6. Saksbehandling

Saksbehandler skal treffe vedtak om tilskudd i tråd med forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, jordbruksavtalen og de økonomiske rammer som Stortinget har fastsatt. Når kommunene treffer vedtak på vegne av staten skal de følge økonomibestemmelsenes krav til kontroll.

Saksbehandler skal behandle søknader om tilskudd etter reglene i forvaltningslov, forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, jordbruksavtalen og annet relevant regelverk. En søknad om tilskudd skal behandles som en sak om enkeltvedtak.

Avgjørelsen om tilskudd blir et enkeltvedtak enten utfallet av søknadsbehandlingen blir et vedtak om at søknaden er innvilget, avslått eller avvist. Saksbehandler skal kontrollere informasjon fra søker etter økonomibestemmelsene punkt 6.3.8.2, dette er nærmere omtalt i kapittel 5. Kontrollplan.

Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Se nærmere beskrivelse i kapittel 7. Vedtak og utbetaling.

Saksbehandlingen i forvaltningen er som hovedregel skriftlig. Skriftlig saksbehandling muliggjør offentlig innsyn, sikrer ryddighet og etterprøvbarhet. Muntlige opplysninger skal nedtegnes og lagres på saken. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 3.11.7 for mer informasjon om hvordan saksbehandler registrerer dialogen med søkeren.

6.1 Behandling av søknad

Saksbehandler skal vurdere om vilkårene i forskriften er oppfylt. Rundskrivet kommentarer til regelverk gir en redegjørelse for grunnvilkår for tilskudd, og av reglene for hver enkelt tilskuddsordning.

Saksbehandler skal kontrollere opplysningene i søknaden som har betydning for tildelingen og beregningen av tilskudd, og innhente ytterligere informasjon dersom det anses som nødvendig.

Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres. Saksbehandler kan laste opp vedlegg i seksjon «Dokumentasjon og dialog» i eStil PT, se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 3.11.5.

Saksbehandler skal

vurdere om vilkår for tilskudd er oppfylt
vurdere kontrollmeldinger som slår ut maskinelt i saksbehandlerskjema
gjennomføre kontroll iht. kontrollplan – dersom søknaden blir plukket ut for kontroll
før vedtak treffes – vurdere om tilskuddet skal avkortes

Saksbehandler skal gå gjennom hver enkelt søknad i tråd med de rutiner for saksbehandling som er etablert på forhånd slik det er beskrevet i kapittel 4. Varsel fra saksbehandlingssystemet skal behandles i tråd med kapittel 2 i brukerveiledningen. Gjennomføring av kontroll gjøres i tråd med kontrollplanen som kommunen har utarbeidet før søknadsåret se kapittel 5. Saksbehandler skal også vurdere om tilskuddet skal avkortes.

Kommunen har veiledningsplikt. Dette gjelder også under saksbehandlingen av den enkelte søknad.

Statsforvalteren kan i særlige tilfeller innvilge dispensasjon fra enkelte vilkår. Statsforvalteren må i slike tilfeller fatte et særskilt vedtak om dette.

6.1.1 Vurdere kontrollmeldinger i saksbehandlerskjema

De maskinelle kontrollene er et verktøy for å identifisere risiko for feil i den enkelte søknad, og gir føringer for hvilke vurderinger saksbehandler må gjøre. Kontrollene slår ut som stopp-, varsel- eller informasjonsmelding i saksbehandlerskjema. Saksbehandler skal følge opp alle meldinger og vurdere betydningen de har for vedtaket.

Alle de maskinelle kontrollene er beskrevet i Oversikt over maskinelle kontroller. I kapittel 2 i brukerveiledningen er det beskrevet hvordan kontrollmeldingene skal følges opp.

6.2 Metoder for å kontrollere søkers opplysninger

Ved behandling av søknad skal saksbehandler vurdere om søkers opplysninger kan legges til grunn for at vilkår om tilskudd er oppfylt. De maskinelle kontrollene og kontrollplan gir føringer på om det er opplysninger i søknaden som saksbehandler må undersøke nærmere. Følgende metoder kan brukes:

Be om redegjørelse fra søker om forhold av betydning for søknaden.
Be om dokumentasjon fra søker for å bekrefte opplysninger i søknaden.
Innhente offentlig tilgjengelig informasjon
Gjennomføre stedlig kontroll på de eiendommer som søker benytter i driften.

Normalt vil det være mest hensiktsmessig med en kombinasjon av to eller flere av metodene. Hvor grundig et forhold skal utredes og kontrolleres, må være innenfor rammen av akseptabel tids- og ressursbruk.

6.2.1 Dokumentasjon av kontroll

Saksbehandler skal dokumentere gjennomførte kontrolltiltak som har betydning for tildeling og beregning av tilskudd. Formålet er å kunne vise i ettertid at kontrollen er gjennomført.
God praksis er å dokumentere

kommunikasjon med søker
kontroll av opplysninger gitt i søknaden (dokumentkontroll)
stedlig kontroll, herunder ved å bruke kontrollskjema

Se kapittel 4.3 i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT for mer informasjon om hvordan opplysninger fra kontroller skal registreres i saksbehandlerskjema. Dersom opplysningene innhentes muntlig, skal de nedtegnes på saken.

6.2.2 Fremgangsmåte ved innhenting av opplysninger fra søker

Det er søkers ansvar å kunne dokumentere og legge frem opplysninger som bekrefter det som er oppgitt i søknaden. Saksbehandler har likevel et ansvar for å utrede saken. Formålet med å innhente ytterligere opplysninger er å bekrefte eller avkrefte opplysningene som søkeren har gitt, slik at tilskuddsutmålingen blir i tråd med de faktiske forhold.

