Innkjøp av Inn på tunet-tjenester

Kartlegging av behov og tjenesteinnhold

Et felles mål for alle Inn på tunet-tjenester er at tjenestene skal gi mestring, utvikling og trivsel. Aktivitetene i tjenestetilbudet er knyttet opp til gården, livet og arbeidet der. Samtidig er det viktig at tilbudene er tilrettelagte og kvalitetssikret.

Det er sentralt at oppdragsgiver har et bevisst forhold til hvilke behov som skal dekkes ved tjenestekjøpet. Behovene må beskrives grundig for å sikre at målet med tjenestekjøpet oppnås.  Inn På Tunet anskaffelser kan være tjenestekjøp som en del av et helhetlig tilbud for demente, eller det kan være tjenestekjøp som del av en læringsplan. Uansett er det viktig at det ligger gode faglige vurderinger til grunn for hva slags tjenester som kan være hensiktsmessig for den brukergruppen en ønsker å gi et tilbud til.

For å identifisere behovet vil det være naturlig å ta utgangspunkt i formålet med anskaffelsen, og hvilke resultater tjenestekjøpet skal bidra til.

I denne fasen skal oppdragsgiver også kartlegge hvilke personer i kommunen som vil kunne benytte seg av et slikt tilbud.

Det finnes en god del forskning og litteratur om Inn på tunet-tjenester. Det anbefales at oppdragsgiver gjør seg kjent med det materialet som finnes. Det er også sentralt å se hen til erfaringer fra tidligere anskaffelser.

Når det er fastslått hvilket behov brukergruppen har, skal det frem til publisering av konkurransen arbeides for å beskrive det tjenesteinnholdet som på best mulig måte vil dekke behovene. Målet for disse brukergruppene defineres. Behovet for skolen kan være en del av en læringsplan, eller en aktivitet for elever som mangler mestring i hverdagen. For hjemmeboende personer med demens kan behovet være å etablere et godt dagtilbud med fysisk aktivitet og felleskap.

Tidsaspekt

Oppdragsgiver må vurdere tidsperspektivet på anskaffelsen. Hvor lang kontrakt ønsker oppdragsgivere å inngå med eventuelle leverandører? Hvis en utlyser en rammeavtale, hvor lang varighet skal det være på den?

Brukere har også forskjellige behov. For flere av de brukergruppene som Inn på tunet - tilbud er relevante for er stabilitet over tid viktig. Korte kontraktsperioder som fører til avbrudd i tjenestene eller skifte av leverandør kan være uheldig.

Kortvarige kontrakter skaper også mindre forutsigbarhet både for kommune og for leverandør og kan øke terskelen for at en leverandør vil investere i å gi tilbud.

Samtidig setter anskaffelsesregelverket begrensninger på hvor lang varighet visse avtaler kan ha. Ordinære tjenesteavtaler er det ingen begrensninger på når det gjelder lengde. En rammeavtale kan som hovedregel ikke vare mer enn 4 år. Denne begrensningen for rammeavtaler som man har i forskriftens del III gjelder ikke ved anskaffelser av helse- og sosialtjenester. Som det fremgår av veilederen om offentlige anskaffelser må oppdragsgiver imidlertid ta i betraktning at denne type avtaler ofte kan være omfattende, og at inngåelsen av slike avtaler derfor innebærer en svekket konkurranse i det aktuelle markedet, derom det går lang tid mellom hver kunngjøring av kontrakt. Dette er momenter som oppdragsgiveren må ta hensyn til ved vurderingen av hvor lange rammeavtaler som kan inngås. 

For de fleste anskaffelser av Inn på tunet-tjenester eller lignende tjenester er det ønskelig med kontrakter som har lang varighet. Det burde være et mål å unngå negative effekter for brukerne som følge av avbrudd i tjenesten.

Volum og finansiering

Når oppdragsgiver har kartlagt behovet og formålet med tjenestekjøpet på et overordnet nivå, må det ses hen til hvilke økonomiske rammer oppdragsgiver disponerer for å kjøpe Inn på tunet tjenester.

