4. Utlysning og søknadsskjema
Det er kommunen som lyser ut tilskudd. Kommunen bør opplyse om lokale retningslinjer i utlysningen.
Det innvilges normalt ikke tilskudd til prosjekt eller tiltak som allerede er påbegynt eller utført. Det er viktig at dette kommuniseres til potensielle søkere i kommunen, slik at søkere gis anledning til å planlegge tiltak i god tid. Søknaden bør være godkjent og avgjort av kommunen før tiltaket påbegynnes.
Søknadsskjema
Landbruksdirektoratet har utarbeidet digital løsning for søknad og saksbehandling. Det er obligatorisk for søker å bruke digitalt søknadskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet.
På Landbruksdirektoratets nettsider ligger det forklaring om hvordan søker får tilgang til søknadsskjema inkludert lenker til skjema, regelverk og annen nyttig informasjon til søker.
Søker logger seg på gjennom ID-porten/Altinn, fyller ut søknad og sender den inn digitalt. Søknadskjemaet inneholder felter som søker systematisk må gå igjennom og fylle ut. Søker må gi opplysninger som angitt i det digitale søknadsskjemaet. Dette anses nødvendig for at kommunen skal få et godt beslutningsgrunnlag for vurdering av søknaden. Utfyllende og god informasjon fra søker vil forenkle saksbehandlingen.
Siden søknaden sendes via Altinn anses søknaden som digitalt godkjent av søker når den er sendt inn.
Kommunen skal oppfordre søkerne til i størst mulig grad om å benytte den digitale løsningen. Landbruksdirektoratet har ikke utarbeidet papir-utgave eller PDF-versjon av søknadsskjemaet. Hvis søkere ikke benytter den digitale løsningen kan søknadene bli mangelfulle.
For søkere som ikke har tilgang til digital løsning, kan saksbehandler registrere søknad på vegne av søker. Av hensyn til dokumentasjon av opplysninger i ettertid, bør kommunen få bekreftelse av søker, for eksempel per e-post, hvor søker bekrefter at han/hun har fått hjelp av saksbehandler til å fylle ut den aktuelle søknaden. Denne bekreftelsen bør saksbehandler laste opp som vedlegg til saken. Alternativt kan kommunen skrive ut søknaden, og be søker om å signere på denne. Kommunen bør laste opp denne bekreftelsen på saken i Agros.
Kravet om digital søknad er en oppfølging av regjeringens digitaliseringsstrategi, som stadfester at digitale nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Dette gjelder også for Landbruksdirektoratets tjenester.