuelt skal kontrolleres nærmere, og hvordan kontrollene kan gjennomføres. Slik danner risikovurderingene terskel for kontroll av opplysninger i søknadene.

Kontrollene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved den. I kap. 5 i dette rundskrivet gis det en beskrivelse av hvilke krav som stilles til behandlingen av de enkelte tilskuddene i ordningen, og eksempler på hvordan opplysningene kan kontrolleres.

Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Det å dokumentere de kontroller man har gjort er et virkemiddel for å sikre etterprøvbarhet. Målet er ikke å dokumentere mest mulig, men å dokumentere de kontroller som er gjort som anses som en nødvendig del av grunnlaget for vedtaket om tilskudd.

3.3 Forvaltningsloven og forvaltningsprinsippene

Reglene om habilitet, veiledningsplikt, saksbehandlingstid og taushetsplikt i forvaltningsloven gjelder for alle forvaltningsorganer. Et grunnprinsipp er at forvaltningen skal være forsvarlig. 

Sentrale forvaltningsrettslige regler for Statsforvalters tilskuddsforvaltning omtales her i rundskrivet. Statsforvalterene bør i forkant av saksbehandlingen gå igjennom sin veiledningspraksis for å sikre tilstrekkelig veiledning og likebehandling av søkerne.

Sammenhengen med krav til å etablere internkontroll med saksbehandlingen er blant annet å sikre at forvaltningsloven etterleves.

3.3.1 Vurdere habilitet

Regler om inhabilitet følger av forvaltningsloven §§ 6 - 10. At en person er inhabil vil si at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. En saksbehandler som er inhabil kan verken tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i den konkrete saken, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd.

Forvaltningslovens § 6 første ledd angir konkrete tilfeller der saksbehandler er inhabil grunnet sin relasjon til sakens parter. Saksbehandler vil alltid være inhabil i de tilfeller som er nevnt i § 6 første ledd.

Etter § 6 andre ledd kan det også foreligge «andre særegne forhold» som er egnet til å svekke saksbehandlers upartiskhet. Dette gjelder de tilfeller som ikke faller inn under første ledd.

Saksbehandler kan være inhabil der avgjørelsen i saken kan ha betydning for saksbehandleren selv. Tilsvarende gjelder der saken har betydning for noen saksbehandler har en nær personlig tilknytning til. Hvorvidt man har en nær personlig tilknytning til noen må vurderes konkret og gjelder en videre krets av personer enn de som er spesifikt nevnt i § 6 første ledd (over). Veiledende for å avgjøre dette, er om den personlige tilknytningen er like nær som den man normalt har i forhold til søsken eller svoger. Dette gjelder for eksempel dersom saksbehandler har et tett personlig vennskapsforhold til søker.

Forvaltningsloven § 8 regulerer hvordan habilitetsspørsmålet skal avgjøres. Hovedregelen er at det er saksbehandler selv som avgjør om han er inhabil i den konkrete saken. Saksbehandler må derfor gjøre denne vurderingen for hver enkelt søknad. Avgjørelsen kan også overlates til nærmeste overordnede til den habilitetsspørsmålet gjelder. Dersom innsigelser om saksbehandlers habilitet er reist av en part i saken, skal innsigelsen alltid legges vekt på i habilitetsvurderingen.

3.3.2 Veiledningsplikten

Statsforvalter har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11. Formålet med veiledning fra forvaltningen er å gjøre søkerne i stand til å ivareta sine egne interesser som søkere av tilskudd til siidaandeler og reinlag. 

Ved veiledning til den konkrete søker skal Statsforvalter ivareta likebehandling av søkerne og være bevisst sin rolle som objektiv forvalter av tilskudd. Er det to eller flere parter med motstridende interesser i en sak, må ikke veiledning eller bistand gis på en slik måte at det kan gi grunn til å trekke forvaltningens objektivitet i tvil. Omfanget av veiledningsplikten må også tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet. Ved veiledning i konkrete saker bør saksbehandler være bevisst på at den ikke kjenner alle sider av saken, hvilket kan resultere i at Statsforvalterene gir veiledning som viser seg å være feil ved en senere gjennomgang av alle forhold i den konkrete sak. 

Statsforvalterene må kunne veilede om 

• Rettsreglene som gjelder for søknad om og tildeling av tilskudd. For å kunne ivareta sin veiledningsplikt må Statsforvalteren holde seg oppdatert på regelverket og tolkningen av dette. Statsforvalteren må informere om muligheten for dispensasjon der det er aktuelt. 
• Hvordan søknad om tilskudd skal leveres. Dette omfatter informasjon om gjeldende søknadsfrister og henvisning til fastsatt søknadsskjema. 
• Muligheten til å klage på vedtaket og fremgangsmåten ved klage. Dersom søker kommer med innsigelser på vedtaket, må Statsforvalteren opplyse søker om muligheten til og fremgangsmåten for å klage. 

Det er viktig at Statsforvalteren gir korrekt veiledning. Landbruksdirektoratet bistår Statsforvalteren med forståelsen av regelverket for tilskudd og bruk av søknadssystemet.