Innkjøp av Inn på tunet-tjenester

Avklare bestemmelser i regelverket

Regelverket for offentlige anskaffelser gjelder i hovedsak for alle offentlige virksomheter.

Offentlige anskaffelser reguleres av lov om offentlige anskaffelser L17.06.2016 nr. 73 med tilhørende forskrifter. De forskrifter som kommer til anvendelse for kjøp av Inn på Tunet tjenester er Forskrift om offentlige anskaffelser, samt Forskrift om konsesjonskontrakter.

I de fleste tilfeller vil en anskaffelse av Inn på tunet tjenester være definert som helse- og sosialtjeneste. Anskaffelser av helse- og sosialtjenester har særtrekk som reiser noen særlige problemstillinger for anskaffelsesprosessen, og er underlagt egne regler i Forskrift om offentlige anskaffelser. Disse gir oppdragsgiver i utgangspunktet et større spillerom enn for øvrige tjenesteanskaffelser i klassisk sektor.

Vi vil nedenfor i punkt 5.1.3 redegjøre for de særskilte reglene for om anskaffelser av helse- og sosialtjenester.

Kort om ov og forskrift om offentlige anskaffelser

Anskaffelsesregelverket gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider.

Anskaffelsesregelverket er basert på visse grunnleggende prinsipper som skal bidra til å realisere anskaffelsesregelverkets formål, jf. Lov om offentlige anskaffelsesloven (LOA) § 1.

Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

De grunnleggende prinsippene er nedfelt i LOA § 4:

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Bestemmelsene i forskriften kapittel 7 (Fellesbestemmelser) gjelder for alle anskaffelser som skal gjennomføres etter forskriften, uavhengig hvilke andre deler av forskriften som også får anvendelse. Dette omfatter blant annet bestemmelser om dokumentasjonsplikt, skatteattest for anskaffelser over 500 000 kroner eks mva., offentlighet og taushetsplikt, habilitet og minimering av miljøbelastning.

For anskaffelser i klassisk sektor, har anskaffelsens anslåtte verdi betydning for hvilke deler av regelverket som må følges. Dette er regulert nærmere i FOA kapittel 5.

Følgende terskelverdier gjelder:

Anskaffelser under 100 000 kroner eks. mva.

Anskaffelser med en anslått verdi under 100.000 kroner ekskl. mva. er unntatt fra anskaffelsesregelverket, jf. anskaffelsesloven § 2.

Del I – alminnelige bestemmelser som gjelder alle anskaffelser

Forskriften del I inneholder alminnelige bestemmelser som gjelder alle anskaffelser som er underlagt forskriften, med en anslått verdi som er lik eller overstiger 100.000 kroner ekskl. mva. og som er under nasjonal terskelverdi på 1,3 millioner kroner eks. mva.

Del II – anskaffelser mellom nasjonal terskelverdi og EØS-terskelverdi

Forskriften del II gjelder for kontrakter med en anslått verdi på minst 1,3 millioner kroner eks mva., men som ikke overstiger EØS-terskelverdiene. Det er noen unntak fra denne regelen. Blant disse nevnes:

Del II gjelder ikke for kontrakter om helse- og sosialtjenester. Det er del I som gjelder for alle anskaffelser av helse- og sosialtjenester under EØS-terskelverdien på 7,8 millioner kroner.

Del III – Anskaffelser over EØS-terskelverdiene

Forskriften del III gjelder for kontrakter med en anslått verdi som er lik eller overstiger EØS-terskelverdiene.

For statlige myndigheters vare- og tjenestekontrakter og plan- og designkonkurranser er terskelverdien 1,4 millioner kroner ekskl. mva. For andre oppdragsgiveres vare- og tjenestekontrakter er terskelverdien 2,2 millioner kroner ekskl. mva.

EØS-terskelverdien for bygge- og anleggskontrakter er 56 millioner kroner ekskl. mva.

Del IV – Anskaffelser om helse- og sosialtjenester

Forskriften del IV gjelder kontrakter om helse- og sosialtjenester med en anslått verdi som er lik eller overstiger EØS-terskelverdien på 7,8 millioner kroner.

Del V – Plan- og designkonkurranser

Forskriften del V gjelder for plan- og designkonkurranser med en anslått verdi på minst 1,4 millioner kroner

Det er utarbeidet en omfattende veileder til reglene om offentlige anskaffelser. For mer detaljert veiledning om anskaffelsesregelverket henvises til: 

Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) - regjeringen.no

Se også: Anskaffelser.no | Fagsider om offentlige anskaffelser

Handlingsrommet for anskaffelser av helse- og sosialtjenster- terskalverdiene.

Lov om offentlige anskaffelser § 7a fastsetter at det skal gis særskilte regler om helse- og sosialtjenester. 

