Innkjøp av Inn på tunet-tjenester

Definere innholdet i tjenesten som skal anskaffes

For å sikre god kvalitet på tjenesten som skal utføres, er det avgjørende at behovene for tjenesten blir godt kartlagt. Dette gjelder uavhengig av hvordan tjenesten skal leveres. Det er viktig å tenke gjennom hvilke effekter en ønsker at et Inn på tunet-tilbud skal oppnå overfor brukerne, individuelt eller som gruppe. Det bør derfor gjøres en grundig vurdering av hva en ønsker å oppnå med anskaffelser av Inn på tunet-tjenester.

Det er viktig at en setter opp konkrete mål for hva en ønsker å oppnå med anskaffelsen, som grunnlag for den videre prosessen. 

• Kartlegging av hvilke personer/grupper som trenger et tilbud
• Hvilke behov skal dekkes konkret
• Kartlegging av hvilke tjenester som sikrer målene
• Tjenesteinnholdet og krav til det ytre miljøet

Det kan være at det er klart for alle hvilke behov anskaffelsen er ment å dekke, men det er slett ikke sikkert. 

Kartlegging av brukere

Oppdragsgiver må kartlegge hvor mange av brukerne i målgruppen som er aktuelle for et Inn på tunet - tilbud. Aktuelle spørsmål i den sammenheng kan være: 

• Hvor mange brukere har kommunen som er innenfor målgruppen?
• Hvilke andre tilbud er det disse har?
• Er det noen behov i brukergruppen som dagens tjenestetilbud ikke fyller?
• Kan et Inn på tunet tilbud supplere, erstatte eller fylle et gap i kommunens tjenesteportefølje?
• Hva skal tiltaket inneholde for å dekke behov og lovkrav? 

Innhold i tilbudet

De som tar initiativet til å anskaffe en Inn på tunet - tjeneste kan ha klare tanker om hva et slikt tjenestetilbud bør inneholde, men vi vil likevel anbefale at det gjennomføres en behovsanalyse hvor en konkretiserer behovet. 

Forskjellige metoder for å utforske hvilke behov en ønsker å fylle kan være:

• Samtaler mellom fagfolk hos oppdragsgiver som har ansvar for målgruppen eller andre etater
• Gjennomgå relevant erfaringsmateriell som veiledere, forskning og utredninger. 
• Ha samtaler med brukere/pårørende om behov.
• Kartlegging av behov gjennom spørreundersøkelser overfor brukere/pårørende
• Fokusgruppeintervjuer hvor brukere og pårørende samles for å snakke om behov
• Bruk av teknikker som beskrivelser av brukerreiser eller tjenestedesign

Erfaring og læring fra tidligere tjenester som har vært utført (enten i egenregi eller ved kjøp hos private leverandører) kan også være del av vurderingsgrunnlaget i planleggingen av en ny tjeneste. 

Det er viktig å forstå både oppdragsgivers og brukernes behov. Behovene kan være knyttet til en enkeltbruker eller en gruppe brukere. 

Det kan også være relevant å snakke med tilbydere om hva slags tilbud disse kan gi, og hvordan et hensiktsmessig tilbud kan organiseres. Her er vanligvis to ulike måter å organisere samarbeidet mellom tilbyder og kjøper:

1. Bestiller kjøper et fullskala tilbud fra en tilbyder som stiller med både lokaliteter, uteområder, fysisk tilrettelegging og (helse-/sosialfaglig, eventuelt pedagogisk) kompetanse
2. Bestiller har det helse-/sosialfaglige ansvaret, mens tilbyder er fysisk tilretteleggere og arbeidsleder i tillegg til å stille med lokaler og utearenaer

Begge modellene blir brukt, og hva som er hensiktsmessig må vurderes i det enkelte tilfelle. Det  kan være begrensninger i forhold til hvordan en slik dialog kan utføres hvis disse tilbyderne skal være med i konkurransen senere. 

Ved planlegging av anskaffelsen bør du også ta i betraktning særtrekk ved tjenestene.  Anskaffelsesforskriften trekker frem flere forhold du kan ta i betraktning ved anskaffelsen, og disse forholdene bør du også ta hensyn til når du vurderer behovet. 

