Innkjøp av Inn på tunet-tjenester

Kontraktsoppfølging

Etter gjennomført anbudskonkurranse og kontrahering av leverandør, går man over i utførelsesfasen. Leveransen skal nå igangsettes i tråd med de rammer som er lagt for kvalitet, innhold og kostnader.

I de fleste Inn på tunet tjenester er det tett dialog mellom tilbyder og bestiller. En tett dialog er bra, men det er viktig at en i denne dialogen ikke legger kontrakten "i skuffen". Det er viktig at dialogen føres med basis i kontrakten og at justeringer og endringer sjekkes ut mot de behov en ønsker å dekke med tjenesten. 

Kontrakten må alltid være tilgjengelig for de ansvarlige for gjennomføringen av kontrakten.

Foreta bestillinger

Bestillingen av tjenesten skal skje på grunnlag av de vilkår som ble avtalt i ved inngåelsen av kontrakten.

Kontraktens fastsatte krav blir fulgt

Kravspesifikasjonen i kontrakten må etterleves. Kontrakten må derfor hele tiden være fremme, slik at man kan påse at kontraktkravene etterleves. 

Oppdragsgivers må påse at leveransen har tilfredsstillende kvalitet i henhold til kontrakten.

Dersom det er krav som skal oppfylles i kontraktsperioden, må oppdragsgiver kontrollere at kravene er oppfylt til riktig tid. Dette kan for eksempel være hvordan ytelsen skal leveres, krav til rapportering osv.

Økonomi, kvalitet og tid

For løpende kontrakter og rammeavtaler må det etableres rutiner for å ha oversikt over hvor mye som samlet er fakturert og utbetalt.

Utviklingen i rettspraksis i EU-domstolen (sak C-216/17 og sak C-23/20) tilsier at utover ikke-vesentlige endringer i avtalen, må oppdragsgiver forholde seg til maksimumstaket i kontrakten, dvs. den samlede anslåtte verdien av anskaffelsen som ble angitt i kunngjøringen.

Statusmøter

Det bør gjennomføres jevnlige statusmøter med brukere og gårdbruker, og eventuelt pårørende for å avklare om leveransen fungerer etter hensikten og i samsvar med det som er avtalt i kontrakten.  God dialog med partene er viktig for å få en god tjeneste.

Varsle feil og mangler

For å sikre kontraktsmessig ytelse, er det svært viktig at oppdragsgiver følger opp kontrakten. Dersom leveransen ikke oppfyller kontraktens vilkår, må dette følges opp overfor leverandør. Kontrakten vil ofte ha regulert ulike sanksjoner som oppdragsgiver skal benytte ved kontraktsbrudd.

Ved mislighold av kontrakten vil oppdragsgiver vanligvis kunne kreve retting, prisavslag og erstatning. Dersom en av partene vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, vil en part kunne heve kontrakten.

Mislighold som blir oppdaget må påberopes skriftlig og så snart som mulig etter at misligholdet ble oppdaget.

Behov for endringer

Gjennom oppfølging av leveranser, leverandøren og avtalen kan det bli behov for å gjøre endringer og tilpasninger i avtaleforholdet.

Gjennom en løpende dialog med leverandøren vil det komme opp behov for å endre og tilpasse inngått avtale. Behovet kan både oppdragsgiver og leverandør ha. Det er da viktig å avklare om dette faktisk er en endring som du lovlig kan gjennomføre eller ikke.  Du må vurder om dette er en vesentlig endring eller ikke. 

For mer informasjon om kontraktoppfølging se kom i gang med kontraktsoppfølging Anskaffelser.no