«Departementet skal ved forskrift gi særskilte regler om anskaffelser av helse- og sosialtjenester.

Departementet skal ved utformingen av forskriften særlig legge vekt på særtrekkene ved helse- og sosialtjenester. Forskriften skal bidra til å fremme viktige hensyn som mangfold, kvalitet, kontinuitet og brukermedvirkning innenfor dette tjenesteområdet»

Med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser § 7a er det gitt særskilte bestemmelser i forskrift om offentlige anskaffelser som regulerer handlingsrommet for anskaffelser av helse- og sosialtjenester.

Det følger av FOA § 5-1 (2) a) at anskaffelser under EØS-terskelverdien skal følge FOA del I, mens del IV gjelder for anskaffelser som er lik eller over EØS-terskelverdi, jf. FOA § 5-1 (4).

Pr januar 2023 er EØS-terskelverdien for anskaffelser av helse- og sosialtjenester på 7,8 millioner kroner ekskl. mva. 

Vedlegg 3 til forskriften inneholder lister over helse og sosialtjenester.

Anskaffelser under EØS-terskalverdi

For anskaffelser under EØS-terskelverdien (7,8 millioner kroner eks. mva.) er handlingsrommet vidt. LOA og FOA del I har ingen detaljerte krav til hvordan konkurransen skal gjennomføres. Dette betyr at du har et stort handlingsrom til å gjennomføre en fleksibel anskaffelse. Konkurransen kan gjennomføres på flere måter. Du kan velge å henvende deg til kommersielle aktører, ideelle aktører eller til en kombinasjon av disse. Det er ikke krav til å kunngjøre konkurransen, men det bør likevel vurderes om det kan være riktig å frivillig kunngjøre konkurransen.

Selv om det ikke er gitt detaljerte krav til konkurransen, må de grunnleggende prinsippene i lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser kapittel 7 følges. Det følger av LOA § 4 at oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Selv om det ikke er detaljerte krav til konkurransen, er vår anbefaling at inntil det eventuelt utarbeides en standardisert prosedyreform som er spesielt tilpasset helse- og sosialanskaffelser, bør oppdragsgiver se hen til prosedyreformen åpen tilbudskonkurranse som er regulert i FOA del II. Denne prosedyreformen er velutprøvd, og gir samtidig oppdragsgiver mye fleksibilitet ved gjennomføringen av anskaffelsen.

Anskaffelser over EØS-terskelverdi

Anskaffelser over EØS-terskelverdi må følge LOA og FOA del IV.

Unntak

Alle unntakene fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser som er gitt i f.eks. FOA kapittel 2 gjelder også for del IV. Dette gjelder blant annet unntakene for konsesjonskontrakter og enkelte kontrakter om forsknings- og utviklingstjenester. Det finnes også flere andre unntak i forskriften.

Utforming av anskaffelsesdokumentene

Det følger av FOA § 30-1 (2) at:

Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen på en måte som innebærer at leverandørene behandles likt og gis mulighet til å bli kjent med de forholdene oppdragsgiveren vil vektlegge ved valg av leverandører til å delta i konkurransen og ved valg av tilbud.

Det vil si at det ikke stilles krav til en spesiell prosedyre for å gjennomføre anskaffelsen. Oppdragsgiver står dermed fritt til å utforme prosedyren uten å være bundet av noen spesifikke prosedyreformer.

Vår anbefaling er at inntil det eventuelt utarbeides en standardisert prosedyreform som er spesielt tilpasset helse- og sosialanskaffelser, bør oppdragsgiver se hen til prosedyreformen åpen tilbudskonkurranse som er regulert i FOA del II. Denne prosedyreformen er velutprøvd, og gir samtidig oppdragsgiver mye fleksibilitet ved gjennomføringen av anskaffelsen.

Selv om oppdragsgiver ikke er bundet av en spesiell prosedyreform, er det enkelte tilleggskrav som oppdragsgiver må forholde seg til ved anskaffelser over EØS-terskel.

Krav til kunngjøring, jf. FOA § 30-5

Anskaffelsen starter med en kunngjøring. Dette kan enten skje ved en alminnelig kunngjøring eller ved en forhåndskunngjøring. Nærmere om kunngjøring se pkt. 6.1 nedenfor.

Krav til kommunikasjon, jf. FOA § 30-1 (6)

Kommunikasjon med tilbyderne skal skje på samme måte som en ordinær anskaffelse. Egne regler om kommunikasjon finnes i FOA kapittel 22.

Krav til å sende tildelingsbrev med begrunnelse, jf. FOA § 30-8

Oppdragsgiveren skal skriftlig og samtidig gi berørte leverandører en meddelelse om valget av leverandør før kontrakten inngås. Det skal gis en begrunnelse for valget og angi karensperioden i meddelelsen.

Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene.

Krav til karensperiode, jf. FOA § 30-9

Karensperioden skal minst være 10 dager (15 dager om det er gjort unntak fra elektronisk kommunikasjon) regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør ble sendt ut. Oppdragsgiver har ikke lov til å inngå kontrakt i karensperioden. 

Krav til å føre protokoll, jf. FOA § 30-1 (7)

Oppdragsgiver skal føre protokoll på tilsvarende måte som ved en ordinær anskaffelse, se §10-5.

DFØs veileder for kjøp av helse- og sosialtjenester går nøyere gjennom særtrekk ved helse- og sosialtjenester og hvordan dette påvirker en anskaffelse:

Les mer i DFØ sin veileder for kjøp av helse- og sosialtjenester.

Kvalifikasjonskriterier, tildelingskriterier og kontraktbestemmelser

Konkurransegrunnlaget er alle de dokumenter som sendes ut til markedet. Det består av kravspesifikasjon, krav til leverandørene (kvalifikasjonskrav), hvordan konkurransen skal gjennomføres med tildelingskriterier og frister og samt kontraktsvilkår.

Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen (kravspesifikasjonen) skal sammen med leverandørens løsningsforslag oppfylle de resultater og effektmålene oppdragsgiver har satt for å oppfylle formålet med anskaffelsen.

Det er derfor vesentlig at formål og resultater/effektmål er tydelig kommunisert i konkurransegrunnlaget slik at leverandøren kan levere sitt beste tilbud.

Tildelingskriteriene skal være avledet av, og tydelig kunne relateres til, formålet og suksesskriteriene.

Det er også viktig at konkurransegrunnlaget beskriver hvordan kontrakten skal følges opp.

Sammenhengen mellom kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Når det gjelder tilbyderne, skal disse vurderes i forhold til de kvalifikasjonskrav som gjelder for konkurransen. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal føre til avvisning av tilbudet.

Når det gjelder tilbudets egenskaper vurderes disse først og fremst i forhold til den kravspesifikasjonen som oppdragsgiver har satt for konkurransen. Kravspesifikasjonen er absolutte, obligatoriske krav. For store avvik fra kravspesifikasjonen kan lede til avvisning.

De tilbudene som etter denne vurderingen er gyldige tilbud, vil bli vurdert opp mot de tildelingskriteriene som fremgår av konkurransegrunnlaget.

Det er avgjørende at oppdragsgiver ikke blander sammen kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

Ett tildelingskriterium skal ha til formål å være egnet til å identifisere det beste tilbudet. De tildelingskriterier som oppdragsgiver skal anvende må være definert og kommunisert til tilbyderne i anskaffelsesdokumentene.

Kort oppsummert:

• Kravspesifikasjon = kravene til leveransen
• Kvalifikasjonskriterier= kravene til leverandøren
• Tildelingskriterier = kravene til tilbudet

Kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den tjenesten som skal leveres. Under lister vi opp et mulig innhold i en kravspesifikasjon, med utgangspunkt i brukerens behov, økonomi og tid. Dette er kun ment som innspill til bestillers arbeid med en kravspesifikasjon. Utviklingen av en kravspesifikasjon bør gjøres av fagfolk knyttet til den tjenesten som har ansvar for målgruppen for tjenesten. Samtidig kan det være nyttig å rådføre seg med kommunens anskaffelsesmiljø i denne prosessen.

1. Innledning og bakgrunn

Oppdragsgiver ønsker å anskaffe Inn på Tunet tjenester for…. (spesifisere målgruppen)

2. Lovregulering

(…) (Nevne hvilke lover som regulerer tilbud til målgruppen)

3. Målet med dagaktivitetstilbudet – brukerens behov

Her beskrives målet med tilbudet med utgangspunkt i brukerens behov

4. Krav til det fysiske miljøet for å oppfylle behovet

4. 1 Det fysiske miljøet som arena for (demensomsorg)

• (Det fysiske miljøet bør inneholde elementer som gir tilpasset stimulering og inviterer til engasjement og aktivitet.
• Uteareal skal gi tilgang til frisk luft og dagslys og bør være lett tilgjengelig, bidra til positiv stimulering og invitere til aktivitet.
• Det anbefales at et tilrettelagt uteareal er oversiktlig, gjerne skjermet for forstyrrende stimuli, og at det gir mulighet for bevegelse, sanseopplevelser og meningsfull aktivitet. Tjenesten bør derfor ligge i et område med lite biltrafikk og lett tilgang til turterreng. Det må være et oversiktlig gårdstun.
• Grønn omsorg- nærhet til natur og dyr bra i behandlingen av demens.
• Fordelen ved gården som arena er nettopp at den kan gi muligheter til ulike aktiviteter.
• Gården gir muligheter til å følge en rolig rytme, der planene også kan reguleres ut fra deltakernes dagsform, været og årstidene.)

