5. Kontrollplan
Kommunen skal før hver søknadsomgang utarbeide en plan for kontroll av søknadsopplysninger, heretter kalt kontrollplan. Formålet med kontrollplanen er å sikre at kontrollinnsatsen rettes mot søknadsopplysningene som kommunen vurderer det er størst risiko for feil ved. Planen skal beskrive hvilke kontrolltiltak som skal gjennomføres. Kontrolltiltakene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen – både for kommunene og mottaker av tilskudd. Dette sikrer effektiv og hensiktsmessig kontroll av tilskuddet.
Det er et krav at kommunene skal gjennomføre risikobasert kontroll av opplysninger i minst 10 prosent av søknadene.
Kontrollene som gjøres i tråd med kontrollplanen erstatter ikke det ansvaret kommunen har for å se til at vilkårene for tilskuddene er oppfylt. Se nærmere i kapittel 6 Saksbehandling.
5.1 Innholdet i kontrollplanen
Kontrollplanen skal baseres på en vurdering av risiko for feil ved søknadsopplysningene. Feil kan oppstå som følge av problemer med tolkning av tilskuddsvilkår, eller som følge av uregelmessigheter.
5.1.1 Vurdering av mulige problemer med tolkning av tilskuddsvilkår
Med utgangspunkt i produksjonene og søknadsmassen i kommunen, sammen med erfaring fra tidligere søknadsår, bør følgende vurderes
- Er det vilkår som kan være vanskelige å skjønne og/eller som skaper usikkerhet hos søkerne?
- Har det vært endringer i vilkår for kommende søknadsår?
- Er det kommet til nye ordninger for kommende søknadsår?
- Er det nye søkere av tilskuddet?
Rundskriv kommentarer til regelverk, gir nærmere veiledning om tolkningen av vilkår.
5.1.2 Vurdere risiko for uregelmessigheter
Med utgangspunkt i kommunenes kunnskap og erfaringer med søkerne, lokale forhold eller tips fra publikum, bør følgende vurderes
- Er det risiko for at enkelte søkere vil begå bevisste handlinger for å oppnå urettmessig tilskudd?
- Er det risiko for at det foregår et samarbeid mellom søker og andre for å gi eller underbygge uriktige opplysninger?
- For hvilke ordninger/søknadsopplysninger er det risiko for at bevisste feil ikke avdekkes ved de maskinelle kontrollene?
Eksempler på bevisste handlinger er å føre opp antall dyr på beite, men hvor beiting ikke har funnet sted i samsvar med vilkårene, eller å krysse av for at gjødslingsplan foreligger når den ikke gjør det.
5.1.3 Risikoindikatorer
Momenter som kan indikere risiko, såkalt risikoindikatorer, kan være
- søknader med både økologisk og konvensjonell drift
- søknader hvor det er vesentlig økning i dyretallet sammenlignet med forrige års søknad
- nye søkere
- to eller flere søkere som samarbeider tett om driften
- lav produksjon i forhold til oppgitt dyretall/areal, f.eks. at kornleveranser er langt lavere enn kornarealene skulle tilsi
- søknader hvor det oppgis mange ulike produksjoner
- søknader fra store produsenter
- søkere med produksjoner som krever omfattende bruk av sprøytemidler
Kommunen må identifisere mulige risikoindikatorer i egen kommunen. Kommunene må ta hensyn de maskinelle kontrollene, og identifisere gjenværende risiko.
5.1.4 Rapporter og søk som hjelpemiddel
I eStil PT, under menyvalg «Rapporter», kan kommunene hente ut rapporter. Fremgangsmåte for å hente ut rapporter er beskrevet i punkt 1.8 i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT.
Kommunen bør vurdere innholdet i rapportene i utarbeidelsen av kontrollplanen og ved utplukk av søknader til kontroll. Det vil være hensiktsmessig å se på rapporter både fra inneværende søknadsår og fra tidligere søknadsår. Det kan være nyttig å filtrere og sortere kolonnene i rapportene for å finne søknader hvor det er høy risiko for at det kan være oppgitt feil søknadsopplysninger.
Rapporten «Eksport søknadsdata» inneholder informasjon fra alle søknadene som kan brukes til å analysere søknadsmassen. Når søket er eksportert til Excel, kan man for eksempel filtrere eller sortere kolonnene i rapporten for å finne høye verdier og høye tilskuddsbeløp. Kommunen kan også utarbeidet egne rapporter og analyser på grunnlag av «Eksport søknadsdata».
Rapportene om vanlig jordbruksproduksjon kan brukes for å kartlegge om det er søknader med risiko for at grunnvilkåret vanlig jordbruksproduksjon ikke er oppfylt innenfor produksjonene sau, melkeku, melkegeit, korn og frukt, bær og potet.
Rapporten «rapport om mulige driftsfellesskap» er et verktøy for å kartlegge søkere med risiko for at de er i driftsfellesskap.
Rapporten «rapport om kontrollerte foretak» gjør det mulig å hente ut informasjon for inneværende eller tidligere søknadsår. Kommunene kan bla. finne søkere som tidligere har blitt kontrollert og se resultatene av kontrollene.
En nærmere beskrivelse av alle rapportene er tilgjengelig på direktoratets nettside.
5.1.5 Risikovurdering av opplysninger fra søker
Søknad om produksjons- og avløsertilskudd er i stor grad basert på opplysninger som søkeren gir uten at de dokumenterer dem. De maskinelle kontrollene i eStil PT reduserer risikoen for feil ved enkelte opplysninger fra søkeren. Risikoen for feil reduseres ytterligere ved at opplysninger, som ikke er omfattet av maskinelle kontroller, blir kontrollert av saksbehandler i samsvar med kontrollplanen.
Å kartlegge risiko i forbindelse med tilskuddsforvaltningen vil si å vurdere sannsynlighet for at feil oppstår, og så vurdere hvilke konsekvenser det vil ha. Uten å ha kjennskap til risikoen som foreligger er det vanskelig å etablere effektive kontroller og tiltak som reduserer risiko godt nok.
Det må vurderes hvilke opplysninger i søknadene som har høyest sannsynlighet for feil. Relevante konsekvenser av feil kan for eksempel være
- utbetaling av for mye tilskudd,
- omdømmetap for forvaltningen,
- forskjellsbehandling av søkere
Se punkt 4.1.1 risikovurdering for generell omtale av det å gjøre risikovurderinger.
5.1.6 Fastsette kontroller som skal gjøres
Ut fra en vurdering av det samlede risikonivået og hva som er de vesentligste risikoindikatorene, skal kommunen fastsette hva som skal kontrolleres. Vurderingene skal beskrives i kontrollplanen på en slik måte at det er klart hva som skal kontrolleres. Det bør også komme frem konkret hvordan saksbehandler skal gå fram for å plukke ut de søknadene som inneholder opplysninger som skal kontrolleres.
Kontrollene må planlegges slik at målkravet om kontroll av opplysninger i minst 10 % av søknadene for hvert søknadsår nås. En søknad vil telle som kontrollert én gang uavhengig av om kontrollen bare gjelder del 1, bare del 2 eller begge registreringer.
5.2 Bruk av kontrollplanen
Når saksbehandler starter søknadsbehandlingen, vil kontrollplanen gi retningslinjer for hvilke søknadsopplysninger som skal kontrolleres. Søknadene skal hukes av for risikobasert kontroll slik det er beskrevet i brukerveiledning for saksbehandling i eStil PT punkt 4.1.
Gjennomførte kontroller skal dokumenteres i eStil PT.