Krav til tilbudsinnbydelse og avtale
For at Statsforvalteren skal kunne godkjenne og gi tilsagn om tilskudd til skogbruksplanlegging er det noen krav som må oppfylles i tilbudsinnbydelse og avtale om oppdrag.
Avtale om oppdraget inngås mellom prosjektgruppa på vegne av skogeiere som bestiller skogbruksplan og oppdragstaker.
Kriterier som må framgå i tilbudsinnbydelse og avtale
- formålet med taksten
- prosjektorganisering må beskrives slik at det er i henhold til forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer og anbefalinger gitt i rundskriv til forskriften
- prosjektplan/framdrift/milepæler må fremgå
- det må forutsettes en oppslutning/planbestilling i tråd med forskriften
- produktinnhold skal være spesifisert og forskriftens krav må være oppfylt
- skogeier skal gis god anledning til medvirkning i prosessen
- spesifikasjon av hva som skal være fakturaareal må beskrives nøyaktig, da dette kan være kilde til misforståelse og dermed ulik behandling av tilbud
- beskrivelse av rutiner for utbetaling av tilskudd til skogeier må fremgå av avtalen
- rutiner for reklamasjon skal fremgå av avtalen
- avtalen må inneholde regler for håndtering av tvister
- rettighetsforhold til data i henhold til forskriften må fremkomme av avtalen (oppdragstaker må fraskrive seg rettigheter de måtte ha etter åndsverksloven)
- leveranse av data til NIBIO skal følge den til hver tid gjeldende leveransespesifikasjon (Landbruksdirektoratet)
Følgende dokumenter skal lastes opp i ØKS
- tilbudsinnbydelse med kravspesifikasjon
- avtale om oppdraget
- tilsagnsbrev fra Statsforvalteren
- eventuelle andre viktige dokumenter
- dokumenter fra MiS-registringer:
- dokumentasjon på inngangsverdier.
- dokumentasjon av utvelgelsesprosess.
- rapport fra behovsanalysen ved revisjonsprosjekter