4.2 Nærmere krav til lokalenes utforming

(…) Her beskrives nærmere krav til lokalenes utforming med utgangspunkt i brukerens behov

5. Tjenestens omfang

5.1 Antall brukere

(…) Her beskrives forventet antall brukere

5.2 Antall dager og timer pr år

(…) Her beskrives forventet behov for tjenesten pr. bruker eller i sin helhet

5.3 Antall personer og personenes kompetanse hos tjenesteyter

(…) Har stilles det krav til tjenesteyters bemanning og hvilke kvalifikasjoner disse må ha.

6. Nærmere om krav til tjenestens innhold

6.1 Transport

• Dersom tilbyder skal sørge for transport, må det stilles krav til sikkerhet mv. Det er ikke lenger behov for unntak fra løyveplikten etter Rundskriv N-8/2017*.

*Som følge av iverksettelsen av lov- og forskriftsendringen 1. november 2020 som fjernet behovsprøvingen av drosjeløyver, er det ikke lenger behov for unntak fra løyveplikten etter Rundskriv N-8/2017 - dispensasjon etter yrkestransportloven § 21 – løyvefritak for transport knyttet til Inn på tunet-ordningen.

6.2 Måltider

• Har beskrives hvilke/antall måltider tilbyder skal ha ansvaret for, og krav til kvaliteten på maten (varm/kald osv.). Kan også omfatt krav til ernæring – ernæringsplan.

6.3  Aktiviteter

• Her beskrives hvilke aktiviteter som skal tilbys. Det er viktig at aktiviteter beskrives på et detaljnivå som gjør at det er mulig å knytte aktivitetene til oppfyllelse av brukers behov.
• Eksempler på slike aktiviteter (hentet fra Kravspesifikasjon for Inn på tunet tjenester for dagtilbud demensomsorg):
  • Gårdbruker må legge opp til aktiviteter utendørs og innendørs. Brukerne må holdes under oppsyn under aktivitetene.
  • Gode og tilrettelagte turmuligheter er en absolutt forutsetning.
  • Andre aktiviteter som kan være aktuelle er:
    • stell og foring av dyr
    • skogsarbeid
    • ved- og planteproduksjon
    • maskinbruk og vedlikehold
    • utvendig og innvendig vedlikehold
    • kjøkkenarbeid
    • matlaging
    • fysisk trening
    • dyrking og høsting som følger årstidene

6.4 Brukermedvirkning og aktivitetsplan

• Det skal lages en egen aktivitetsplan for hver bruker og brukermedvirkning er sentralt. Tilbyder skal sørge for aktiv involvering av brukerne og deres familie og venner i planleggingen, gjennomføringen og evalueringen av tjenestene.
• I kontrakten legges opp til at nye aktiviteter ved nye behov fra brukerne kan inntas

6.5 Vedtak om tildeling av plass

(….)

6.6 Nærmere om partenes rettigheter og forpliktelser

Partenes rettigheter og forpliktelser er nærmere regulert i standard kontraktbestemmelser for Inn på tunet tjenester med enkelte tilpasninger. Dette er vedlagt konkurransegrunnlaget i bilag.

For mer detaljert veiledning om konkurransegrunnlag viser vi til anskaffelsesprosessen steg for steg.

Ikke kopier konkurransegrunnlag ukritisk

Det finnes eksempler hvor oppdragsgiver i anskaffelser har hentet konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner fra andre anskaffelser og brukt dette i sin egen prosess, uten å ta tilstrekkelig hensyn til at den andre anskaffelsen f.eks. la opp til en ressursbruk som var langt større en den en selv har til rådighet. Da vil det være misforhold mellom hvilke krav en stiller til tilbudet og hva en faktisk er villig til å betale for. Det skaper ikke noen gunstig situasjon for tilbyderne og legger heller ikke til rett for en god utførelse av tjenesten.

Avklar om kravspesifikasjonen er i tråd med behovet og de økonomiske forutsetningene

Når kravspesifikasjonen nærmer seg ferdigstillelse anbefaler vi at en tar et steg tilbake og går tilbake til behovsbeskrivelsen og gjør en vurdering i hvilken grad kravspesifikasjonen samsvarer med det behovet en ønsker å fylle med tjenesten.