Saksbehandler kan be søker om alle opplysninger som anses å være nødvendig for å behandle søknaden. Adgang til å innhente opplysninger fra søkeren utover det som kommer fram av søknadsskjemaet følger av forskriftens § 10. Dersom saksbehandler pålegger søkeren å gi opplysninger og/eller dokumentasjon, bør hjemmelen etter forskriften oppgis. Søker har rett til å klage over pålegget dersom vedkommende mener det ikke er pliktig eller har lovlig adgang til å gi opplysningene. Saksbehandler skal gjøre søker oppmerksom på klageadgangen i forbindelse med pålegget jf. forvaltningsloven § 14.

Saksbehandler må gi søkeren en frist for å gi opplysningene, jf. forvaltningsloven § 17 jf. § 16. Dersom denne fristen ikke overholdes, bør saksbehandler i første omgang vurdere om det skal purres på opplysningene. Dersom søker fortsatt ikke overholder fristene som er satt for å kunne utføre kontrolloppgavene, bør avkorting vurderes jf. §10, jf. § 12 andre setning.

Dersom søkeren ikke gir opplysningene innen rimelig tid, må saksbehandler avgjøre saken på bakgrunn av de opplysningene som er tilgjengelige.

6.2.3 Vurdere opplysninger fra søker

Saksbehandler må vurdere om dokumentasjonen som legges fram er relevant og pålitelig, og om den sannsynliggjør opplysningene i søknaden. Aktuelle momenter ved vurderingen

Sannsynliggjør dokumentasjonen at vilkårene for tilskuddet er oppfylt?
Sannsynliggjør dokumentasjonen at opplysningene i søknaden er riktige?
Er det behov for ytterligere dokumentasjon?
Er dokumentasjonen pålitelig?

I utgangspunktet er dokumentasjon utarbeidet av andre enn søker mer pålitelig enn dokumentasjon utstedt av søkeren selv. Saksbehandler må imidlertid være oppmerksom på at eventuelt samarbeid mellom søker og den som har utstedt dokumentasjonen kan påvirke påliteligheten av et dokument.

Dokumentasjon som ikke er i samsvar med annet regelverk, kan være en indikasjon på at den ikke er pålitelig. Det kan for eksempel være at kravene til dokumentasjon etter bokføringslovens regler ikke er fulgt. Dokumentasjon som ikke tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav, kan likevel legges til grunn for tilskuddet hvis dokumentasjonen sannsynliggjør at opplysningene i søknaden er i samsvar med de faktiske forhold.

Når saksbehandler vurderer dokumentasjonen og opplysningene i søknaden, må også søkers forklaring tas med.

6.2.4 Stedlig kontroll hos søker

Saksbehandlers adgang til å utføre kontroll ute hos søker følger av forskriftens § 10 andre ledd tredje setning. Saksbehandler skal følge reglene i forvaltningsloven § 15 ved gjennomføringen av stedlig kontroll.

6.2.4.1 Informasjon om kontrollen til søker

Saksbehandler avtaler tidspunkt for kontroll med søkeren. Avtalen bør bekreftes skriftlig sammen med informasjon om kontrollen. Saksbehandler skal informere søker om

hjemmel for kontroll - forskriftens § 10
formålet med kontrollen; å sikre rett utbetaling av tilskudd
hva som skal kontrolleres
eventuell dokumentasjon søkeren skal legge frem under kontrollen
tidspunkt for kontrollen
søkers plikter, slik som samarbeid ved å utlevere nødvendig dokumentasjon og gi nødvendig tilgang til driftsbygninger o.l. for gjennomføring av kontroll
at innehaver, daglig leder eller en person som forplikter søkeren bør være til stede under kontroll
søkers rettigheter, herunder
- retten til å klage på beslutningen om at det skal foretas kontroll, jf. forvaltningsloven § 15 fjerde ledd, og at klagen må fremsettes straks
- retten til å ha et vitne til stede under kontrollen
konsekvenser ved manglende samarbeid
- at vedtak og utbetaling av tilskudd kan bli utsatt og/eller
- at tilskuddet kan avkortes eller avslås dersom søker motsetter seg kontroll

Hvis det er risiko for at søkeren vil endre på de faktiske forhold før kontrollen gjennomføres, kan kontrollen skje ved uanmeldt oppmøte. Også ved uanmeldt kontroll bør skriftlig informasjon om kontrollen gis til søkeren ved oppmøte.

Ved uanmeldt kontroll anbefales det å gi statsforvalteren en orientering om kontrollen på forhånd. Dette for at statsforvalteren skal kunne behandle eventuell klage umiddelbart slik at unødvendig venting medfører at kontrollen ikke kan gjennomføres slik som planlagt.

6.2.4.2 Gjennomføring av stedlig kontroll

Ved besøk hos søker og samtale med den ansvarlige bør det tilstrebes et best mulig miljø for kommunikasjon. Kommunens representant(er) må være oppmerksomme på hvordan de blir oppfattet og legge til rette for at begge parter opplever kontrollen som trygg. Kommunens representant(er) må fremstå saklig og objektiv, og unngå å ta stilling til moralske og etiske sider ved søkers handlinger.

Kommunen skal informere om hvilke funn og observasjoner som er gjort. Dette skal noteres i kontrollskjemaet, som signeres av foretakets ansvarlige og kommunens kontrollør. Ikke konkluder med hvilke konsekvenser funnene vil få for kommunens vedtak, men beskriv gjerne muntlig hvilke vurderinger kommunen vil gjøre og vis til når vedtak kan forventes i Altinn.

