5. Saksbehandling
Saksbehandler hos statsforvalter skal behandle søknader om tilskudd ved produksjonssvikt i plante- og honningproduksjon etter gjeldende regelverk. Det betyr å treffe vedtak om tilskudd i tråd med forskrift om tilskudd ved produksjonssvikt i plante- og honningproduksjon, forskrift om satser for og beregning av tilskudd ved produksjonssvikt i plante- og honningproduksjon, jordbruksavtalen og de økonomiske rammer som Stortinget har fastsatt. Søknaden skal behandles som et enkeltvedtak - enten den blir innvilget, avslått eller avvist. Saksbehandler skal kontrollere opplysninger fra søker, i samsvar med økonomibestemmelsene punkt 6.3.8.2.
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Se nærmere beskrivelse i kapittel 6. Vedtak og utbetaling.
Saksbehandlingen i forvaltningen er som hovedregel skriftlig. Skriftlig saksbehandling muliggjør offentlig innsyn, sikrer ryddighet og etterprøvbarhet. Muntlige opplysninger skal nedtegnes og lagres på saken.
5.1 Behandling av søknad
Saksbehandler skal gå gjennom hver enkelt søknad i tråd med de rutiner for saksbehandling som er etablert på forhånd slik det er beskrevet i kapittel 4.1 internkontroll.
Saksbehandler skal vurdere om vilkårene i forskriften er oppfylt. Kommentarer til forskriftens bestemmelser er nærmere forklart i eget kommentarrundskriv.
Saksbehandler skal kontrollere opplysningene i søknaden som har betydning for om tilskudd skal gis og hvor mye som skal gis. Om nødvendig skal saksbehandler også hente inn mer informasjon
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres. Saksbehandler kan laste opp vedlegg i seksjon «Dokumenter» i Agros, se «Brukerveiledning – Tilskudd ved produksjonssvikt i AGROS»; Agros - saksbehandling punkt 17.
Saksbehandler skal
- vurdere om vilkår for tilskudd er oppfylt
- kontrollere opplysninger som har betydning for søknadsbehandlingen
Saksbehandler skal beregne tilskuddets størrelse, herunder også vurdere om tilskuddet skal avkortes.
Statsforvalter har veiledningsplikt. Dette gjelder også under saksbehandlingen av den enkelte søknad.
5.2 Krav til kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere – ØB 6.3.8.2
Kontrollinnsatsen skal rettes mot søknadsopplysningene som statsforvalter vurderer det er størst risiko for feil ved. Kontrolltiltakene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen – både for statsforvalter og mottaker av tilskudd. Dette sikrer effektiv og hensiktsmessig kontroll av tilskuddet.
Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte, se punkt 5.3.1.
Kontrollen skal baseres på en vurdering av risiko for feil ved søknadsopplysningene. Feil kan oppstå som følge av problemer med tolkning av tilskuddsvilkår, eller som følge av uregelmessigheter.
Vurdering av mulige problemer med tolkning av tilskuddsvilkår
Statsforvalteren skal kartlegge om det foreligger vilkår som kan være vanskelig å forstå og/eller som skaper usikkerhet, både hos saksbehandlere og søkere. Når det gjelder tilskudd ved produksjonssvikt, representerer vurderingen av skadeårsak en særlig utfordring
- Det kan være utfordrende å fastslå om produksjonssvikten faktisk skyldes klimatiske forhold, eller om den skyldes andre årsaker (f.eks. dårlig agronomi eller skadegjørere eller ekstensiv drift).
Kommunene gjør en vurdering av årsaken til skaden, men også kommunene kan oppleve denne vurderingen som krevende og forbundet med usikkerhet.
Vurdere risiko for uregelmessigheter
Med utgangspunkt i statsforvalters kunnskap og erfaringer med søkerne, lokale forhold eller tips fra publikum, bør følgende vurderes
- Er det risiko for at enkelte søkere vil begå bevisste handlinger for å oppnå urettmessig tilskudd?