Særtrekkene ved helse- og sosialtjenester er blant annet brukerens behov for et helhetlig tjenestetilbud og brukermedvirkning, kontinuitet, ivaretakelse av brukerens integritet, mestring og deltakelse i samfunnet og mobilisering av ressurser i brukerens nærmiljø.
Brukerne burde ideelt trekkes inn alle faser av en anskaffelse. Både når en utreder behovet og konkretiserer dette behovet i en bestilling kan brukerne eller noen som representerer disse involveres. 

Etter at en anskaffelse er gjennomført bør det også legges til rette for medvirkning fra brukerne og pårørende i planleggingen, gjennomføringen og evalueringen av tjenestene. Hvis tjenestene som skal anskaffes er definert som en helsetjeneste vil også brukernes medvirkning være lovpålagt jf.: pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 og helseforetaksloven § 35. 

Avklare hvem som kan levere tjenestene

Dette dreier seg om å kartlegge leverandørmarkedet. Som kjøper av Inn på tunet-tjenester kan oppdragsgiver finne oversikt godkjente tilbydere i oversikten på nettsiden til Stiftelsen Norsk Mat. Her finner du kontaktinformasjon til hver enkelt gård, du kan kontakte gården direkte eller ta kontakt med landbruksansvarlig i din kommune. Hvis det ikke finnes tilbud i kommunen eller nabokommunene, kan en også undersøke mulighete for at noen kan etablere en tjeneste.

Dialog med leverandørene

For å få oversikt over mulige tilbydere kan en i forkant av anskaffelsen invitere til dialog med aktuelle tilbydere. God kunnskap om hvordan markedet er og hva som påvirker god behovsdekning før du kunngjør konkurransen, er vesentlig for å nå formålet med anskaffelsen.

Bestemmelser om dialog med markedet omtales i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del II og III. FOA §§ 8-1 og 12-1 regulerer forberedende undersøkelser og §§ 8-2 83 har bestemmelser om dialog med leverandører før konkurransen.

Selv om forskriften del I og IV som gjelder for anskaffelser av helse- og sosialtjenester ikke har egne bestemmelser om markedsdialog, har oppdragsgiver likevel anledning til å gjennomføre markedsdialog.

Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt og unngår å gi urimelig konkurransefordel. Gjennom dialogen kan en redegjøre for hva slags type tjenester en ønsker å anskaffe, få oversikt over aktuelle tilbydere og få innspill fra tilbydere

Bestiller kan bl.a. få innspill om:

• Hvordan virksomhetens behov kan dekkes på best mulig måte
• Hvilke muligheter som finnes i markedet i dag og hva som er mulig på sikt
• Hvordan konkurransesituasjonen er
• Hvilke krav og kriterier som kan være konkurransehemmende eller fordyrende
• Hvilke krav som kan være til hinder for god behovsoppfyllelse
• Hvordan krav og kriterier kan dokumenteres

For potensielle leverandører kan også en markedsdialog være nyttig.  Leverandørene får kunnskap om bestillers behov og hva som er viktig, slik at de kan forberede seg bedre på en fremtidige konkurranser. Leverandørene kan få inspirasjon til å tilpasse sine tilbud til disse behovene og de behovene bestiller ønsker å fylle med anskaffelsen.

I tilfeller hvor det ikke finnes tilbydere, eller hvor det er et fåtall tilbydere kan en søke å utvikle leverandørmarkedet ved å benytte seg av mer innovative anskaffelsesmetoder. Innovative anskaffelser er relativt kostnadskrevende og må vurderes opp imot omfanget av anskaffelsen som skal gjøres. Innovative anskaffelsesmetoder handler om å samarbeide bredt og bredere enn vanlig med brukere og at leverandører og eventuelt forskningsmiljøer er involvert. Innovative metoder tar utgangspunkt i behovet eller funksjonen som anskaffelsen skal dekke i stedet for å utarbeide en detaljert kravspesifikasjon. Dette krever bred involvering og at det settes av god tid i planleggings­fasen. For å få til nyttige, innovative anskaffelser må du bruke tid på:

