2 Saksbehandlingssystemet
Søknader om tilskudd til siidaandeler og reinlag skal behandles i det elektroniske saksbehandlingssystemet. For å få tilgang til saksbehandlingssystemet, må saksbehandler først ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester. Statsforvalteren administrerer selv tilgangene til egne ansatte og skal ha egen brukeradministrator.
Veiledning i pålogging i Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester er tilgjengelig på Landbruksdirektoratet sine nettsider i «Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester?».
2.1 Søknader som ikke leveres i den digitale søknadsløsningen
Siidaandelsledere kan fortsatt levere søknad utenom den digitale søknadsløsningen. Saksbehandler må da registrere mottatt søknad i saksbehandlingssystemet før videre saksbehandling kan skje. Etter at søknad er registrert behandles søknaden på vanlig måte.
Siidaandelsledere som ikke benytter seg av den digitale løsningen vil ikke kunne se opplysninger som er registrert fra slakteri. Søkeren kan be statsforvalteren om å få disse opplysningene tilsendt, og veiledes om at opplysningene brukes til behandling av søknaden.
Søkerne bør anmodes om å søke elektronisk.
2.2 Kontroll av søknadsfrist
Løsningen kontrollerer om søknaden er levert innen frist (både digital og ikke digital). Dersom fristen ikke er overholdt vil det fremgå for saksbehandler i saksbehandlingssystemet som en varselmelding.
2.3 Dispensasjon fra søknadsfristen
Statsforvalteren kan dispensere fra søknadsfristen dersom søker av særlige grunner ikke kan levere søknaden innen 31. mai. I slike tilfeller bør søker begrunne årsaken til at søknaden leveres for sent.
At noe er «særlige grunner» innebærer som hovedregel at det må være en spesiell og uvanlig situasjon, som avviker fra det normale. Slike situasjoner kan for eksempel være dersom siidaandelsleder eller representant for reinlaget blir alvorlig skadet eller syk, eller ved uforutsette hendelser som ekstremvær, skred, ulykke etc. som påvirker innsending av søknaden. Statsforvalteren må gjøre en skjønnsmessig vurdering av den konkrete situasjonen.
Forskriften sier ikke at det må søkes om dispensasjon. Det er statsforvalteren som må vurdere om det skal gis dispensasjon ut fra de opplysningene som foreligger i saken. Hvis søker ikke har gitt (nok) opplysninger i søknaden, må statsforvalteren vurdere om det skal etterspørres ytterligere opplysninger fra søker som kan bidra til å opplyse saken, jf. forvaltningsloven §§ 11 og 17.
Statsforvalterens vurdering av om det kan gis, eller ikke gis dispensasjon fra søknadsfristen, kan fremgå i et eget dispensasjonsvedtaksbrev. Alternativt kan statsforvalteren gjøre dispensasjonsvurderingen i den digitale løsningen under samlefeltet «Begrunnelse» ved behandling av søknaden. I tilskuddsbrevet vil det fremkomme en standardtekst når dispensasjon er gitt. Vedtak om dispensasjon skal arkiveres på samme sak som søknaden og vedtak om tilskudd, se pkt. 2.7.
2.4 Sikkerhet i saksbehandlingssystemet
I saksbehandlingssystemet er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har.
For å få tilgang til saksbehandlingssystemet må saksbehandler hos statsforvalteren logge seg på saksbehandlingssystemet ved å bekrefte at de er autorisert til å ha tilgang til systemet.
Statsforvalteren skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no.
Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.
Statsforvalterene som bruker saksbehandlingssystemet, har ansvar for å utarbeide egne rutiner for saksbehandlingen. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.
2.4.1 Tilgangskontroller i saksbehandlingssystemet
Statsforvalter administrerer og gir tilganger til saksbehandlingssystemet. I systemet brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet. En person kan ha flere roller i saksbehandlingssystemet, men tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov.
I saksbehandlingsløsningen er det tilgjengelig følgende roller:
| REINDRIFT_LES | Se informasjon om personer, siidaandeler inkludert melding om reindrift, siidaer, distrikter og reinbeiteområder |
| REINDRIFT_SB | Se og endre informasjon om personer, siidaandeler inkludert melding om reindrift, siidaer, distrikter og reinbeiteområder |
| SOT_LES | Se saker om tilskudd til siidaandeler og reinlag |
| SOT_SB | Saksbehandle og sende til godkjenning saker om tilskudd til siidaandeler og reinlag |
| SOT_GODKJ | Godkjenne saker om tilskudd til siidaandeler og reinlag. Merk at de som får denne rollen må ha dokumentert delegert budsjettdisponeringsmyndighet for ordningen |
Kun ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet kan tildeles godkjennerrolle. Forespørsel om tilgang skal komme fra brukerens leder, etter vurdering av tjenstlig behov.
2.4.2 Behandling av personopplysninger
Statsforvalterene behandler personopplysninger når det er nødvendig for å beregne tilskudd til siidaandeler og reinlag. Personopplysningene brukes først og fremst i forbindelse med behandling av søknader og klager, utbetalinger, fakturering og kontroll. Statsforvalterene selv er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket.
Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere enkeltperson. Personopplysninger skal
- henføres til rett identifisert person
- være riktige og ajourførte
- ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.
Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer, fødselsnummer og personopplysninger om helseforhold. Merk at listen ikke er uttømmende, alt som sier noe om en person er en personopplysning
Personopplysninger om etnisitet og helseopplysninger er personopplysninger av særlig kategori. Det er strengere regler til behandling og utlevering av disse.
Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som informerer de registrerte om hvordan vi behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med forvaltningen av tilskudd.
2.4.3 Utlevering av personopplysninger
Statsforvalterne kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i saksbehandlingssystemet. Utlevering er en type behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentleglova.
Når statsforvalterne behandler personopplysninger i forbindelse med vedtak om tilskudd, er det statsforvalterne som er behandlingsansvarlig. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter eller forvalter systemene. I saker om tilskudd til siidaandeler og reinlag må derfor statsforvalterne selv vurdere om de kan utlevere de aktuelle personopplysningene eller ikke.
2.4.4 Konfidensialitet og taushetsplikt
Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor statsforvalteren ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger skal ledelsen hos statsforvalteren sikre at alle som gis tilgang har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.
Autorisasjon kan bare gis i den grad det er nødvendig for personens rolle/arbeid, er begrunnet i tjenstlige behov og er i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.
2.4.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet
Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:
Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.
Ansatte hos statsforvalteren skal melde brudd på personopplysningssikkerhet i saksbehandlingssystemet til personvernombud@landbruksdirektoratet.no. Melding av brudd på personopplysningssikkerhet utenfor saksbehandlingssystemet meldes etter Statsforvalterens interne rutiner.
2.5 Kontrollstøtte i saksbehandlingssystemet
I saksbehandlingssystemet gjøres det kontroll av opplysningene i saken mot vilkår. Opplysninger i saken hentes fra søknaden og fra
- Landbruksregisteret
- Melding om reindrift
- Medlemmer i siidaandelen
- Bruksregler
- Slaktebasen
- Skatteetaten
Resultatet av denne kontrollen vil være at saksbehandlingssystemet enten viser status
- «OK» og en grønn hake
- «IKKE OK» og et rødt kryss
Ved status «OK» har saksbehandlingssystemet kontrollert opplysningene i saken og kommet frem til at vilkåret er oppfylt. Saksbehandler trenger da i hovedsak kun å vurdere kontroll av opplysninger som søker har oppgitt i søknaden.
Dersom saksbehandlingssystemet har kommet frem til at vilkårene er oppfylt beregner systemet de enkelte tilskuddene.
Dersom kontrollen resulterer i status «IKKE OK» må statsforvalter følge opp årsaken.
Dersom grunnvilkåret om reintall vurderes til «IKKE OK» og saksbehandler har krysset av på dispensasjon vil saksbehandlingssystemet gi en stoppmelding med:
«Du kan ikke benytte den generelle dispensasjonsmuligheten når vilkår om reintall ikke er oppfylt. Dersom du ønsker å dispensere fra vilkåret om reintall, må du endre fastsatt øvre reintall for siidaandelen og benytte unntaksregel 4a-e».
Saksbehandler må da legge inn midlertidig fastsatt øvre reintall.
Saksbehandlingssystemet vil også i enkelte tilfeller kunne gi en stoppmelding som saksbehandler må behandle for å kunne fatte vedtak.
Hvilke maskinelle kontroller som gjøres av de enkelte vilkår er nærmere beskrevet i kapittel 5.
2.6 Rapporter i saksbehandlingssystemet
I saksbehandlingssystemet er det mulighet å hente ut fire rapporter:
- MOR
- Slaktebasen
- Demografi
- Statistikk tilskuddsbehandling
Rapportene kan brukes til utarbeiding av statistikk og analyser. Rapportene kan også brukes til utarbeiding av risikovurderinger.
2.7 Arkivering
Når søknad om tilskudd til siidaandeler og reinlag er sendt inn, vil søker få en kvittering på dette i sin innboks i Altinn. Det opprettes samtidig en sak i arkiv hos statsforvalter hvor kopi av kvittering lagres.
Søknad om tilskudd behandles i saksbehandlingssystemet.
Vedtak om innvilgelse/avslag opprettes i saksbehandlingssystemet og sendes søker og til statsforvalters arkiv. Vedtaket arkiveres i samme sak som søknaden i arkivet.
Øvrig korrespondanse må Statsforvalter selv sørge for arkivering av.
Statsforvalteren er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i statsforvalterens arkivsystem.
2.8 Endring og registrering av kontaktopplysninger
Søknad om tilskudd benytter kontaktopplysninger fra Kontakt- og reservasjonsregisteret. Siidaandelsleder eller kontaktperson for reinlag må selv endre kontaktinformasjon eller reservere seg mot digital kommunikasjon med det offentlige ved å logge seg inn i Kontakt- og reservasjonsregisteret.
Ved opprettelse av nye siidaandeler må statsforvalter registrere kontaktopplysningene til leder av siidaandelen.
Siidaandeler eller reinlag som oppdager at det er registrert feil leder, må kontakte statsforvalter.