Rundskriv 2024/5

Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling

Statsforvalter skal iverksette nasjonal politikk i sitt fylke. I «Hovedinstruks» fra Kommunal- og distriktsdepartementet til statsforvalterembetene presenteres de overordnede ansvarsområdene, herunder hva som gjelder for produksjonstilskudd, se særlig kap. 5.3.10.3.  Tildelingsbrevets kap 3.3.1.2 gir nærmere føringer for statsforvalters oppgaver.

Landbruksdirektoratet vil her utdype hva som ligger i enkelte av disse oppgavene.

11.1 Kompetansesenter for kommunene 

Statsforvalteren skal være et kompetansesenter for kommunene på landbruks- og matområdet. For produksjons og avløsertilskudd innebærer det at statsforvalteren skal iverksette tiltak ovenfor kommunene som skal bidra til at kommunen har nødvendig kompetanse for å forvalte tilskuddsordningen. Det innebærer både det landbruksfaglige, det forvaltningsmessige og fagsystemet eStil PT.

Landbruksdirektoratets rundskriv og veiledninger skal danne grunnlaget for veiledningen. Av hensyn til likebehandling av søkere over hele landet, skal ikke Statsforvalteren utarbeide egne rundskriv til kommunene. Behov for endringer i det som Landbruksdirektoratet har utarbeidet, meldes løpende inn til direktoratet. Statsforvalteren kan imidlertid gi veiledning med eksempler på fremgangsmåter av ulike saker. 

God veiledning av kommunene skal bidra til å ivareta kontroll med kommunenes forvaltning av tilskuddsordningen.

11.2 Kontroll med kommunene

Statsforvalteren skal ivareta kontroll med at kommunene utfører sine oppgaver ved forvaltningen av produksjons- og avløsertilskuddet på forsvarlig måte og i henhold til etablert intern kontroll 

Statsforvalteren skal jobbe for å nå følgende mål i sitt arbeid med produksjons- og avløsertilskudd: 

• midlene utbetales i tråd med regelverket, 
• likebehandling i kommunen,
• kommunen har god kompetanse om produksjonstilskudd og avløsertilskudd,  

Med utgangspunkt i målene og krav i bla. forskriften og rundskrivene for kommunens oppgaver, skal statsforvalteren gjøre en risikovurdering. Risikovurderingen skal ende opp i tiltak som samlet skal sikre at kommunene forvalter tilskuddet på en forsvarlig måte og i henhold til etablert intern kontroll. 

Landbruksdirektoratets veileder «kontroll med tilskuddsforvaltningen 2024» inneholder nærmere veiledning. I veilederens kapittel 6, som beskriver oppfølging av feil i avsluttede tilskuddssaker, gis det eksempler på hva som kan vurderes relatert til internkontroll og saksbehandlingen. Eksemplene som er listet opp er relevante for flere oppgaver nevnt i dette kapitlet, hvor det vises til at det må settes inn tiltak. I veilederens vedlegg 3 er det gitt nærmere veiledning på oppfølging av kommunene. 

Statsforvalter må vurdere tiltak for å:  

• gjennomføre temabasert kartlegging,
• følge opp grunnvilkåret om vanlig jordbruksproduksjon,
• gjennomgå kommunenes avvikshåndtering,
• sikre at kommunene bruker avkortingsbestemmelsene i tråd med forskriften,
• følge opp dyrevelferdssaker,
• følge opp fristene for saksbehandling i eStil PT,
• følge opp kommunenes 10 % kontroll,
• følge opp stoppmeldinger i eStil PT

Enkelte av disse oppgavene er beskrevet i tildelingsbrevet og hovedinstruksen. Nedenfor utdypes oppgavene. 

11.2.1 Temabasert kartlegging

Statsforvalteren skal gjennomføre minst en temabasert kartlegging og utredning innen produksjonstilskudd hvert annet år). Det skal tas utgangspunkt i tema hvor det er størst risiko i eget fylke.

Kartleggingen skal være en sammenliknende analyse som omfatter alle eller flere av kommunene i fylket. 

For å velge tema skal det tas utgangspunkt i målene som er omtalt lenger oppe i dette kapitlet, under "kontroll med kommunene". Dette arbeidet kan sammenfalle med arbeidet med utarbeiding av risikovurderinger og etablering av tiltak, dersom man for eksempel kommer frem til at det er en spesifikk tilskuddsordning man vil se nærmere på.

Det er imidlertid ønskelig at statsforvalteren også vurderer andre tema innenfor arbeidet med produksjonstilskudd og avløsertilskudd som ikke er knyttet til en spesifikk tilskuddsordning.  

