Rundskriv 2022-11

Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling

Søknader om produksjons- og avløsertilskudd behandles i saksbehandlingssystemet eStil PT. I saksbehandlingssystemet kjøres også en rekke maskinelle kontroller av søknadsopplysningene.  

Om saksbehandlingssystemet  

Søknader om produksjons- og avløsertilskudd skal behandles i saksbehandlingssystemet eStil PT. For å ha tilgang til eStil PT, må du ha brukertilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og du må være gitt tilgang til fagsystemet. Det er statsforvalteren som administrerer tilgangene på kommunalt og regionalt nivå. Henvend deg derfor til Statsforvalteren dersom du trenger tilgang til fagsystemet.

Dokumentet "Brukerveiledning" har informasjon om rutiner og retningslinjer for administrasjonen av tilganger. Dokumentet er tilgjengelig for brukeradministratorer under menypunktet "Brukeradministrasjon" i Tjenesteportalen.

Status for søknader i eStil PT

I systemet merkes søknader med den status i de har i saksbehandlingsprosessen.  

Status: Mottatt  

Når søker sender inn søknad dukker søknaden opp hos kommunen, der foretaket har sitt driftssenter. Søknaden får da status «Mottatt». 

Status: Under behandling 

For å starte å saksbehandle må saksbehandler trykke på «Behandle». Søknaden får status «Under behandling». 

Status: Foreløpig godkjent/ Avvist/Avslått 

Når saksbehandlingen er ferdig settes status til «Foreløpig godkjent», «Avvist» eller «Avslått». Vedtaket om avvisning eller avslag fattes når man trykker på «Avvist/Avslått», og det sendes da med en gang brev om dette til Altinn. For alle andre statuser, sendes brev ut ved utbetaling. 

Status: Endelig godkjent

For de søknadene hvor tilskudd innvilges helt eller delvis, fattes vedtaket når kommunen har endelig godkjent søknadene. Det er kun søknader med status «Foreløpig godkjent» som kan endelig godkjennes. Den endelige godkjenningen av søknaden gjøres av en ansatt i kommunen som har budsjettdisponeringsmyndighet. Vedtak skal fattes av en annen enn den som har behandlet søknaden.

Status: Utbetalt  

Landbruksdirektoratet utbetaler tilskudd for alle søknader som er endelig godkjent. Søknaden får status «Utbetalt» og vedtaksbrev sendes automatisk ut til foretaket. 

Status: Under automatisk feilbehandling 

Hvis det ved en utbetaling oppstår feil, for eksempel på grunn av at utbetalingssystemet som utbetalingsvedtaket skal sendes til er nede, vil søknaden få status «Under automatisk feilbehandling». eStil PT vil da automatisk forsøke å utbetale de feilede utbetalingene på nytt etter 1 time. Dersom utbetalingen feiler igjen, vil eStil forsøke å utbetale på nytt (gjør opp til 2 forsøk).

Status: Feil under utbetaling 

Hvis den feilede utbetalingen ikke lykkes etter 2 nye forsøk, vil status på søknaden settes til «Feil under utbetaling». I disse tilfellene skal saksbehandler la søknaden ligge i bero. Landbruksdirektoratet vil gi beskjed når årsaken til at utbetalingen feiler er rettet. Søknaden må da gjenåpnes og settes til "Foreløpig godkjent» og deretter må søknaden endelig godkjennes på nytt. 

Maskinelle kontroller i eStil PT  

De maskinelle kontrollene i eStil PT sammenlikner opplysningene i den enkelte søknad med 

• andre opplysninger i eller om samme søknad 
• opplysninger som er gitt i andre søknader 
• opplysninger fra andre systemer eller registre (som for eksempel Landbruksregisteret eller Debio).  

De ulike kildene søknadsopplysningene kontrolleres mot, kalles med en samlebetegnelse kontrollgrunnlag. Der resultatet av sammenlikningen mellom opplysningene i søknaden og kontrollgrunnlaget ikke er som forventet, vil saksbehandler få melding av systemet om at det er en risiko for at noen av opplysningene i søknaden er feil eller at saksbehandlingen er mangelfull.  

Formålet med maskinelle kontroller for søker er å redusere risikoen for at søker sender inn en søknad som inneholder feil. For saksbehandler skal kontrollene gi saksbehandlingsstøtte og informasjon til bruk i vurderingen av søknaden. På denne måten skal de maskinelle kontrollene bidra til at vedtaket om tilskudd fattes på korrekt grunnlag, og bidra til at saksbehandlingen oppfyller krav satt i regelverk og instruks.  