Før forespørsel sendes ut skal det også foreligge en grunnlagskalkyle på det aktuelle innkjøpet. Kalkylen må kunne forsvares ved en avlysning grunnet finansieringsforbehold. Det skal være kunnskap om at det finnes midler til innkjøpet. Prosjektleder må ha et bevisst forhold til kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier, og sonderingen mellom disse. Oppdragsgiver må ha et bevisst forhold til at kvalitetene i kravspesifikasjonen er i overenstemmelse med budsjett og bestilling.

Kvalifikasjonskriterier

Kvalifikasjonskrav er krav oppdragsgiver stiller for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørens egnethet. Dette kan f.eks. være skatteattest, firmaattest, økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget, tekniske og faglige kvalifikasjoner.

Det følger av FOA § 7-2 at for anskaffelser over 500 000 eks. mva. må oppdragsgiver innhente skatteattest fra valgt leverandør. Skatteattesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. Kravet gjelder bare norske leverandører.

Kravene skal være relevant for anskaffelsen, stå i forhold til leveransen, ikke begrense konkurransen unødvendig, ikke diskriminere leverandørene, og være tilstrekkelig klart og konkret formulert.

Det anbefales ikke å stille kvalifikasjonskrav som oppdragsgiver er usikker på om leverandørene er i stand til å oppfylle ved tilbudsinnlevering. Det er da bedre å gi leverandøren mulighet til å oppfylle kravet før oppstart av tjenesten. Det vil si at kravene i stedet oppstilles som kontraktkrav. Et eksempel på dette er godkjenningsordningen for Inn på tunet gjennom Stiftelsen Norsk Mat.

Tildelingskriterier

Tildelingskriterier er utvelgelseskriteriene som oppdragsgiveren skal vurdere tilbudene etter.

Ett tildelingskriterium skal ha til formål å være egnet til å identifisere det beste tilbudet. Et tildelingskriterium må være målbart og kunne forstås på samme måte av leverandørene. Kriteriene må være utformet på en måte som gir sammenlignbare tilbud. Det anbefales at det i utgangspunktet foretas en tildeling på grunnlag av det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Det oppdragsgiver beskriver i kravspesifikasjonen, må være utgangspunktet for utforming av tildelingskriterier. Det anbefales å holde antall tildelingskriterier på et minimum. Tre til fire hovedkriterier er ofte tilstrekkelig. De tildelingskriteriene som oppdragsgiver skal anvende, må være definert og kommunisert til tilbyderne i utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget.

For å bidra til forutsigbarhet bør oppdragsgiver vekte tildelingskriteriene. Hvis dette ikke er mulig, skal oppdragsgiver angi kriteriene i prioritert rekkefølge. Dette innebærer at oppdragsgiver ikke på et senere tidspunkt (etter kunngjøring av konkurransen) kan innføre nye tildelingskriterier eller oppstille nye regler for vekting av disse.

Oppdragsgiver bør prøve å etablere mest mulig hensiktsmessige og målbare tildelingskriterier:

Relevante: tildelingskriteriene må være relevante for anskaffelsens (nytte)verdi. De må være egnet til å ha til formål å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud.

Konkrete: tildelingskriteriene må være utformet konkret. De må ikke være vage og/eller være formulert slik at de reelt sett gir oppdragsgiver ubetinget fritt skjønn.

Forståelige: tildelingskriteriene må være utformet slik at tilbyderne forstår dem og oppfatter tildelingskriteriene på samme måte.

Dokumenterbare: tildelingskriteriene må være utformet slik at det er mulig å dokumentere oppfyllelse. Dette er også viktig med hensyn til at prosessen skal kunne etterprøves av tredjepart.

Målbare: tildelingskriterienes omfang og innhold må kunne måles. Dette er en forutsetning for å kunne foreta en sammenligning/evaluering.

Graderbare: tildelingskriteriene må være graderbare. Det innebærer at ”enten/eller-kriterier” hører hjemme i kravspesifikasjonen.

Dersom kompetanse skal evalueres er det viktig at du på forhånd har bestemt deg for noen forhold knyttet til kompetanse du ønsker å evaluere på. Opplys gjerne om dette i konkurransegrunnlaget. Eksempler på dette kan være:

• Formalkompetanse og oppnådd grad
• Antall års erfaring (om det er relevant)
• Antall oppdrag som er relevant for leveransen

Nedenfor følger et eksempel på tildelingskriterier fra konkurranse om tjenestekjøp for demente (må tilpasses den enkelte konkurranse):

Vekt	Kriterium	Dokumentasjon
40%	Pris	Ferdig utfylt prisskjema
60%	Kvalitet	Beskrivelse av innholdet i en uke på "Inn på tunet". Det skal blant annet redegjøres for: Aktiviteter gjennom året - Årshjul Måltider, herunder hvordan ivaretas ernæringsbehov Fysisk aktivitet Gårdens fasiliteter Det må gis en grundig beskrivelse av hvert av punktene. Tilbudt kompetanse og erfaring (Intervju?). Det skal opplyses om følgende: Formalkompetanse Antall års relevant erfaring Antall oppdrag som er relevant for oppdraget Tilbudt kompetanse er bindende for kontrakten Det skal redegjøres for hvordan samhandling med kommunen rundt hver enkelt bruker skal sikres.