Det kan være 

• kommunens veiledning til søkere av tilskudd 
• kommunens arbeid med å gjennomføre gode risikobaserte utplukk til kontroll 
• kommunens ressursbruk innenfor produksjonstilskuddsområdet og kunnskap om regelverket 
• hvordan ulike kommuner praktiserer regelverket i sammenliknbare saker, for eksempel med tanke på vurdering av vanlig jordbruksproduksjon 

For å få oversikt over temaet man velger, må det samles inn informasjon fra kommunene. Eksempelvis kan det sendes ut spørreskjema til kommunene for å få oversikt over hvordan de videreformidler informasjon til søkerne. Det vil være aktuelt å bruke rapportene i eStil PT for å vurdere kommunens kontrollvurdering eller praktisering av regelverk.

Etter at man har samlet inn relevant informasjon på fylkesnivå må det gjøres en nærmere vurdering av denne.  

Følgende spørsmål er relevante å stille seg 

• Hvordan følger kommunen opp det aktuelle området? 
• Er saksbehandlingen i tråd med regelverket? 
• Er det ulik praksis mellom kommunene i fylket?  
• Hva er utfordringene knyttet til temaet? 

I tilfeller der det lages gode statistikker eller statsforvalteren får annen informasjon som kommunene kan ha nytte av i sitt arbeid med kontroll av søknadene, bør statsforvalteren sende denne statistikken/informasjonen til kommunene for videre oppfølging/bevisstgjøring. Statsforvalteren må kunne dokumentere det arbeidet som er gjort og bruke funnene til å vurdere behov for tiltak som kan bedre måloppnåelsen av punktene satt opp innledningsvis i kap. 11.2.

11.2.2 Oppfølging av grunnvilkåret vanlig jordbruksproduksjon

Statsforvalteren skal jobbe for at kommunene har rutiner som sikrer at grunnvilkåret om «vanlig jordbruksproduksjon» er oppfylt når vedtak om produksjons- og avløsertilskudd fattes (jf. tildelingsbrevets resultatmål3.3.1.2.1.4). I dette ligger det at Statsforvalteren gjennom tiltak som blant annet veiledning og dialog, skal bidra til at kommunene har god kompetanse om- og oppfølging av grunnvilkåret om «vanlig jordbruksproduksjon» i forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd § 2. Statsforvalteren skal kortfattet rapportere om effekten av gjennomførte tiltak overfor kommunene. 

11.2.3 Gjennomgang av kommunenes avvikshåndtering 

Avviksrapporten i eStil PT viser alle søknader hvor det er avvik mellom søkers opplysninger og godkjente opplysninger. Rapporten viser hva avviket er, samt kommunens begrunnelse for avviket. Avviksrapporten er et godt verktøy for å vurdere om kommunens avvikshåndtering er i tråd med regelverket. 

Statsforvalteren skal sette inn tiltak som sikrer at kommunen bruker avkortingsbestemmelsene i tråd med forskrift om produksjons- og avløsertilskudd 

11.2.4 Oppfølging av dyrevelferdssaker 

Statsforvalteren skal følge opp kommunens behandling av dyrevelferdssakene som oversendes fra Mattilsynet jf. tildelingsbrevets resultatmål 3.3.1.2.6.1. 

Statsforvalteren skal være kopimottaker når Mattilsynet sender dyrevelferdssaker til kommunene, jf. «Rutiner for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd» og kan bruke denne oversikten til å evaluere hvordan disse sakene er fulgt opp av kommunen.  

11.2.5 Oppfølging av fristene for saksbehandling i eStil PT

For å sikre rettidig vedtak bør Statsforvalteren etablere rutiner med sikte på å se til at kommunen overholder de fristene til saksbehandlingen som er beskrevet i Viktige datoer. 

Dette innebærer blant annet 

• Se til at søknader settes til «Foreløpig godkjent/Avvist/Avslått» og «Endelig godkjent» innen fristen. Dersom det oppdages manglende oppfølging, f.eks. at unormalt mange søknader fortsatt har status «Mottatt» eller «Under behandling» når fristen nærmer seg, må kommunen kontaktes før fristen for endelig godkjenning går ut. Hvilken status søknadene i en kommune har, kan man se i søknadsoversikten eller søke opp under «Avansert søk».  
• Å påse at ingen søknader blir liggende ubehandlet i eStil PT, men at det blir fattet og sendt vedtak til hver enkelt søker uten ugrunnet opphold jf. forvaltningsloven § 11a. Innen utgangen av juni, må Statsforvalteren gå inn under «Avansert søk» og søke opp alle søknader fra forrige søknadsår og tidligere med status «Mottatt/Under behandling/Foreløpig godkjent/Feilet under utbetaling/Gjenåpnet». Oversikten over søknader som fortsatt har en av disse statusene skal sendes til kommunen for å gjøre kommunen oppmerksom på at disse fortsatt ikke er ferdigbehandlet og for å få tilbakemelding på hvordan disse følges opp videre av kommunen.  