Merk at det kun er enkelte av søknadsopplysningene og enkelte av saksbehandlingsoppgavene som kontrolleres maskinelt. Det må fortsatt gjøres et risikobasert utplukk for kontroll av søknadene og lages interne saksbehandlingsrutiner for å sikre tilstrekkelig risikohåndtering og saksbehandling. 

Hva slags maskinelle kontroller finnes i systemet? 

Det finnes tre typer maskinelle kontroller i eStil PT 

• stoppmeldinger (rød) 
• varselmeldinger (oransje) 
• informasjonsmeldinger (blå) 

Stopp-, varsel- og informasjonsmeldinger indikerer ulike nivå av risiko eller feil. Informasjonsmeldinger indikerer at det kan være feil eller mangler i søknaden, og gis som hovedregel kun til søker. 

Alle kontrollene som kjøres i eStil PT er beskrevet i kontrolloversikten. Der finner du en beskrivelse av når kontrollen slår ut og om den gir stopp-, varsel- eller informasjonsmelding for hhv. søker og saksbehandler. 

I PDF av søknaden (i seksjon «Dokumentasjon») vises alle varsel- og informasjonsmeldinger søker utløste da søknaden ble sendt inn.   

Når kontrollene kjøres 

Som hovedregel kjøres og oppdateres kontrollene hver gang søker eller saksbehandler bytter seksjon, så lenge søknaden er i kontrollmodus. Søknaden settes i kontrollmodus når: 

• søker klikker «Kontroller» i seksjon «Oppsummering og send» 
• saksbehandler har søknaden «Under behandling» 
• kontrollene henter ikke ny informasjon for søknader med status «Mottatt», «Foreløpig godkjent», «Endelig godkjent» eller «Utbetalt» før søknaden eventuelt tas under behandling igjen 

To kontroller kjøres også for søknader med status «Foreløpig godkjent»: 

• Kontroll av kyr/okser av bevaringsverdige storfe mot data fra Kuregisteret 
• Kontroll av om foretaket er tilknyttet Debios kontrollordning 

Søknader som utløser stoppmeldingene vil da settes tilbake til status «Under behandling». 

I tillegg kjøres enkelte kontroller når Landbruksdirektoratet godkjenner utbetalingene, blant annet kontrollen av at foretaket har registrert et kontonummer og kontrollen av at foretaket er registrert i Landbruksregisteret. Søknader som utløser stoppmeldingene vil da få status «Feil under utbetaling». 

Behandling av de maskinelle kontrollene 

De maskinelle kontrollene skal være et verktøy for å identifisere risiko i den enkelte søknad, og gir føringer for hvilke vurderinger saksbehandler skal gjøre i sin behandling av saken. Saksbehandler skal alltid vurdere om informasjonen fra de maskinelle kontrollene har betydning for vedtaket eller saksbehandlingen.  

Vurderingen av de maskinelle kontrollene er en av oppgavene i saksbehandlingsprosessen, og er ikke en del av den risikobaserte kontrollen.  

Stoppmeldinger 

Stoppmeldinger indikerer at det er sikkerhet om eller høy risiko for at det kan være feil eller mangler i vedtaket eller saksbehandlingen. En søknad som har utløst en stoppmelding kan derfor ikke foreløpig godkjennes og utbetales før stoppmeldingen er vurdert og behandlet i systemet. 

Det finnes to typer stoppmeldinger for saksbehandler 

• stoppmeldinger som ikke kan overstyres 
• stoppmeldinger som saksbehandler har mulighet til å overstyre 

Stoppmeldinger som ikke kan overstyres 

Hvis søknaden har utløst en stoppmelding, må saksbehandler undersøke hva de faktiske forholdene er.  

Denne undersøkelsen har to mulige utfall: 

• Søknadsopplysningene er feil. I slike tilfeller skal saksbehandler korrigere «Godkjente opplysninger» og skrive en begrunnelse for avviket. Dersom feilen ville ført til en merutbetaling, skal avkorting for feilopplysninger vurderes. Det skal som hovedregel ikke godkjennes en høyere verdi enn omsøkt. Se omtale av avvik mellom søkers opplysninger  og godkjente opplysninger i kapittel 6.
• Kontrollgrunnlaget er feil. I slike tilfeller må kontrollgrunnlaget (for eksempel Landbruksregisteret) oppdateres med de korrekte opplysningene.  

Når saksbehandler har vurdert og behandlet stoppmeldingen på en av måtene beskrevet over, vil stoppmeldingen forsvinne, og søknaden kan foreløpig godkjennes og senere utbetales. 