- Er det risiko for at det foregår et samarbeid mellom søker og andre for å gi eller underbygge uriktige opplysninger?
5.3 Metoder for å kontrollere søkers opplysninger
Ved behandling av søknad skal saksbehandler vurdere om søkers opplysninger kan legges til grunn for at vilkår om tilskudd er oppfylt. Følgende metoder kan brukes:
- be om redegjørelse fra søker om forhold av betydning for søknaden.
- be om dokumentasjon fra søker for å bekrefte opplysninger i søknaden.
- innhente offentlig tilgjengelig informasjon
- gjennomføre stedlig kontroll
Normalt vil det være mest hensiktsmessig med en kombinasjon av to eller flere av metodene. Hvor grundig et forhold skal utredes og kontrolleres, må være innenfor rammen av akseptabel tids- og ressursbruk.
Kommunene har kontrolloppgaver etter forskriften og gir en uttalelse til søknaden. Denne uttalelsen bruker statsforvalter når de skal behandle søknaden. Det er statsforvalter som skal treffe vedtak. og som har ansvar for å vurdere om vilkårene for å få tilskudd er oppfylt.
5.3.1 Dokumentasjon av kontroll
Saksbehandler skal dokumentere gjennomførte kontrolltiltak som har betydning for tildeling og beregning av tilskudd. Formålet er å kunne vise i ettertid at kontrollen er gjennomført.
God praksis er å dokumentere
- kommunikasjon med søker
- kontroll av opplysninger gitt i søknaden (dokumentkontroll)
- stedlig kontroll, herunder ved å bruke kontrollskjema
Det er kommunene som mottar dokumentasjon og opplysninger når søknad sendes inn. Dokumentasjon og redegjørelser fra søker skal dokumenteres på saken. Det er statsforvalter som kontrollerer disse opplysningene.
Statsforvalter skal dokumentere sine kontroller på en hensiktsmessig måte. Dersom opplysningene innhentes muntlig, skal de nedtegnes på saken.
Kommunene må sørge for å dokumentere resultat fra stedlig kontroll.
5.3.2 Fremgangsmåte ved innhenting av opplysninger fra søker
Det er søkers ansvar å kunne dokumentere og legge frem opplysninger som bekrefter det som er oppgitt i søknaden. Saksbehandler har likevel et ansvar for å utrede saken. Formålet med å innhente ytterligere opplysninger er å bekrefte eller avkrefte opplysningene som søkeren har gitt, slik at tilskuddsutmålingen blir i tråd med de faktiske forhold.
Saksbehandler kan be søker om alle opplysninger som anses å være nødvendig for å behandle søknaden. Adgang til å innhente opplysninger fra søkeren utover det som kommer fram av søknadsskjemaet følger av produksjonssviktforskriftens § 10.
5.3.3 Vurdere opplysninger fra søker
Saksbehandler må vurdere om dokumentasjonen som legges fram er relevant og pålitelig, og om den sannsynliggjør opplysningene i søknaden. Aktuelle momenter ved vurderingen
- Sannsynliggjør dokumentasjonen at vilkårene for tilskuddet er oppfylt?
- Sannsynliggjør dokumentasjonen at opplysningene i søknaden er riktige?
- Er det behov for ytterligere dokumentasjon?
- Er dokumentasjonen pålitelig?
I utgangspunktet er dokumentasjon utarbeidet av andre enn søker mer pålitelig enn dokumentasjon utstedt av søkeren selv. Når saksbehandler vurderer dokumentasjonen og opplysningene i søknaden, må også søkers forklaring tas med.
5.3.4 Stedlig kontroll hos søker
Kommune, statsforvalter og Landbruksdirektoratet kan foreta stedlig kontroll hos søker.
Avgjørelse om stedlig kontroll treffes som ledd i den ordinære saksforberedelse, som en metode å oppfylle forvaltningens utredningsplikt. Gjennomføring av kontrollen skal følge forvaltningslovens § 15. Hvis kontrollen avdekker forhold av betydning for saken, skal de nedtegnes eller registres. Formålet med kontrollen er å sikre korrekt beregnet tilskuddsbeløp. Kontrollen kan lede til veiledning med sikte på korrekt etterlevelse, eller korrigering av beregnet tilskuddsbeløp.