11.2.6 Oppfølging av kommunenes kontroll av 10 % av søknadene

Statsforvalteren må etablere rutiner for å se til at kommunen utfører risikobasert kontroll av minst 10 prosent av søknadene per søknadsår. 

På siden «Avansert søk» kan man søke på «Trukket ut, kontrollert» for å finne ut hvor mange søknader i kommunen som er kontrollert ved risikobasert kontroll. Der statsforvalteren kommer over kommuner som ikke har utført risikobasert kontroll av minst 10 prosent av søknadene innen frist for endelig godkjenning, må det settes inn tiltak.

11.2.7 Oppfølging av utbetalinger med stoppmeldinger i eStil PT  

Statsforvalterne må etablere rutiner for å følge opp kommunenes overstyring av stoppmeldinger i eStil PT. Det er risiko for at overstyringen kan medføre at utbetalingene er i strid med regelverket. 

For å søke opp søknadene det gjelder, kan «Avansert søk» i eStil PT benyttes hvor man kan avgrense søket på 

• aktuelt søknadsår 
• status: «Utbetalt» 
• relevante kontrollmeldinger, som: 143 Debio-godkjenning, 144 Melk, 147 Geitemelk, 141/142 Genressurssenteret, se detaljert oversikt i oversikt over maskinelle kontroller i eStil PT
• type melding/kontrollmeldinger: Stoppmelding 

11.3 Oversikt over pengekrav

Statsforvalteren skal holde oversikt og sørge for at pengekrav ikke foreldes, enten ved å inngå avtaler om utsatt foreldesfrist, eller ved å avbryte fristen. For mer informasjon, se punkt 9.6 foreldelse. Dersom det er sendt ut faktura, eller klage er sendt over til Landbruksdirektoratet, følger Landbruksdirektoratet opp at krav ikke foreldes.

11.4 Databasen for fellestiltak

Statsforvalteren har ansvar for å vedlikeholde databasen for fellestiltak. For mer informasjon om fellestiltak, se punkt 9.5 Fellestiltak – areal i jordsameie (brukssameie).  

11.5 Behandle dispensasjonssaker 

Det er statsforvalteren som kan innvilge dispensasjon fra forskriften, og registrere dispensasjonskoder i eStil PT. Statsforvalteren registrerer også merkekode 42 «Sau på innmark pga. rovvilt». Se brukerveiledningens kapittel 6 Dispensasjon og merkekoder i eStil PT for fremgangsmåte for registrering av dispensasjonskoder og merkekoder. 

11.6 Klagesaker 

Statsforvalteren behandler klagesaker innen produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Les mer om dette i kapittel 10 Klager og omgjøring av vedtak uten klage. 

For Statsforvalteren gjelder de samme kravene som for kommunen til endelig godkjenning punkt 7.6 og budsjettdisponeringsmyndighet punkt 7.5.1.

11.7 Se til at kommunen gjennomfører kontinuerlig ajourhold av arealdata 

Statsforvalteren er landbrukets geodataleder i Geovekst samarbeidet. 

Statsforvalteren skal «følge opp ajourholdet av arealressurskartet (AR5) i samarbeid med Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO), og bidra til at kommunene holder arealressurskart (AR5) oppdatert» (Hovedinstruksen, kapittel 5.2.6.2). Statsforvalteren bør kontrollere at det er etablert rutiner for kontinuerlig ajourhold av arealdataene i overføringen av arealtall fra jordregister til Landbruksregisteret. Se mer om dette under punkt 3.7 Areal som kontrollgrunnlag. 

11.8 Samarbeid med Mattilsynet

Statsforvalteren skal ivareta god samhandling med Mattilsynet, særlig for samarbeidsavtalen mellom Landbruksdirektoratet og Mattilsynet. Det skal gjennomføres et årlig møte mellom Statsforvalteren og Mattilsynet. 

I den årlige dialogen med Mattilsynet bør det diskuteres om Mattilsynet og landbruksforvaltningen følger opp samarbeidet i dyrevelferdssaker i tråd med regelverket og avtalen «Rutiner for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd». Der statsforvalteren ser behov for tiltak hos Mattilsynet for å bedre oppfølgingen av samarbeidsavtalen, må dette tas opp med Mattilsynets regionkontor. Et eksempel er dersom man ser at samarbeidsavtalen følges opp ulikt i ulike områder. Det anbefales at det opprettes kontaktpersoner både hos statsforvalteren og Mattilsynets regionkontor for oppfølging av samarbeidsavtalen.  

Statsforvalteren skal gi en kort vurdering til Landbruksdirektoratet av hvordan rutinen for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd fungerer ((jf. tildelingsbrevets kap. 7.3.9.4).