12. Arkivering
eStil PT tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. Kommunen må derfor sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
Om arkivering
I alle saker der kommunen fatter vedtak om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, må kommunene sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
eStil PT er integrert mot SvarUt fra KS, slik at eStil PT kan sende innsendte søknader og vedtak elektronisk til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som ikke har tatt i bruk svarInn, får dokumentene sendt til kommunens postboks i Altinn. Kommunen må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunens arkivsystem. I begge tilfeller må kommunene journalføre dokumentene.
Kommunen er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger, skjermes i kommunens arkivsystem.
Oversendelse av dokumenter til arkiv
Dokumenter fra eStil PT sendes til kommunene via svarUT, den 15. i måneden etter søknadsfrist for del 1 og del 2. Vedtaksbrev for søknader som er med på hovedutbetalingen i februar sendes den 28. februar. Vedtaksbrev for søknader som ikke er med på hovedutbetalingen sendes den 15. hver måned, etter at utbetaling er utført (med unntak av 15. oktober).
Følgende dokumenter overføres til kommunen
- søknad (alle innsendte søknader i PDF)
- eventuelle vedlegg lastet opp av søker eller saksbehandler
- vedtaksbrev (i PDF)
- saksbehandlers interne kommentar
Søknad, eventuelle vedlegg og vedtaksbrev er dokumenter som ligger i seksjonen «Dokumentasjon», og saksbehandlers interne kommentar i seksjon “Behandling”. Hvis det er sendt inn flere versjoner av søknaden, vil alle disse følge med i forsendelsen.
Tittelen på forsendelsen er: Søknad om produksjons- og avløsertilskudd <år> - <organisasjonsnummer> - <gårds- og bruksnummer>.
Det er kun tekst som fremgår av PDF-versjonen av søknaden, av vedtaksbrevet, av vedlegg og av internt kommentarfelt som blir sendt til arkiv. Hvis saksbehandler har lagt inn begrunnelser i eStil PT som ikke fremkommer på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må kommunen selv sørge for å få det arkivert som et eget dokument.
Arkivreferanse (saksreferanse)
Hvis det har blitt opprettet en sak i kommunenes arkivsystem, kan kommunen fylle inn saksår og sakssekvensnummer i eStil PT så dokumentene sendes til kommunens arkiv via SvarUT/SvarInn. Saksbehandler kan registrere saksår og saksnummer for alle søknader samtidig ved å klikke på «søknader» og «registrer sekvensnummer» i menylinjen i eStil PT. Det er også mulig å registrere arkivreferanse manuelt i hver enkelt søknad i seksjonen «Dokumentasjon og dialog». Dokumentene som sendes fra eStil til kommunens arkiv, vil da tilegnes saken som er opprettet.
Oppbygningen av saksnumre varierer noe mellom ulike arkivsystemer, men et eksempel på hvordan saksnummer vises i et arkivsystem er «18/1947».
Dette skal registreres som
- saksår: 2018
- sakssekvensnummer: 1947
Det er et krav hos SvarUt at saksseksvensnummer starter med et tall som er høyere enn 0. Hvis det legges inn sakssekvensnummer i eStil PT som starter med 0, vil ikke dokumentet bli overført til riktig sak i kommunens arkiv.
Vær oppmerksom på at oversendelsen til kommunens arkivsystem kan avhenge av hvilken type arkivsystem kommunen har. Ved tekniske problemer, ta kontakt med Landbruksdirektoratet.
Hvilken kommune dokumentene sendes til
Dokumentene sendes til arkivet hos den kommunen der foretaket har driftssenter.
Kommuner som har et formelt interkommunalt samarbeid for landbruk og/eller arkiv, kan få søknader fra de samarbeidende kommunene sendt til ett organisasjonsnummer. Dette organisasjonsnummeret kan representere en av de samarbeidende kommunene, et landbrukskontor eller fellesarkiv med et eget organisasjonsnummer.
Hvis dette er tilfelle, må melding om forsendelse til et felles organisasjonsnummer sendes til postmottak@landbruksdirektoratet.no ved seksjon for IT og drift.
Det må gå fram av meldingen
- hvilke kommuner det gjelder med kommunenummer,
- hvilket organisasjonsnavn med organisasjonsnummer søknadene skal sendes til, og
- en beskrivelse av samarbeidsform.
Kommunen er ansvarlig for å følge opp at søknad og vedtak om produksjonstilskudd blir arkivert hos korrekt instans. Kommunen må gi beskjed til Landbruksdirektoratet, hvis mottaker skal endres ved senere søknadsomganger.
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak, enten det er som førsteinstans, i klagesak eller ved omgjøring av vedtak, gjøres en ny forsendelse av dokumenter til arkiv. Dokumentene sendes til arkivet i kommunen der foretaket har sitt driftssenter (eller til et felles organisasjonsnummer som omtalt i delkapittelet Hvilken kommune dokumentene sendes til).
Etter at statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet har lagt inn nye tall og søknaden har fått status utbetalt, må statsforvalteren selv hente ut det nye vedtaksbrevet fra seksjonen «Dokumentasjon» og registrere det inn i sitt arkivsystem.