3. Saksbehandlingssystemet
3.1 Agros
Melding om skade og søknad om tilskudd ved produksjonssvikt skal behandles i saksbehandlingssystemet Agros. For å få tilgang til Agros, må saksbehandler ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og saksbehandlingssystemet. Statsforvalteren administrerer tilgangene for kommunene. Kommunen henvender seg derfor til Statsforvalteren ved behov for tilgang til saksbehandlingssystemet.
Veiledning i pålogging i Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester finner saksbehandler på Landbruksdirektoratet sine nettsider i «Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester?».
3.1.1 Søknad på papir
Søkerne bør anmodes om å søke elektronisk. I noen tilfeller er det ikke mulig for søkeren å søke elektronisk på grunn av begrensninger i Agros eller i Altinn. Kommunene må registrere søknad på vegne av søkeren ved:
- søknad fra dødsbo
- søknad fra konkursbo
Ansvarlig for foretaket skal fylle ut og levere søknad på papirskjema. For dødsbo og konkursbo kan skjema være signert av lovlig oppnevnt fullmektig for boet, eller arving i boet.
Søker kan levere søknad på papir. Kommunene som har ansvar for å motta søknadene må registrere søknaden i Agros før videre saksbehandling kan skje. I disse tilfeller må ansvarlig for foretaket ha gitt fullmakt til kommunen for å registrere søknaden. Etter at søknad er registrert behandles søknaden på vanlig måte etter prosedyrer for saksbehandling, se kapittel 5.
3.2 Sikkerhet i Agros
I saksbehandlingssystemet Agros er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har.
For å få tilgang til Agros må saksbehandler hos statsforvalter og i kommunen logge seg på saksbehandlingssystemet ved å bekrefte at de er autorisert til å ha tilgang til systemet.
Statsforvalter og kommunen skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no.
Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.
Statsforvalter og kommunen som bruker saksbehandlingssystemet, har ansvar for å utarbeide egne rutiner som er tilpasset de oppgavene de har ansvar for. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.
3.2.1 Tilgangskontroller
Tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov. Statsforvalter administrerer og gir tilganger til Agros. Statsforvalter fører kontroll med tilganger til saksbehandlingssystemet. I Agros brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet. En person kan ha flere roller i saksbehandlingssystemet.
Oversikt over roller i Agros og veiledning i administrasjon og bestilling av tilgang til saksbehandlingssystemet agros er beskrevet i Agros-roller og tilganger.
3.2.2 Behandling av personopplysninger
Statsforvalter og kommunen behandler personopplysninger når det er nødvendig for å beregne tilskudd ved produksjonssvikt. Personopplysningene brukes først og fremst i forbindelse med behandling av melding om skade, søknader og klager, utbetalinger, fakturering og kontroll. Statsforvalter og kommunen selv er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket når de behandler saker om tilskudd ved produksjonssvikt.
Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere enkeltperson. Personopplysninger skal
- henføres til rett identifisert person
- være riktige og ajourførte
- ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.
Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer, fødselsnummer og personopplysninger om helseforhold. Merk at listen ikke er uttømmende.
Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som informerer de registrerte om hvordan vi behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med forvaltningen av tilskudd.
Landbruksdirektoratets personvernerklæring
3.2.3 Utlevering av personopplysninger
Statsforvalter og kommunen kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i Agros. Utlevering er en type behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentleglova.
Når statsforvalter behandler personopplysninger i forbindelse med vedtak om tilskudd, er det statsforvalter som er behandlingsansvarlig. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter eller forvalter systemene. I saker om tilskudd ved produksjonssvikt må derfor statsforvalter selv vurdere om de kan utlevere de aktuelle personopplysningene eller ikke.
3.2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt
Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor statsforvalter og kommunen ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger skal kommuneledelsen sikre at alle som gis tilgang har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.
Autorisasjon kan bare gis i den grad det er nødvendig for personens rolle/arbeid, er begrunnet i tjenstlige behov og er i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.
3.2.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet
Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:
- Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
- Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
- Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.
Ansatte hos kommune og statsforvalter skal melde brudd på personopplysningssikkerhet til personvernombud@landbruksdirektoratet.no.
3.3 Status i søknadsprosessen
Agros merker søknader automatisk med den status de har i saksbehandlingsprosessen. Oversikt over status søknadene er merket, går frem av del 5 i «Brukerveiledning – Tilskudd ved produksjonssvikt i AGROS».
3.4 Rapporter i Agros
I Agros er det mulig å ta ut rapporter som skal være til støtte ved etablering av internkontroll som et grunnlag for kontroll i saksbehandlingen. Rapporter kan hentes ut ved å gå til avansert søk i Agros. For mer informasjon om hvordan definere egendefinerte rapporter se beskrivelse av dem i del 5 i «Brukerveiledning – Tilskudd ved produksjonssvikt i AGROS».
