7. Vedtak og utbetalinger
Når søknaden er ferdig behandlet av saksbehandler, skal den settes som foreløpig godkjent, avvist eller avslått i eStil PT.
7.1 Kommunene fatter vedtak om å tildele tilskudd
Landbruks- og matdepartementet fastsetter endelige tilskuddssatser på grunnlag av foreløpig godkjente søknader og bevilgningene til ordningene. Departementets beregning av satser ivaretar kontroll med at det er budsjettmessig dekning for utbetalingene.
Frem til de endelige satsene fastsettes av Landbruks- og matdepartementet, blir beregnet tilskuddet basert på foreløpige satser. Det endelige tilskuddet til søkerne blir beregnet etter at de endelige satsene er lagt inn av Landbruksdirektoatet i eStil PT. Søknadene er da klare for kommunenes endelige godkjenning. Ved endelig godkjenning fatter kommunen vedtak om å utbetale tilskudd.
Etter at søknaden er endelig godkjent, kan Landbruksdirektoratet betale ut tilskuddet. For at tilskuddet skal utbetales ved hovedutbetalingen, må søknaden være endelig godkjent innen fristen som står i tidsplanen i Viktige datoer.
7.1.1 Tilskuddsbrev
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Søker har valgt målform når søknad om tilskudd sendes inn. Saksbehandlers begrunnelser og kommentarer må skrives på målformen til søker. I eStil PT kan saksbehandler se en forhåndsvisning av tilskuddsbrevet som sendes søkeren i Altinn.
Når tilskuddet utbetales sendes brevet til søkerens innboks i Altinn. Merk at klagefristen først begynner å løpe når søker blir underrettet om vedtakets innhold, som er ved mottak av brevet. Se kapittel 7 Klager og omgjøring av vedtak uten klage for mer informasjon om klage.
7.2 Utbetaling og kontonummer
Tilskuddet utbetales til kontonummeret som søkeren har registrert hos Landbruksdirektoratet. Søkere som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet. Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto, vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Direktoratet informerer statsforvalter og kommunen om at utbetalingen har feilet. Kommunen kontakter så søkeren for å få rettet opp kontonummeret. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskuddet på nytt når direktoratet har blitt informert om at søkeren har oppdatert kontonummeret i Altinn.
7.3 Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak i første instans
I tilfeller hvor det er statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet som saksbehandler en søknad og fatter vedtak i førsteinstans, brukes ikke de vanlige brevmalene for vedtak om tilskudd /avslag / avvisning.
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak som resulterer i utbetaling av tilskudd, vil tilskuddsbrevet være basert på en forenklet brevmal, hvor det kun er tilskuddsberegningen som er med i brevet samt teksten som saksbehandler har lagt inn i feltet «Begrunnelse for vedtak» i seksjonen «Behandling». Årsaken til at mye av standardteksten er tatt bort, er at den ofte ikke vil være korrekt i disse tilfellene, da standardtekstene er basert på at det er kommunen som fatter vedtak. Standardtekstene om avsender og klageadgang/ hvem klage skal sendes til er derfor ikke med i denne forenklede brevmalen.
Saksbehandler må legge inn informasjon om avsender, klageadgang og klagefrist i feltet «Begrunnelse for vedtak», slik at det blir med i brevet som sendes til søkeren. I enkelte tilfeller hvor statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak som førsteinstans, vil det være behov for å skrive et mer utfyllende vedtak enn det standardbrevet gir mulighet for. Dette gjøres da i eget brev utenfor systemet, og i feltet «Begrunnelse for vedtak» legger saksbehandler inn henvisning til dato og referanse til vedtaksbrevet.
Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak om avslag eller avvisning av søknaden i førsteinstans, registreres resultatet av saksbehandlingen i eStil PT, men det produseres ikke et vedtaksbrev. I slike tilfeller må vedtak med begrunnelse skrives utenfor eStil PT og sendes til søkeren.
7.4 Frist for endelig godkjenning av søknaden
Fristen for endelig godkjenning og perioden hvor endelig godkjenning og gjenåpning av søknaden fryses ved hovedutbetaling fremgår av tabellen i Viktige datoer. Ved utbetalinger etter hovedutbetaling vil endelig godkjenning og gjenåpning fryses mandag og tirsdag hver uke med utbetaling (hver uke ut mars, og hver partallsuke fra april).
Etter at fristen for å endelig godkjenne søknaden har gått ut, vil det ikke være mulig for saksbehandler å godkjenne nye søknader eller å gjenåpne søknader som var endelig godkjent. Frysing av funksjonen for endelig godkjenning og gjenåpning varer fram til utbetaling er gjennomført av Landbruksdirektoratet.
Hvis saksbehandler eller søker oppdager feil i søknaden etter fristen for endelig godkjenning som medfører feilutbetaling av tilskudd, må saksbehandler vente til etter hovedutbetaling med å endre til riktig opplysninger og behandle søknaden på nytt. Slike endringer vil være en omgjøring etter fvl. § 35, se veiledning i kapitlet om klager og omgjøring av vedtak uten klage.
7.5 Krav til kontroll ved endelig godkjenning av søknaden
Kommunen fatter vedtak om tilskudd. I slike tilfeller hvor kommunen har myndighet til å fatte vedtak på vegne av staten, følger det også krav til kontroll med den økonomiske forpliktelsen som tilskuddsvedtaket vil innebære. I Økonomiregelverket er dette omtalt som budsjettdisponeringsmyndigheten.
Økonomibestemmelsenes punkt 2.5.2.1 beskriver kontrollkravene som inngår i å forplikte staten. Kommunene må ha rutiner som sikrer at disse oppgavene blir gjort.
7.5.1 Krav til utøvelse av budsjettdisponering
Kommunenes vedtak om tilskudd skal godkjennes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet til den ansatte må gjøres skriftlig.
Kommunene skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponerings¬myndighet. Kommunene bør ha rutiner som sikrer at roller og tilganger endres når ansatte slutter eller går over i andre stillinger. Myndigheten til å disponere budsjettet følger den ansatte, ikke en stilling. Kommunen bør ha tiltak som sikrer at saksbehandlere har kjennskap til regelverk og rammer for saksbehandlingen.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet fatter endelig vedtak skal vedkommende etter økonomibestemmelsene
- påse at det er hjemmel for disposisjonen (med disposisjon menes blant annet vedtak om tilskudd) i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
I praksis betyr dette at den ansatte skal påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskrivene fra Landbruksdirektoratet. Aktuelt regelverk vil først og fremst være forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket og gjeldende jordbruksavtale. Men også annet regelverk knyttet til vedtaket, særlig forvaltningsloven, er relevant.
Kontroll med budsjettmessig dekning gjøres av Landbruks- og matdepartementet. Kontroll av om disposisjonen er økonomisk forsvarlig er ikke relevant. Saksbehandler i kommunen har derfor kun ansvar for kontroll som følger av å påse at vedtaket er i overensstemmelse med lover og regler.
Kommunen er tilskuddsforvalter på vegne av staten og underlagt statlig instruksjon. Kommunens politiske og administrative ledelse har ikke anledning til å påvirke den faglige utøvelsen av tilskuddsforvaltningen.
7.5.2 Attestasjon
Det er krav om at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling. Ved attestering kontrolleres det at utbetalingsbeløpet stemmer med vedtak om tilskudd for å sikre at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Attestasjonskontrollen skjer maskinelt før Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddene.
7.5.3 Arbeidsdeling
For å sikre en forsvarlig arbeidsdeling skal endelig godkjenning gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Ved å sikre at alle trinn i en oppgave ikke kan gjøres av en og samme person, forebygges både bevisste og ubevisste feil.
7.5.4 Roller i eStil PT for endelig godkjenning
For eStil PT er det satt opp en sperre slik at endelig godkjenning ikke kan gjøres av samme person som har satt søknaden til foreløpig godkjent.