Stoppmeldinger som kan overstyres 

Enkelte stoppmeldinger kan overstyres. Det betyr at søknaden kan foreløpig godkjennes og utbetales til tross for at søknaden har en stoppmelding, hvis saksbehandler finner at vilkårene for å innvilge tilskudd likevel er oppfylt. Også i disse tilfellene må saksbehandler undersøke hva de faktiske forholdene er.  

Undersøkelsen har to mulige utfall:  

• Søknadsopplysningene er feil. I slike tilfeller skal saksbehandler korrigere «Godkjente opplysninger» og skrive en begrunnelse for avviket. Dersom feilen ville ført til en merutbetaling, skal avkorting for feilopplysninger vurderes.  
• Saksbehandlers vurdering av de faktiske forhold er at foretaket oppfyller vilkårene stoppmeldingen gjelder. I slike tilfeller kan stoppmeldingen overstyres. Saksbehandler skal ikke overstyre en stoppmelding hvis dette innebærer at det fattes et vedtak som ikke er i tråd med regelverket.  

Saksbehandler må skrive begrunnelsen for hvorfor stoppmeldingen overstyres i seksjon «Behandling». I begrunnelsen skal saksbehandler beskrive hvorfor stoppmeldingen overstyres, og sin vurdering av hvorfor foretaket oppfyller vilkårene for å motta tilskudd. Begrunnelsen for overstyringen blir lagret i fagsystemet, men vises ikke i vedtaksbrevet til søker. Stoppmeldingen vil ikke forsvinne selv om den er overstyrt, men det blir mulig for saksbehandler å sette søknaden til “Foreløpig godkjent”, så søknaden kan endelig godkjennes (fatte vedtak) og utbetales.

Følgende stoppmeldinger kan overstyres: 

• det er ikke registrert melkekvote på telledato på foretakets organisasjonsnummer 
• det er ikke registrert melkeleveranser de siste 6 månedene   
• det er godkjent et høyere antall kyr av bevaringsverdig rase enn det som er registrert i Kuregisteret  
  • denne stoppmeldingen skal bare overstyres dersom foretaket kan dokumentere at kyr som er registrert i Kuregisteret har kalvet i løpet av de siste 18 månedene uten at kalvinga er registrert i Kuregisteret 
• det er ikke registrert at foretaket var tilknyttet Debios kontrollordning på telledato 

Varselmeldinger 

Varselmeldinger indikerer at det er en risiko for at det kan være feil eller mangler i vedtaket eller saksbehandlingen. Saksbehandler må derfor vurdere om informasjonen fra varselmeldingen har betydning for vedtaket. Varselmeldingen må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, men det vil for eksempel kunne være relevant å innhente mer informasjon om de faktiske forholdene for å kunne vurdere om godkjente opplysninger skal endres eller om vedtaket kan fattes i tråd med søkers opplysninger.  

Dersom søknaden har utløst en varselmelding, må saksbehandler undersøke hva de faktiske forholdene er.  

Denne undersøkelsen har to mulige utfall: 

• Søknadsopplysningene er feil. I slike tilfeller skal saksbehandler korrigere «Godkjente opplysninger» og skrive en begrunnelse for avviket. Dersom feilen ville ført til en merutbetaling, skal avkorting for feilopplysninger vurderes.  
• Saksbehandlers vurdering av de faktiske forhold er at foretaket oppfyller vilkårene varselmeldingen gjelder. I slike tilfeller skal saksbehandler skrive sin vurdering av varselmeldingen, og foreløpig godkjenne søknaden.  

Saksbehandlers vurdering av varselmeldingen skal skrives ned i seksjon «Behandling», i feltet «Kommentarfelt for saksbehandler (vises ikke i vedtaksbrevet)» eller i feltet «Begrunnelse (vises i vedtaksbrevet)». 

Varselmeldingen forsvinner ikke selv om saksbehandler skriver inn en begrunnelse, men søknaden kan settes til «Foreløpig godkjent», endelig godkjennes (fatte vedtak) og utbetales med en aktiv varselmelding. 

Arealgrunnlag 

Landbruksregisteret er kontrollkilden for alt areal som ligger til grunn for produksjonstilskuddet. Hvis arealtallene for en eiendom i Landbruksregisteret ikke er oppdatert, vil kontrollgrunnlaget for tilskuddet være feil. Det er derfor svært viktig at kommunen ajourholder arealressurskartet AR5, og sørger for at oppdaterte arealtall fra jordregister blir lest inn i Landbruksregisteret. 

