4. Forberedelser før saksbehandling
For veiledningsplikt, inhabilitet og utrednings- og informasjonsplikt, gjelder de samme retningslinjer som for produksjonstilskudd. Tekstene under disse delkapitlene er derfor i hovedsak sammenfallende med Rundskriv 2023-10 «Produksjonstilskudd og avløsertilskudd – forvaltningsansvar og saksbehandling».
Veiledning
Kommunen har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11. Formålet med veiledning fra forvaltingen er å gjøre søkerne i stand til å ivareta sine egne interesser som søkere av regionale miljøtilskudd i jordbruket.
Ved veiledning til den konkrete søker skal kommunene ivareta likebehandling av søkerne og være bevisst sin rolle som objektiv forvalter av tilskudd. Er det to eller flere parter med motstridende interesser i en sak, må ikke veiledning eller bistand gis på en slik måte at det kan gi grunn til å trekke forvaltningens objektivitet i tvil. Omfanget av veiledningsplikten må også tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet. Ved veiledning i konkrete saker bør saksbehandler være bevisst på at den ikke kjenner alle sider av saken. Hvis saksbehandler i veiledningen tar for få forbehold om at man ikke kjenner detaljene i saken, kan det resultere i at kommunene gir veiledning som viser seg å være feil ved en senere gjennomgang av alle forhold i den konkrete sak.
Kommunene må kunne veilede om:
- Rettsreglene som gjelder for søknad om og tildeling av tilskudd, for eksempel den regionale forskriften med tilhørende veileder fra SF. For å kunne ivareta sin veiledningsplikt må kommunen holde seg oppdatert på regelverket og tolkningen av dette. Kommunen må informere om muligheten for dispensasjon der det er aktuelt.
- Hvordan søknad om tilskudd skal leveres. Dette omfatter informasjon om gjeldende søknadsfrister og henvisning til fastsatt søknadsskjema. For eksempel vil det i tilfeller der et foretak søker tilskudd for første gang, kunne være behov for å gi søkere veiledning om bruken av søknadsskjemaet. Det må likevel forventes at søkere av tilskudd i hovedsak er i stand til å sette seg inn i regelverket og finne ut hvordan søknadsskjemaet fungerer/skal fylles ut og leveres på egenhånd.
- Muligheten til å klage på vedtaket og fremgangsmåten ved klage. Dersom søker kommer med innsigelser på vedtaket, må kommunene opplyse søker om muligheten til og fremgangsmåten for å klage.
Det er viktig at kommunen gir korrekt veiledning. Statsforvalteren bistår kommunen med forståelsen av regelverket for tilskudd og bruk av søknadssystemet.
Om inhabilitet
Regler om inhabilitet (ugildhet) følger av forvaltningsloven §§ 6-10. At en person er inhabil vil si at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. En saksbehandler som er inhabil kan verken tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i den konkrete saken, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd.
Reglene om habilitet skal sikre en objektiv vurdering av den enkelte sak. Saksbehandlers habilitet er derfor viktig for å sikre en rettferdig saksbehandling, og bidrar til å ivareta forvaltningen og tilskuddsordningen sin legitimitet. Dersom en person som er inhabil har deltatt i forberedelsen av eller i avgjørelsen av en sak utgjør dette en saksbehandlingsfeil som kan medføre at vedtaket som blir truffet er ugyldig.
Saksbehandlers habilitet avhenger for det første av saksbehandler sin relasjon til parten i saken. Foretaket som søker tilskudd, er part i den enkelte sak. Der søker er eller vurderes av saksbehandler for å være i driftsfellesskap, er samtlige deltakere/eiere i driftsfellesskapet parter i samme sak.
Forvaltningslovens § 6 første ledd angir konkrete tilfeller der saksbehandler er inhabil grunnet sin relasjon til sakens parter. Saksbehandler vil alltid være inhabil i de tilfeller som er nevnt i § 6 første ledd.
Etter § 6 andre ledd kan det også foreligge «andre særegne forhold» som er egnet til å svekke saksbehandlers upartiskhet. Dette gjelder de tilfeller som ikke faller inn under første ledd. Saksbehandler kan være inhabil der avgjørelsen i saken kan ha betydning for saksbehandleren selv. Tilsvarende gjelder der saken har betydning for noen saksbehandler har en nær personlig tilknytning til. Hvorvidt man har en nær personlig tilknytning til noen må vurderes konkret og gjelder en videre krets av personer enn de som er spesifikt nevnt i § 6 første ledd (over). Veiledende for å avgjøre dette, er om den personlige tilknytningen er like nær som den man normalt har i forhold til søsken eller svoger. Dette gjelder for eksempel dersom saksbehandler har et tett personlig vennskapsforhold til søker.
