6 Vedtak og utbetalinger
6.1 Statsforvalter fatter vedtak om å tildele tilskudd
Når søknaden er ferdig behandlet av saksbehandler, skal den sendes til godkjenning. Saken kan enten godkjennes eller returneres til saksbehandler. Når saken er godkjent er vedtaket fattet.
Etter at søknaden er godkjent, vil tilskuddsbrevet bli generert av saksbehandlingsystemet og sendt til søkeren. Tilskuddet utbetales deretter automatisk gjennom Landbruksdirektoratets systemer. Tilskuddet utbetales normalt innen en uke etter at tilskuddsbrevet er mottatt.
6.1.1 Tilskuddsbrev
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Søker har valgt målform når søknad om tilskudd sendes inn. Saksbehandlers begrunnelser og kommentarer må skrives på målformen til søker. I saksbehandlingssystemet kan saksbehandler se en forhåndsvisning av tilskuddsbrevet som sendes søkeren i Altinn.
Når vedtaket er godkjent sendes brevet til søkerens innboks i Altinn. Merk at klagefristen først begynner å løpe når søker blir underrettet om vedtakets innhold, som er ved mottak av brevet. Se kapittel 7 Behandling av klager for mer informasjon om klage.
6.2 Utbetaling og kontonummer
Tilskuddet utbetales til kontonummeret som søkeren har registrert hos Landbruksdirektoratet. Søkere som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet. Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto, vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Direktoratet informerer statsforvalter om at utbetalingen har feilet. Statsforvalteren kontakter så søkeren for å få rettet opp kontonummeret. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskuddet på nytt når direktoratet har blitt informert om at søkeren har oppdatert kontonummeret i Altinn.
6.3 Krav til kontroll ved endelig godkjenning av søknaden
Når statsforvalteren fatter vedtak, følger det også krav til kontroll med den økonomiske forpliktelsen som tilskuddsvedtaket vil innebære. I økonomiregelverket er dette omtalt som budsjettdisponeringsmyndighet. Økonomibestemmelsenes punkt 2.5.2.1 beskriver kontrollkravene som inngår i å forplikte staten. Statsforvalter må ha rutiner som sikrer at disse oppgavene blir gjort.
Tilskuddsbrevet skal signeres av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet for tilskuddsbevilgningen. Saksbehandlingssystemet dokumenterer hvem som har signert via rolle og tilgangsstyring.
6.3.1 Krav til utøvelse av budsjettdisponering
Statsforvalterens vedtak om tilskudd skal godkjennes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet til den ansatte må gjøres skriftlig.
Statsforvalter skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Rutinene bør sikre at roller og tilganger endres når ansatte slutter eller går over i andre stillinger. Myndigheten til å disponere budsjettet følger den ansatte, ikke en stilling. Statsforvalter bør ha tiltak som sikrer at saksbehandlere har kjennskap til regelverk og rammer for saksbehandlingen.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet fatter endelig vedtak skal vedkommende etter økonomibestemmelsene
påse at det er hjemmel for disposisjonen (med disposisjon menes blant annet vedtak om tilskudd) i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
I praksis betyr dette at den ansatte skal påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskrivene fra Landbruksdirektoratet. Men også annet regelverk knyttet til vedtaket, særlig forvaltningsloven, er relevant.
Satser og rammer for tilskuddsordningen fastsettes i de årlige reindriftsavtalene på grunnlag av prognoser på forbruk. Avtalepartene kan redusere satsene i løpet av avtaleåret for å sikre at rammen ikke overskrides. For disse ordningene fordeles det ikke budsjettrammer til statsforvalteren. Statsforvalteren behøver utover dette ikke å undersøke om det er budsjettmessig dekning. Landbruksdirektoratet følger opp dette.
6.3.2 Attestasjon
Det er krav om at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling. Ved attestering kontrolleres det at utbetalingsbeløpet stemmer med vedtak om tilskudd for å sikre at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Attestasjonskontrollen skjer maskinelt før Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddene.
6.3.3 Arbeidsdeling
For å sikre en forsvarlig arbeidsdeling skal endelig godkjenning gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Ved å sikre at alle trinn i en oppgave ikke kan gjøres av en og samme person, forebygges både bevisste og ubevisste feil.
6.3.4 Roller i saksbehandlingssystemet for endelig godkjenning
Det er satt opp en sperre i saksbehandlingssystemet slik at endelig godkjenning ikke kan gjøres av samme person som har saksbehandlet søknaden.