Rundskriv 2023/10 UTGÅTT

Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling

Overordnet ansvarsområde 

I  styringsdokumentet «Hovedinstruks» (tidligere «VØI») for Statsforvalteren er det ført opp noen overordnede ansvarsområder knyttet til tilskuddsforvaltningen generelt, og forvaltningen av produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket spesielt. I kapittel 5 står det at Statsforvalteren skal være et «Kompetansesenter for kommunene på landbruks- og matområdet», se hovedinstruksen punkt 5.1.5.1 med omtale nedenfor.

Videre står det i punkt 5.3.10.3 under «Forvaltning av økonomiske virkemidler» at Statsforvalteren blant annet skal:

• «forvalte tilskudds-, kompensasjons- og erstatningsordninger på landbruksområdet i samsvar med regelverket» 
• ivareta kontroll med at kommunene forvalter de økonomiske virkemidlene på en forsvarlig måte og har etablert intern kontroll» 
• veilede og være kompetansesenter for kommunene knyttet til tilskuddsforvaltning og kontroll»

Statsforvalteren har begrenset myndighet til å utarbeide retningslinjer mv. om produksjonstilskudd. Det kan imidlertid være til god hjelp for kommunene med skriv som for eksempel gir en mer detaljert rutinebeskrivelse av hvordan de skal gå frem i saksbehandlingen av ulike saker. 

I tråd med instruksene nevnt over, skal statsforvalteren jobbe for å nå følgende mål i sitt arbeid med produksjons- og avløsertilskudd: 

• at midlene utbetales i tråd med regelverket 
• likebehandling mellom kommuner 
• at kommunen har god kompetanse om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 

Statsforvalteren skal veilede kommunen om regelverket om produksjons- og avløsertilskudd. Statsforvalteren må også veilede kommunene om bruk av fagsystemet eStil PT. 

Hvis statsforvalteren kommer over tilfeller der kommunen ikke gjennomfører sin forvaltning i tråd med gjeldende regelverk, frister mv., må det settes inn tiltak. Hvilke tiltak som er aktuelle kan variere. Se veilederen «Kontroll med tilskuddsforvaltningen 2022». I veilederens kapittel 6, som beskriver oppfølging av feil i avsluttede tilskuddssaker, gis det eksempler på hva som kan vurderes relatert til internkontroll og saksbehandlingen. Eksemplene som er listet opp er relevante for flere oppgaver nevnt i dette kapitlet, hvor det vises til at det må settes inn tiltak. 

Statsforvalteren skal holde oversikt og sørge for at pengekrav ikke foreldes, enten ved å inngå avtaler om utsatt foreldesfrist, eller ved å avbryte fristen. For mer informasjon, se kap. 10 (Foreldelse). Dersom det er sendt ut faktura, eller klage er sendt over til Landbruksdirektoratet, følger Landbruksdirektoratet opp at krav ikke foreldes.

Vurdering av måloppnåelse 

Statsforvalteren skal «gjennomføre minst en temabasert kartlegging og utredning innen produksjonstilskudd hvert annet år. Det skal tas utgangspunkt i tema hvor det er størst risiko i eget fylke» (Hovedinstruksen, kapittel 5.3.10.3).

Kartleggingen skal være en sammenliknende analyse som omfatter alle eller flere av  kommunene i  fylket.  For å velge tema skal det tas utgangspunkt i målene som er omtalt lenger oppe i dette kapittelet, under "Overordnet ansvarsområde". Dette arbeidet kan sammenfalle med arbeidet med utarbeiding  av risikovurderinger og etablering av tiltak, dersom  man  for eksempel kommer frem til at det er en spesifikk tilskuddsordning man vil se nærmere på.

Det er imidlertid ønskelig at statsforvalteren også vurderer andre tema innenfor arbeidet med produksjonstilskudd og avløsertilskudd som ikke er knyttet til en spesifikk tilskuddsordning. 

Det kan være 

• kommunens veiledning til søkere av tilskudd 
• kommunens arbeid med å gjennomføre gode risikobaserte utplukk til kontroll 
• kommunens ressursbruk innenfor produksjonstilskuddsområdet og kunnskap om regelverket 
• hvordan ulike kommuner praktiserer regelverket i sammenliknbare saker, for eksempel med tanke på vurdering av vanlig jordbruksproduksjon 

For å få oversikt over temaet man velger, må det samles inn informasjon fra kommunene. Eksempelvis kan det sendes ut spørreskjema til kommunene for å få oversikt over hvordan de videreformidler informasjon til foretakene. For andre tema er det mer hensiktsmessig å sammenstille data fra søknad om produksjonstilskudd og/eller andre fagsystemer. 

