Rundskriv 2025/18

Regionalt miljøtilskudd i jordbruket (RMP) – forvaltningsansvar og saksbehandling

4.1 eStil-RMP

Søknader om regionale miljøtilskudd (RMP) og organisert beitebruk (OBB) skal behandles i saksbehandlingssystemet eStil-RMP. For å få tilgang til eStil-RMP, må saksbehandler ha tilgang til Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester og saksbehandlingssystemet. Statsforvalteren administrerer tilgangene på kommunalt og regionalt nivå. Kommunen henvender seg derfor til Statsforvalteren ved behov for tilgang til saksbehandlingssystemet.

Veiledning i pålogging i Landbruksdirektoratets elektroniske tjenester finner saksbehandler på Landbruksdirektoratet sine nettsider i Hvordan får jeg tilgang til Landbruksdirektoratets digitale tjenester?

4.2 Sikkerhet i eStil-RMP

I saksbehandlingssystemet eStil-RMP er det etablert tilgangskontroller som skal sikre mot uautoriserte endringer, tilganger, utlevering av sensitiv informasjon eller ødeleggelse av data. Tilgangskontrollene er basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon og tilgangsrettigheter tilpasset de oppgaver vedkommende har. 

For å få tilgang til eStil-RMP må saksbehandler i kommunene logge seg på saksbehandlingssystemet ved å bekrefte at de er autorisert til å ha tilgang til systemet. 

Kommunene skal rapportere sikkerhetshendelser og svakheter knyttet til Landbruksdirektoratets saksbehandlingssystem til adressen sikkerhet@ldir.no. 

Sikkerhetshendelser kan variere fra bevisst eller utilsiktet tilgang til systemet, utlevering av sensitive data, manipulasjon av informasjon eller ødeleggelse av data. En svakhet ved systemet er en egenskap som gjør det sårbart og som kan utnyttes enten ved uhell, av personer som ikke har til hensikt å forårsake skade, og av personer med onde hensikter.

Kommunene som bruker saksbehandlingssystemet, har ansvar for å utarbeide egne rutiner som er tilpasset de oppgavene de har ansvar for. Det gjelder bl.a. tilgangskontroller, behandling av personopplysninger, konfidensialitet og taushetsplikt og melding om brudd på personopplysningssikkerhet.

4.2.1 Tilgangskontroller i saksbehandlingssystemet

Tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov. Statsforvalter administrerer og gir tilganger til eStil-RMP. Statsforvalter fører kontroll med tilganger til saksbehandlingssystemet. I eStil-RMP brukes tildeling av roller som modell for å styre hva saksbehandler kan gjøre i saksbehandlingssystemet. En person kan ha flere roller i saksbehandlingssystemet, men tilgang skal kun gis til de som har et tjenstlig behov.

Kun ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet kan tildeles godkjennerrolle.

4.2.2 Behandling av personopplysninger

Kommunene behandler personopplysninger når det er nødvendig for å beregne regionale miljøtilskudd i jordbruket. Personopplysningene brukes først og fremst i forbindelse med behandling av søknader og klager, utbetalinger, fakturering og kontroll. Kommunene selv er behandlingsansvarlig og har informasjonsplikt overfor søker etter personvernregelverket. På tilsvarende måte er statsforvalteren ansvarlig når de behandler saker om regionale miljøtilskudd i jordbruket.

Personopplysninger er alt av opplysninger og informasjon som kan bidra til å identifisere enkeltperson. Personopplysninger skal 

1. henføres til rett identifisert person 
2. være riktige og ajourførte 
3. ikke benyttes til formål som er uforenlig med behandlingsgrunnlaget.

Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, kontonummer, fødselsnummer og personopplysninger om helseforhold. Merk at listen ikke er uttømmende. 

Landbruksdirektoratet har en personvernerklæring som informerer de registrerte om hvordan vi behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med forvaltningen av tilskudd.

• Landbruksdirektoratets personvernerklæring

4.2.3 Utlevering av personopplysninger 

Kommunene kan få spørsmål om å utlevere personopplysninger fra saker i eStil-RMP. Utlevering er en type behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. I henhold til dette regelverket er det den behandlingsansvarlige som må vurdere om utlevering kan skje etter personvernforordningen, eller om det er snakk om en innsynsforespørsel etter offentleglova. 

Når kommunene behandler personopplysninger i forbindelse med vedtak om tilskudd, er det kommunene som er behandlingsansvarlig. Dette gjelder selv om det er Landbruksdirektoratet som drifter eller forvalter systemene. I saker om regionale miljøtilskudd i jordbruket må derfor kommunene selv vurdere om de kan utlevere de aktuelle personopplysningene eller ikke.

4.2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt

Konfidensialitet skal ivareta taushetsplikten og ellers sikre mot at uvedkommende får kjennskap til opplysningene. Dette innebærer blant annet at personer utenfor kommunene ikke skal kunne få uautorisert tilgang til personopplysninger. For å sikre konfidensialitet for personopplysninger skal kommuneledelsen sikre at alle som gis tilgang har taushetsplikt, og at de er bevisst taushetspliktens innhold og omfang.

Autorisasjon kan bare gis i den grad det er nødvendig for personens rolle/arbeid, er begrunnet i tjenstlige behov og er i henhold til bestemmelser om taushetsplikt.

4.2.5 Melding om brudd på personopplysningssikkerhet

Brudd på personopplysningssikkerhet skal meldes som avvik. Et avvik er en situasjon der noe går galt eller der noen bryter regler eller prosedyrer. Dette kan omfatte følgende:

• Urettmessig tilgang til personopplysninger: Dette skjer hvis personopplysninger blir tilgjengelige for noen som ikke skulle ha sett dem. Dette er en alvorlig sak, og må rapporteres umiddelbart.
• Brudd på regler og prosedyrer: Dette kan skje hvis noen ikke følger etablerte retningslinjer for behandling av personopplysninger.
• Brudd på personopplysningssikkerheten: Dette inkluderer brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, ulovlig spredning eller uautorisert tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet.

Ansatte hos kommune og statsforvalter skal melde brudd på personopplysningssikkerhet i saksbehandlingssystemet til personvernombud@landbruksdirektoratet.no. Melding av brudd på personopplysningssikkerhet utenfor saksbehandlingssystemet meldes etter interne rutiner i kommunene.

4.3 Søknad på papir 

Søker kan levere søknad på papir. Saksbehandler må da registrere søknaden i eStil-RMP før videre saksbehandling kan skje. Etter at søknad er registrert av saksbehandler behandles søknaden på vanlig måte etter prosedyrer for saksbehandling, se kapittel 6.1 behandling av søknad. 

Kommunene og Statsforvalter bør anmode alle om å søke elektronisk. I noen tilfeller er det ikke mulig for søker å søke elektronisk på grunn av begrensninger i eStil-RMP eller i Altinn. Saksbehandler må registrere søknad på vegne av søkerne ved: 

• søknad fra dødsbo
• søknad fra konkursbo 
• tilfeller der det er gitt en dispensasjon fra søknadsfristen i inaktivt søknadsår 

Ansvarlig for foretaket skal fylle ut og levere søknad på papirskjema. Tiltak som skal kartfestes må være tegnet inn på et papirkart, som legges ved søknaden. For dødsbo og konkursbo kan skjema være signert av lovlig oppnevnt fullmektig for boet, eller arving i boet. For veiledning i å registrere søknader på papir i eStil-RMP, se brukerveiledning for saksbehandling i eStil-RMP.

Kommunene registrerer alle søknader som mottas på papir fortløpende. Dette kan gjøres fra søknadsomgangen åpner, se «Viktige datoer». 

Kart som følger med papirsøknaden skal ikke tegnes inn i eStil-RMP under selve søknadsregistreringen, men under behandlingen. Det er da kun det saksbehandler godkjenner som skal tegnes inn. Papirkart skal arkiveres i kommunens arkiv, og legges ved søknaden. Merk at det ikke er mulig å registrere søknader på en gammel søknadsomgang når neste søknadsomgang har startet. 

Hvis en søker har prøvd å søke elektronisk, men har endt opp med å søke på papir, vil saksbehandler i kommunen få feilmelding dersom han/hun prøver å legge inn organisasjonsnummer direkte på registreringssiden i eStil-RMP. Meldingen sier at det kun er lov til å registrere en søknad på et organisasjonsnummer per fylke. Se brukerveiledning for saksbehandling i eStil-RMP  for registrering av papirsøknad.

4.4 Maskinelle kontroller

I saksbehandlingssystemet eStil-RMP og OBB kjøres en rekke maskinelle kontroller av søknadsopplysningene. De maskinelle kontrollene sammenlikner opplysningene i den enkelte søknad med andre opplysninger i eller om samme søknad, og opplysninger fra andre system eller registre (for eksempel Landbruksregisteret).

De ulike kildene søknadsopplysningene kontrolleres mot, kalles med en samlebetegnelse kontrollgrunnlag. Der resultatet av sammenlikningen mellom opplysningene i søknaden og kontrollgrunnlaget ikke er som forventet, vil saksbehandler få melding av systemet om at det er en risiko for at noen av opplysningene i søknaden er feil eller at saksbehandlingen er mangelfull. Dersom de maskinelle kontrollene finner feil eller mangler får ikke saksbehandler godkjent søknaden.

Formålet med de maskinelle kontrollene er å redusere risikoen for feil i søknadene. For saksbehandler skal kontrollene gi saksbehandlingsstøtte og informasjon til bruk i vurdering av søknaden. De maskinelle kontrollene skal bidra til at vedtaket om tilskudd fattes på korrekt grunnlag.

Det er kun enkelte av søknadsopplysningene og enkelte av saksbehandlingsoppgavene som kontrolleres maskinelt. For eksempel finnes det ikke en maskinell kontroll som sjekker om søker har lastet opp tiltaksplan for klimarådgiving som vedlegg til søknaden, jf. § 48 Klimarådgiving i Instruks for regionale miljøtilskudd i jordbruket 2023-2027. Kommunen må lage interne saksbehandlingsrutiner for å sikre en forsvarlig saksbehandling. De maskinelle kontrollene vil være en støtte i vurderingen av om vilkårene er oppfylt.

En oversikt over de maskinelle kontrollene som gjøres overfor søker, saksbehandler og statsforvalter i eStil-RMP og OBB finnes i Brukerveiledning for kommunen og Brukerveiledning for statsforvalter.

4.5 Kart i saksbehandlingen av regionale miljøtilskudd 

Kart er satt sammen av informasjon fra flere kilder. Gårds- og bruksnummer for landbrukseiendom blir hentet fra Landbruksregisteret, eiendomsgrenser blir hentet fra Matrikkelen og markslag i AR5 blir henta fra NIBIO. Kart blir brukt for å tegne inn de ulike tiltak, som kan gi tilskudd. Når et saksbehandlingssystem bruker kart, betyr det ofte at systemet henter og viser geografisk informasjon for å støtte behandlingen av søknaden.

For eksempel kan systemet automatisk sjekke:

• Om jordbruksarealet ligger innenfor et bestemt geografisk område som kan få tilskudd
• Om arealet er erosjonsrisikoklassifisert, består av dyrket mark eller har spesielle miljøverdier
• Om tiltaket er i et område med spesielle hensyn (som prioriterte områder for vannmiljøtiltak)

Kart som er integrert i søknadsløsningen for regionale miljøtilskudd i eStil-RMP driftes og utvikles av NIBIO på oppdrag av Landbruksdirektoratet. Kartfunksjonen gjør at saksbehandleren raskt kan se og vurdere informasjon uten å måtte lete den fram manuelt. Alle miljøtiltak (bortsett fra klimarådgiving) skal kartfestes.

 

4.5.1 Kontroller i kartløsningen 

I kartløsningen er det etablert en rekke automatiske kontroller av det søkeren legger inn i kartet (tidligere omtalt som klipperegler). Det søker legger inn av tiltak i kart kontrolleres automatisk mot

• eiendomsgrenser
• egenskaper ved arealet – eks helling, fulldyrka areal eller utvalgt naturtype
• andre miljøtiltak tiltak – eks overlapping mellom tiltak

Kartløsningen tilpasser tiltak søker tegner inn mot andre tiltak som enten er tegnet inn allerede, eller som ikke lar seg kombinere. Hvordan dette sjekkes varierer

• noen tiltak har ingen regler – de kan overlappe hva som helst
• noen må overlappe med bestemte andre tiltak – ellers godtas det ikke
• noen tiltak kan bare overlappe med bestemte tiltak - ingen andre overlapp er tillatt
• noen tiltak kan overlappe med alt bortsett fra visse tiltak – disse spesifikke overlapp er altså ikke lov

4.5.2 Hva gjør vi med det som ikke kontrolleres automatisk?  

Manuell saksbehandling:
Saksbehandler må vurdere det som ikke dekkes av systemet, basert på fagkunnskap, skjønn og regelverk.

Bruk av sjekklister:
Det kan brukes sjekklister for å sikre at saksbehandler går gjennom alle nødvendige punkter. Dette skaper struktur og hindrer at noe blir oversett.

Veiledning til søker:
Søker bør få tydelig informasjon om hvilke deler som ikke sjekkes automatisk, og hva de må dokumentere selv.

Fordelene med de automatiske kontrollene er at det blir mindre feil og avslag. Søker får umiddelbart beskjed hvis tiltaket ikke følger vilkårene – for eksempel hvis det overlapper noe det ikke skal. Da kan det rettes før søknaden sendes inn. For saksbehandlere i kommunene har søknadene allerede vært gjennom en kontroll som gir en raskere saksbehandling.

Over tid kan flere kontroller bli automatisert, basert på erfaringer og tilbakemeldinger. Det gjelder å finne en balanse: automatisere det som egner seg, og ha gode rutiner for resten.

En oversikt over de automatiske kontrollene finnes i Brukerveiledning for kommunen og Brukerveiledning for statsforvalter.

Disse kontrollene erstatter ikke det ansvaret kommunen har for å se til at vilkårene for tilskuddene er oppfylt, se kap. 6.1 Behandling av søknad.

4.5.3 Avvik mellom omsøkt og godkjent verdi 

Dersom saksbehandler, etter søknadsfristen, oppdager at det er feilopplysninger i innsendt søknad som vil gi uberettiget tilskudd, skal saksbehandler rette godkjent-verdiene og tegningene i kartet i samsvar med de faktiske forholdene. Saksbehandler skal da alltid vurdere avkorting. Kartdataene fra RMP-kartet blir ofte brukt i statsforvalternes arbeid med ordningen, og det er ønskelig at kartdataene stemmer overens med de utførte tiltakene. Dersom feilene ikke rettes opp, kan det også føre til at de samme feilene blir importert til kartet i påfølgende søknadsomgang (ved bruk av funksjonen «Importer tiltak fra tidligere år»). Dersom søker retter opplysningene i perioden 15. til 29. oktober slik at det ikke lenger foreligger feilopplysning, skal det ikke avkortes. Informasjon om hvordan saksbehandler tegner og endrer på tiltak i kart finnes i Brukerveiledning for kommunen.

Dersom saksbehandler etter søknadsfristen blir oppmerksom på at de omsøkte verdiene skulle være høyere, eller at tiltak ikke har kommet med i søknaden, er hovedregelen at saksbehandler ikke skal endre på det som er omsøkt. Unntaket er for eksempel ved behov for å rette åpenbare feilføringer eller når de regionale forskriftene med veiledningsmateriale åpner for justering.

Eventuelle endringer i omsøkte verdier bør sjekkes ut med søker før endring. 

I eStil-RMP er det obligatorisk for saksbehandler å begrunne alle avvik mellom omsøkt og godkjent verdi. Begrunnelsen vil inngå i tilskuddsbrevet. 

Dersom tilskudd allerede er utbetalt (vedtak fattet), vil endring av søknadsopplysningene innebære en omgjøring av vedtaket. Opplysningene kan kun endres med hjemmel i forvaltningsloven §§ 34 og 35.  

4.5.4 Beiteområder  

Beiteområde skal oppgis for hvert medlem i beitelaget når søknaden fylles ut. Dersom det er endringer i navn på eksisterende beiteområder, eller nye beiteområder har kommet til for beitesesongen 2025, må statsforvalteren melde dette til Landbruksdirektoratet innen fristen som er angitt under «viktige datoer». Det er nødvendig at Landbruksdirektoratet har oppdaterte opplysninger om beiteområder i bruk, for at det skal bli mulig å velge disse områdene ved utfylling av søknaden. Landbruksdirektoratet skal kun ha navnet på beiteområdet.  

NIBIO rapporterer om beiteaktiviteten for foregående år. Det vil si at NIBIO trenger kartet over nye beiteområder/endringer i områder etter at beitesesongen er over og endelige tall for drift av beitelag foreligger. Kart og navn på nye beiteområder, eller endringer i områder, skal sendes til NIBIO. Statsforvalteren får beskjed fra NIBIO når informasjon om beiteområdene skal sendes inn. Det er bare endringer som skal rapporteres.  

4.5.5 Kartlag for avrenningstiltakene 

Avrenningstiltakene er delt inn i «prioriterte områder» og «andre områder». Områdene er definert geografisk av et kartlag som statsforvalteren i det enkelte fylke lager. Kartlaget skal leveres til

Landbruksdirektoratet innen frist angitt i kap. 2.1 Viktige datoer. Kartlaget skal leveres i shape-format og vise hvilke områder i fylket som er «prioriterte områder». Det skal også legges ved et kart (pdf/jpeg) som viser området. 

4.6 Rapporter i eStil-RMP 

I eStil-RMP ligger tolv rapporter som skal være til støtte i saksbehandlingen og ved etablering av internkontroll. Rapporter kan hentes ut ved å gå til menypunktet «Rapporter» i eStil-RMP. For mer informasjon om de enkelte rapportene se beskrivelse av dem i «rapporter» i Brukerveiledning for statsforvalter. 

4.7 Arkivering  

eStil-RMP tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. I alle saker der kommunen fatter vedtak om regionale miljøtilskudd må kommunene sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.  

eStil-RMP er integrert mot SvarUt fra KS, slik at eStil-RMP kan sende innsendte søknadskvitteringer, tilskuddsbrev og eventuelle vedlegg elektronisk til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som ikke har tatt i bruk SvarInn, får dokumentene sendt til kommunens postboks i Altinn. Kommunen må deretter overføre dokumentene manuelt til kommunens arkivsystem. I begge tilfeller må kommunene journalføre dokumentene.  

Kommunene er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i kommunens arkivsystem.

4.7.1   Oversendelse av dokumenter til arkiv

Dokumenter fra eStil-RMP overføres til kommunene via SvarUt regelmessig den 15. hver måned i perioden f.o.m. november t.o.m. juli. Den 15. mars overføres tilskuddsbrev etter hovedutbetaling. Tilskuddsbrev for søknader som ikke er med på hovedutbetalingen blir oversendt den 15. hver måned etter at utbetaling er utført.  
Følgende dokumenter overføres til den saksbehandlende kommunen:  

• Søknadskvittering (i PDF)  
• Eventuelle vedlegg lastet opp av søker eller saksbehandler  
• Tilskuddsbrev (i PDF)  

De dokumentene som overføres er alle dokumenter som ligger i seksjonen «Dokumenter».  
Dersom det er sendt inn flere versjoner av søknaden, vil alle disse følge med i forsendelsen.  

Tittelen på forsendelsen vil være: Søknad for RMP og OBB for <år> fra <orgnr>.  

Det er kun tekst som fremgår på PDF-versjonen av søknaden, av tilskuddsbrevet og av vedlegg som blir sendt til arkiv. Dersom saksbehandler har lagt inn begrunnelser eller kommentarer i eStil-RMP som ikke fremkommer på disse dokumentene, men som likevel skal arkiveres, må kommunen selv sørge for å få det arkivert som et eget dokument.  

Arkivverdig dokumentasjon tilhørende klager og dispensasjoner kan lastes opp på en tilsvarende søknad av kommunen. Da blir disse dokumentene sendt til kommunenes arkiv.