11. Arkivering
eStil-RMP tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. I alle saker der kommunen fatter vedtak om regionale miljøtilskudd må kommunene sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
eStil-RMP er integrert mot SvarUt fra KS, slik at eStil-RMP kan sende innsendte søknader og vedtak elektronisk til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som ikke har tatt i bruk SvarInn, får dokumentene sendt til kommunens postboks i Altinn. Kommunen må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunens arkivsystem. I begge tilfeller må kommunene journalføre dokumentene.
Vær oppmerksom på at kommunene er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i kommunens arkivsystem.
Oversendelse av dokumenter til arkiv
Dokumenter fra eStil-RMP overføres til kommunene via SvarUt regelmessig den 15. hver måned i perioden f.o.m. november t.o.m. juli. Den 15. mars overføres tilskuddsbrev etter hovedutbetaling. Tilskuddsbrev for søknader som ikke er med på hovedutbetalingen blir oversendt den 15. hver måned etter at utbetaling er utført.
Følgende dokumenter overføres til den saksbehandlende kommunen:
- Søknadskvittering (i PDF)
- Eventuelle vedlegg lastet opp av søker eller saksbehandler
- Tilskuddsbrev (i PDF)
De dokumentene som overføres er alle dokumenter som ligger i seksjonen «Dokumenter». Dersom det er sendt inn flere versjoner av søknaden, vil alle disse følge med i forsendelsen.
Tittelen på forsendelsen vil være: Søknad for RMP og OBB for <år> fra <orgnr>.
Det er kun tekst som fremgår på PDF-versjonen av søknaden, av tilskuddsbrevet og av vedlegg som blir sendt til arkiv. Dersom saksbehandler har lagt inn begrunnelser eller kommentarer i eStil-RMP som ikke fremkommer på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må kommunen selv sørge for å få det arkivert som et eget dokument.
Arkivverdig dokumentasjon tilhørende klager og dispensasjoner kan lastes opp på en tilsvarende søknad av kommunen. Da blir disse dokumentene sendt til kommunenes arkiv.
I eStil-RMP bestemmes saksår automatisk ut fra det året søknaden blir opprettet i. Dette er forskjellig fra eStil-PT, der saksår kan fylles ut av saksbehandler.
I praksis innebærer dette at kun sakssekvensnummer skal registreres i eStil-RMP.
Eksempel: En søknad er opprettet i 2023. Kommunen legger inn nummer «1947» i feltet «Sakssekvensnummer» i eStil-RMP. I SvarUt/SvarInn vises søknaden med:
Sakssekvensnummer: 1947
Saksaar: 2023
Dersom det tidligere har blitt opprettet en sak i kommunenes arkivsystem med tilsvarende saksnummer vil dokumentene som sendes fra eStil-RMP via SvarUt/SvarInn til kommunens arkiv tilegnes denne saken.
Det er et krav hos SvarUt at saksseksvensnummer starter med et tall som er høyere enn 0. Hvis det legges inn sakssekvensnummer i eStil-RMP som starter med 0, vil ikke dokumentet bli overført til riktig sak i kommunens arkiv.