10. Sluttføring av saksbehandlingen/«etterrapportering»
Når saken er avsluttet i Agros kommer det automatisk frem et nytt skjermbilde for saksbehandler som heter «etterrapportering». Skjemaet finnes også i oppgavemenyen når saken er avsluttet.
Landbruksdirektoratet presiserer at utfylling av skjemaet «etterrapportering» reelt sett innebærer en nødvendig sluttføring av saksbehandlingen, og således er å anse som en del av den ordinære saksbehandlingen.
I den delen av Agros som kalles «etterrapportering» skal saksbehandler legge inn opplysninger om det avsluttede prosjektet eller tiltaket. I tillegg til gjennomgang av generelle opplysninger fra sluttrapporten fra søker, skal saksbehandler kategoriser og oppgi hvilket miljøtema og tiltaksgruppe som passer best for det ferdigstilte tiltaket. Oppgi inntil tre tiltaksgrupper som passer best for det ferdigstilte tiltaket. Det er de samme miljøtemaene og tiltakskategoriene som saksbehandler oppga ved vurdering av søknaden, men det er viktig å oppdatere dette for det ferdigstilte prosjektet.
«Etterrapporteringsskjemaet» blir av tekniske årsaker først tilgjengelig i Agros etter at saken er avsluttet. Saksbehandler må gjøre seg kjent med innholdet i skjemaet før sluttutbetalingen er attestert. Informasjonen som skal legges inn i skjemaet må gjøres klart før saken er avsluttet. Saksbehandler skal fylle ut informasjon i «etterrapporteringsskjemaet» umiddelbart etter at saken er avsluttet i Agros.
Saksbehandler skal ta utgangspunkt i sluttrapporten fra tilskuddsmottaker, men skal også gjøre egne vurderinger for å kontrollere at tilskuddet har blitt brukt i samsvar med formålet.
Landbruksdirektoratet er gjort oppmerksom på at selve betegnelsen «etterrapportering» kan gi et feilaktig inntrykk av at dette er en ny oppgave for saksbehandler i kommunen. Landbruksdirektoratet vil vurdere et nytt og mer passende navn for den nye funksjonen. Inntil videre heter skjemaet saksbehandler skal bruke imidlertid «etterrapportering».
Til orientering jobber Landbruksdirektoratet med å finne en teknisk løsning for å endre rekkefølgen på denne arbeidsoppgaven, slik at sluttføring av saksbehandlingen kommer før saken er avsluttet.