Veilederen Habilitet i kommuner og fylkeskommuner. Om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven, gir utfyllende veiledning til spørsmål om habilitet.
Avgjørelsen om inhabilitet
Forvaltningsloven § 8 regulerer hvordan habilitetsspørsmålet skal avgjøres. Hovedregelen er at det er saksbehandler selv som avgjør om han er inhabil i den konkrete saken. Saksbehandler må derfor gjøre denne vurderingen for hver enkelt søknad. Avgjørelsen kan også overlates til nærmeste overordnede til den habilitetsspørsmålet gjelder. Dersom innsigelser om saksbehandlers habilitet er reist av en part i saken, skal innsigelsen alltid legges vekt på i habilitetsvurderingen.
Avledet inhabilitet
Det følger av forvaltningsloven § 6 tredje ledd at dersom den overordnede er inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet saksbehandler i samme forvaltningsorgan. Dette omfatter alle som er overordnet saksbehandler i kommunen. Dersom administrasjonssjefen (rådmannen/kommunedirektøren) i kommunen er søker, innebærer dette at ingen av kommunens saksbehandlere kan treffe avgjørelse i saken. Alle kommunens saksbehandlere vil også være inhabile dersom kommunen, eller en institusjon som drives av kommunen, er søker.
Der kommunens ordfører er søker vil det ikke automatisk inntre inhabilitet. For å sikre at allmennheten har tillit til kommunens avgjørelser, bør likevel søknader fra ordføreren behandles på samme måte som ved søknad fra kommunens administrasjonssjef.
Dersom saksbehandler eller overordnet tjenestemann i kommunen er involvert personlig eller med behandling av andre saker som gjelder den samme parten, bør det også vurderes om dette er egnet til å påvirke saksbehandleren sin upartiskhet i behandlingen av tilskuddssøknaden.
Oppnevne stedfortreder ved inhabilitet
I saker der ingen av kommunens saksbehandlere kan treffe avgjørelse i saken, kan det oppnevnes stedfortreder til å behandle søknaden, jf. forvaltningsloven§ 9. Stedfortreder kan for eksempel være en annen kommune eller statsforvalteren.
Statsforvalteren gir stedfortreder tilgang til å behandle søknader levert til foretakets hjemkommune. Kommunen må også oversende øvrig dokumentasjon som foreligger i saken, utover den innleverte søknaden.
I eStil-RMP kan søknader flyttes fra en kommune til en annen. Statsforvalteren må ta kontakt med Landbruksdirektoratet for å få dette utført.
Før saken overføres bør kommunen legge inn kommentar om at det er truffet avgjørelse om inhabilitet i saken, årsaken til inhabiliteten og hvordan beslutningen om oppnevning av stedfortreder er tatt. Dette kan gjøres i kommentarfeltet i den aktuelle søknaden.
Merk at saker som behandles av stedfortreder skal følge de samme krav til grundig saksbehandling som søknader som behandles i søkers hjemkommune. Stedfortreder skal behandle søknaden slik den var da den ble levert fra søker. På lik linje med øvrige søknader bør søknaden plukkes ut for kontroll dersom saksbehandler finner behov for det. Kontrollen utføres av stedfortreder.
Om forvaltningsloven og saksforberedelse ved behandling av søknad
Varsel om vedtak
Etter forvaltningslovens § 16 skal part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte ha uttalt seg i saken, varsles før det sendes vedtak. Formålet med forhåndsvarselet er at partene som berøres skal kunne bli kjent med at forvaltningen forbereder en sak, hva denne går ut på og hvordan de blir berørt. Når foretaket har sendt søknad om regionalt miljøtilskudd i jordbruket, vet foretaket at forvaltningen forbereder en sak, og saken er opplyst gjennom opplysningene i søknadsskjemaet. Utgangspunktet er derfor at det ikke er nødvendig å varsle foretaket om et vedtak om regionalt miljøtilskudd i jordbruket.
