Godkjenning av vedtak - ØKS

Den endelige godkjenningen av vedtaket skal gjøres av en ansatt i kommunen som har budsjettdisponeringsmyndighet. Med dette menes den eller de ansatte i kommunen som har delegert myndighet til å fatte vedtak om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket i kommunen.

Oppgavene som følger med budsjettdisponeringsmyndighet, fremgår av Økonomireglementet punkt 2.5.2.1:

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre.
Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende

1. påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
2. påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
3. påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Kilde: Bestemmelser om økonomistyring i staten.

Det følger av tredje ledd punkt a) at en ansatt i kommunen med budsjettdisponeringsmyndighet, som endelig godkjenner søknader om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, skal påse at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Aktuelt regelverk vil først og fremst være Forskrift om nærings og miljøtiltak i skogbruket og kommunale retningslinjer etter forskriftens § 3, men også annet regelverk knyttet til vedtaket (f.eks. forvaltningsloven) kan være relevant. Oppfyllelse av kravet i tredje ledd punkt a) må bygge på en konkret vurdering av blant annet etterlevelse av internkontrollen som er etablert for å sikre at saksbehandling skjer i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.

Endelig godkjenning av vedtaket skal gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Dette følger av at virksomheten skal ha en forsvarlig arbeidsdeling (funksjonsdeling), jf. bestemmelsene i økonomireglementets pkt. 2.4 om internkontroll. Forsvarlig arbeidsdeling har man når alle aktiviteter i en rutine ikke kan utføres av en og samme person. Hensikten med arbeidsdeling er å forebygge og avdekke bevisste og ubevisste feil.

I tråd med bestemmelsene i økonomireglementet, er det i ØKS laget begrensning på at endelig godkjenning av et vedtak ikke kan gjøres av samme person som har utført saksbehandling i en sak og sendt vedtaket til godkjenning.