Rundskriv 2024/5

Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling

Søknader om produksjons- og avløsertilskudd behandles i saksbehandlingssystemet eStil PT.

3.1 eStil PT

Søknader om produksjons- og avløsertilskudd skal behandles i saksbehandlingssystemet eStil PT. For å få tilgang til eStil PT, må saksbehandler ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og saksbehandlingssystemet. Statsforvalteren administrerer tilgangene på kommunalt og regionalt nivå. Kommunen henvender seg derfor til Statsforvalteren ved behov for tilgang til saksbehandlingssystemet.

Veiledning i pålogging i Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester finner saksbehandler på Landbruksdirektoratet sine nettsider i «Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester?». 

3.1.1 Søknad på papir 

Søker kan levere søknad på papir. Saksbehandler må da registrere søknaden i eStil PT før videre saksbehandling kan skje. Etter at søknad er registrert av saksbehandler behandles søknaden på vanlig måte etter prosedyrer for saksbehandling, se kapittel 6. 

Søkerne bør anmodes om å søke elektronisk. I noen tilfeller er det ikke mulig for foretaket å søke elektronisk på grunn av begrensninger i eStil PT eller i Altinn. Saksbehandler må registrere søknad på vegne av foretaket ved: 

• søknad fra dødsbo
• søknad fra konkursbo
• tilfeller der det er gitt en dispensasjon fra søknadsfristen i inaktivt søknadsår

Ansvarlig for foretaket skal fylle ut og levere søknad på papirskjema. For dødsbo og konkursbo kan skjema være signert av lovlig oppnevnt fullmektig for boet, eller arving i boet. 

For veiledning i å registrere søknader på papir i eStil PT, se punkt 1.4 i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT.

3.2 Sikkerhet i eStil PT

I saksbehandlingssystemet eStil PT er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har. 

For å få tilgang til eStil PT må saksbehandler i kommunene logge seg på saksbehandlingssystemet ved å bekrefte at de er autorisert til å ha tilgang til systemet. 

Kommunene skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no. 

Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.

Kommunene som bruker saksbehandlingssystemet, har ansvar for å utarbeide egne rutiner som er tilpasset de oppgavene de har ansvar for. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.

3.2.1 Tilgangskontroller

Tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov. Statsforvalter administrerer og gir tilganger til eStil PT. Statsforvalter fører kontroll med tilganger til saksbehandlingssystemet. I eStil PT brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet. En person kan ha flere roller i saksbehandlingssystemet.

Oversikt over roller i eStil PT og veiledning i administrasjon og bestilling av tilgang til saksbehandlingssystemet eStil PT er beskrevet i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT. 

3.2.2 Behandling av personopplysninger

Kommunene behandler personopplysninger når det er nødvendig for å beregne produksjonstilskudd og avløsertilskudd. Personopplysningene brukes først og fremst i forbindelse med behandling av søknader og klager, utbetalinger, fakturering og kontroll. Kommunene selv er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket. På tilsvarende måte er statsforvalteren ansvarlig når de behandler saker om produksjons- og avløsertilskudd.

Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere enkeltperson. Personopplysninger skal 

1. henføres til rett identifisert person 
2. være riktige og ajourførte 
3. ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.

Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer, fødselsnummer og personopplysninger om helseforhold. Merk at listen ikke er uttømmende. 

Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som informerer de registrerte om hvordan vi behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med forvaltningen av tilskudd.

• Landbruksdirektoratets personvernerklæring

3.2.3 Utlevering av personopplysninger 

Kommunene kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i eStil PT. Utlevering er en type behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentleglova. 

Når kommunene behandler personopplysninger i forbindelse med vedtak om tilskudd, er det kommunene som er behandlingsansvarlig. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter eller forvalter systemene. I saker om produksjonstilskudd og avløsertilskudd må derfor kommunene selv vurdere om de kan utlevere de aktuelle personopplysningene eller ikke.

3.2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt

Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor kommunene ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger skal kommuneledelsen sikre at alle som gis tilgang har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.

