1. Hvem har ansvaret for hva
Kommunen
Kommunen skal ta imot søknader, saksbehandle søknadene og fatte vedtak om tilskudd for søkere i sin kommune. Søknadene skal behandles i samsvar med regelverket for ordningen, veiledninger og instrukser fra Landbruks- og matdepartementet, Landbruksdirektoratet og statsforvalteren. Forvaltningsloven og annet relevant regelverk må også følges. Kommunene skal rådføre seg med statsforvalteren i sitt fylke dersom det oppstår tvil om hvordan regelverket skal forstås eller ved andre spørsmål knyttet til tilskuddsordningen.
Kommunen skal benytte den elektroniske saksbehandlingsløsningen, «Agros», og skal melde om behov for tilgang til løsningen for sine medarbeidere til statsforvalteren. Kommunene skal uten ugrunnet opphold melde fra når en medarbeiders tjenstlige behov for tilgang ikke lenger er til stede.
Kommunen må videresende søknader om dispensasjon til statsforvalteren. Kommunen skal ta imot klager på vedtak og saksbehandle dem i tråd med retningslinjene fra Landbruksdirektoratet.
Kommunene skal veilede søkere som henvender seg med spørsmål om regelverket og fremgangsmåten ved søknad, klage mv. Kommunen bør legge ut informasjon til søkerne om ordningen på sine hjemmesider. Det kan også henvises til Landbruksdirektoratets informasjon på internett.
Krav til kommunens internkontroll
Kommunen må etablere internkontroll knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningen. For å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at lover og regler etterleves og at uønskede hendelser unngås, må kommunen etablerere systemer, rutiner og tiltak som har til hensikt å forbygge, avdekke og korrigere feil og mangler.
Tiltakene skal bidra til å sikre
- korrekt søknadsbehandling og korrekte vedtak
- behandling og vurdering av dokumentasjon fra søkere
- utbetaling av tilskudd - til rett mottaker og til rett tid
Internkontrollen skal også bidra til å sikre tilliten til forvaltningen ved at
- habilitetsspørsmål avklares og håndteres,
- misligheter forebygges, og
- de som er involvert i saksbehandlingen har tilstrekkelig kompetanse
Kommunen må se til at aktivitetene knyttet til forvaltningen av ordningen blir nedtegnet i en rutinebeskrivelse. Beskrivelsen kan inneholde formålet med, omfanget av og ansvaret for aktivitetene, samt eventuelle frister. Dette skal bidra til at kommunen dokumenterer at de har intern kontroll.
Det er et krav om at internkontrollen først og fremst skal fokusere på områder der det er størst risiko for feil. Det må derfor gjøres en risikovurdering med utgangspunkt i målene og kravene som gjelder for kommunens forvaltning av tilskuddet. Risikovurderingen må dokumenteres.
I tillegg må det gjøres en vurdering av i hvilken grad det er risiko for at søker bevisst eller ubevisst gir feil opplysninger i søknaden.
Vesentlighetsvurderinger vil også være sentrale for hva internkontrollen og kontrollen av opplysninger og dokumentasjon i den enkelte sak bør fokusere på. Kontroll vil være viktigere jo større konsekvenser en eventuell feil eller mangel kan få.
Statsforvalteren
Statsforvalteren skal følge opp kommunenes forvaltning av tilskuddsordningen og påse at den skjer i samsvar med gjeldende regelverk og overordnede nasjonale føringer. Dette innebærer å ivareta kontroll med at kommunene utøver sin tilskuddsforvaltning på forsvarlig måte og har etablert intern kontroll i henhold til reglement for økonomistyring i staten § 15 første ledd.
Statsforvalteren skal veilede kommunen om regelverket for tilskuddsordningen som supplement til Landbruksdirektoratets skriftlige veiledning. Statsforvalteren skal også veilede kommunene i bruken av søknads- og saksbehandlingsløsningen. Statsforvalteren skal gi nødvendige tilganger til systemløsningen og følge opp at det bare er medarbeidere hos kommunene med tjenestlige behov som har tilgang.