Det kan gå lang tid mellom gjennomføring av kontroll og utsending av vedtak. Kommunen må ta høyde for at foretakets ansvarlige ikke husker og forstår alt som ble sagt på kontrollen og sørge for at kommunens vurderinger kommer tydelig frem i det skriftlige vedtaket og at vedtaket er godt begrunnet.

6.2.4.3 Kontrollskjema

Kommunen skal fylle ut et kontrollskjema i forbindelse med den stedlige kontrollen. Kontrollskjemaet skal inneholde

navnet på de personer som er til stede
kontrollens formål og lovhjemmel
at det er opplysninger søkeren har gitt i søknad om produksjons- og avløsertilskudd som kontrolleres

Malen for kontrollskjema er tilgjengelig i saksbehandlerskjema etter at en sak er plukket ut til kontroll. Kontrollskjemaet kan skrives ut. Eventuelle merknader kan noteres på skjemaet. Kontrollskjemaet skal signeres av kommunens representant. Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, bør også få mulighet til å se og signere kontrollskjemaet.

6.3 Tips til kontroller i saksbehandlingen

6.3.1 Arealproduksjon

I forbindelse med kontroll av søknadsopplysningene som gjelder arealproduksjon bør saksbehandler bekrefte at

arealene er drevet aktivt gjennom vekstsesongen.
foretaket oppfyller vilkåret om vanlig jordbruksproduksjon
foretaket disponerer arealene
vekstene som er ført opp i søknaden produseres på arealet foretaket disponerer

Dette kan gjøres ved stedlig kontroll, dokumentkontroll, eller ved en kombinasjon av disse. 

Ved stedlig kontroll bør saksbehandler kontrollere

tilstand og bruk av arealet som er oppgitt i søknaden
at det ikke er gjort inngrep i kulturlandskapet
at foretaket har vegetasjonssone mot vassdrag

Hvis det ikke er hensiktsmessig å kontrollere selve arealet på tidspunktet for stedlig kontroll, bør saksbehandler kontrollere foretakets fôr- og varelager. Saksbehandler kan også kontrollere at søkeren har de fasilitetene (maskiner, bygninger, og lignende) som er nødvendige for den produksjonen det er søkt tilskudd for. I de tilfellene det ikke er hensiktsmessig å kontrollere selve arealet, vil det ofte være relevant å kombinere den stedlige kontrollen med en dokumentkontroll. 

Ved en dokumentkontroll kan det for eksempel være relevant å etterspørre følgende dokumentasjon  

bilag som viser innkjøp av nødvendige innsatsfaktorer, som faktura for innkjøp av såkorn, planter, busker, gjødsel eller annet som er nødvendig for den driften som er opplyst i søknadsskjemaet 
bilag som viser kjøp av tjenester, som for eksempel snitting, pressing, tresking, med flere  
bilag som viser inntekter fra salg og/eller leveranse av avlingen, med mindre denne brukes i egen husdyrproduksjon eller til annen egen drift

Ved en ren dokumentkontroll vil det være vanskelig å vurdere enkeltskifter konkret, men saksbehandler bør gjøre en vurdering av om mengde innkjøpt såvare og andre innsatsfaktorer, og avling synes å være i samsvar med hvor mange dekar søkeren har ført opp av veksten i søknaden. I sammenligningen må saksbehandler ta hensyn til sesongvariasjoner og geografiske variasjoner. Hvis en slik sammenligning gir en lav avling per dekar, bør søker kunne begrunne hvorfor avlingen har vært lav.

Saksbehandler kan be søker sende kopi av relevant dokumentasjon eller be om at dette legges frem på en stedlig kontroll. Søkeren har et selvstendig ansvar for å vise at opplysningene gitt i søknaden er korrekte og skal ved forespørsel fra saksbehandler kunne legge frem dokumentasjon som underbygger søknadsopplysningene.

Saksbehandler kan også bruke annen relevant informasjon som den har tilgjengelig. Det kan for eksempel være

informasjon hentet fra søknad om regionale miljøtilskudd
informasjon hentet fra søknad om erstatning ved avlingsskade
flyfoto fra kartarbeidet, hvis det er utført periodisk ajourhold av AR5 for den aktuelle vekstsesongen

Søkeren bør gis mulighet til å kommentere argumenter og dokumentasjon, hentet fra andre kilder enn søknad om produksjonstilskudd.

6.3.1.1 Eksempler på kontroll for ulike vekstgrupper

Eksemplene viser hvordan kontroll av areal- og kulturlandskap kan gjennomføres. Listen er ikke uttømmende.

