Saker til godkjenning
Etter å ha logget inn i ØKS, møtes godkjenneren av startsiden. Dersom godkjenner har tilgang i flere kommuner, kan man velge kommune i nedtrekkslista under ‘Velkommen til ØKS’.
På startsiden er det en lenke til ‘Vedtak til godkjenning’. Det er også mulig å klikke på fanen ‘Tilskudd’ og deretter ‘Til godkjenning’ for å finne saker som ligger til godkjenning.
Her kan brukeren gjøre søk på kommune dersom bruker har tilgang til flere kommuner, og velge Kategori (tilskuddsordning).
Godkjenning av vedtak for søknad om tilskudd til skogkultur
Søknad om tilskudd til skogkultur og krav om refusjon av skogfond behandles sammen. Derfor skal godkjenner i samme operasjon som det utøves budsjettdisponeringsmyndighet for tilskudd til skogkultur, også godkjenne vedtak om utbetaling av skogfond.
For å komme inn på en sak for godkjenning av vedtak må godkjenner klikke på søker i lista, og kommer da til en side for godkjenning av vedtaket.
I godkjenningsbildet får godkjenner opplysninger om skogeier, skogfondssaldo, saksbehandlers innstilling, tiltaket og tilskuddsbehandling. Godkjenner kan også se saksbehandlers vedtakstekst.
Godkjenner har flere valg før godkjenning av vedtaket:
- ‘Se detaljer for søknaden’ – her kan godkjenner se saksopplysninger, men har ikke mulighet til å gjøre endringer
- ‘Retur til saksbehandler’ – saken kan sendes i retur til saksbehandler. Det sendes i dag ikke noe varsel til saksbehandler om at en sak er sendt i retur, så godkjenner må selv varsle saksbehandler om at en sak er sendt i retur
- ‘Tilbake til oversikt’ – godkjenner tas til lista over vedtak til godkjenning
- ‘Se vedtaksbrev’ – godkjenner får en forhåndsvisning av vedtaksbrevet
I godkjenningsbildet finner godkjenner også detaljer om tilskuddsbehandling i den enkelte sak og oversikt over tilskuddsrammene. Ved å klikke på «+»-tegnet ved Maksimalt tilskudd vises tilskuddsutregningen for den aktuelle søknaden og hvilke rammer tilskudd i aktuell søknad belaster.
Ved å klikke på «+»-tegnet under tilskuddsbehandling, får godkjenner en mer detaljert oversikt over de berørte tilskuddsrammene, total tilskuddsramme, hvor stor del av ramma som allerede er bevilget og sum tilskuddsmidler som ligger til godkjenning.
Hvor mange tilskuddsrammer som er berørt varierer fra kommune til kommune og hvilket tiltak som er omsøkt. Alle kommuner i landet kan tildeles rammer for Nærings- og miljøtilskudd i skogbruket. I tillegg har noen kommuner egne kommunale tilskuddsrammer til skogkulturtiltak og noen få kommuner har fond eller legatmidler til skogkulturtiltak. Alle kommuner behandler også søknader om tilskudd til tettere planting (TTP) til Nyplanting og Suppleringsplanting. Dette er en nasjonal tilskuddsramme og det er den nasjonale tilskuddsramma som vises. Tilskudd til tettere planting og suppleringsplanting behandles sammen med krav om refusjon av skogfond og søknad om tilskudd fra øvrige tilskuddsrammer til skogkultur.
Tilskuddskodene for de ulike tiltakene er opprettet av Statsforvalteren på bakgrunn av kommunens vedtatte retningslinjer for tilskudd, og en og samme kode skal beregne tilskudd for alle berørte tilskuddsrammer i den enkelte tilskuddssak.
Dersom godkjenner finner at vedtaket kan godkjennes, velges «Godkjenn vedtak og send vedtaksbrev».
En søknad om tilskudd til skogkultur kan inneholde flere tiltak, og det er lagt til rette for at et tiltak på en søknad avslås mens andre godkjennes. En søknad til godkjenning kan derfor inneholde både godkjente og avslåtte tiltakslinjer. Da vil dette gå fram i godkjenningsbildet.
Dersom hele eller deler av en søknad om tilskudd avslås skal begrunnelsen for dette gå fram av vedtakstekten fra saksbehandler.
Selve utbetalingen av skogfond og/eller tilskudd gjøres av Statsforvalteren i etterkant av at kommunen har godkjent søknaden, som hovedregel i løpet av 1-2 uker etter godkjenning.
Vedtaksbrev og arkivering
Dersom kommunen har valgt å bruke eArkiv og Altinn i ØKS, sendes saksdokumentene automatisk til arkivering i kommunalt saksarkiv, mens vedtaksbrevet sendes skogeier i Altinn dersom skogeier har godtatt kommunikasjon fra det offentlige i Altinn. Dersom skogeier ikke godtatt elektronisk kommunikasjon fra offentlige via Altinn, må vedtaksbrev sendes skogeier via post.
Saksbehandler må kontaktes for manuell utsending av vedtaksbrev dersom godkjenner får dette varselet etter godkjenning av vedtaket:
«Søkeren har reservert seg mot å få brev fra det offentlige i Altinn, vedtaksbrevet må sendes manuelt»
Saksbehandler må kontaktes for arkivering av saksdokumenter dersom godkjenner får dette varselet etter godkjenning av vedtaket:
«Kommunen har valgt ikke å sende sakspapirer elektronisk til arkivet, dokumentene må arkiveres manuelt.»
Godkjenning av vedtak ved søknad om tilskudd til vegbygging
Godkjenner finner vedtak til godkjenning for søknader om tilskudd til vegbygging på samme sted som søknader om tilskudd til skogkultur, søknad om tilskudd til drift og søknad om miljøtilskudd.
Ved godkjenning av søknad om tilskudd til skogsvegbygging, bevilges det tilskudd til godkjente byggeprosjekt før byggestart.
Saksbehandler sine oppgaver knyttet til behandling av søknad om tilskudd til vegbygging er i all hovedsak de samme som før, men der saksbehandler før selv bevilget tilskudd, skal saksbehandler nå sende vedtak om bevilgning til godkjenning.
Godkjenner klikker på søker for å komme inn på sak før godkjenning av vedtak, og kommer da til en side med informasjon om bevilgningen av det aktuelle skogsvegprosjektet, generell informasjon om vegprosjektet og økonomien knyttet til dette.
Godkjenner kan se kostnadsoverslag for vegprosjektet, hvor mye tilskudd som er foreslått bevilget og hvor mye tilgjengelige tilskuddsmidler som finnes i kommunen. Det er beløpet som står ved «Tilskuddsramme» som er tilskuddsbeløpet som er til behandling i den aktuelle søknaden, mens beløpet som står under «Tilgjengelige midler» viser hvor mye tilskudd som er igjen på kommunens ramme.
Også her er det mulig å returnere en sak til saksbehandler. Dersom godkjenner ønsker det, kan godkjenner klikke på lenker til både byggesøknaden for det aktuelle veiprosjektet og til veiarkivet i kommunen i ØKS.
Vedtaksbrev og arkivering
ØKS produserer ikke vedtaksbrev for skogsvegbygging, så dette må produseres fra kommunenes egne arkivsystem. Godkjenner må ha en dialog med saksbehandler om rutiner for utsending av vedtaksbrev.
Godkjenning av vedtak ved søknad om tilskudd til drift og søknad om miljøtilskudd
Godkjenner finner vedtak til godkjenning for søknader om drift- og miljøtilskudd på samme sted som søknader om tilskudd til skogkultur og tilskudd til vegbygging.
Godkjenner klikker på søker for å komme inn på sak for godkjenning av vedtak, og kommer da til en side som har informasjon om skogeier, tilskuddssak og bevilgning av driftstilskudd til aktuell sak.
Også her er det mulig sende saken i retur til saksbehandler, se detaljer for søknaden og se en forhåndsvisning av vedtaksbrevet.
Under bevilgning av driftstilskudd, får godkjenneren oversikt over tilgjengelig ramme for driftstilskudd i kommune, total kostnad på omsøkt tiltak og omsøkt tilskuddsbeløp.
For søknader om miljøtilskudd forholder kommunen seg til en nasjonal tilskuddsramme, men godkjenning vedtak for søknad om miljøtilskudd gjøres på samme måte som søknad om driftstilskudd.
Også her er det mulig sende saken i retur til saksbehandler, se detaljer for søknaden og se vedtaksbrevet.
Under bevilgning av miljøtilskudd, får godkjenner oversikt over tilgjengelig ramme for miljøtilskudd i landet, total kostnad på omsøkt drift og omsøkt tilskuddsbeløp.
Dersom en søknad om miljøtilskudd sendes i retur til saksbehandler, vil saksbehandler finne igjen saken ved å søke på saker med status "Saksbehandling fullført, klart for vedtak". Det sendes ikke noe varsel til saksbehandler når en sak sendes i retur, så det forutsettes at kommunen oppretter rutiner for dette selv.
Vedtaksbrev og arkivering
Dersom kommunen har valgt å bruke eArkiv og Altinn i ØKS, sendes saksdokumentene automatisk til arkivering i kommunalt saksarkiv, mens vedtaksbrevet sendes skogeier i Altinn dersom skogeier har godtatt kommunikasjon fra det offentlige i Altinn. Dersom skogeier ikke godtatt elektronisk kommunikasjon fra offentlige via Altinn, må vedtaksbrev sendes skogeier via post.
Saksbehandler må kontaktes for manuell utsending av vedtaksbrev dersom godkjenner får dette varselet etter godkjenning av vedtaket:
«Søkeren har reservert seg mot å få brev fra det offentlige i Altinn, vedtaksbrevet må sendes manuelt»
Saksbehandler må kontaktes for arkivering av saksdokumenter dersom godkjenner får dette varselet etter godkjenning av vedtaket:
«Kommunen har valgt ikke å sende sakspapirer elektronisk til arkivet, dokumentene må arkiveres manuelt.»
Tilleggsbevilgning av tilskudd til veg, driftstilskudd og miljøtilskudd
Dersom skogeier søker om tilleggsbevilgning av tilskudd til skogvegbygging, driftstilskudd eller miljøtilskudd, behandles disse søknadene på samme måte som den opprinnelige søknaden om tilskudd. Saksbehandler behandler søknad om tilleggstilskudd og sender vedtak til godkjenning. Godkjenner får disse sakene opp i listen over vedtak til godkjenning sammen med øvrige tilskuddssøknader i kommunen.
Godkjenning av vedtak om utbetaling av rentemidler
Godkjenner finner søknad om utbetaling av rentemidler på samme sted som øvrige søknader om tilskudd til skogbrukstiltak.
Søknad om kommunale rentemidler fra skogfondet er ikke omfattet av Økonomireglementets krav til tilskuddsbehandling og utøvelse av BDM, men Landbruksdirektoratet finner det naturlig at også Rentemidlene omfattes av kravet til arbeidsdeling, og behandling av disse sakene følger derfor samme arbeidsflyt som søknader om tilskudd til skogbrukstiltak.
Godkjenner klikker på søker for å komme inn på aktuell sak.
Her er de samme mulighetene til å returnere saken til saksbehandler og se detaljer for søknaden. Ved å velge og se detaljer for søknaden, får godkjenner muligheten til å se budsjettet for bruk av rentemidler fra skogfondet i kommunen for inneværende år.