Kommunene har flere oppgaver med stedlig kontroll og befaring,
- For å finne ut om skaden skyldes en klimaberettiget skade, må forholdene der skaden har skjedd, undersøkes. Hensikten er å kartlegge årsaksforholdene som danner grunnlaget for beregning av tilskuddet. Kommunene skal utføre stedlig kontroll hos minimum 10 % av produsentene det er mottatt melding fra, og hos 50 % av produsentenerne det er mottatt melding om svikt i honningproduksjon fra. Se nærmere forklaring av kontrollen i kap. 2.2 stedlig kontroll
- Uhøstet areal og unntak for høsteplikt – forutsetter dokumentasjon eller forvaltningens vurdering
- Dersom det er ekstraordinære vanskelige innhøstingsforhold, må foretaket ha melde dette til kommunen slik at forvaltningen får beskjed, og kan gjøre en befaring for å dokumentere forholdene.
- For produksjonssvikt grovfôr hos søkere med husdyr,
- Bruker og en representant for kommunen skal måle opp fôrlageret med type og mengde fôr. Målingen skal skje så snart som mulig etter innsett av dyrene og innhøstingen er avsluttet. Måldato oppgis i søknadsskjemaet
5.3.4.1. Fremgangsmåte for en stedlig kontroll
Kommunen avtaler tidspunkt for kontroll med søkeren. Avtalen bør bekreftes skriftlig sammen med informasjon om kontrollen. Det bør gis informasjon om,
- hjemmel for kontroll - forskriftens § 7
- formålet med kontrollen; å sikre rett utbetaling av tilskudd
- hva som skal kontrolleres
- eventuell dokumentasjon søkeren skal legge frem under kontrollen
- tidspunkt for kontrollen
- at innehaver, daglig leder eller en person som forplikter foretaket bør være til stede under kontroll
- søkers rettigheter, herunder
- retten til å ha et vitne til stede under kontrollen
- retten til å klage på beslutningen om at det skal foretas kontroll, jf. forvaltningsloven § 15 fjerde ledd, og at klagen må fremsettes straks.
- Stedlig kontroll som følger av forskriften sats og beregningsforskriftens § 9, 3 ledd er det ikke klageadgang da kontrolladgangen følger av forskriften.
- konsekvenser ved manglende samarbeid
- at vedtak og utbetaling av tilskudd kan bli utsatt og/eller
- at tilskuddet kan avkortes eller avslås dersom søker motsetter seg kontroll
5.3.4.2. Gjennomføring av stedlig kontroll
Ved besøk hos søkeren og samtale med den ansvarlige bør det tilstrebes et best mulig miljø for kommunikasjon. Kommunens representant(er) må være oppmerksomme på hvordan de blir oppfattet og legge til rette for at begge parter opplever kontrollen som trygg. Kommunens representant(er) må fremstå saklig og objektiv.
Det er god praksis å nedtegne navnet på de som er til stede under kontrollen, hva som er kontrollert, formål, hjemmel og resultat av kontrollen.
5.4 Avkorting
Forskrift om produksjonssvikt i plante- og honningproduksjon inneholder bestemmelse om avkorting. Avkorting vil si at det gjøres en reduksjon i tilskuddet som søker oppfyller vilkårene for å motta. For nærmere omtale av reglene om avkorting se § 9 i kommentarer til regelverk.
Saksbehandler bør kontakte søker slik at vedkommende får mulighet til å uttale seg om grunnlaget for avkortingen før avgjørelsen om avkorting tas. Saksbehandler må dokumentere dialogen med søkeren. Et vedtak om avkorting skal forhåndsvarsles i tråd med forvaltningsloven § 16. Det er klagerett på vedtak om avkorting.
Se nærmere beskrivelse av § 9 forskrift om tilskudd ved produksjonssvikt for når det er aktuelt å bruke bestemmelsen.