Etter at man har samlet inn relevant informasjon på fylkesnivå må det gjøres en nærmere vurdering av denne. 

Følgende spørsmål er relevante å stille seg: 

• Hvordan følger kommunen opp det aktuelle området? 
• Er saksbehandlingen i tråd med regelverket? 
• Er det ulik praksis mellom kommunene i fylket? 
• Hva er utfordringene knyttet til temaet? 

Ut ifra vurderingene må statsforvalteren se om det er noe de selv kan gjøre for å sikre bedre måloppnåelse av kulepunktene som er satt opp lenger oppe i dette kapittelet, under "Overordnet ansvarsområde". Dette kan være å utføre forvaltningskontroll, eller sette inn andre tiltak. 

I tilfeller der det lages gode statistikker eller statsforvalteren får annen informasjon som kommunene kan ha nytte av i sitt arbeid med kontroll av søknadene, bør statsforvalteren sende denne statistikken/informasjonen til kommunene for videre oppfølging/bevisstgjøring. 

Statsforvalteren må vurdere om tiltakene har bidratt til, eller vil kunne bidra til, større grad av måloppnåelse. Statsforvalteren må kunne dokumentere det arbeidet som er gjort. 

Oppfølging av dyrevelferdssaker 

Statsforvalteren skal ivareta god samhandling med Mattilsynet, særlig for samarbeidsavtalen mellom Landbruksdirektoratet og Mattilsynet. Det skal gjennomføres et årlig møte mellom Statsforvalteren og Mattilsynet. (Hovedinstruksen, kapittel 5.1.5.7).

I den årlige dialogen med Mattilsynet bør det diskuteres om Mattilsynet og landbruksforvaltningen følger opp samarbeidet i dyrevelferdssaker i tråd med regelverket og avtalen «Rutiner for utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og landbruksforvaltningen i saker om dyrevelferd». Der statsforvalteren ser behov for tiltak hos Mattilsynet for å bedre oppfølgingen av samarbeidsavtalen, må dette tas opp med Mattilsynets regionkontor. Et eksempel er dersom man ser at samarbeidsavtalen følges opp ulikt i ulike områder. Det anbefales at det opprettes kontaktpersoner både hos statsforvalteren og Mattilsynets regionkontor for oppfølging av samarbeidsavtalen. 

Statsforvalteren må føre en oversikt over de dyrevelferdssakene Mattilsynet sender kopi av til statsforvalteren og kommunene. Når det nærmer seg hovedutbetalingen, må statsforvalteren gå gjennom sakene fra Mattilsynet og evaluere hvordan disse er fulgt opp av kommunen. I tilfeller der det oppdages manglende oppfølging, usaklig forskjellsbehandling eller saksbehandling som ikke er i tråd med regelverket, må statsforvalteren sette inn tiltak. I oversikten over dyrevelferdssaker som Statsforvalteren fører, må egen vurdering av kommunens oppfølging kort skriftliggjøres sammen med en vurdering av behov for oppfølging fra Statsforvalteren side. 

Annen oppfølging av kommunen 

Statsforvalteren som kompetansesenter for kommunene 

I Hovedinstruksens står det under punkt 5.1.5.1 «Kompetansesenter for kommunene på landbruks- og matområdet» at Statsforvalteren skal:

• «formidle nasjonal landbruks- og matpolitikk 
• gjennomføre kompetansehevende tiltak knyttet til tilskuddsforvaltning og kontroll og juridiske virkemidler
• og bevisstgjøre kommunene om landbrukets rolle og bidrag som del av kommunenes samlede arbeid innen nærings- og samfunnsutvikling» 

Statsforvalteren må vurdere hvilke kompetansetiltak det er behov for å iverksette innenfor produksjons- og avløsertilskudd for å oppnå det som fremgår av Hovedinstruksen, tildelingsbrev og regelverksendringer. For eksempel vil samlinger for kommunen være et relevant tiltak for å bidra til økt måloppnåelsene av Statsforvalterens oppgaver. 

Se til at frister overholdes

Statsforvalteren skal se til at kommunen overholder de fristene til saksbehandlingen som er beskrevet i Viktige datoer. 

