Rundskriv 2020-19

Regionalt miljøtilskudd i jordbruket (RMP) – forvaltningsansvar og saksbehandling

Statsforvalter følger opp kommunene 

Statsforvalteren skal sørge for at kommunene forvalter regionale miljøtilskudd enhetlig og i tråd med forskrift og retningslinjer fra statsforvalteren og Landbruksdirektoratet, samt bistå kommunen med informasjon og veiledning om regelverket for tilskudd, bruk av søknadssystemet og forvaltningsrettslige spørsmål. Statsforvalteren skal følge opp kommunene med tanke på frister, kontroll mv, og veilede kommunen i å foreta risikobasert utvalg til kontroll, påse at kommunen foretar risikobasert utvalg og gjennomfører kontroll i pålagt omfang og etter retningslinjer som fremgår i dette rundskrivet. 

Eksempler på oppfølging: 

• Statsforvalteren tar ut liste i eStil-RMP med oversikt over godkjente søknader og foreløpige utbetalinger, og gir beskjed til kommunen dersom det er søknader som har 0 kroner som utmålt tilskudd. Dersom nullutmålingen skyldes interne trekk og avkortninger, skal søknaden godkjennes. Dersom det ikke er godkjent noen tiltak, skal søknaden avslås eller avvises. Kommunen må sende eget vedtaksbrev. 
• Når kommunen er ferdig med en søknadsomgang skal det ikke være gjenstående søknader med status «under registrering» (dvs. av saksbehandler), «mottatt», «under behandling» eller «godkjent». Statsforvalteren følger opp dette ved å søke opp saker i eStil-RMP, og tar eventuelt kontakt med kommunen. 

Ansvar for informasjon til søkerne 

Statsforvalteren skal lage veiledningsmateriell til søkerne om ordningene som gjelder for fylket. Landbruksdirektoratet lager veiledningsmateriell for de elektroniske søknadsskjemaene. Dette presenteres på Landbruksdirektoratets nettsider. Se også beskrivelse av beredskap og brukerstøtte.  

Kartlag 

Avrenningstiltakene er delt inn i «prioriterte områder» og «andre områder». Områdene er definert geografisk av et kartlag som statsforvalteren i det enkelte fylke lager. Kartlaget skal leveres til Landbruksdirektoratet innen frist angitt under «Viktige datoer». Kartlaget skal leveres i shape-format og vise hvilke områder i fylket som er «prioriterte områder». Det skal også legges ved et kart (PDF/jpeg) som viser området. 

Beiteområder 

Beiteområde skal oppgis for hvert medlem i beitelaget når søknaden fylles ut. Dersom det er endringer i navn på eksisterende beiteområder, eller nye beiteområder har kommet til for beitesesongen 2019, må FM melde dette til Landbruksdirektoratet innen frist angitt under «viktige datoer». Dette er nødvendig for at det skal bli mulig å velge disse områdene ved utfylling av søknaden. Landbruksdirektoratet skal kun ha navnet på beiteområdet. 

NIBIO rapporterer om beiteaktiviteten for foregående år. Det vil si at NIBIO trenger kartet over nye beiteområder/endringer i områder etter at beitesesongen er over og endelige tall for drift av beitelag foreligger. Statsforvalteren får beskjed fra NIBIO når informasjon om beiteområdene skal sendes inn. Det er bare endringer som skal rapporteres. 

Kommunes oppgaver 

Forvaltningsrettslige tema 

I punktene under vil vi omtale noen av de mest sentrale bestemmelsene i forvaltningsloven som gjelder før og under behandling av søknad om regionale miljøtilskudd.  

For veiledningsplikt, inhabilitet og utrednings- og informasjonsplikt, gjelder de samme retningslinjer som for produksjonstilskudd. Tekstene under disse delkapitlene er derfor i hovedsak sammenfallende med PT-rundskriv 2020-8 «Saksbehandling av søknad om produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid».  

Veiledningsplikt 

Kommunen har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11. Formålet med veiledning fra forvaltingen er å gjøre søkerne i stand til å ivareta sine egne interesser som søkere av regionale miljøtilskudd i jordbruket. 

Ved veiledning til den konkrete søker skal kommunene ivareta likebehandling av søkerne og være bevisst sin rolle som objektiv forvalter av tilskudd. Er det to eller flere parter med motstridende interesser i en sak, må ikke veiledning eller bistand gis på en slik måte at det kan gi grunn til å trekke forvaltningens objektivitet i tvil. Omfanget av veiledningsplikten må også tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet. Ved veiledning i konkrete saker bør saksbehandler være bevisst på at den ikke kjenner alle sider av saken, hvilket kan resultere i at kommunene gir veiledning som viser seg å være feil ved en senere gjennomgang av alle forhold i den konkrete sak. 