Produksjon av grovfôr
Kontrollere at søkeren har lager med rundballer, silo eller høy og vurdere mengden av lagret fôr opp mot omsøkt areal. Ved salg av grovfôr må det kunne fremlegges bilag som viser mengde solgt. Søkeren bør ha nødvendig maskinpark for å drive produksjonen, avtale om leie av slike maskiner eller bilag som viser kjøp av slike tjenester.
Produksjon av korn
Kontrollere dokumentasjon på at søkeren har solgt/levert korn, med mindre det kan godtgjøres at avlingen brukes i egen husdyrproduksjon eller annen drift. Dokumentasjonen bør vise mengden som er levert av hver kornsort. Søkeren bør ha nødvendig maskinpark for å drive kornproduksjon, avtale for leie av slike maskiner eller bilag som viser kjøp av slike tjenester.
Produksjon av grønnsaker
Kontrollere at søkeren har maskiner/apparater som er nødvendige for å plukke og holde grønnsakåker, faktura for leie av slik utstyr, eller faktura som viser at søkeren har leid arbeidskraft for å utføre arbeidet. Søkeren må kunne vise egnet varelager, avtale om leie av slikt lager eller avtale om levering til mottak (eller tilsvarende). Søkeren må kunne legge frem dokumentasjon som viser mengde som er solgt eller levert til videresalg og/eller foredling.
Produksjon av frukt/bær
Kontrollere at søkeren har maskiner/apparater som er nødvendige for å plukke og holde frukt-/bærarealer eller faktura for leie av slik utstyr. Det bør kunne fremlegges bilag som viser utgifter for arbeid med plukking. Søkeren må kunne legge frem dokumentasjon som viser mengde som er solgt eller levert til videresalg og/eller foredling.

Hvis saksbehandler er i tvil om søkeren har disponert arealet som er oppført i søknaden, kan for eksempel kilder som avtale om leie og hvilket areal som er ført i foretakets gjødslingsplan undersøkes. Se også kommentarer til § 4 Tilskudd til jordbruksareal.

6.3.1.2 Kontroll av gjødslingsplan og journal over plantevernmidler

Ved kontroll av opplysningene om gjødslingsplan og journal over plantevernmidler i seksjonen Egenerklæring, kan saksbehandler kontrollere opplysningene ved å be om kopi av gjødslingsplan og/eller journal over plantevernmidler. Saksbehandler kan også be om å få disse fremlagt på en stedlig kontroll hos søkeren.

6.3.1.3 Kontroll av solgt grovfôr

For å kontrollere antall kilo, kan saksbehandler be søkeren sende bilag som viser salg av grovfôret.

Fôret skal være solgt til markedspris jf. jordbruksavtalen. Videresalg av grovfôr gir ikke grunnlag for tilskudd. Se kommentarer til § 4 første ledd for kommentarer til krav ved grovfôrsalg.

6.3.1.4 Kontroll av solgt mengde frukt, bær, grønt og potet

Ved kontroll skal søker kunne dokumentere solgt mengde vare dersom saksbehandler ber om det.
Eksempler på relevant dokumentasjon er 

salgsbilag som inngår i regnskapet
avregning fra omsetningsledd (fruktlager, grossister og konservesindustri som mottar frukt, bær og veksthusgrønnsaker)

Søker må ha bilag som viser mengden vare som er solgt.

Ved en kontroll skal ikke saksbehandlers formål være å vurdere hvorvidt salgsbilagene oppfyller bokføringsregelverkets krav. Det kan likevel være en indikasjon på at dokumentasjonen ikke er pålitelig dersom den ikke er i samsvar med bokføringsloven. Se nærmere i punkt 6.2.3 Vurdere opplysninger fra søker.

6.3.1.5 Kontroll av solgt råvare av frukt, bær, grønt og potet

Salgsbilagene til en søker som har solgt råvare, skal spesifisere mengden solgt råvare i kilo. Søknadsopplysningene skal sammenliknes med den omsatte mengden som framgår av søkers salgsbilag. Dersom søkeren har solgt agurk eller salat, kan salgsbilaget eventuelt inneholde antall agurker/salater eller antall kasser agurk. Det betyr at i de tilfellene salgsbilaget spesifiserer mengde i en annen mengdeenhet enn den som brukes i søknadsskjemaet, må saksbehandler i sin kontroll regne om fra mengdeenheten i bilaget til mengdeenheten i søknadsskjemaet.

Eksempel

En søker har solgt til sammen 350 000 kilo isbergsalat, og 200 000 kilo hjertesalat i løpet av søknadsåret.
For å beregne antall salater som søkeren kan føre opp i søknaden, må saksbehandler benytte omregningsfaktorene for salat som står i jordbruksavtalen (de samme omregningsfaktorer som også søker skal benytte ved utfylling av søknaden):

isbergsalat: 350 000 kg*2 = 700 000 stk.
hjertesalat: 200 000 kg*6,67 = 1 334 000 stk.

Søkeren kan føre opp 2 034 000 stk. salater i søknadsskjemaet.

6.3.1.6 Kontroll av solgt bearbeidet vare av frukt, bær, grønt eller potet

Salgsbilagene til en søker som har solgt bearbeidet vare skal inneholde mengden bearbeidet vare som er solgt. Mengdeenheten som brukes i salgsbilaget skal være samme mengdeenhet som søker har brukt i produksjonsloggen eller resepten. Dette er vesentlig, fordi produksjonsloggen/ resepten inneholder opplysninger om hvor mange kg råvare som er brukt for å framstille ferdigvaren.

Eksempel

En søker har solgt 5 000 liter bringebærsyltetøy i løpet av søknadsåret. Av resepten framgår det at søkeren bruker 42 kilo bær for å lage 70 liter med syltetøy. For å finne antall kg bær som er brukt for å lage 1 liter med syltetøy, deles antall kilo bær på antall liter syltetøy:

42/70 = 0,6. Det er brukt 0,6 kilo bær på hver liter syltetøy

Antall liter bringebærsyltetøy ganges med 0,6 for å finne ut hvor mange kilo bær søker har solgt i ferdigvare løpet av søknadsåret:

5 000*0,6 = 3 000 kilo

Søkeren kan føre opp 3 000 kilo bringebær i søknaden.