NB! Hvis det skal tilbys ressurser med en spesifikk kompetanse, bør det også stilles krav i kontrakten om at disse faktisk er de som leverer tjenesten. Dette bør også sanksjoneres.

Valg av prismodeller for tjenestene

Pris er en konkret måleenhet, og i utgangspunktet ikke komplisert å bruke som tildelingskriterium. Men det er viktig at du summerer opp alle priser og kostnader til én økonomisk størrelse.

Utfordringene oppstår ofte hvis du ønsker å få beskrevet ulike priselementer knyttet til de ulike elementene som skal leveres, for eksempel stykkpriser og totalpriser, beregning av fremtidige kostnader (f.eks. ved prisreguleringsklausuler), pris for opsjoner osv. Det kan fort bli en utfordring å finne fram til tall som lar seg sammenligne og måles. Velg derfor bevisst det prisformatet du ønsker at leverandørene skal bruke.

For mer detaljert veiledning viser vi til: Utforming av tildelingskriterier | Anskaffelser.no

Aktuelle prismodeller ved kjøp av Inn på tunet tjenester er gjerne varianter av fastpriser eller timepriser. En kan for eksempel stipulere satser for hver bruker av et tilbud, f.eks. dagsatser eller timesatser. Et enkelt prisskjema kan for eksempel se slik ut:

Prisskjema til XX kommune Inn på tunet-tjenster

Leverandørnavn:

Prisene skal oppgis i norske kroner, eksklusiv merverdiavgift.

	Beskrivelse	Timepris	Vektes
1	Timepris inntil 2 brukere	kr 0,00	70%
2	Timepris per bruker dersom det avtales flere enn 2 brukere	kr 0,00	30%

alternativt:

	Beskrivelse	Timepris	Vektes
1	Pris per dag for inntil 2 brukere	kr 0,00	70%
2	Pris per dag per bruker dersom det avtales flere enn 2 brukere	kr 0,00	30%

Et annet eksempel er fra rammeavtalen til Kongsberg kommune. I Kongsberg kommune er det inngått en fireårig rammeavtale med seks gårder. Tilbudene baserer seg i hovedsak på et samarbeidsforhold mellom gårdbruker og kommunen/institusjoner. Det er kommunen/institusjonene som står som faglig ansvarlig for kvalitetssikringen og øvrige rammer av tilbudet er regulert i en samarbeidsavtale. Rammeavtalen som er inngått baserer seg på standardavtale utarbeidet av Stiftelsen Norsk Mat.

Prismodellen baserer seg på følgende elementer:

• Hvilken type tjeneste som kjøpes inn
• Varighet på tilbudt tjeneste (tidspunkter på dagen, dagspris, timepris)
• Om transport er dekket eller ikke
• Matservering (inkludert, pr bruker, etter regning)
• Antall brukere

Om kontrakter

En leverandør eller flere?

En må vurdere om det er forhold ved det tilbudet en ønsker etablert som tilsier at en skal velge én eller flere leverandører. Det kan være at en ønsker en bredde i tilbudet som tilsier flere leverandører. Geografisk avstand kan også være en grunn til å velge flere leverandører. Både bredde i tilbudet og volumet på anskaffelsen vil avgjøre dette.

Skal en bruke rammeavtale eller annen kontraktsform?

Avtaler om enkeltstående tjenester innebærer at både oppdragsgiver og leverandør binder seg til et nærmere bestemt volum av tjenester som skal leveres. Dette binder en bestiller til å kjøpe en viss mengde av tjenesten, f.eks. et gitt antall plasser ved et Inn på tunet-tilbud, uavhengig av hva behovet egentlig er. Av den grunn er det mange som benytter seg av den mer fleksible formen rammeavtale når de kjøper Inn på tunet eller lignende tjenester.

Konsesjonskontrakter kan også være en aktuell kontraktsform. Hvorvidt dette er en hensiktsmessig eller ønskelig kontraktsform ved kjøp av Inn på tunet, må imidlertid vurderes konkret. 

Nærmere om rammeavtaler

Rammeavtaler er i forskriften § 4-1 definert på følgende måte:

avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde

I en rammeavtale er bestiller ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum. En annen viktig grunn til at rammeavtaler brukes er at en da slipper å kunngjøre det enkelte kjøp av tjenester.