Den som skal gjøre den endelige godkjenningen av søknaden (fatte vedtak) må, i tillegg til å ha skrivetilgang til eStil PT (PT_SB), ha rollen PT_VEDTAK. For å kunne tildeles denne rollen, må kommunen bekrefte, til brukeradministrator hos statsforvalteren, at den ansatte har budsjettdisponeringsmyndighet for produksjons- og avløsertilskudd.
7.6 Endelig godkjenning og utbetaling etter hovedutbetaling
De søknadene kommunene ikke har endelig godkjent før hovedutbetalingen, kan endelig godkjennes så fort de er ferdig behandlet. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskudd hver onsdag ut mars. Fra og med april, vil tilskuddet utbetales onsdag i partallsuker. Søknaden må være endelig godkjent senest fredag uken før utbetaling for å være sikker på at tilskuddet blir utbetalt påfølgende uke.
Ved utbetalinger i etterkant av hovedutbetalingen, sendes tilskuddsbrevet til søkerens innboks i Altinn idet Landbruksdirektoratet starter utbetalingsjobben i eStil PT, dvs. før tilskuddet er på mottakers konto. Dette skjer mandag eller tirsdag før utbetaling.
7.7 Avslå søknad
Søknaden skal avslås hvis foretaket ikke oppfyller vilkårene for å få utbetalt tilskudd. Hvis det gis delvis avslag, skal søknaden foreløpig og endelig godkjennes. Det gis delvis avslag der man
- godkjenner lavere verdi(er) enn søker har lagt inn, eller
- avslår deler av søknaden helt
Hvis en søknad har fått beregnet 0 kroner i bruttotilskudd, det vil si tilskudd før bunnfradrag og avkorting trekkes, skal man velge «avslå søknad». Hvis en slik søknad endelig godkjennes, vil den ikke gå til utbetaling, og søker vil ikke få et tilskuddsbrev. Søknader med et bruttotilskudd på 0 kroner er ofte tomme søknader, eller søknader der søker ikke har oppgitt produksjoner som gir rett på tilskudd.
Søknaden skal endelig godkjennes i de tilfellene der bruttotilskuddet (tilskudd før bunnfradrag og avkortinger) er større enn 0, men der bunnfradraget eller avkortinger gjør at utbetalingen til søkeren blir 0. I slike tilfeller vil eStil PT trekke bunnfradrag/avkorting, og summen vil bli tilbakeført til tilskuddsordningene.
Ved avslag skal vedtaket begrunnes, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Kravet til hvor omfattende begrunnelsen skal være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen kan skrives inn i feltet merket «Begrunnelse for vedtak». I kompliserte saker eller der det er behov for å skrive mer enn det er plass til i dette feltet, kan begrunnelsen skrives i et eget brev. Saksbehandler må vente med å avslå søknader til etter del 2.
Hvis saksbehandler velger «Avslå søknad» sendes vedtaksbrevet umiddelbart til søkernes meldingsboks i Altinn. Begrunnelser og kommentarer er synlige i vedtaksbrevet.
I saksbehandlingssystemet er det ingen funksjon for to-trinns-godkjenning av vedtak om avslag- og avvisning.
7.8 Avvise søknad
Hvis vilkår for at søknaden skal tas til behandling ikke er oppfylt, skal kommunen avvise søknaden. Det gjelder for eksempel dersom søker trekker søknaden sin.
Ved avvisning skal vedtaket begrunnes, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Kravet til hvor omfattende begrunnelsen skal være, varierer fra sak til sak. Begrunnelsen kan skrives inn i feltet merket «Begrunnelse for vedtak». I kompliserte saker eller der det er behov for å skrive mer enn det er plass til i dette feltet, kan begrunnelsen skrives i et eget brev. Saksbehandler må vente med å avslå søknader til etter del 2.
Hvis saksbehandler trykker «Avvise søknad» sendes vedtaksbrevet umiddelbart til søkernes meldingsboks i Altinn. Begrunnelser og kommentarer er synlige i vedtaksbrevet.