Det følger av jordbruksavtalen at areal som gir grunnlag for tilskudd skal måles i samsvar med nasjonale standarder for kartdata.

Tilskudd gis per dekar jordbruksareal. Jordbruksareal er areal som faller inn under kriteriene: 

• Fulldyrka jord: Jordbruksareal som er dyrka til vanlig pløyedybde, og kan benyttes til åkervekster eller til eng, og som kan fornyes ved pløying.
• Overflatedyrka jord: Jordbruksareal som for det meste er rydda og jevna i overflata, slik at maskinell høsting er mulig. 
• Innmarksbeite: Jordbruksareal som kan benyttes som beite, men som ikke kan høstes maskinelt. Minst 50 prosent av arealet skal være dekt av grasarter eller beitetålende urter.

Hvordan håndtere feil i Landbruksregisteret? 

Dersom det er feil i det som er registrert av areal på en eiendom i Landbruksregisteret, skal det rettes opp. Landbruksregisteret henter data fra jordregisteret (AR5). Den beste måten å minimere feil i kontrollgrunnlaget, er å sørge for at det gjennomføres kontinuerlig ajourhold. Dersom kommunen gjennom sin saksbehandling finner feil i arealstørrelse i Landbruksregisteret, skal de sørge for å oppdatere AR5 og Matrikkelen.  

Se også Brukerveiledning for Landbruksregisteret, som du finner ved å velge «Logg inn saksbehandler» på Landbruksdirektoratet sine nettsider og velge tjenesten «Lreg». Brukerveiledningen ligger til høyre i bildet, under «Dokumenter». 

Jordregister og Gårdskart 

Jordregister er kommunevis arealstatistikk, som viser markslag (AR5) per eiendom. Hvor mange dekar det er av hver arealtype på eiendommen beregnes ut fra   

• gårds- og bruksnummer for alle grunneiendommer tilknyttet landbrukseiendommen fra Landbruksregisteret 
• eiendomsgrenser fra Matrikkelen 
• arealtyper, inkludert jordbruksareal etter kriteriene for fulldyrka jord, overflatedyrka jord og innmarksbeite, fra arealressurskartet AR5  

Informasjon om både AR5, jordregister og periodisk og kontinuerlig ajourhold finner du på NIBIOs nettside: Arealressurskart AR5. 

Tjenesten Gårdskart viser arealressurser og arealtall i kart for en enkelt landbrukseiendom. Gårdskart er tilgjengelig for alle på: http://gardskart.nibio.no/. Gårdskartet viser både eiendomsgrensene for landbrukseiendommen og grensene mellom ulike arealtyper i AR5.  

Hvis søker er uenig i arealtall eller arealfastsettelsen, kan saksbehandler bruke Gårdskart og be søker vise i kartet hva som mangler, eller hvor eiendomsgrenser eller arealfastsettelsen er feil. 

Kontinuerlig ajourhold i kommunene  

For å sikre at det er oppdaterte arealtall i Landbruksregisteret, er det viktig at alle kildene nevnt i avsnittet over oppdateres gjennom kontinuerlig ajourhold i den enkelte kommunen. All oppdatering av kartinformasjon skal skje i henhold til kommunens avtaler gjennom Geovekst. Endringer registreres gjennom kommunens kontinuerlige oppdatering av AR5, eiendomskart i Matrikkelen og gjennom grunneiendomstabellen i Landbruksregisteret.  

Statsforvalteren skal bistå kommunene i oppdatering av Landbruksregisteret og følge opp kommunenes ajourhold av AR5. Informasjon, verktøy og tips om kontinuerlig ajourhold av AR5 finnes på NIBIO sine nettsider. 

Periodisk ajourhold av AR5 

Det periodiske ajourholdet skal fange opp arealendringer som kommunen ikke fanger opp, som gjengroing og eventuelle unøyaktigheter i det kontinuerlige ajourholdet. I tillegg harmoniseres AR5 med andre oppdaterte datasett og sikrer at AR5 kan sammenstilles med andre kart i kommunen.  

Periodisk ajourhold av AR5 avtales i kartsamarbeidet Geovekst, og NIBIO er ansvarlig for å utføre det. Les mer om periodisk ajourhold på NIBIO sine nettsider. 

Klage på oppmåling og arealfastsettelse 

Størrelsen på arealene og arealfastsettelsen, er et faktum kommunen legger til grunn for vedtaket om produksjonstilskudd. Søker har anledning til å klage på vedtaket om produksjonstilskudd, inkludert på hvilke fakta kommunen har lagt til grunn for vedtaket. Se Saksbehandling og kontroll – «Areal – eiendommer».