• Grundig utfordrings- og behovsdefinering
• Organisasjons- og kompetanseutvikling
• Dialog med relevante fagmiljøer, leverandører og brukere

Oppdragsgiveren kan bruke konkurranse om innovasjonspartnerskap for å utvikle og anskaffe innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider når vilkårene i FOA § 13-1 er oppfylt.  Regulerer og 13-2. Innovasjonspartnerskap er en ny anskaffelsesprosedyre i FOA del III. Denne prosedyren kan gi inspirasjon og være et utgangspunkt for å fastlegge en egnet prosedyre for å anskaffe innovative Inn på tunet-tjenester.

Du kan lese mer om innovasjonspartnerskap og når det passer å bruke innovasjonspartnerskap på nettsiden til DFØ.

Er det mulighet for et interkommunalt samarbeid?

Det er ønskelig å sikre tilbydere en visshet om at den tjenesten de tilbyr faktisk blir brukt. Rammeavtaler vil f.eks. ikke alltid stipulere noe minstevolum på kjøp av tjenesten. En tilbyder kan utvikle og kanskje investere for å kunne levere tjenester, som så ikke blir brukt, enten fordi kjøper ikke har behov likevel, at brukere ikke ønsker å benytte seg av tilbudet eller fordi innsparinger gjør at denne type kjøp kuttes. Dette kan skape en uforutsigbarhet for leverandører som gjør at de ikke tør å ta risikoen med å etablerer eller opprettholde et tilbud. Én kommune har kanskje hverken mange nok brukere eller finansiering som gjør det lønnsomt for tilbyderne.

Et alternativ, som bl.a. er praktisert i Hallingdal, er at flere kommuner går sammen om å kjøpe tjenester. Mulige fordeler med det kan være:

• En får nok brukere til tjenesten at dette sikrer leverenadørene tilstrekkelig omsetning
• En kan etablere tilbud flere forskjellige grupper av brukere
• Finansiering er ikke bare fra én kommune

Om den enkelte kommune skal inngå egne kontrakter med tilbydere eller om en skal organisere dette i et interkommunalt samarbeid må være opp til kommunene å vurdere. Gitt at en velger interkommunalt samarbeid er det viktig med gode avtaler og fordelingsnøkler knyttet til økonomien.

Avklare endelig hvilke tjenester som skal kjøpes inn

Ved utgangen av utredningsfasen vil oppdragsgiver ha et klart bilde av eget behov, antall brukere, tjenesteinnhold og krav til det ytre arbeidsmiljøet, leverandørmarked og tjenestetilbudet, økonomi og tidsperspektiv.

Alt dette skal da nedfelles i oppdragsgivers kravspesifikasjon som danner det mest sentrale dokumentet for anskaffelsen. Utviklingen av en kravspesifikasjon bør gjøres av fagfolk knyttet til den tjenesten som har ansvar for målgruppen for tjenesten. Samtidig kan det være nyttig å rådføre seg med kommunens anskaffelsesmiljø i denne prosessen.

Det sentrale her er at man i kravspesifikasjonen har fokus på å beskrive tjenesteinnholdet, slik at brukernes behov blir dekket. Dette krever at oppdragsgiver prioriterer å beskrive tjenestens kvalitet. Dette kan f.eks. bety at man må gi avkall på krav på som ikke direkte går på å tilfredsstille brukerens behov. Det kan bety at en kanskje ikke legger inn krav om transport, mange måltider eller andre kostnadsdrivende faktorer som vil redusere muligheten for å anskaffe det riktige tjenesteinnholdet. 

Krav til fasiliteter, mat og transport kan være viktig, men innholdet av den delen av tjenesten som skal dekke behovet er nettopp særtrekket med grønn omsorg; herunder nærhet til dyr og natur. Da må man ikke bruke opp alle midlene på transport og mat, slik at poenget med grønn omsorg blir borte.

For å sikre realisme i det tjenesteinnholdet en stiller krav om anbefales det at oppdragsgiver setter opp en kalkyle som viser at det er mulig å anskaffe tjenestene innenfor den rammen som kommunen har til rådighet.