Autorisasjon kan bare gis i den grad det er nødvendig for personens rolle/arbeid, er begrunnet i tjenstlige behov og er i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.

3.2.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet

Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:

• Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
• Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
• Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.

Ansatte hos kommune og statsforvalter skal melde brudd på personopplysningssikkerhet til personvernombud@landbruksdirektoratet.no.

3.3 Status i søknadsprosessen

eStil PT merker søknader automatisk med den status de har i saksbehandlingsprosessen. Oversikt og forklaring på status søknadene er merket, er beskrevet i punkt 1.2 i «Brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT». 

3.4 Maskinelle kontroller

I saksbehandlingssystemet eStil PT kjøres en rekke maskinelle kontroller av søknadsopplysningene. De maskinelle kontrollene sammenlikner opplysningene i den enkelte søknad med 

• andre opplysninger i eller om samme søknad 
• opplysninger som er gitt i andre søknader 
• opplysninger fra andre systemer eller registre (som for eksempel Landbruksregisteret eller Debio)  

De ulike kildene søknadsopplysningene kontrolleres mot, kalles med en samlebetegnelse kontrollgrunnlag. Der resultatet av sammenlikningen mellom opplysningene i søknaden og kontrollgrunnlaget ikke er som forventet, vil saksbehandler få melding av systemet om at det er en risiko for at noen av opplysningene i søknaden er feil eller at saksbehandlingen er mangelfull. 

Formålet med maskinelle kontroller er å redusere risikoen for feil i søknadene. For saksbehandler skal kontrollene gi saksbehandlingsstøtte og informasjon til bruk i vurderingen av søknaden. De maskinelle kontrollene skal bidra til at vedtaket om tilskudd fattes på korrekt grunnlag.  

Det er kun enkelte av søknadsopplysningene og enkelte av saksbehandlingsoppgavene som kontrolleres maskinelt. For eksempel finnes det ikke en maskinell kontroll som sjekker om søker av avløsertilskudd er skoler eller andre offentlige eller private institusjoner, jf. forskriftens § 6 fjerde ledd. Kommunen må lage interne saksbehandlingsrutiner for å sikre en forsvarlig saksbehandling. De maskinelle kontrollene vil være en støtte i vurderingen av om vilkårene er oppfylt.

En oversikt over hvilke kontroller som kjøres maskinelt og meldinger disse genererer finnes i oversikt over maskinelle kontroller. Oversikt over hvilke typer maskinelle kontroller som finnes i eStil PT og når kontrollene kjøres finnes i kapittel 2 i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT.

3.5 Rapporter i eStil PT

I eStil PT ligger ni rapporter som skal være til støtte i saksbehandlingen og ved etablering av internkontroll. Rapporter kan hentes ut ved å gå til menypunktet «Rapporter» i eStil PT. For mer informasjon om de enkelte rapportene se beskrivelse av dem i beskrivelse av rapporter i eStil PT på landbruksdirektoratet.no.

3.6 Krav til arkivering 

Saksbehandlersystemet eStil PT tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. Kommunen må derfor sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.

eStil PT er integrert mot SvarUt fra KS, slik at eStil PT kan sende innsendte søknader og vedtak elektronisk til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som ikke har tatt i bruk SvarInn, får dokumentene sendt til kommunens postboks i Altinn. Disse kommunen må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunens arkivsystem. I begge tilfeller må kommunene journalføre dokumentene. 

Kommunen er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i kommunens arkivsystem. 

3.6.1 Oversendelse av dokumenter til kommunenes arkiv 

Dokumenter fra eStil PT sendes til kommunene via SvarUt, den 15. i måneden etter søknadsfrist for del 1 og del 2. Vedtaksbrev for søknader som er med på hovedutbetalingen i februar sendes den 20. februar. Vedtaksbrev for søknader som ikke er med på hovedutbetalingen sendes den 15. hver måned, etter at utbetaling er utført (med unntak av 15. oktober). Kommunen vil ikke lenger motta oversendelser i november og desember.