Hvis søkeren har bearbeidet frukt/bær av samme slaget, og har flere enn én produksjonslogg for samme produkt, kan saksbehandler bruke det gjennomsnittlige forholdstallet for å beregne hvor mye frukt/bær søkeren kan føre opp i søknaden.

Eksempel

En søker som har solgt 8 000 liter eplejuice har presset epler til eplejuice 3 ganger i løpet av vekstsesongen. Søkeren har derfor 3 produksjonslogger som viser mengden epler som ble presset, og hvor mye juice eplene ga:

Måned	Antall kilo epler	Antall liter juice
Oktober	10 000	6 000
November	5 000	3 500
Desember	1 000	650

Ettersom søkeren har brukt samme fruktslag og laget samme produktet hver gang, kan søkeren bruke det gjennomsnittlige forholdstallet for de tre produksjonsloggene for å finne ut hva som kan føres i søknadsskjemaet.

Først må søkeren finne ut totalt antall kilo epler som er brukt til å lage juice:

10 000 + 5 000 + 1 000 = 16 000 kilo epler

Deretter må søkeren finne ut hvor mye juice det har presset:

6000 + 3 500 + 650 = 10 150 liter juice

Så kan søkeren finne det gjennomsnittlige forholdstallet ved å dele antall kg epler på antall liter juice:

16 000 kilo/10 150 liter = 1,58 kilo epler per liter juice

Til slutt finner man ut hvor mange kilo epler som er blitt solgt ved å gange antall liter solgt juice med forholdstallet:

8000 liter*1,58 = 12 640 kilo

Søkeren kan føre opp 12 640 kilo epler i søknaden om produksjonstilskudd.

6.3.2 Husdyrproduksjon

6.3.2.1 Kontroll av antall dyr

Ved kontroll kan dyretallet kontrolleres ved fysisk telling på stedlig kontroll og ved gjennomgang av dokumentasjon. Merk at det er antall dyr på telledato som er relevant å kontrollere, ikke antall dyr på kontrolltidspunktet. 

Eksempler på relevant dokumentasjon ved dyretelling er:

oppslag mot Husdyrregisteret 
dyreholdjournaler 
bilag for kjøp og salg av dyr 
utgifter til fôr 
opplysninger på leveranse til slakterier 
opplysninger fra andre datasystemer, som Ingris dersom de er oppdaterte

Listen er ikke uttømmende. 

Husdyrregisteret hos Mattilsynet viser kun antall storfe per 1. mars og 1. oktober. Det er søkeren selv som registrerer dyr i Husdyrregisteret. Det er mulig å gjøre endringer tilbake i tid.

6.3.2.2 Kontroll av kalving

For tilskudd til melkekyr og ammekyr er det et vilkår at kua har kalvet i løpet av de siste 15 måneder før telledato. For ku av bevaringsverdig rase er kravet 18 måneder. Individlisten med uttrekk fra Husdyrregisteret, som saksbehandler har tilgang til, vil vise hvilke individ som har registrert kalving de siste 15 månedene.

I Husdyrregisteret finnes det ingen rapporteringsmulighet for dødfødsler. I tilfeller hvor ei ku har kalvet i løpet av de siste 15 måneder, men kalven var dødfødt, vil vilkåret for tilskudd være oppfylt, men i oppslaget mot Husdyrregisteret vil kua være ført opp blant hunndyr som ikke har født en levende kalv i løpet av de siste 15 månedene før telledato.

Det kan også være andre grunner til at registreringene i Husdyrregisteret ikke er korrekte, som at søkeren ikke har fulgt opp eller har gjort feil ved registreringen. Søkeren må da kunne godgjøre kalvingskravet ved å framlegge annen dokumentasjon.

6.3.2.3 Kontroll av antall dyr på beite/-utmarksbeite

Ved kontroll bør saksbehandler vurdere om det er sannsynlig at dyrene har gått på beite og utmarksbeite. Dette gjelder for eksempel i tilfeller der søkeren har ført opp i søknaden at alle melkekyrne søkeren disponerer, har gått 5 uker på utmarksbeite. Beiteregistreringer som blir gjort i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL, anses som tilstrekkelig dokumentasjon. Av dokumentasjonen bør det fremgå:

antall dyr per dyreslag på beite
slippdato og sankedato
hvilke beiter de har vært på i ulike tidsrom

At melkekyr går på utmarksbeite om dagen og holdes inne om natta, er ikke i strid med formålet med tilskudd til dyr på utmarksbeite.

Det kan også vurderes om det er sannsynlig at hoveddelen av det daglige grovfôrinntaket til dyrene har skjedd ved beiting.

Saksbehandler kan også sjekke opp mot saker ved brudd på mosjonskravet. Mattilsynet skal sende kopi til kommunen i saker der de har

fattet vedtak om brudd på mosjonskravet for storfe eller småfe, se Rutiner for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd
innvilget dispensasjon fra mosjonskravet for storfe eller småfe.

Hvis kommunen mottar slike vedtak fra Mattilsynet, må saksbehandler undersøke om søkeren saken gjelder, har søkt om beitetilskudd for det aktuelle dyreslaget. Hvis søkeren søker om beitetilskudd, må saksbehandler vurdere om Mattilsynets vedtak tilsier at vilkårene for beitetilskuddene ikke er oppfylt og vurdere behovet for nærmere kontroll av søkeren før tilskuddet avslås/innvilges.

