3. Forprosjekt
Ansvarlig
Statsforvalter
Medvirkende
- Kommune
- Skogeiernes interesseorganisasjoner
- Sertifikatholder(e)
Om oppgaven
Når Statsforvalteren vurderer at interessen er stor nok til å få til prosjekt, skal han arrangere et møte og initiere en prosjektgruppe. Prosjektgruppa skal representere skogeierne i prosjektet.
Prosjektgruppen etableres med en leder og sekretær som gjerne kan være kommunen. Prosjektgruppen kan få dekket direkte kostnader og arbeid med tilskuddsmidler. Statsforvalteren bør ha en rådgivende rolle i det videre arbeidet. Når en prosjektgruppe opprettes er det viktig at de medvirkende er bevisst sine roller og unngår situasjoner som kan gi habilitetsproblemer. Dette er spesielt aktuelt når tilbyder er skogeiers egen interesseorganisasjon.
Som inspirasjon og grunnlag for det videre arbeidet i prosjektgruppa kan det være hensiktsmessig å invitere aktuelle oppdragstakere til å presentere kompetanse og produktportefølje. De vil også kunne komme med nyttige råd og innspill til prosjektet. Dette kan også være en god anledning til å invitere spesielt interesserte skogeiere og andre som kan bidra til å markedsføre skogsbruksplanen.
Statsforvalteren kan etter behov gjennomføre forprosjekter som kan være fullfinansiert av tilskuddsmidler. Dette må være avgrensede prosjekter med tanke på kostnader, veiledende opp til 150 000 kroner. Prosjektet kan omfatte aktiviteter som behovsvurdering for revisjon av miljøregistreringer, kvalitetsvurderinger av tilgjengelige eksisterende og nye data for fjernmålinger etc.
For områder der det allerede har blitt gjennomført miljøregistrering skal det utføres en behovsanalyse i forbindelse med revisjon av disse miljøregistreringene. Egne retningslinjer for slik arbeid er utarbeidet (retningslinjer for revisjon av miljøregistreringer). Arbeidet skal ende opp med en rapport med en anbefaling der sertifikatholderne i området samlet skal konkludere. Rapport, anbefaling og konklusjon er sluttleveransen for forprosjektet, og skal lastes opp i ØKS. Kostnader til dette arbeidet dekkes av tilskuddsmidler.
Etter at prosjektgruppa har definert aktuelle produkter og foretatt kostnadsoverslag, skal dette informeres ut til den enkelte skogeier. Denne henvendelsen bør også omfatte en kartlegging av interessen for skogbruksplan fra skogeierne. Interessen er avgjørende for igangsetting av takstprosjekt, og gir grunnlag for valg av områdetakst, fellestakst eller enkelttakst. Andelen av forhåndsbestilt areal vil danne grunnlag for tilsagn om tilskudd. Deretter utformes en kravspesifikasjon som vil være grunnlaget for å innhente tilbud om oppdraget. Kravspesifikasjonen bør inneholde detaljert informasjon om ønskede produkter og leveranser, arealavgrensninger og andre forutsetninger som har betydning for tilbudet.
Statsforvalteren skal bidra til dette arbeidet slik at kravspesifikasjonen blir i tråd med hva det kan gis tilskudd til. Prosessen videre er at prosjektgruppa utarbeider tilbudsdokumenter med tanke på innhenting av tilbud fra flere leverandører, og sender dette med kravspesifikasjon til aktuelle oppdragstakere. Etter en gjennomgang av innkomne tilbud godkjenner prosjektgruppa tilbudet fra en oppdragstaker og innleder kontraktforhandlinger med vedkommende.
Etter at prosjektgruppa og oppdragstaker er blitt enige om innholdet i avtalen innhentes planbestilling fra skogeierne dersom dette ikke allerede er gjort. Prosjektgruppen og oppdragstaker undertegner avtalen på vegne av de skogeierne som bestiller. Dersom det ikke foreligger bestillinger på dette tidspunktet, må avtalen ta forbehold om dette. Prosjektgruppa sender ut informasjon om produkter, priser og vilkårene i avtalen sammen med et planbestillingsskjema. Skogeier må gjøres oppmerksom på eventuelle avtalemessige endringer i forhold til den endelige planoppslutningen. Sammen med bestillingen må det også foreligge en søknad om tilskudd fra den enkelte skogeier, og en aksept fra skogeier om at prosjektgruppen kan inngå avtale med oppdragstaker på vegne av skogeierne. Prosjektgruppen må oversende tilbudsdokumenter og avtale til Statsforvalteren som skal gi tilsagn om tilskudd.
Før avtalen underskrives, må denne godkjennes av Statsforvalteren som grunnlag for tilsagn om tilskudd. Tilsagnet gis i form av eget brev som vedlegges avtalen. I avtalen må det tas forbehold om at de kravene Statsforvalteren har satt i forhold til oppslutning blant skogeierne oppfylles, jf.§ 5 i forskriften og merknader til denne i dette rundskrivet. Når det gjelder innholdet i avtalen vises det til forskriftens § 11 og § 12 og merknader til disse i dette rundskrivet.