Dette innebærer blant annet at: 

• Statsforvalteren må se til at søknader settes til «Foreløpig godkjent/Avvist/Avslått» og «Endelig godkjent» innen fristen. Dersom det oppdages manglende oppfølging, f.eks. at unormalt mange søknader fortsatt har status «Mottatt» eller «Under behandling» når fristen nærmer seg, må kommunen kontaktes før fristen for endelig godkjenning går ut. Hvilken status søknadene i en kommune har, kan man søke opp under «Avansert søk». 
• Statsforvalteren skal påse at ingen søknader blir liggende ubehandlet i eStil PT, men at det blir fattet og sendt vedtak til hvert enkelt foretak uten ugrunnet opphold jf. forvaltningsloven § 11a. Innen utgangen av juni, må Statsforvalteren gå inn under «Avansert søk» og søke opp alle søknader fra forrige søknadsår og tidligere med status «Mottatt/Under behandling/Foreløpig godkjent/Feilet under utbetaling/Gjenåpnet». Oversikten over foretak som fortsatt har en av disse statusene skal sendes til kommunen for å gjøre kommunen oppmerksom på at disse fortsatt ikke er ferdigbehandlet og for å få tilbakemelding på hvordan disse følges opp videre av kommunen. 
• Statsforvalteren må se til at kommunen utfører risikobasert kontroll av minst 10 prosent av foretakene som har søkt om tilskudd per søknadsår. Resultatet av statsforvalterens gjennomgang og hvordan ev. avvik følges opp, må skriftliggjøres av statsforvalteren. I søknadsoversikten i eStil PT har statsforvalteren oversikt over søknadsstatusene for søknadene i sitt fylke. På siden «Avansert søk» ligger det søkekriterier knyttet til risikobasert kontroll.  Der statsforvalteren kommer over kommuner som ikke har utført risikobasert kontroll av minst 10 prosent av foretakene innen frist for endelig godkjenning, må det settes inn tiltak.

Oppfølging av utbetalinger med stoppmeldinger 

Statsforvalteren må gå gjennom alle søknader om produksjonstilskudd der kommunen har overstyrt stoppmeldinger og utbetalt tilskudd, for å avdekke eventuelle utbetalinger som er i strid med regelverket. For å søke opp foretakene det gjelder, kan «Avansert søk» i eStil PT benyttes. 

Fyll ut 

• aktuelt søknadsår 
• status: «Utbetalt» 
• relevante kontrollmeldinger, som: 143 Debio-godkjenning, 144 Melk, 147 Geitemelk, 141/142 Genressurssenteret (se også Oversikt over og beskrivelse av maskinelle kontroller i eStil PT som ligger under - Logg inn saksbehandler - eStil PT) 
• type melding/kontrollmeldinger: Stoppmelding 

Gjennomgang av kommunenes avvikshåndtering 

Avviksrapporten i eStil PT viser alle søknader hvor det er avvik mellom søkers opplysninger og godkjente opplysninger. Rapporten viser hva avviket er, samt kommunens begrunnelse for avviket. Etter hovedutbetalingen må statsforvalteren gå gjennom avviksrapporten og vurdere om kommunens avvikshåndtering er i tråd med regelverket. I tilfeller der det oppdages ulik eller manglende oppfølging må statsforvalteren sette inn tiltak. 

Se til at kommunen gjennomfører kontinuerlig ajourhold av arealdata 

Statsforvalteren skal «følge opp ajourholdet av arealressurskartet (AR5) i samarbeid med Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO), og bidra til at kommunene holder arealressurskart (AR5) oppdatert» (Hovedinstruksen, kapittel 5.2.6.12). Statsforvalteren bør kontrollere at det er etablert rutiner for kontinuerlig ajourhold av arealdataene i overføringen av arealtall fra jordregister til Landbruksregisteret. Se mer om dette under Saksbehandlingssystemet og maskinelle kontroller/ Arealgrunnlag. 

Behandle dispensasjonssøknader, registrere dispensasjoner og merkekoder 

Det er statsforvalteren som kan innvilge dispensasjon fra forskriften, og registrere dispensasjonskoder i eStil PT. Statsforvalteren registrerer også merkekode 42 «Sau på innmark pga. rovvilt». Se Dispensasjonskoder og merkekoder for fremgangsmåte for registrering av dispensasjonskoder og merkekoder. 

Vedlikeholde databasen for fellestiltak 

Statsforvalteren har ansvar for å vedlikeholde databasen for fellestiltak. For mer informasjon om fellestiltak, se Tilfeller som krever særskilt behandling /Fellestiltak – areal i jordsameie (brukssameie). 

Klagesaker 

Statsforvalteren behandler klagesaker innen produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Les mer om dette i Klager og omgjøring av vedtak uten klage.

For Statsforvalteren gjelder de samme kravene som for kommunen til endelig godkjenning og budsjettdisponeringsmyndighet.