6.3.2.4 Husdyr av bevaringsverdig rase

Ved kontroll av søknad om tilskudd til sau, geit og hest av bevaringsverdig rase, må saksbehandler kontrollere at dyrene er ført inn i godkjent register med låst rasekode. Søkeren skal kunne fremvise dokumentasjon på slik registrering ved forespørsel fra kommunen. Se kommentarer til § 3 fjerde ledd, bokstav a-d: Tilskudd for bevaringsverdige husdyrraser for mer informasjon om vilkårene for tilskudd, herunder hvilke registreringer det er krav om.

6.3.2.5 Kontroll av avløserutgifter

Avløserutgifter kan kontrolleres ved gjennomgang av dokumentasjon. Det gis kun tilskudd til faktiske (påløpte) utgifter til avløsing. Alle søkere, uavhengig av selskapsform, må kunne dokumentere utgifter til avløsning på forespørsel fra saksbehandler.

Det skal fremgå av dokumentasjonen at arbeidet har vært utført i søknadsåret. Saksbehandler kan kontrollere fra og med søknadsfristen, altså før siste frist for etterregistrering. Saksbehandler kontrollerer da de utgifter til avløser som er meldt inn på kontrolltidspunktet.

I de fleste tilfeller er det tilstrekkelig å undersøke én type dokumentasjon. Hvis saksbehandler er i tvil om dokumentasjonen er korrekt, kan saksbehandler be om ytterligere dokumentasjon. Hvis søker for eksempel viser til lister fra avløserlag som dokumentasjon, kan saksbehandler også be om bilag eller utskrift fra søkers regnskap som viser betaling for avløsning.

Eksempler på relevant dokumentasjon er 

avløsning kjøpt fra avløserlag eller avløserring
- lister fra avløserlagene
- bilag eller utskrift fra foretakets regnskap som viser utgifter til avløserlag eller avløserring
lønn til ansatt avløser som søker har arbeidsgiveransvar for
- a-melding
- lønnsslipp
- bilag eller utskrift fra regnskapet som viser lønnsutgifter til avløser
avløsning kjøpt av annet foretak
- faktura for avløsningen
- bilag eller utskrift fra regnskap som viser utgifter til avløsning

6.3.2.6 Hva regnes som avløsning

Begrepet avløsning omfatter bare selve tjenesten, og ikke varer som eventuelt blir benyttet. Dette bør saksbehandler være særlig oppmerksom på ved kontroll av avløsning kjøpt av annet foretak.

Det gis ikke tilskudd til leie av maskiner eller annet materiell som benyttes under utførelse av en tjeneste. Det skal derfor fremgå av dokumentasjonen hva som er utgifter til leie av personell, og hva som er utgifter til maskinleie og/eller andre varer. Hvis dette ikke kommer klart frem, kan ikke saksbehandler legge dokumentasjonen til grunn for tilskuddet.

Se kommentarer til § 6 Tilskudd til avløsning for kommentarer til reglene for avløsertilskudd, herunder hva som regnes og ikke regnes som avløsning.

6.3.2.7 Skole eller andre offentlige eller private institusjoner

Det finnes ikke en maskinell kontroll som sjekker om søker av avløsertilskudd er skoler eller andre offentlige eller private institusjoner, jf. forskriftens § 6 fjerde ledd. Vilkåret om at slike institusjoner ikke kan få utbetalt avløsertilskudd må derfor kontrolleres manuelt av saksbehandler.

6.3.2.8 Kontroll av hvem som har utført arbeidet

Ved søknad om avløsertilskudd fra søkere med foretakstype ENK, ANS og DA, bør saksbehandler også vurdere å kontrollere at tilskudd ikke utbetales for arbeid utført av eier eller deleier i foretaket, eller av samboer eller ektefelle til eier, jf. forskriftens § 6 andre ledd. Det bør også kontrolleres at avløseren er minst 15 år.

6.3.3 Kontroll av økologisk produksjon

Det er Debio som godkjenner om produksjonen drives i samsvar med økologiforskriften. Debio utfører revisjoner av økologiske foretak hele året, med hovedvekt i perioden april - november. Søkere som har hatt inspeksjon av Debio, vil ha et sertifikat som i utgangspunktet er gyldig til 31. desember året etter. Se kommentarer til § 4 andre ledd for mer informasjon om regelverket.

Søkere som har økologisk produksjon eller produksjon i karens og er Debiogodkjent, er registrert i Debios register. For disse utfører Debio årlig revisjon med registrering av hvilke vekster som oppfyller kravene til økologisk produksjon, som er under omlegging, og som dyrkes konvensjonelt.

I enkelte tilfeller kan Debio sin revisjon være etter søknadsfristen for produksjonstilskudd. I informasjons-/søknadsmateriell til søkerne er det informert om at en forutsetning for å føre opp økologisk produksjon i søknaden, er at søkeren er tilknyttet eller har søkt om tilknytning til Debios kontrollordning når søknaden om produksjonstilskudd sendes. Videre er det informert om at dersom en eller flere produksjoner som søkeren har ført opp som økologiske blir underkjent av Debio, må søkeren melde fra om dette så snart som mulig til kommunen. 

Hvis revisjon i inneværende år ikke er gjennomført og/eller resultatet av den ikke foreligger før søknaden om tilskudd for økologisk produksjon er levert, bør saksbehandler vente til revisjon for søknadsåret er gjennomført og ny godkjenning gitt, før det fattes vedtak om tilskudd for økologisk produksjon.