Unntak fra dette gjelder ved omgjøring av tidligere vedtak, da parten i slike tilfeller ikke nødvendigvis kjenner til at forvaltningen vurderer å omgjøre vedtaket, og derfor ikke har hatt mulighet til å ivareta sine interesser i saken. I saker der kommunen vurderer å omgjøre et vedtak til ugunst for søker skal det derfor alltid sendes forhåndsvarsel, jf. forvaltningsloven § 16.
Utrednings- og informasjonsplikt
Forvaltningen har en utrednings- og informasjonsplikt etter forvaltningsloven § 17. Av bestemmelsen fremgår det at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Utgangspunktet er at dokumentasjonen det bes om i søknadsskjemaet er tilstrekkelig til at saksbehandler kan fatte vedtak i saken.
Saksbehandler bør likevel innhente ytterligere dokumentasjon i tilfeller hvor det er grunn til å betvile opplysningene som er gitt eller behov for å undersøke enkelte forhold i saken nærmere. I saker om avkorting for feilopplysning og avkorting for brudd på annet regelverk, vil det være behov for å innhente flere opplysninger enn det som fremgår av søknaden for å vurdere om det konkrete bruddet på annet regelverk, om det er gitt feil opplysninger og om søker har opptrådt uaktsom eller forsettlig. I slike saker bør derfor saksbehandler ta kontakt med foretaket slik at grunnlaget for de foreløpige vurderingene kan kommenteres.
Tidsfrist og innlevering av søknad
Søker leverer inn søknad
I bestemmelsen «Søknad» i RMP-forskriftene fremgår det at søknad fremsettes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknad kan sendes inn elektronisk eller ved bruk av papirskjema.
Det er søkeren sitt ansvar å levere korrekte opplysninger og søke hjelp hos kommunen dersom han/hun er usikker.
Import-funksjonen i RMP-kart fungerer for tiltak som er uendret mellom 2022 og 2023
Det er mulig for søker og saksbehandler å importere karttegninger fra tidligere år. For 2023 er det inntegninger fra årene 2019, 2020, 2021 og 2022 som kan hentes inn.
Som følge av rulleringen i 2023 er det noen tiltak som ikke kan importeres fra tidligere år og må tegnes på nytt fordi de enten er nye, har byttet miljøtema eller har fått nye tiltaksklasser. Disse er listet opp under. Vi tar forbehold om at det kan være feil/mangler i lista, da det på nåværende tidspunkt ikke har vært mulig å teste systemet. Søker får i alle tilfeller beskjed dersom det er inntegninger som ikke er blitt importert fra søknaden han/hun forsøker å importere fra.
- Beiting i kombinasjon med beitepussing
- Soner for pollinerende insekter
- Skjøtsel av geiler/fegater/buveier
- Direktesådd høstkorn og høstoljevekster
- Spredning av all husdyrgjødsel om våren/vekstsesong
- Nedlegging av husdyrgjødsel
- Nedfelling av husdyrgjødsel
- Spredning av husdyrgjødsel med tilførselslange
- Fangvekster som underkultur
- Fangvekster sådd etter høsting
- Fangvekster med høy diversitet
- Bruk av egenprodusert kompost
- Spredning av biokull
Frist for innlevering
Tidsfristen for å søke om regionalt miljøtilskudd er oppgitt i de regionale forskriftene (15. oktober for alle fylker i 2023). Frist for å sende inn søknad om tilskudd til drift av beitelag er 15. november.
Det er søkeren sitt ansvar at søknaden leveres i rett tid. En søknad er levert i rett tid når den enten er levert elektronisk via Altinn.no før midnatt, eller er postlagt senest på datoen for søknadsfristen.
I forskriftene står det:
«Dersom søknad leveres etter fristene i første ledd, reduseres tilskuddet med 1 000 kroner per dag inntil 14 dager etter fristens utløp».
Dette betyr i praksis at for sent fremsatt søknad medfører at det tildelte tilskuddet vil bli redusert med 1 000 kroner per dag etter fristens utløp opp til 14 dager. Dersom en søknad blir levert mer enn 14 dager etter søknadsfristen, skal den avvises.
Dersom søker leverer en søknad elektronisk mer enn 14 dager etter fristen, vil denne automatisk bli avvist i eStil-RMP. Det samme skjer dersom saksbehandler registrerer en søknad med mottatt-dato mer enn 14 dager etter fristen.