Følgende dokumenter overføres til kommunen 

• søknad (alle innsendte søknader i PDF)  
• eventuelle vedlegg lastet opp av søker eller saksbehandler 
• vedtaksbrev (i PDF)  
• saksbehandlers interne kommentar 

Søknad, eventuelle vedlegg og vedtaksbrev er dokumenter som ligger i seksjonen «Dokumentasjon og dialog», og saksbehandlers interne kommentar i seksjon “Behandling”. Hvis det er sendt inn flere versjoner av søknaden, vil alle disse følge med i forsendelsen. 

Tittelen på forsendelsen er: Søknad om produksjons- og avløsertilskudd <år> - <organisasjonsnummer> - <gårds- og bruksnummer>. 

Det er kun tekst som kommer frem av PDF-versjonen av søknaden, vedtaksbrevet, vedlegg og internt kommentarfelt som blir sendt til arkiv. Hvis saksbehandler har lagt inn begrunnelser i eStil PT som ikke kommer frem på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må kommunen selv sørge for å få det arkivert som et eget dokument.

Dokumentene sendes til arkivet hos den kommunen der foretaket har driftssenter.

3.6.2 Arkivreferanse (saksreferanse)

Hvis det har blitt opprettet en sak i kommunenes arkivsystem, kan kommunen fylle inn saksår og sakssekvensnummer i eStil PT slik at dokumentene sendes til kommunens arkiv via SvarUt/SvarInn. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 1.9.1.

3.6.3 Hvilken kommune dokumentene sendes til 

Kommuner som har et formelt interkommunalt samarbeid for landbruk og/eller arkiv, kan få saksdokumentene fra de samarbeidende kommunene sendt til ett organisasjonsnummer. Dette organisasjonsnummeret kan representere en av de samarbeidende kommunene, et landbrukskontor eller fellesarkiv med et eget organisasjonsnummer.  

Hvis dette er tilfelle, må melding om forsendelse til et felles organisasjonsnummer sendes til postmottak@landbruksdirektoratet.no ved seksjon for informasjonsteknologi og digitalisering.

Det må gå fram av meldingen 

• hvilke kommuner det gjelder med kommunenummer  
• hvilket organisasjonsnavn med organisasjonsnummer dokumentene skal sendes til 
• en beskrivelse av samarbeidsform  

Kommunen er ansvarlig for å følge opp at søknad og vedtak om produksjonstilskudd blir arkivert hos korrekt instans. Kommunen må gi beskjed til Landbruksdirektoratet, hvis mottaker skal endres ved senere søknadsomganger.

3.6.4 Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak 

Der statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet fatter vedtak, enten det er som førsteinstans, i klagesak eller ved omgjøring av vedtak, gjøres en ny forsendelse av dokumenter til arkiv. Dokumentene sendes til arkivet i kommunen der foretaket har sitt driftssenter (eller til et felles organisasjonsnummer som omtalt i delkapitlet «Hvilken kommune dokumentene sendes til»).

Etter at statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet har lagt inn nye tall og søknaden har fått status utbetalt, må de selv hente ut det nye vedtaksbrevet fra seksjonen «Dokumentasjon» og registrere det inn i sitt arkivsystem. 

3.7 Areal som kontrollgrunnlag

Landbruksregisteret er kontrollkilden for alt areal som ligger til grunn for produksjonstilskuddet. Hvis arealtallene for en eiendom i Landbruksregisteret ikke er oppdatert, vil kontrollgrunnlaget for tilskuddet være feil. Det er derfor svært viktig at kommunen ajourholder arealressurskartet AR5, og sørger for at oppdaterte arealtall fra jordregister blir lest inn i Landbruksregisteret. 

Det følger av jordbruksavtalen at areal som gir grunnlag for tilskudd skal måles i samsvar med nasjonale standarder for kartdata.

Tilskudd gis per dekar jordbruksareal. Jordbruksareal er areal som faller inn under kriteriene: 

• Fulldyrka jord: Jordbruksareal som er dyrka til vanlig pløyedybde, og kan benyttes til åkervekster eller til eng, og som kan fornyes ved pløying.
• Overflatedyrka jord: Jordbruksareal som for det meste er rydda og jevna i overflata, slik at maskinell høsting er mulig. 
• Innmarksbeite: Jordbruksareal som kan benyttes som beite, men som ikke kan høstes maskinelt. Minst 50 prosent av arealet skal være dekt av grasarter eller beitetålende urter.