Kommunene må kunne veilede om: 

• Rettsreglene som gjelder for søknad om og tildeling av tilskudd, for eksempel den regionale forskriften med tilhørende veileder fra FM.  
• For å kunne ivareta sin veiledningsplikt må kommunen holde seg oppdatert på regelverket og tolkningen av dette. 
• Hvordan søknad om tilskudd skal leveres.  
• Dette omfatter informasjon om gjeldende søknadsfrister og henvisning til fastsatt søknadsskjema. Det kan være behov for å gi søkere veiledning om bruken av søknadsskjemaet. Det må likevel forventes at søkere av tilskudd i hovedsak er i stand til å sette seg inn i regelverket og finne ut hvordan søknadsskjemaet fungerer/skal fylles ut og leveres på egenhånd. 
• Muligheten til å klage på vedtaket og fremgangsmåten ved klage.  
• Dersom søker kommer med innsigelser på vedtaket, må kommunene opplyse søker om muligheten til og fremgangsmåten for å klage.  
• Kommunen må informere om muligheten for dispensasjon der det er aktuelt. 

Særlig om veiledning om dispensasjon  

Dersom en henvendelse gjelder at søker ikke har fått søkt innen søknadsfristen og 14-dager-regelen, er den eneste muligheten for å levere søknad å søke om dispensasjon fra søknadsfristen. Ved slik henvendelse må kommunen informere om dette og vise til reglene for hvilke tilfeller det kan innvilges dispensasjon. Se også kapittel 9. om dispensasjon. 

Det er viktig at kommunen gir korrekt veiledning. Statsforvalteren bistår kommunen med forståelsen av regelverket for tilskudd, bruk av søknadssystemet og forvaltningsrettslige spørsmål.  

Inhabilitet 

Regler om inhabilitet (ugildhet) følger av forvaltningsloven §§ 6 - 10.  

At en person er inhabil vil si at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. En saksbehandler som er inhabil kan verken tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i den konkrete saken, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd.  

Reglene om habilitet skal sikre en objektiv vurdering av den enkelte sak. Saksbehandlers habilitet er derfor viktig for å sikre en rettferdig saksbehandling, og bidrar til å ivareta forvaltningen og tilskuddsordningen sin legitimitet. Dersom en person som er inhabil har deltatt i forberedelsen av eller i avgjørelsen av en sak utgjør dette en saksbehandlingsfeil som kan medføre at vedtaket som blir truffet er ugyldig.  

Saksbehandlers habilitet avhenger for det første av saksbehandler sin relasjon til parten i saken. Foretaket som søker tilskudd, er part i den enkelte sak. Der søker er eller vurderes av saksbehandler for å være i driftsfellesskap, er samtlige deltakere/eiere i driftsfellesskapet parter i samme sak. 

Forvaltningslovens § 6 første ledd angir konkrete tilfeller der saksbehandler er inhabil grunnet sin relasjon til sakens parter. Saksbehandler vil alltid være inhabil i de tilfeller som er nevnt i § 6 første ledd.  

Etter § 6 andre ledd kan det også foreligge «andre særegne forhold» som er egnet til å svekke saksbehandlers upartiskhet. Dette gjelder de tilfeller som ikke faller inn under første ledd. Saksbehandler kan være inhabil der avgjørelsen i saken kan ha betydning for saksbehandleren selv. Tilsvarende gjelder der saken har betydning for noen saksbehandler har en nær personlig tilknytning til. Hvorvidt man har en nær personlig tilknytning til noen må vurderes konkret og gjelder en videre krets av personer enn de som er spesifikt nevnt i § 6 første ledd (over). Veiledende for å avgjøre dette, er om den personlige tilknytningen er like nær som den man normalt har i forhold til søsken eller svoger. Dette gjelder for eksempel dersom saksbehandler har et tett personlig vennskapsforhold til søker.  

Veilederen «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner. Om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven», gir utfyllende veiledning til spørsmål om habilitet. 

Avgjørelsen om inhabilitet  

Forvaltningsloven § 8 regulerer hvordan habilitetsspørsmålet skal avgjøres. Hovedregelen er at det er saksbehandler selv som avgjør om han er inhabil i den konkrete saken. Saksbehandler må derfor gjøre denne vurderingen for hver enkelt søknad. Avgjørelsen kan også overlates til nærmeste overordnede til den habilitetsspørsmålet gjelder. Dersom innsigelser om saksbehandlers habilitet er reist av en part i saken, skal innsigelsen alltid legges vekt på i habilitetsvurderingen.  

Avledet inhabilitet  

Det følger av § 6 tredje ledd at dersom den overordnede er inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet saksbehandler i samme forvaltningsorgan. Dette omfatter alle som er overordnet saksbehandler i kommunen. Dersom administrasjonssjefen (rådmannen) i kommunen er søker, innebærer dette at ingen av kommunens saksbehandlere kan treffe avgjørelse i saken. Alle kommunens saksbehandlere vil også være inhabile dersom kommunen, eller en institusjon som drives av kommunen, er søker. 

