9. Inndraging av midler og automatisk avslutning av saker
Deler av tilsagn kan inndras ved sluttutbetalingstidspunktet dersom vilkår eller forutsetninger for opprinnelig vedtak ikke er oppfylt. Sluttoppgjøret er da i henhold til opprinnelig vedtak og krever ikke et nytt enkeltvedtak. I noen tilfeller kan kommunen ønske å fatte et formelt enkeltvedtak for å sette ned tilsagnet. Et slik enkeltvedtak skal dessuten alltid fattes dersom man vil kreve tilbake allerede utbetalt tilskudd. For å sette ned tilsagnsbeløpet og eventuelt kreve utbetalinger tilbakebetalt benytter man funksjonen «Fatte nytt vedtak»
Saksbehandlingssystemet Agros har støtte for automatisk inndragning av tilskudd etter at fristen er utløpt. Hensikten med dette er å hindre at uvirksomme prosjekter legger beslag på midler som kunne kommet til anvendelse i nye prosjekter.
Retting av feilutbetalinger
Ved retting av feil i utbetalt tilskudd, enten ved etterbetaling eller ved krav om tilbakebetaling fra tilskuddsmottaker, må kommunen eller Statsforvalteren vurdere om det er nødvendig å gjøre om det opprinnelige vedtaket, jf. forvaltningsloven § 35.
Etterbetaling er først og fremst aktuelt hvis forvaltingen har utbetalt for lite tilskudd og årsaken til feilutbetalingen skyldes forhold hos forvaltningen. Hvis tiltakshaver har fått utbetalt for lite tilskudd på bakgrunn av feil oppgitte opplysninger i søknaden, vil mottaker som hovedregel ikke ha krav på etterbetaling. Dette gjelder selv om mottaker ville ha mottatt et høyere tilskuddsbeløp, om søker hadde gitt riktige opplysninger i søknaden.
Hvis mottaker har fått utbetalt for mye tilskudd, skal kommunen eller statsforvalteren som hovedregel kreve at mottaker betaler tilskuddet tilbake. Dette gjelder uavhengig av om feilen skyldes forhold hos forvaltningen eller mottaker, og selv om mottaker har innrettet seg i god tro. Hvis utbetalingen er i tråd med det opprinnelige vedtaket om å gi tilskudd, må forvaltningen først omgjøre dette, jf. forvaltningsloven § 35. Før forvaltningen kan fatte vedtak etter denne bestemmelsen, skal tilskuddsmottaker varsles og gis anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist, jf. forvaltningsloven § 16. Agros skal benyttes for å sende vedtaksbrev og faktura ved krav om tilbakebetaling.
Renter ved feilutbetaling
Forvaltningen kan kreve renter tilsvarende den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrenten. Når foretaket har vært i god tro om feilutbetalingen, skal ikke forvaltingen legge til renter på tilbakebetalingskravet. I de tilfellene hvor mottakeren burde ha forstått at tilskuddet måtte betales tilbake, skal mottakeren betale renter fra da vedkommende mottok tilbakebetalingskravet. Der mottakeren har vist grov uaktsomhet eller forsett, kan forvaltingen kreve renter fra utbetalingstidspunktet for det urettmessige tilskuddet.