5. Saksbehandling og kontroll
Det er kommunen som behandler søknadene og fatter vedtak om tilskudd etter de regionale forskriftene. Saksbehandler kan starte behandlingen av RMP-søknader først etter søknadsfristens utløp. Grunnen til dette er at søkeren skal ha mulighet til å levere ny søknad helt frem til søknadsfristen.
Alle søknader kan gjenåpnes av saksbehandler når som helst etter at den er ferdigbehandlet.
Saksbehandling
Kart i saksbehandlingen av regionale miljøtilskudd
Tiltak som kan tegnes utenfor eiendomsgrensen
Merk at noen tiltak kan tegnes i kartet uavhengig av eiendomsgrenser. Det vil si at så lenge det blir lagt inn en eiendom på søknaden, kan tiltaket tegnes der det faktisk blir utført, også i umatrikulerte områder (se nedenfor). For informasjon om hva som klippes mot eiendom og andre kartlag, se vedlagte oversikt over mulig overlapping.
Eiendommer som ikke har digitale eiendomsgrenser
Noen områder, spesielt øyer og holmer, kan være umatrikulerte og har derfor ikke gårds- og bruksnummer. For tiltak som skal tegnes inn på kart i slike umatrikulerte områder, må det leveres søknad på papir. Disse søknadene skal deretter legges inn i eStil-RMP av kommunen ved å hake av for å bruke hele kommunen som lovlig areal i kartet. Det er ikke mulig å bruke gnr. 88888, da kartet ikke kjenner igjen denne som en gyldig eiendom.
Tiltak som kan overlappe
Spesielt for tiltak under miljøtema «Avrenning», er det regler for hvilke tiltak som kan overlappe hverandre. Dette er likt for alle fylker. Se vedlagte oversikt over mulig overlapping.
Avvik mellom omsøkt og godkjent verdi
Dersom saksbehandler, etter søknadsfristen, oppdager at det er feilopplysninger i søknaden som vil gi for høy utbetaling av tilskudd, må saksbehandler rette godkjent-verdiene og tegningene i kartet i samsvar med de faktiske forholdene. Saksbehandler skal da alltid vurdere avkortning som omtalt under kapittel 8.
Dersom saksbehandler etter søknadsfristen blir oppmerksom på at omsøkte verdiene skulle være høyere, eller at tiltak ikke har kommet med i søknaden, er hovedregelen at saksbehandler ikke skal endre på det som er omsøkt. Unntaket er for eksempel ved behov for å rette åpenbare feilføringer eller når de regionale forskriftene med veiledningsmateriale åpner for justering. Eventuelle endringer i omsøkte verdier skal dokumenteres og alltid sjekkes med søker før endring.
Merk! I eStil-RMP er det obligatorisk for saksbehandler å begrunne alle avvik mellom omsøkt og godkjent verdi. Begrunnelsen vil framgå i tilskuddsbrevet.
Dersom tilskudd allerede er utbetalt (vedtak fattet), vil endring av søknadsopplysningene innebære en omgjøring av vedtaket. Opplysningene kan kun endres med hjemmel i forvaltningsloven §§ 34 og 35. Se mer om dette i kapittel «9. Klage og omgjøring av vedtak», under mellomoverskriften Tilfeller der søker gir beskjed om feil etter vedtak og utbetaling.
Godkjenning og attestering (endelig vedtak)
Søknaden godkjennes i sin helhet når saksbehandleren mener opplysningene i søknaden gir grunnlag for riktig vedtak om tilskudd. Dette inkluderer godkjent-verdier for tiltak, avkortninger og begrunnelser for avvik. Etter låsing av tilskuddssatsene skal saksbehandler kontrollere det utmålte tilskuddet. Endelig vedtak blir gjort når saksbehandler attesterer søknaden. Det er navnet på saksbehandleren som attesterer søknaden som blir stående som saksbehandler på tilskuddsbrevet.
Søkerens opplysningsplikt og saksbehandlerens kontroll
Søkerens opplysningsplikt
I de regionale forskriftene står det at:
«Søker av tilskudd plikter å gi alle opplysninger som kommunen, fylkesmannen og Landbruksdirektoratet finner nødvendig for å kunne forvalte ordningen.
Kommunen, fylkesmannen og Landbruksdirektoratet kontrollerer at utbetaling av tilskudd er riktige. Søker plikter å utlevere all bokføring, korrespondanse og opptegnelser som vedkommer tilskuddet. Opplysninger gitt i forbindelse med søknad om tilskudd kan også kontrolleres ved telling og måling på de eiendommer som foretaket benytter i driften».