Der kommunens ordfører er søker vil det ikke automatisk inntre inhabilitet. For å sikre at allmennheten har tillit til kommunens avgjørelser, bør likevel søknader fra ordføreren behandles på samme måte som ved søknad fra kommunens administrasjonssjef. 

Dersom saksbehandler eller overordnet tjenestemann i kommunen er involvert personlig eller med behandling av andre saker som gjelder den samme parten, bør det også vurderes om dette er egnet til å påvirke saksbehandleren sin upartiskhet i behandlingen av tilskuddssøknaden. 

Oppnevne stedfortreder  

I saker der ingen av kommunens saksbehandlere kan treffe avgjørelse i saken, kan det oppnevnes stedfortreder til å behandle søknaden, jf. forvaltningsloven § 9. Som stedfortreder kan kommunestyret for eksempel oppnevne en annen kommune eller statsforvalter.  

Statsforvalteren gir stedfortreder tilgang til å behandle søknader levert til foretakets hjemkommune. Kommunen må også oversende øvrig dokumentasjon som foreligger i saken, utover den innleverte søknaden. 

Merk! I eStil-RMP kan søknader flyttes fra en kommune til en annen. Statsforvalteren må ta kontakt med Landbruksdirektoratet for å få dette utført. 

Før saken overføres bør kommunen legge inn kommentar om at det er truffet avgjørelse om inhabilitet i saken, årsaken til inhabiliteten og hvordan beslutningen om oppnevning av stedfortreder er tatt. Dette kan gjøres under fanen «notater» i den aktuelle søknaden. 

Merk at saker som behandles av stedfortreder skal følge de samme krav til grundig saksbehandling som søknader som behandles i søkers hjemkommune. Stedfortreder skal behandle søknaden slik den var da den ble levert fra søker. På lik linje med øvrige søknader bør søknaden plukkes ut for kontroll dersom saksbehandler finner behov for det. Kontrollen utføres av stedfortreder. 

Utrednings- og informasjonsplikt 

Forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt følger av forvaltningsloven § 17. Av bestemmelsen fremgår det at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.  

I behandlingen av søknad om regionalt miljøtilskudd i jordbruket skal søker i utgangspunktet levere inn tilstrekkelig informasjon i søknaden til at saksbehandler kan fatte vedtak i saken. 

I de tilfeller foretak plukkes ut for risikobasert kontroll, der saksbehandler finner grunn til å betvile opplysningene som er gitt eller etter en konkret vurdering ønsker å gjøre nærmere undersøkelser av opplysningene gitt i søknaden, bør saksbehandler innhente ytterligere dokumentasjon eller observasjoner før det fattes vedtak om tilskudd. I saker der kommunen vurderer å avkorte i tilskuddet vil det som oftest være behov for å innhente flere opplysninger enn det som fremgår av søknaden. I den forbindelse bør kommunen også ta kontakt med søker og gi søker mulighet til å kommentere grunnlaget for avkortningen før vedtaket fattes.  

I saker der kommunen, eller eventuelt statsforvalteren, vurderer å omgjøre vedtak skal det alltid sendes forhåndsvarsel, jf. forvaltningsloven § 16. Dette gjelder særlig der omgjøring er til ugunst for søker og ved krav om tilbakebetaling av tilskudd.  

Registrering av papirsøknader 

Kommunen registrerer RMP- og OBB-søknader i eStil-RMP. Pålogging gjøres via www.landbruksdirektoratet.no. For utfyllende informasjon om fremgangsmåte for saksbehandling i eStil-RMP, se lenke til brukerveiledning for kommunene på forsiden til eStil-RMP. Der finnes også en brukerveiledning for fylkesmannen.  

Bruker til eStil-RMP tildeles av NETTSLF-administrator i det enkelte fylke. Kommunene registrerer alle søknader som mottas på papir fortløpende. Dette kan gjøres fra søknadsomgangen åpner, se «Viktige datoer».  

Kart som følger med papirsøknaden skal ikke tegnes inn i eStil-RMP under selve søknadsregistreringen, men under behandlingen. Det er da kun det saksbehandler godkjenner som skal tegnes inn. Papirkart skal arkiveres i kommunens arkiv, og legges ved søknaden. Merk at det ikke er mulig å registrere søknader på en gammel søknadsomgang når neste søknadsomgang har startet. 

Hvis en søker har prøvd å søke elektronisk, men har endt opp med å søke på papir, vil saksbehandler i kommunen få feilmelding dersom han/hun prøver å legge inn organisasjonsnummer direkte på registrerings siden i eStil-RMP. Meldingen sier at det kun er lov til å registrere en søknad på et organisasjonsnummer per fylke. Saksbehandler må da søke opp søknaden som er påbegynt (den har status «Under registrering av søker»), trykke på «Registrer som papirsøknad» og legge inn opplysningene fra papirsøknaden.