Statsforvalteren skal behandle klager over kommunenes vedtak og søknader om dispensasjon fra vilkår i regelverket. Landbruksdirektoratet skal stå som kopimottaker på vedtak i dispensasjonssaker.
Statsforvalteren skal rådføre seg med Landbruksdirektoratet når det dukker opp spørsmål embetet selv er i tvil om hvordan bør løses, og orientere direktoratet om:
- uklarheter i eller uheldige sider ved regelverket, og
- utfordringer knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningen
Statsforvalteren må etablere intern kontroll som sikrer at mål og krav knyttet til ovennevnte oppgaver blir ivaretatt.
Statsforvalterens kontroll og oppfølging av kommunene
Statsforvalteren bør nedtegne rutinebeskrivelser for å dokumentere at det er etablert internkontroll som sikrer embetets oppfølging av kommunene.
Internkontrollen må bygge på risikovurderinger: Hvilke risikoer er det for at kommunen ikke utøver sin tilskuddsforvaltning på en forsvarlig måte? Hvilken risiko er det for at kommunen ikke har etablert intern kontroll? Hvilke tiltak må statsforvalter etablere for å redusere risikoen? Tiltakene må implementeres i statsforalters internkontroll.
Forvaltningskontroll hos kommunen kan være ett tiltak som følger av risikovurderingen. Landbruksdirektoratet har utarbeidet en egen veiledning knyttet til gjennomføringen av forvaltningskontroll.
Momenter som kan tale for forvaltningskontroll på sykdomsavløsningsområdet hos en kommune, er blant annet:
- mange klager på eller omgjøringer av kommunens vedtak,
- mange saker der kommunen har huket av for at dispensasjon ikke er nødvendig,
- saksbehandler er fersk på tilskuddsordningen, har «aldri» spørsmål eller uttrykker ofte at regelverket er urimelig
Med tanke på videre oppfølging er det hensiktsmessig at statsforvalteren lager en oversikt over hvilke kommuner de har hatt forvaltningskontroll hos i hvilke år og hvilke funn som ble gjort. En slik oversikt vil også være nyttig for å sørge for at alle kommuner blir kontrollert i løpet av et visst tidsrom, for eksempel i løpet av en femårsperiode.
Andre tiltak i oppfølgingen av kommunene kan være opplæring i form av kurs, fagdager eller individuell oppfølging av saksbehandlere og godkjennere i kommunene.
Landbruksdirektoratet
Landbruksdirektoratet administrerer tilskuddsordningen ved å utforme instruks og retningslinjer for saksbehandling, veiledning om regelverket, samt veiledning til søkere av tilskuddet. Videre innebærer det utvikling og drift av den elektroniske søknads- og saksbehandlingsløsningen og å sørge for at det er tilskuddsmidler tilgjengelig på rammen for ordningen.
Direktoratet skal følge opp statsforvalterens forvaltning av tilskuddsordningen. Det innebærer å ivareta kontroll med at statsforvalteren utøver sin forvaltningsmyndighet på en forsvarlig måte og har etablert intern kontroll i tråd med reglement for økonomistyring i staten § 15 første ledd.
Direktoratet skal veilede statsforvalteren i oppfølgingen av kommunene, om søknads- og saksbehandlingsløsningen og om regelverket for tilskuddsordningen.
Direktoratet behandler klager over statsforvalterens vedtak om dispensasjon. Direktoratet vil også være klageinstans dersom statsforvalteren av eget tiltak har omgjort vedtak som kommunen har fattet.
Direktoratet skal orientere Landbruks- og matdepartementet om uklarheter i regelverket eller utfordringer knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningen og rådføre seg med departementet når det dukker opp spørsmål direktoratet selv er i tvil om hvordan bør løses.