Volumet på tjenesten oppdragsgiver ønsker å anskaffes må ses i lys av hvilke behov en ønsker å fylle. Dette må derfor vurderes i det enkelte tilfelle. Det må være et realistisk forhold mellom innholdet i tjenestene en ønsker og anskaffe, volumet på tjenesten en ønsker å tilby og hvilken finansiering en har.

Anskaffelsens volum og finansiering vil være premissgivende for hvilke ressurser oppdragsgiver kan benytte i utredningsfasen. Inn på tunet-tjenester er ofte forholdsvis små anskaffelser, og det er derfor ikke rom for store behovsutredningsprosesser. Erfaringsoverføring fra andre er derfor sentralt for å få økonomi i disse anskaffelsene.

Oppdragsgivers organisering

Når beslutningen om å etablere et Inn på tunet-tilbud er tatt må en vurdere hvordan en skal organisere anskaffelsen og oppfølgingen. Hvilke miljøer bør involveres i anskaffelsesprosessen (ansatte, ulike fagpersoner, myndigheter, pårørende, brukere og deres organisasjoner), og omfanget av involvering bør vurderes utfra tjenestens omfang og kompleksitet og hvem målgruppen for tjenesten er.

Fag og innkjøp bør jobbe sammen

Ansvarlige for anskaffelsen fra oppdragsgiver må på plass. Ved anskaffelse av Inn på tunet tjenester vil naturlige deltakere være 

• Oppdragsgivers fagpersoner på området anskaffelsen gjelder
• Oppdragsgivers anskaffelsesmiljø

De samme ansvarlige personene bør følge anskaffelsen gjennom alle fasene.

Andre som kan være aktuelle å involvere kan være framtidige brukere og pårørende, og fagpersoner fra andre tjenester som grenser opp mot tjenesteområdet anskaffelsen er forankret i. Det kan også være andre interessenter. Det kan være greit å tenke gjennom hva en ønsker å oppnå med involvering. Er det innspill til innholdet i tjenesten en ønsker? Eller er det forankring og markedsføring av tilbudet en vil oppnå?

Det er ikke tilrådelig å sette anskaffelsen bort til en innkjøpsavdeling. I så fall må en sikre et nært samarbeid med organisasjonens fagfolk i det tjenesteområdet målgruppen hører til. Det må også vurderes om alt kan håndteres internt eller om man vil trenge ekstern bistand til å gjennomføre anskaffelsen.

Tverrfaglig team

Det kan være nyttig å opprette et tverrfaglig team som bidrar i arbeidet med å definere behovene og eventuelt med evaluering av tilbud senere i arbeidet. Dette er viktig både for å sikre kvalitet og forankring.

Noen oppdragsgivere har organisert Inn på tunet som en tverrfaglig satsing internt. Her møtes ledere for ulike tjenesteområder og koordinerer ulike behov til en eller flere brukere opp mot de ressursene som oppdragsgiver setter av i budsjettet til Inn på tunet. På denne måten blir ikke Inn på tunet kun basert på engasjementet til enkeltpersoner hos oppdragsgiver, men mer en strategisk og helhetlig satsing. Et eksempel på en kommune som har gjort det på denne måten, er Kongsberg kommune. 

Se en presentasjon av Kongsberg kommune sin bruk av tverrfaglige team. 

Involver anskaffelsesmiljøet på riktig tidspunkt

Ved utredning av behov og innhold i tjenesten, er det viktig å involvere anskaffelsesmiljøet hos oppdragsgiver på et tidlig tidspunkt i anskaffelsesprosessen. De trenger ikke nødvendigvis å være involvert i hele prosessen med utviklingen av kravspesifikasjonen. Det vil være naturlig å involvere anskaffelseskompetanse i innledningen til arbeidet med kravspesifikasjon, for å sikre at de som skal ivareta det anskaffelsesfaglige i prosessen er kjent med hvilke behov oppdragsgiver ønsker å ivareta med tilbudet og at anskaffelsesfaglige premisser og forutsetninger blir hensyntatt i arbeidet med kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Det er viktig å unngå at anskaffelsen får preg av en "stafett" hvor fagmiljøene utvikler en kravspesifikasjon, som overlates til anskaffelsesmiljøet å anskaffe. Anskaffelsesmiljøet bør være involvert slik at de forstår hva behovet er og forstår sammenhengen mellom behov og kravspesifikasjon. På samme måte bør fagmiljøene være informert om anskaffelsesfaglige premisser og forutsetninger som er relevante for det tjenestetilbudet de ønsker å anskaffe. 