6.3.4 Kontroll av økologisk arealproduksjon

Det er Debios revisjon samme år som er avgjørende for om driften oppfyller vilkårene for økologisk areal eller karensareal i vekstsesongen, som vil si den status arealene har ved høsting. For å gi rett på tilskudd til økologisk arealproduksjon skal vekstene være godkjent i søknadsåret. Debio kontrollerer ikke arealstørrelse, men godkjenner økologisk produksjon og produksjon i karens. Det er saksbehandler som fastsetter størrelsen på tilskuddsberettiget areal.

Ved kontroll bør saksbehandler kontrollere

hvilke vekster den økologiske godkjenningen gjelder for
om veksten det søkes tilskudd for er i andre karensår eller i økologisk produksjon

Saksbehandler finner opplysningene ved å gjøre oppslag på Debios nettside. Hvis det er vanskelig å finne nødvendig informasjon om foretaket hos Debio, kan saksbehandler be søkeren om å legge frem godkjenning.

6.3.5 Kontroll av økologisk husdyrproduksjon

For å gi rett på tilskudd til økologisk husdyrproduksjon, må dyreslaget være godkjent i revisjon som er gyldig på telledato. Den maskinelle kontrollen mot Debios register sjekker ikke hvilke dyreslag den økologiske godkjenningen gjelder for. Ved kontroll bør saksbehandler kontrollere dette mot Debios registreringer, som er tilgjengelige på Debio sine nettsider.

6.3.6 Kontroll av driftsfellesskap

Før kontroll av driftsfellesskap kan saksbehandler sjekke eierforhold og vurdere om kontrollen skal varsles. Ved stedlig kontroll må saksbehandler dokumentere alle forhold hvor bevis kan forspilles på et senere tidspunkt. Saksbehandler bør blant annet registrere hvor ulike individer er oppstallet, individmerker og informasjon om samarbeid, produksjon og driftsopplegg.

For å klargjøre fakta i saken, og for å kunne vurdere om foretakene har felles økonomi og driftsopplegg, kan saksbehandler innhente følgende dokumentasjon:

næringsoppgaver og regnskaper
dyreholdjournal som viser når dyr er født
rapporter over dyr som er meldt inn til Husdyrregisteret
rapporter fra husdyrkontrollene

Dette er dokumentasjon som søkeren plikter å ha tilgjengelig etter lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring § 13, forskrift 9. juli 2010 nr. 1131 om sporbarhet og merking av storfe og storfekjøtt mv § 18, og forskrift 30. november 2005 nr. 1356 om merking, registrering og rapportering av småfe § 10.

For søkere med husdyrproduksjon bør dokumentasjon på avregninger for melkeleveranser og/eller levering av dyr til slakt, og regnskapsbilag som viser når dyr er kjøpt og/eller solgt, hentes inn sammen med regnskapet. Saksbehandler kan innhente utskrifter av foretakenes bankkontoer for å kontrollere regnskapsopplysningene.

6.4 Hvis søker motsetter seg kontroll

Hvis søker motsetter seg kontroll, bør kommunen utsette vedtak om tilskudd inntil saken er tilstrekkelig opplyst, eventuelt til kontrollen er gjennomført. Hvis det ikke er gjennomført kontroll som tenkt før hovedutbetalingen, og dette skyldes foretaket som skal kontrolleres, kan tilskuddet avkortes eller avslås. For mer informasjon, se § 10 og § 12 i kommentarer til regelverk om produksjons- og avløsertilskudd.

6.5 Varsling til Mattilsynet om mulige brudd på dyrevelferden

Det følger av dyrevelferdsloven § 5 at enhver som har grunn til å tro at dyr blir utsatt for mishandling eller alvorlig svikt vedrørende miljø, tilsyn og stell, snarest mulig skal varsle Mattilsynet eller politiet. Kommunen skal kontakte Mattilsynet hvis kommunens representant(er) under stedlig kontroll, eller på annen måte, oppdager forhold som kan være i strid med dyrevelferdsloven. Dette fremgår også av avtalen «Rutiner for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd» punkt 2.

Eksempler på dette kan være at kommunen

under kontroll oppdager manglende fôring og stell av dyr som påvirker dyrevelferden
gjennom saksbehandling oppdager dyrehold hvor besetningens slaktevekter er unormalt lave

6.6 Kontroll av etterregistrerte opplysninger

Avløserutgifter, dyr som er sanket på utmarksbeite, solgte livdyr av kylling og kalkun, rugeegg levert til rugeri og omsatt mengde frukt, bær, grønnsaker og potet kan etterregistreres i søknaden frem til 10. januar. Hvis søkers etterregistreringer har stor betydning for beregnet tilskudd, kan det være aktuelt å kontrollere opplysningene på nytt, enten ved stedlig kontroll eller dokumentkontroll.

Det gjelder særlig for de opplysninger som ikke kontrolleres maskinelt.

Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 3.14 for forklaring til hvordan saksbehandler behandler etterregisistrerte opplysninger og kapittel 5 for nærmere tips til kontroller av opplysninger i søknaden.

6.7 Avvik mellom søkers omsøkte verdier og saksbehandlers godkjente verdier

6.7.1 Hvis kontroller avdekker at opplysninger er feil

Hvis kontroll viser at omsøkte opplysninger i søknaden ikke kan godkjennes, skal saksbehandler registrere det som er godkjent verdi og skrive begrunnelse for avviket. Dersom feilopplysningen ville gitt en urettmessig tilskuddsutbetaling, skal avkorting for feilopplysning vurderes.
Hvis søker har gitt en feilopplysning som gir en lavere utbetaling enn de faktiske forhold gir grunn for, er hovedregelen at saksbehandler ikke skal endre slik at godkjente opplysninger blir høyere enn det som er omsøkt. Se presisering av dette under omtale av åpenbare feil og omkategorisering nedenfor.