NB! EU-domstolen har i sak C-23-20 uttalt at det ikke holder at oppdragsgiver oppgir en uforpliktende estimert verdi for en rammeavtale. Oppdragsgiver må i tillegg oppgi en maksimal ramme som man ikke skal gå utover.

Særregler om rammeavtaler finnes i FOA § 26-1 til 26-3. Rammeavtaler inngås som hovedregel for fire år, med mindre andre særegne forhold tilsier at den skal inngås for en lengre periode.

Denne begrensningen for rammeavtaler som man har i forskriftens del III gjelder ikke ved anskaffelser av helse- og sosialtjenester.

Dersom oppdragsgiver ikke har behov for lang varighet, vil imidlertid kravet til konkurranse kunne sette begrensninger på hvor lang tid en rammeavtale om helse- og sosialtjenester kan vare.

Om det skal inngås rammeavtale med en eller flere leverandører, må avgjøres på bakgrunn av størrelsen på anskaffelsen og markedet. 

Dersom det inngås rammeavtale med en leverandør, må alle vilkår for de fremtidige avropene (bestillingene) være fastsatt i rammeavtalen.

Hvordan avrop på parallelle rammeavtaler (rammeavtale med flere leverandører) skal gjennomføres, avhenger av vilkårene i rammeavtalen. 

Eksempler på ulike typer rammeavtaler kan være:

• Avtaler om faste plasser på en Inn på tunet-gård eller lignende hvor det er en gjensidig forpliktelse om et bestemt antall plasser, og hvor oppdragsgiver betaler en andel av prisen for avtalte plasser som ikke tas i bruk. Dette sikrer en grunnkapasitet.
• Avtaler med et begrenset antall plasser, men hvor verken oppdragsgiver eller leverandøren er forpliktet til å foreta eller ta imot plassering. Avtalene innebærer bare betaling for faktisk bruk av tjenesten. Bestiller har da tilgang på tjenester til en ferdig forhandlet pris.

For mer detaljert veiledning om rammeavtaler henviser vi til Rammeavtalar | Anskaffelser.no

Nærmere om konsesjonskontrakter

Regjeringen har skrevet blant annet følgende om hva er en konsesjonskontrakt (Forskrift om konsesjonskontrakter - lovdata.no)

En konsesjonskontrakt er en tjenestekontrakt eller en bygge- og anleggskontrakt der vederlaget består enten utelukkende av retten til å utnytte tjenesten eller bygge- og anleggsarbeidene, eller av en slik rett sammen med betaling.[…}

Ved vurderingen av om en kontrakt er en konsesjonskontrakt, er det ikke hva oppdragsgiver anskaffer som er avgjørende, men hvordan kontrakten er utformet. En konsesjonskontrakt er en kontrakt hvor det er leverandøren og ikke oppdragsgiver som har den vesentlige driftsrisikoen knyttet til tjenesten, bygget eller anlegget som anskaffes.

[…]

Det sentrale i vurderingen er ikke hvor betalingen kommer fra, men om den vesentlige driftsrisikoen er overført fra oppdragsgiver til leverandøren.

[…]

Driftsrisikoen anses overført når leverandøren ikke under normale driftsforhold er garantert å tjene inn sine investeringer eller få dekket kostnader som påløper i driften. Driftsrisikoen kan gjelde enten etterspørselsrisikoen, leveringsrisikoen eller begge deler.

[…]

Med etterspørselsrisiko menes for eksempel risikoen for at antallet brukere som vil betale for en tjeneste er tilstrekkelig til at det dekker leverandørens investeringer og driftskostnader.

Kontraktsmaler

Det er et grunnprinsipp ved offentlige anskaffelser at standardkontrakter skal benyttes.

På DFØ sine nettsider om anskaffelser ligger maler for generelle standardavtaler. Disse finner du på nettsiden anskaffelser.no.

Stiftelsen Norsk Mat har også utarbeidet en konkraktsmal for Inn på tunet, som kan benyttes. Last ned standardavtale Inn på tunet. Skal kontrakten benyttes som en rammeavtale, må det inntas egne bestemmelser som regulerer dette. Det bør også vurderes å utfylle kontrakten med blant annet relevante offentligrettslige krav og seriøsitetskrav tilpasset anskaffelsen.

Under lister vi opp tilleggspunkter som bør vurderes tatt inn i standardkontrakten. Det gjøres oppmerksom på at dette kun er ment som eksempler/innspill og at punkter og innhold må tilpasses den enkelte konkurranse. Listen er ikke uttømmende.