3.5 Krav til arkivering
Saksbehandlingssystemet Agros tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. Statsforvalter og kommune må derfor sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
Følgende dokumenter overføres til kommunens arkiv:
- melding om skade
- eventuelle vedlegg lastet opp av melder eller saksbehandler
- Kommunens tilrådning av søknad
Følgende dokumenter overføres til statsforvalters arkiv:
- kvittering for innsendt søknad
- eventuelle vedlegg lastet opp av søkerne, kommunen eller saksbehandler hos statsforvalter
- vedtaksbrev
- kvittering på endelige avlingstall
- forskuddsutbetaling
Informasjon som blir registrert under dialog og notat blir ikke sendt til arkivering og lagres kun i Agros.
3.5.1 Arkivering av melding
Melding om skade med tilhørende dokumentasjon i form av vedlegg sendes fra Agros til arkivering hos kommunen via SvarUT, og skal arkiveres i kommunens arkivsystem siden det er kommunen som skal behandle meldingene. Organisasjonsnummeret til søkers foretak blir sendt med som metadata i feltet «Eksterne metadata» i tillegg blir det også lagt med i tittel på forsendelsen.
Melding om skade vil ikke arkiveres i arkivsystemet til Statsforvalter siden det er kommunen som behandler disse, Statsforvalter vil få tilgang til innsendte meldinger som er sendt inn samme år som skadeåret i søknaden i Agros.
Behandlingen av meldinger vil ikke bli sendt til arkivering, så her vil statsforvalter kun se resultatet fra behandlingen i Agros.
3.5.2 Arkivering av søknader og vedtak
Søknader med tilhørende dokumentasjon i form av vedlegg, ettersending av endelige avlingstall og vedtak sendes fra Agros til arkivering hos statsforvalter via SvarUT, og skal arkiveres i statsforvalters arkivsystem.
Saksbehandler hos Statsforvalter må manuelt registrere arkivreferanse på saken i Agros. Når arkivreferansen er registrert på saken, så vil Agros sende med arkivreferansen på alle nye dokumenter som sendes til SvarUT, slik at det blir enklere å arkivere dokumentene på riktig sak i statsforvalterens arkiv.
Hvis søknaden er kommet inn på papir, må saksbehandler i kommunen korrigere mottattdato på saken i Agros for å vise den reelle datoen søknaden kom inn i stedet for den datoen papirsøknaden ble registrert inn i Agros.
Kvittering på søknad om tilskudd vil bli sendt til statsforvalter, ved kommunens saksforberedelse er søknad tilgjengelig i Agros. Uttalelsen fra kommunen vil ikke bli sendt til arkivering men vil være tilgjengelig i Agros som en endelig versjon for både kommunen og saksbehandler hos statsforvalteren.
3.5.3 Bevaring av dokumenter fra Agros
Kommunene og statsforvalterembetene må selv ta beslutning for å håndtere bevaring og kassering av dokumentasjon etter gjeldende lovverk. Landbruksdirektoratet har ingen myndighet til å bestemme hvordan dette skal håndteres.
Kommunene og statsforvalterens saks-/arkivsystem har egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser som må følges vedr journalføring ved generell saksbehandling. Mer informasjon kan fås ved å ta kontakt med arkivet i kommunen eller dokumentforvaltningen hos Statsforvalterens fellesadministrasjon.
3.5.4 Oversendelse av dokumenter til arkiv
Tittelen på forsendelsen er: Søknad - produksjonssvikt - <organisasjonsnummer>.
Det er kun tekst som kommer frem av PDF-versjonen av søknaden, vedtaksbrevet og vedlegg som blir sendt til arkiv. Hvis saksbehandler har lagt inn begrunnelser i Agros som ikke kommer frem på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må dette manuelt arkiveres som et eget dokument. Det gjelder for eksempel informasjon som er registrert i Dialog og Notat og kommentarer/uttalelser fra kommunen.
3.5.5 Arkivreferanse (saksreferanse)
Hvis det har blitt opprettet en sak i kommunenes og statsforvalters arkivsystem, kan saksår og sakssekvensnummer fylles inn i Agros slik at dokumentene knyttes til riktig sak i arkivet via SvarUt.
3.5.6 Hvilken enhet dokumentene sendes til
Agros utleder automatisk hvilke kommuner som skal motta meldinger ut fra driftssenteret. Hvis søkeren har flere driftssenter eller dette mangler, så må søker velge hvilke kommuner meldingen skal sendes til.
For søknader vil Agros automatisk utlede hvilken Statsforvalter som skal motta søknaden ut fra driftssenteret til søkeren. Hvis søkeren har flere driftssenter eller det mangler, så vil søker velge hvilken statsforvalter som skal motta søknaden.
Hvis en søknad er sendt til feil enhet (feil kommune for meldinger og feil statsforvalter hvis søknad), så må det sendes en melding til fagansvarlig hos Landbruksdirektoratet for å få flyttet saken i Agros. Dokumenter som er sendt til arkivering må manuelt flyttes fra feil enhet til riktig enhet, dette utføres ikke av Agros. Det er bare mulig å flytte saker som ikke er tatt til behandling.