6.7.2 Saksbehandlers avvikskommentar

Saksbehandler må skrive inn begrunnelse for avvik når søkers omsøkte opplysninger og saksbehandlers godkjente opplysninger er forskjellige. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 2.2.2 og 2.2.3 for nærmere forklaring av hvordan dette skal gjøres. Begrunnelsen som skrives inn vises i tilskuddsbrevet. Hvis saksbehandler endrer godkjent verdi etter at begrunnelse for avvik er lagret, må saksbehandler vurdere om begrunnelsen må endres og lagre kommentaren på nytt.

6.7.3 Åpenbare feil i søknaden

Saksbehandler kan rette åpenbare feil i søknaden. At søker har glemt å føre inn opplysninger i søknaden, er ikke en åpenbar feil. Et eksempel på en åpenbar feil kan være 75757575 melkekyr.

6.7.4 Omkategorisering innenfor dyregruppe eller vekstgruppe

Hvis søker har ført opp dyr eller areal i riktig dyregruppe eller vekstgruppe, men i feil produksjonskode innenfor dyregruppen/vekstgruppen, kan saksbehandler omkategorisere dyr/areal til den definisjonen i jordbruksavtalen som dyret/arealet oppfyller kravene for.
Omkategorisering kan kun gjøres innenfor samme dyregruppe/vekstgruppe, og kun til en kode som har lik eller lavere tilskuddssats. Kommunen kan omkategorisere til en kode med lik eller lavere tilskuddsats, selv om endringen i tilfeller med store besetninger eller i enkelte intervaller kan gi høyere totalt tilskudd.

6.8 Avkorting

Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket inneholder bestemmelser om avkorting. Avkorting vil si at det gjøres en reduksjon i tilskuddet som søker oppfyller vilkårene for å motta. For nærmere omtale av reglene om avkorting se kommentarene til de enkelte bestemmelsene i kommentarer til regelverk.

Saksbehandler skal avkorte tilskuddet

ved inngrep som forringer kulturlandskapet, jf. § 4 tredje ledd
ved brudd på kravet om vegetasjonssone, jf. § 4 fjerde ledd
dersom foretakene uaktsomt eller forsettlig har unnlatt å opplyse om at de er i driftsfellesskap, jf. § 7 andre ledd, jf. § 12 første setning
ved brudd på forskrift om gjødslingsplanlegging, jf. § 11 andre ledd
ved manglende eller mangelfull journal over plantevernmidler, jf. § 11 tredje ledd

Saksbehandler skal vurdere å avkorte tilskuddet dersom

det er konstatert at søker uaktsomt eller forsettlig driver eller har drevet virksomheten i strid med annet regelverk for jordbruksvirksomhet, jf. § 11 første ledd
søker uaktsomt eller forsettlig har gitt feilopplysninger som har vært egnet til å danne grunnlag for en urettmessig utbetaling av tilskudd for seg selv eller andre, jf. § 12 første setning
søker ikke overholder frister som settes for utførelse av kontrolloppgaver i medhold av § 10, jf. § 12 andre setning

Saksbehandler bør kontakte søker slik at vedkommende får mulighet til å uttale seg om grunnlaget for avkortingen før avgjørelsen om avkorting tas. Saksbehandler må dokumentere dialogen med søkeren.

Vedtak om brudd på annet regelverk for jordbruksvirksomhet vil i noen tilfeller være fattet av annen forvaltningsmyndighet. Hvis kommunen ikke selv har fattet vedtaket, skal kommunen forholde seg til den andre myndighetens vedtak, kontroll og oppfølgingsarbeid. Saksbehandler bør ha lav terskel for å ta kontakt med aktuell myndighet for mer informasjon om vedtaket.

For nærmere omtale av reglene om avkortingens størrelse, se kommentarene til de enkelte bestemmelsene i kommentarer til regelverk.

6.8.1 Maskinelle kontroller – stoppmeldinger og avkortingsvurdering

Hvis det er registrert at

saksbehandler har godkjent et mindre antall dyr eller antall dekar vekster enn det søker har oppgitt,
foretaket ikke har gjødslingsplan, eller
foretaket ikke har journal over plantevernmidler

vil det produseres stoppmeldinger som ber saksbehandler vurdere avkorting. Se brukerveiledningens punkt 2.2.1 og 2.2.1 for mer informasjon.

6.8.2 Registrering av avkorting i eStil PT

Saksbehandler kan bare legge inn én avkorting per avkortingstype per søknadsår. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 3.12.1 oversikt over avkortingstyper. Saksbehandler må derfor se søknadsåret som en helhet i vurderingen av avkorting. Hvis saksbehandler registrerer avkorting etter del 1, men før del 2, må saksbehandler vurdere om avkortingen skal redigeres etter at del 2 er sendt inn.

Etter at avkortingstype er valgt, må saksbehandler legge inn avkortingsbeløpet man har kommet fram til. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 3.12.2 for informasjon om hvordan registrere og begrunne avkorting i eStil PT.

Når saksbehandler registrerer avkorting i saksbehandlerskjema, må saksbehandler skrive inn begrunnelse. Begrunnelsen vil være synlig i tilskuddsbrevet. Saksbehandler må også skrive inn begrunnelse dersom det registreres «Ingen avkortning». Denne begrunnelsen vises ikke i tilskuddsbrevet. Se brukerveiledningens punkt 3.13.5 for veiledning.

Rundskriv 2024/5 Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling