4. Saksbehandlingssystemet og kart
4.1 eStil-RMP
Søknader om regionale miljøtilskudd (RMP) og organisert beitebruk (OBB) skal behandles i saksbehandlingssystemet eStil-RMP. For å få tilgang til eStil-RMP, må saksbehandler ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og saksbehandlingssystemet. Statsforvalteren administrerer tilgangene på kommunalt og regionalt nivå. Kommunen henvender seg derfor til Statsforvalteren ved behov for tilgang til saksbehandlingssystemet.
Veiledning i pålogging i Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester finner saksbehandler på Landbruksdirektoratet sine nettsider i Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester?
4.2 Sikkerhet i eStil-RMP
I saksbehandlingssystemet eStil-RMP er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har.
For å få tilgang til eStil-RMP må saksbehandler i kommunene logge seg på saksbehandlingssystemet ved å bekrefte at de er autorisert til å ha tilgang til systemet.
Kommunene skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no.
Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.
Kommunene som bruker saksbehandlingssystemet har ansvar for å utarbeide egne rutiner som er tilpasset de oppgavene de har ansvar for. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.
4.2.1 Tilgangskontroller i saksbehandlingssystemet
Tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov. Statsforvalter administrerer og gir tilganger til eStil-RMP. Statsforvalter fører kontroll med tilganger til saksbehandlingssystemet. I eStil-RMP brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet. En person kan ha flere roller i saksbehandlingssystemet, men tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov.
Kun ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet kan tildeles godkjennerrolle.
4.2.2 Behandling av personopplysninger
Kommunene behandler personopplysninger når det er nødvendig for å beregne regionale miljøtilskudd i jordbruket. Personopplysningene brukes først og fremst i forbindelse med behandling av søknader og klager, utbetalinger, fakturering og kontroll. Kommunene selv er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket. På tilsvarende måte er statsforvalteren ansvarlig når de behandler saker om regionale miljøtilskudd i jordbruket.
Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere enkeltperson. Personopplysninger skal
- henføres til rett identifisert person
- være riktige og ajourførte
- ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.
Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer, fødselsnummer og personopplysninger om helseforhold. Merk at listen ikke er uttømmende.
Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som informerer de registrerte om hvordan vi behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med forvaltningen av tilskudd.
4.2.3 Utlevering av personopplysninger
Kommunene kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i eStil-RMP. Utlevering er en type behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentleglova.
Når kommunene behandler personopplysninger i forbindelse med vedtak om tilskudd, er det kommunene som er behandlingsansvarlig. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter eller forvalter systemene. I saker om regionale miljøtilskudd i jordbruket må derfor kommunene selv vurdere om de kan utlevere de aktuelle personopplysningene eller ikke.
4.2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt
Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor kommunene ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger skal kommuneledelsen sikre at alle som gis tilgang har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.
Autorisasjon kan bare gis i den grad det er nødvendig for personens rolle/arbeid, er begrunnet i tjenstlige behov og er i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.
4.2.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet
Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:
- Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
- Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
- Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.
Ansatte hos kommune og statsforvalter skal melde brudd på personopplysningssikkerhet i saksbehandlingssystemet til personvernombud@landbruksdirektoratet.no. Melding av brudd på personopplysningssikkerhet utenfor saksbehandlingssystemet meldes etter interne rutiner i kommunene.
4.3 Søknad på papir
Søker kan levere søknad på papir. Saksbehandler må da registrere søknaden i eStil-RMP før videre saksbehandling kan skje. Etter at søknad er registrert av saksbehandler behandles søknaden på vanlig måte etter prosedyrer for saksbehandling, se kapittel 6.1 behandling av søknad.
Kommunene og Statsforvalter bør anmode alle om å søke elektronisk. I noen tilfeller er det ikke mulig for søker å søke elektronisk på grunn av begrensninger i eStil-RMP eller i Altinn. Saksbehandler må registrere søknad på vegne av søker ved:
- søknad fra dødsbo
- søknad fra konkursbo
- tilfeller der det er gitt en dispensasjon fra søknadsfristen i inaktivt søknadsår
Ansvarlig for foretaket skal fylle ut og levere søknad på papirskjema. Tiltak som skal kartfestes må være tegnet inn på et papirkart, som legges ved søknaden. For dødsbo og konkursbo kan skjema være signert av lovlig oppnevnt fullmektig for boet, eller arving i boet. For veiledning i å registrere søknader på papir i eStil-RMP, se brukerveiledning for saksbehandling i eStil-RMP.
Kommunene registrerer alle søknader som mottas på papir fortløpende. Dette kan gjøres fra søknadsomgangen åpner, se «Viktige datoer».
Kart som følger med papirsøknaden skal ikke tegnes inn i eStil-RMP under selve søknadsregistreringen, men under behandlingen. Det er da kun det saksbehandler godkjenner som skal tegnes inn. Papirkart skal arkiveres i kommunens arkiv, og legges ved søknaden. Merk at det ikke er mulig å registrere søknader på en gammel søknadsomgang når neste søknadsomgang har startet.
Hvis en søker har prøvd å søke elektronisk, men har endt opp med å søke på papir, vil saksbehandler i kommunen få feilmelding dersom han/hun prøver å legge inn organisasjonsnummer direkte på registreringssiden i eStil-RMP. Meldingen sier at det kun er lov til å registrere en søknad på et organisasjonsnummer per fylke. Saksbehandler må da søke opp søknaden som er påbegynt (den har status «Under registrering av søker»), trykke på «Registrer som papirsøknad» og legge inn opplysningene fra papirsøknaden.
4.4 Rapporter i eStil-RMP
I eStil-RMP ligger ni rapporter som skal være til støtte i saksbehandlingen og ved etablering av internkontroll. Rapporter kan hentes ut ved å gå til menypunktet «Rapporter» i eStil-RMP. For mer informasjon om de enkelte rapportene se beskrivelse av dem i «rapporter» i «Brukerveiledning for statsforvalter».
4.5 Kart i saksbehandlingen av regionale miljøtilskudd
Kart er integrert i søknadsløsning for regionale miljøtilskudd som ligger i eStil-RMP. Kartløsningen driftes og utvikles av NIBIO på oppdrag fra Landbruksdirektoratet. Kartløsningen er en sentral del av søknadssystemet. Alle miljøtiltak (bortsett fra klimarådgiving) skal kartfestes. Under saksbehandlingen skal saksbehandler godkjenne eller korrigere søknadene. Kart vil derfor være en viktig del av saksbehandlingen.
4.5.1 Tiltak som kan tegnes utenfor eiendomsgrensen
Merk at noen tiltak kan tegnes i kartet uavhengig av eiendomsgrenser. Det vil si at så lenge det blir lagt inn en eiendom på søknaden, kan tiltaket tegnes der det faktisk blir utført, også i umatrikulerte områder (se nedenfor).
4.5.2 Eiendommer som ikke har digitale eiendomsgrenser
Noen områder, spesielt øyer og holmer, kan være umatrikulerte og har derfor ikke gårds- og bruksnummer. For tiltak som skal tegnes inn på kart i slike umatrikulerte områder, må det leveres søknad på papir. Disse søknadene skal deretter legges inn i eStil-RMP av kommunen ved å hake av for å bruke hele kommunen som lovlig areal i kartet. Det er ikke mulig å bruke gnr. 88888, da kartet ikke kjenner igjen denne som en gyldig eiendom.
4.5.3 Tiltak som kan overlappe
Spesielt for tiltak under miljøtema «Avrenning» og «Utslipp til luft», er det regler for hvilke tiltak som kan overlappe hverandre. Dette er likt for alle fylker. Landbruksdirektoratet har en oversikt på klippereglene i RMP-kartet, som statsforvalteren kan benytte til å lage en oversikt for sitt embete.
4.5.4 Import av tiltak
Det er mulig for søker og saksbehandler å importere karttegninger fra tidligere år. For 2024 er det inntegninger fra årene 2019-2023 som kan hentes inn. I søknadsomgangen 2023 var det en del tiltak som ikke kunne importeres fra tidligere år, og derfor måtte tegnes på nytt. Dette skyldtes rulleringen og at noen tiltak var nye, hadde byttet miljøtema eller fått nye tiltaksklasser. Saksbehandler bør være obs på at søker kan støte på dette i år også, dersom de prøver å importere tiltak fra 2022 eller tidligere. Søker vil få beskjed dersom det er inntegninger som ikke er blitt importert fra søknaden han/hun forsøker å importere fra.
4.5.5 Klassifisering av arealer som ikke er jordsmonnkartlagte – Ingen jordarbeiding om høsten
Ved inntegning av tiltaket «Ingen jordarbeiding om høsten» blir de jordsmonnkartlagte arealene automatisk klassifisert i tiltaksklasser etter erosjonsrisiko og dråg. I områder med erosjonsrisikokart (Tilskuddskart – ingen jordarbeiding om høsten) skal denne klassifiseringen benyttes for utmåling av tilskudd. Kommunen har ikke anledning til å gjøre selvstendig vurdering av erosjonsrisikoklasse.
For arealer som ikke er jordsmonnkartlagte må de inntegnede arealene fordeles på tiltaksklasser manuelt i eStil-RMP av kommunen. Da det er store forskjeller mellom fylkene når det gjelder omfang av ikke-klassifiserte arealer og hva som er hensiktsmessige framgangsmåte for fordeling, er det opp til statsforvalteren å gi retningslinjer for dette.
4.5.6 Avvik mellom omsøkt og godkjent verdi
Dersom saksbehandler, etter søknadsfristen, oppdager at det er feilopplysninger i innsendt søknad som vil gi for høy utbetaling av tilskudd, må saksbehandler rette godkjent-verdiene og tegningene i kartet i samsvar med de faktiske forholdene. Saksbehandler skal da alltid vurdere avkorting. Dersom søker retter opplysningene i perioden 15. til 29. oktober slik at det ikke lenger foreligger feilopplysning, skal det ikke avkortes.
Dersom saksbehandler etter søknadsfristen blir oppmerksom på at de omsøkte verdiene skulle være høyere, eller at tiltak ikke har kommet med i søknaden, er hovedregelen at saksbehandler ikke skal endre på det som er omsøkt. Unntaket er for eksempel ved behov for å rette åpenbare feilføringer eller når de regionale forskriftene med veiledningsmateriale åpner for justering. Eventuelle endringer i omsøkte verdier skal dokumenteres og alltid sjekkes med søker før endring.
I eStil-RMP er det obligatorisk for saksbehandler å begrunne alle avvik mellom omsøkt og godkjent verdi. Begrunnelsen vil inngå i tilskuddsbrevet.
Dersom tilskudd allerede er utbetalt (vedtak fattet), vil endring av søknadsopplysningene innebære en omgjøring av vedtaket. Opplysningene kan kun endres med hjemmel i forvaltningsloven §§ 34 og 35.
4.5.7 Beiteområder
Beiteområde skal oppgis for hvert medlem i beitelaget når søknaden fylles ut. Dersom det er endringer i navn på eksisterende beiteområder, eller nye beiteområder har kommet til for beitesesongen 2024, må statsforvalteren melde dette til Landbruksdirektoratet innen fristen som er angitt under «viktige datoer». Det er nødvendig at Landbruksdirektoratet har oppdaterte opplysninger om beiteområder i bruk, for at det skal bli mulig å velge disse områdene ved utfylling av søknaden. Landbruksdirektoratet skal kun ha navnet på beiteområdet.
NIBIO rapporterer om beiteaktiviteten for foregående år. Det vil si at NIBIO trenger kartet over nye beiteområder/endringer i områder etter at beitesesongen er over og endelige tall for drift av beitelag foreligger. Kart og navn på nye beiteområder, eller endringer i områder, skal sendes til NIBIO. Statsforvalteren får beskjed fra NIBIO når informasjon om beiteområdene skal sendes inn. Det er bare endringer som skal rapporteres.
4.5.8 Kartlag for avrenningstiltakene
Avrenningstiltakene er delt inn i «prioriterte områder» og «andre områder». Områdene er definert geografisk av et kartlag som statsforvalteren i det enkelte fylke lager. Kartlaget skal leveres til Landbruksdirektoratet innen frist angitt under «Viktige datoer». Kartlaget skal leveres i shape-format og vise hvilke områder i fylket som er «prioriterte områder». Det skal også legges ved et kart (pdf/jpeg) som viser området.