Politisk forankring er viktig

Når politiske styrte organisasjoner skal kjøpe Inn på tunet-tjenester er det avgjørende at kjøpet har en god forankring både i administrasjonen og på politisk nivå. Utviklingen av et Inn på tunet-tilbud, kan være avhengig av en forankringsprosess på politisk nivå i kommunen/fylkeskommunen.

Argumenter for etablering av et Inn på tunet-tilbud vil gjerne kunne kretse rundt to forhold:

• Oppdragsgiver kan gi tilbud som er kvalitativt gode, og lokalt basert. F.eks. er kommunene pålagt å gi dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens. Inn på tunet kan være et godt svar på dette pålegget.
• Inn på tunet kan være et kostnadseffektivt alternativ til andre tilbud i regi av kommunen.

Det er viktig å synliggjøre hvordan et Inn på tunet tilbud kan levere på begge disse dimensjonene. I sammenheng med etablering av tilbudet bør det derfor gjennomføres møter med politikere og administrasjonen hvor behovet forklares og hvor nytten av tilbudet "selges inn". Den forebyggende effekten av Inn på tunet som et eksempel på tidlig innsats kan vektlegges. På den måten kan kommunen unngå å måtte trå til med betydelig dyrere tjenestetilbud i framtiden.
Det er for en del offentlige oppdragsgivere nødvendig å ha en bindende politisk forankring i forhold til anskaffelsen før den kunngjøres. Fordi fasene med oppstart og behovsutredning er ressurskrevende for både oppdragsgiver og eventuelle tilbydere, er det fornuftig å ha en slik bindende politisk forankring så tidlig som mulig.

Forankring i planverk

Flere av pilotene i Inn på tunet-løftet har hatt god erfaring med å få tilbudet inn i planverket. Ved rullering av planer eller utarbeidelse av nye, bør en prøve få inn bruk av Inn på tunet som et av virkemidlene innenfor de områdene det er aktuelt å bruke denne type tilbud. Det kan være oppvekstplaner eller helse- og sosialplaner. Det er også eksempler på at Innpå tunet er tatt inn i kommuneplanens samfunnsdel og landbruksplanen som tiltak rettet mot utvikling av landbruksnæringen.  

Inn på tunet som ordinært tjenestetilbud

Det bør være et mål at Inn på tunet og lignende tilbud, integreres i kommunens ordinære tjenestetilbud og ikke bare er et enkeltstående prosjekt drevet av ildsjeler. Slike tilbud er ofte sårbare for kutt i budsjettene. Inn på Tunet burde søkes integrert i kommunens tjenestetrapp, som et eksempel på et tidlig innsats-tiltak.

I NIBIOs Rapport Demensomsorg på gård: Et samarbeid mellom landbruk og kommunal helsesektor Rapport 127, 2020 omtales behovet for politiske forankring som følger:

«Mens noen av tilbudene var politisk forankret fra oppstart, var det i andre tilfeller nødvendig for de administrativt ansatte i kommunen å jobbe opp mot politikerne og få dagtilbudet på gård inn i kommunale planer. Det kan være vanskelig å få budsjettstøtte, særlig for å opprette ett nytt tilbud, men eksterne midler kan gjøre det mulig å starte opp, deretter få den nødvendige politiske støtten og sikre tilbudet en plass på det kommunale budsjettet.» 

Selv om dette var rettet mot Inn på tunet-tilbud for personer med demens, er tematikken gyldig for alle typer tjenester hvor en ønsker å bruke Inn på Tunet.