3.7.1 Hvordan håndtere feil i Landbruksregisteret? 

Landbruksregisteret henter data fra jordregisteret (AR5). Den beste måten å minimere feil i kontrollgrunnlaget, er å sørge for at det gjennomføres kontinuerlig ajourhold. Dersom kommunen gjennom sin saksbehandling finner feil i arealstørrelse i Landbruksregisteret, skal de sørge for å oppdatere AR5 og Matrikkelen. 

Se også Brukerveiledning for Landbruksregisteret, som du finner ved å velge «Logg inn i fagsystemer» på Landbruksdirektoratet sine nettsider og velges tjenesten «Lreg». Brukerveiledningen ligger til høyre i bildet, under «Dokumenter». 

3.8 Jordregister og Gårdskart som kontrollgrunnlag

Jordregister er kommunevis arealstatistikk, som viser markslag (AR5) per eiendom. Hvor mange dekar det er av hver arealtype på eiendommen beregnes ut fra 

• gårds- og bruksnummer for alle grunneiendommer tilknyttet landbrukseiendommen fra Landbruksregisteret 
• eiendomsgrenser fra Matrikkelen 
• arealtyper, inkludert jordbruksareal etter kriteriene for fulldyrka jord, overflatedyrka jord og innmarksbeite, fra arealressurskartet AR5 

Informasjon om både AR5, jordregister og periodisk og kontinuerlig ajourhold finner du på NIBIOs nettside: Arealressurskart AR5. 

Tjenesten Gårdskart viser arealressurser og arealtall i kart for en enkelt landbrukseiendom. Gårdskartet viser både eiendomsgrensene for landbrukseiendommen og grensene mellom ulike arealtyper i AR5. 

Hvis søker er uenig i arealtall eller arealfastsettelsen, kan saksbehandler bruke Gårdskart og be søker vise i kartet hva som mangler, eller hvor eiendomsgrenser eller arealfastsettelsen er feil. 

3.8.1 Kontinuerlig ajourhold av arealressurskartet AR5 

For å sikre at det er oppdaterte arealtall i Landbruksregisteret, er det viktig at alle kildene nevnt i avsnittet over oppdateres gjennom kontinuerlig ajourhold i den enkelte kommunen. All oppdatering av kartinformasjon skal skje i henhold til kommunens avtaler gjennom Geovekst. Endringer registreres gjennom kommunens kontinuerlige oppdatering av AR5, eiendomskart i Matrikkelen og gjennom grunneiendomstabellen i Landbruksregisteret. 

Statsforvalteren skal bistå kommunene i oppdatering av Landbruksregisteret og følge opp kommunenes ajourhold av AR5. Informasjon, verktøy og tips om kontinuerlig ajourhold av AR5 finnes på NIBIO sine nettsider. 

3.8.2 Periodisk ajourhold av arealressurskartet AR5 

Det periodiske ajourholdet skal fange opp arealendringer som kommunen ikke fanger opp, som gjengroing og eventuelle unøyaktigheter i det kontinuerlige ajourholdet. I tillegg harmoniseres AR5 med andre oppdaterte datasett og sikrer at AR5 kan sammenstilles med andre kart i kommunen. 

Periodisk ajourhold av AR5 avtales i kartsamarbeidet Geovekst, og NIBIO er ansvarlig for å utføre det. Les mer om periodisk ajourhold på NIBIO sine nettsider. 

3.8.3 Klage på oppmåling og arealfastsettelse 

Størrelsen på arealene og arealfastsettelsen, er et faktum kommunen legger til grunn for vedtaket om produksjonstilskudd. Søker har anledning til å klage på vedtaket om produksjonstilskudd, inkludert på hvilke fakta kommunen har lagt til grunn for vedtaket. For tips til kontroller se arealproduksjon.