Søker må søke om, og få innvilget dispensasjon om utsatt søknadsfrist for å kunne levere etter 14 dager etter fristen. Statsforvalteren har hjemmel til å gi dispensasjon i «særlige tilfeller». Dispensasjonen må registreres i eStil-RMP før det er mulig å søke.
Endringer i en innsendt søknad
Det er mulig å gjøre endringer i en innsendt søknad. Fremgangsmåten vil variere avhengig av søknadstypen og når man ønsker å registrere endringene.
Søknader om RMP og om tilskudd til Drift av beitelag kan endres før søknadsfristen
Før søknadsfristen er gått ut har søkeren mulighet til å gjenåpne en innsendt søknad for å gjøre endringer. Dette gjør søker ved å trykke på knappen «Gjenåpne» på hovedsiden i søknadsskjemaet. Det kommer da opp en boks på skjermen med følgende informasjon:
«Er du sikker på at du vil gjenåpne søknaden? Dersom du gjør dette, må du sende inn søknaden på nytt for å ha en gyldig innsendt søknad».
Søker kan da velge mellom to svaralternativer: «Avbryt» og «Gjenåpne». Hvis «Gjenåpne» velges, endres status på den innsendte søknaden fra «Innsendt/Mottatt» tilbake til «Under registrering». Dette innebærer at søkeren må sende inn den gjenåpnede søknaden på nytt for å ha en gyldig innsendt søknad.
Innsendte søknader om regionalt miljøtilskudd kan endres etter søknadsfristen
I forskriftene står det:
«Søknader om regionalt miljøtilskudd som er levert innen søknadsfristen kan endres innen 29. oktober uten reduksjon i tilskuddet. Dette gjelder ikke søknad om tilskudd etter [§ Drift av beitelag]».
Foretak som har levert søknaden innen fristen 15. oktober kan endre søknadsopplysningene inntil 14 dager etter søknadsfristen, uten at utbetalingen reduseres med 1 000 kroner per dag. Søkeren må sende inn den gjenåpnede søknaden på nytt for å ha en gyldig innsendt søknad.
Merk at det kun er søknader som fortsatt har status «Mottatt» som kan endres av søker via Altinn i perioden 15. oktober til 29. oktober. Dersom saksbehandler har startet behandlingen av søknaden, må søker kontakte kommunen for å få endret opplysningene i søknaden. «Gjenåpne»-knappen er da inaktiv for søkeren.
Endring etter 29. oktober
Dersom søker vil endre en innsendt søknad (i praksis sende inn ny søknad) etter 29. oktober, må søkeren få innvilget dispensasjon fra søknadsfrist fra Statsforvalteren. Se også kapittelet om dispensasjoner.
Registrering av papirsøknader
Kommunen registrerer RMP- og OBB-søknader i eStil-RMP. For utfyllende informasjon om fremgangsmåte for saksbehandling i eStil-RMP, se lenke til brukerveiledning for kommunene på forsiden til eStil-RMP. Der finnes også en brukerveiledning for Statsforvalteren.
Bruker til eStil-RMP tildeles av NETTSLF-administrator i det enkelte fylke. Kommunene registrerer alle søknader som mottas på papir fortløpende. Dette kan gjøres fra søknadsomgangen åpner, se «Viktige datoer».
Kart som følger med papirsøknaden skal ikke tegnes inn i eStil-RMP under selve søknadsregistreringen, men under behandlingen. Det er da kun det saksbehandler godkjenner som skal tegnes inn. Papirkart skal arkiveres i kommunens arkiv, og legges ved søknaden. Merk at det ikke er mulig å registrere søknader på en gammel søknadsomgang når neste søknadsomgang har startet.
Hvis en søker har prøvd å søke elektronisk, men har endt opp med å søke på papir, vil saksbehandler i kommunen få feilmelding dersom han/hun prøver å legge inn organisasjonsnummer direkte på registreringssiden i eStil-RMP. Meldingen sier at det kun er lov til å registrere en søknad på et organisasjonsnummer per fylke. Saksbehandler må da søke opp søknaden som er påbegynt (den har status «Under registrering av søker»), trykke på «Registrer som papirsøknad» og legge inn opplysningene fra papirsøknaden.
Kommune og statsforvalter bør anmode alle å søke elektronisk.