Bestemmelsen pålegger søkere av regionalt miljøtilskudd en generell plikt til å oppgi opplysninger som kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet etterspør i forbindelse med behandlingen av tilskuddssøknaden. «Søker av tilskudd» omfatter alle foretak som har søkt om tilskudd for den søknadsomgangen som kontrolleres, uavhengig av om tilskuddet er utbetalt eller ikke.
Opplysningsplikten er begrenset til de opplysninger som forvaltningen «finner nødvendig» for å kunne forvalte ordningen. I dette nødvendighetskriteriet ligger det at opplysningsplikten ikke er ubegrenset og at bare relevante opplysninger kan kreves. Relevante opplysninger omfatter grunnlagsmateriale for å kunne fatte vedtak om tilskudd og dokumentasjon som muliggjør en effektiv kontroll av at utbetalingen av tilskudd er i overensstemmelse med forskrift.
Saksbehandlerens kontroll
Bestemmelsen fastsetter at kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet har rett og plikt til å kontrollere opplysningene i den enkelte søknad. Bestemmelsen er særlig sentral for å sikre forvaltningen sin adgang til å gjøre risikobasert kontroll gjennom dokumentkontroll og stedlig kontroll.
For å føre en effektiv kontroll av tilskuddet presiserer forskriftene at forvaltingen har rett til å få tilgang til relevant dokumentasjon og tilgang til de eiendommer, herunder driftsbygninger, beite m.m., som foretakene benytter i driften. Forvaltningen kan kontrollere foretakets bokføring, korrespondanse og opptegnelser som vedkommer tilskuddene, jf. andre ledd, første og andre punktum. For å tydeliggjøre at forvaltningen også har hjemmel til å ta med seg disse dokumentene for nærmere gransking er det fastsatt at «søker plikter å utlevere» all dokumentasjon.
Kontroll på de eiendommene som foretaket benytter i driften omtales som stedlig kontroll. For at forvaltningen skal kunne kontrollere alle relevante forhold hos et foretak er det nødvendig at foretaket gir adgang til alle eiendommer som foretaket benytter i driften, herunder også fellesbeite.
Forvaltningsloven § 15 danner det rettslige utgangspunktet for hvordan stedlig kontroll skal gjennomføres. Bestemmelsen er ikke til hinder for at det kan gjennomføres uanmeldte kontroller. Det er opp til forvaltingen å vurdere om det skal sendes varsel om kontrollen eller om kontrollen skal gjennomføres uanmeldt. Om kontrollen skal gjennomføres uanmeldt vil avhenge av formålet med kontrollen og kan særlig være relevant i tilfeller der forvaltningen har grunn til å tro at foretaket vil unndra relevante opplysninger eller endre kontrollgrunnlaget dersom kontrollen blir varslet.
Dersom søker motsetter seg å bli kontrollert eller unnlater å etterkomme forvaltningens krav om utlevering av relevante opplysninger, vil dette innebære at vilkårene for å kunne motta tilskudd ikke er oppfylt. Tilsvarende gjelder der foretaket ikke tilrettelegger for at forvaltningen kan gjennomføre sine kontrolloppgaver. Unntak kan likevel tenkes i enkelte tilfeller hvor det foreligger omstendigheter som gjør det umulig å etterkomme kravet, eventuelt at det er andre årsaker som tilsier at det er urimelig å kreve dette.
Konsekvensen av brudd på opplysningsplikten er at foretaket ikke oppfyller vilkårene for tilskudd for den aktuelle søknadsomgangen som kontrollen omfatter. I prinsippet vil manglende oppfyllelse av denne plikten føre til at tidligere utbetalt tilskudd for søknadsomgangen kreves tilbake. Brudd på vilkårene i bestemmelsen likestilles dermed med manglende oppfyllelse av vilkårene i forskriften for øvrig. Forskjellen er imidlertid at når det gjelder brudd på andre vilkår, vil delvis utbetaling av tilskuddet likevel kunne gjennomføres. Brudd på opplysningsplikten gjelder derimot generelt, og medfører at delvis utbetaling ikke kan finne sted.
Dersom foretaket ikke overholder de frister som kommunen, statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet har satt for å kunne utføre sine kontrolloppgaver, kan tilskuddet avkortes jf. de regionale forskriftene.