• Krav til lønns- og arbeidsvilkår

Leverandøren er ansvarlig for at egne ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til:

• Forskrift om allmenngjort tariffavtale.
• Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 der denne kommer til anvendelse. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Alle kontrakter som leverandøren innenfor inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausulen.

• Hvis det skal tilbys ressurser med en spesifikk kompetanse, bør det også stilles krav om at disse faktisk er de som leverer tjenesten.  Eksempel på hvordan dette kan regulere:
  • Bytte av nøkkelpersonell
    • Leverandøren kan ikke uten oppdragsgivers skriftlige samtykke skifte ut nøkkelpersonell som evaluert i forbindelse med tildeling av kontrakten.
    • Leverandøren kan bare nekte samtykke dersom han har saklig grunn. Leverandøren har blant annet saklig grunn til nekting, dersom ny kandidat oppnår lavere score på ny evaluering sammenlignet med opprinnelig kandidat.
    • Dersom slikt personell, uten skriftlig samtykke skiftes ut, på tross av at oppdragsgiver har saklig grunn til å nekte, betales en dagmulkt på NOK xx per dag. Dette gjelder ikke dersom forholdet rettes innen en rimelig frist fastsatt av oppdragsgiver.
    • Samlet dagmulktsansvar etter denne bestemmelsen er begrenset til xx % av xx.
• Kommunikasjon mellom partene
  • Med mindre annet er avtalt, skal all kommunikasjon mellom ressurspersonene og brukerne foregå på norsk.
• Endringer i kontrakten
  • Oppdragsgiveren kan pålegge leverandøren endringer i kontrakten. Leverandøren kan likevel ikke pålegges endringer ut over det den med rimelighet kunne påregne da kontrakten ble inngått. Beskjed om endring skal gis leverandøren skriftlig i god tid før endringen skal iverksettes.
• Mislighold av kontrakten
  • Mislighold:
    • Det foreligger mislighold dersom leverandørens tjenester avviker fra det som er avtalt.
    • Avvik som skyldes forhold hos oppdragsgiver eller bruker, kan ikke påberopes som mislighold.
    • Oppdragsgiveren kan kreve retting, prisavslag og erstatning for det tap den har lidt som følge av leverandørens mislighold.
  • Retting:
    • Oppdragsgiveren kan kreve at leverandøren retter mislighold for egen regning og risiko dersom dette kan skje uten å forvolde leverandøren urimelig kostnad og ulempe. Leverandøren kan kreve å få foreta slik retting når oppdragsgiveren ikke har særlig grunn til å motsette seg dette.
    • Rettingen skal foretas innen en rimelig frist satt opp av oppdragsgiveren.
  • Prisavslag:
    • Består misligholdet i at den del tjenester ikke er utført, og blir ikke denne retter etter samsvar med 22.2, kan oppdragsgiveren kreve forholdsmessig avslag i prisen.
  • Erstatning:
    • Oppdragsgiveren kan kreve erstattet påregnelig tap som følge av misligholdet fra leverandørens side. Oppdragsgiveren skal søke å forebygge og begrense skadevirkningene av leverandørens mislighold.
    • Kan deler av misligholdet henføres til oppdragsgiverens eller brukernes forhold, eller har den ved uaktsomhet medvirket til det økonomiske tapet, reduseres leverandørens ansvar forholdsmessig. 
    • Leverandøren er ikke ansvarlig for følgeskader.
  • Heving:
    • En part kan heve kontrakten, hvis en av partene vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Det samme gjelder hvis leverandøren går konkurs eller blir beviselig insolvent.
    • Før heving kan iverksettes, skal den parten som ønsker å heve kontrakten, skriftlig ha gitt den andre parten en rimelig frist til å rette på forholdet, med varsel om heving om så ikke skjer. 
    • Heving av kontrakten skjer ved skriftlig erklæring til den andre parten.
    • Dersom oppdragsgiveren hever kontrakten, skal leverandøren snarest avslutte leveransen etter at den har mottatt erklæringen om heving. Dersom leverandøren hever kontrakten, kan den når som helst etter at oppdragsgiveren har mottatt erklæringen om heving, avslutte leveransen.
    • Leverandøren har krav på vederlag for den delen av leveransen som er utført.
  • Reklamasjon:
    • Mislighold som parten blir kjent med under gjennomføring av kontrakten eller etter kontraktens opphør, må påberopes skriftlig innen rimelig tid. Gjøres ikke det, tapes retten til å påberope seg misligholdet.
    • Reklamasjonen kan ikke fremsettes senere en 12 måneder etter kontraktens opphør. Reklamasjonen kan fremsettes senere hvis misligholdet skyldes forsett eller grov uaktsomhet.

Kontrakten må tilpasses den enkelte anskaffelse. Det anbefales at kontrakten kvalitetssikres av jurist.