10. Arkivering
eStil-RMP tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. I alle saker der kommunen fatter vedtak om regionale miljøtilskudd må kommunene sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
eStil-RMP er integrert mot SvarUt fra KS, slik at eStil-RMP kan sende innsendte søknader og vedtak elektronisk til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som ikke har tatt i bruk SvarInn, får dokumentene sendt til kommunens postboks i Altinn. Kommunen må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunens arkivsystem. I begge tilfeller må kommunene journalføre dokumentene.
Vær oppmerksom på at kommunene er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i kommunens arkivsystem.
Oversendelse av dokumenter til arkiv
Dokumenter fra eStil-RMP overføres til kommunene via SvarUt regelmessig den 15. hver måned i perioden fom november tom juli. Den 15.mars overføres tilskuddsbrev etter hovedutbetaling. Tilskuddsbrev for søknader som ikke er med på hovedutbetalingen blir oversendt den 15. etter at utbetaling er utført.
Følgende dokumenter overføres til kommunen
- søknadskvittering (i PDF)
- eventuelle vedlegg lastet opp av søker eller saksbehandler
- tilskuddsbrev (i PDF)
De dokumentene som overføres er alle dokumenter som ligger i seksjonen «Dokumenter». Dersom det er sendt inn flere versjoner av søknaden, vil alle disse følge med i forsendelsen.
Tittelen på forsendelsen vil være: Søknad for RMP og OBB for <år> fra <orgnr>.
Det er kun tekst som fremgår på PDF-versjonen av søknaden, av tilskuddsbrevet og av vedlegg som blir sendt til arkiv. Dersom saksbehandler har lagt inn begrunnelser eller kommentarer i eStil-RMP som ikke fremkommer på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må kommunen selv sørge for å få det arkivert som et eget dokument.
Dokumentene sendes til arkivet hos den saksbehandlende kommunen.
Arkivverdig dokumentasjon tilhørende klager og dispensasjoner kan lastes opp på en tilsvarende søknad av kommunen. Da blir disse dokumentene sendt til kommunenes arkiv.
Merk!
I eStil-RMP bestemmes saksår automatisk ut ifra det året søknaden blir opprettet i. Dette er forskjellig fra eStil-PT, der saksår kan fylles ut av saksbehandler.
I praksis innebærer dette at kun sakssekvensnummer skal registreres i eStil-RMP.
Eksempel
En søknad er opprettet i 2019. Kommunen legger inn nummer «1947» i feltet «Sakssekvensnumer» i eStil-RMP. I SvarUt/SvarInn vises søknaden med
- sakssekvensnummer: 1947
- saksaar: 2019
Dersom det tidligere har blitt opprettet en sak i kommunenes arkivsystem med tilsvarende saksnummer vil dokumentene som sendes fra eStil-RMP via SvarUt/SvarInn til kommunens arkiv tilegnes denne saken.
Det er et krav hos SvarUt at saksseksvensnummer starter med et tall som er høyere enn 0. Hvis det legges inn sakssekvensnummer i eStil-RMP som starter med 0, vil ikke dokumentet bli overført til riktig sak i kommunens arkiv.
Tidligere versjoner
Rundskriv 2020-19. Saksbehandlingsrutiner for søknad om regionale miljøtilskudd i jordbruket
Beredskap og brukerstøtte
Beredskap
Landbruksdirektoratet har i tilfelle uforutsette hendelser satt opp en beredskapsplan som innebefatter IT-leverandører, NIBIO, samt IT- og fagressurser. For at vi best mulig skal kunne løse problemer som oppstår, er det viktig at henvendelsene som kommer er av teknisk art og ikke spørsmål som gjelder det faglige rundt fylkets regionale miljøprogram. Vi ønsker derfor å presisere at det er kommunen som skal veilede søkeren og at statsforvalteren må bistå kommunene ved brukerspørsmål fra kommunene. Statsforvalteren kan ta kontakt med Landbruksdirektoratet for spørsmål og dersom det oppstår problemer med eStil-RMP.
Brukerhenvendelser (hjelp og melding om feil)
- Søker: kontakter aktuell kommune
- Saksbehandler kommune: kontakter aktuell statsforvalter
- Saksbehandler fylke: kontakter Landbruksdirektoratet via miljoorakelet@landbruksdirektoratet.no eller telefon
Dersom det oppstår feilsituasjoner, vil vi benytte følgende kanaler for informasjon:
- Søker: Informasjon på søknadsskjemaet og www.landbruksdirektoratet.no
- Saksbehandler fylke og kommune: Informasjon på hovedsiden til eStil-RMP («Viktig informasjon»)
Utover dette vil Landbruksdirektoratet informere fylkene per e-post. Statsforvalteren må sørge for å videreformidle nødvendig informasjon til kommunene. Det er derfor viktig at statsforvalteren har en oppdatert kontaktliste til landbrukskontorene.
Merk!
Hvis et foretak har spørsmål når de holder på å fylle ut en elektronisk søknad, har saksbehandler både i kommunen og hos statsforvalteren mulighet til å gå inn i eStil-RMP og se hvordan søknaden til foretaket ser ut. Søker må først lagre søknaden. Saksbehandler kan deretter søke opp søknaden i søkefunksjonen i eStil-RMP. Det er også mulig å se hvilke inntegninger som er gjort i kartet underveis.